Obecnie uregulowana praca zdalna ma charakter doraźny (przepisy zostały wprowadzone w ustawie covidowej na czas epidemii/zagrożenia epidemicznego). Wychodząc naprzeciw potrzebie wprowadzenia pracy zdalnej jako rozwiązania stałego w polskim systemie prawnym, w projekcie nowelizacji Kodeksu pracy znalazły się przepisy obejmujące tę materię. Nowelizacja ma wejść w życie jeszcze w 2022 r.

Czym jest praca zdalna?

Zgodnie z projektem nowelizacji, praca zdalna jest wykonywana całkowicie lub częściowo (np. 3 dni w tygodniu) w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Każdorazowa zmiana miejsca wykonywania pracy zdalnej musi być zaproponowana przez pracownika i zatwierdzona przez pracodawcę (pracodawca nie wskazuje miejsca wykonywania pracy zdalnej).

Wprowadzenie pracy zdalnej

Wprowadzenie pracy zdalnej może być uzgodnione:

1. W umowie o pracę
2. W trakcie zatrudnienia na wniosek pracownika złożony w formie pisemnej lub elektronicznej (pracodawca, co do zasady, nie będzie mógł odmówić pracy zdalnej m.in. kobietom w ciąży, rodzicom wychowującym dziecko, które nie ukończyło 4 r. ż. oraz rodzicom i opiekunom, którzy opiekują się członkiem rodziny z niepełnosprawnością)
3. W trakcie zatrudnienia z inicjatywy pracodawcy (polecenie), ale tylko:
   • w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego / zagrożenia epidemicznego / epidemii oraz 3 miesięcy po ich odwołaniu
   • w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

Należy zaznaczyć, że wydanie przez pracodawcę polecenia pracy zdalnej, oprócz spełnienia wskazanych wyżej przesłanek, będzie wymagało uprzednio uzyskania od pracownika informacji, czy posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Zgodnie z projektem nowelizacji zasady wykonywania pracy zdalnej będą określane w:

• Porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową
• Regulaminie, po przeprowadzeniu konsultacji z przedstawicielami pracowników – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową lub gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa
• Porozumieniu z pracownikiem
• W poleceniu wykonywania pracy zdalnej wydanym przez pracodawcę.

Obowiązki pracodawcy

Zgodnie z projektem ustawy, pracodawca będzie zobowiązany do:

• Zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do jej wykonywania
• Pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych
• Pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów zostanie określony w porozumieniu ze związkiem zawodowym, regulaminie, poleceniu albo porozumieniu zawartym z pracownikiem
• Zapewnienia pracownikowi szkolenia i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej

W przypadku podjęcia pracy zdalnej na podstawie uzgodnienia w trakcie trwania stosunku pracy, każda ze stron umowy o pracę będzie mogła wystąpić z wiążącym wnioskiem, złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej, o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Zgodnie z proponowaną nowelizacją, strony będą ustalały termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia, przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy nastąpi w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Uprawnienie pracodawcy w tym zakresie nie będzie jednak mogło dotyczyć pracowników  wykonujących pracę zdalną na wniosek wiążący dla pracodawcy (m.in. kobiet w ciąży czy rodziców wychowujących dziecko, które nie ukończyło 4 r. ż.), chyba że dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Cofnięcie polecenia pracy zdalnej (praca zdalna z inicjatywy pracodawcy) będzie mogło zostać dokonane przez pracodawcę za co najmniej jednodniowym uprzedzeniem.

Okazjonalna praca zdalna

Projekt nowelizacji przewiduje również możliwość pracy zdalnej okazjonalnej do 24 dni w roku kalendarzowym. Okazjonalna praca zdalna będzie możliwa wyłącznie z inicjatywy pracownika, wówczas konieczne będzie złożenie wniosku w formie papierowej lub elektronicznej.

Z uwagi na to, że okazjonalna praca zdalna będzie charakteryzować się incydentalnością, ustawodawca wyłącza stosowanie niektórych przepisów dotyczących „zwykłej” pracy zdalnej, np. określających obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, a także zapewnienia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną pomocy technicznej i niezbędnego szkolenia w zakresie obsługi narzędzi pracy.

Podstawa prawna: Projekt ustawy z dnia 1 kwietnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (źródło: https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12354104/katalog/12835646#12835646).

Agnieszka Samborska

Legal Adviser

Skontaktuj się z nami