Praca zdalna na nowych zasadach już od 7 kwietnia 2023 r.

Dnia 7 kwietnia 2023 r. wejdzie w życie ustawa regulująca zasady pracy zdalnej. Obecnie instytucja ta bazuje na tzw. „ustawie covidowej”*, która nadaje jej bardzo odformalizowany charakter. Opiera się ona na podstawie polecenia pracodawcy i jest możliwa o ile rodzaj pracy oraz warunki jej wykonywania na to pozwalają. Wprowadzenie nowej regulacji zastąpi dotychczas obowiązujące przepisy a także rozszerzy katalog wymogów formalnych pozwalających na korzystanie z pracy zdalnej przez pracowników.

Podstawy podjęcia pracy zdalnej

Praca zdalna, co do zasady będzie dozwolona wyłącznie na podstawie uzgodnienia pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia. Uzgodnienie takie mogą stanowić:

• Na poziomie zakładowym – porozumienie ze związkami zawodowymi albo regulamin pracy zdalnej
• Na poziomie indywidualnym – porozumienie z danym pracownikiem.

Wyjątkiem od powyższej zasady uzgodnienia jest polecenie pracy zdalnej uzasadnione wyłącznie okolicznościami niezależnymi od pracodawcy. Przykłady takich okoliczności to stan nadzwyczajny, stan epidemii, stan zagrożenia epidemicznego oraz okres 3 miesięcy po ich odwołaniu lub okres, w którym zapewnienie przestrzegania przepisów BHP w miejscu pracy jest czasowo niemożliwe z powodu siły wyższej.

Należy przy tym pamiętać, że przed dopuszczeniem do pracy zdalnej pracownik powinien złożyć oświadczenie o posiadaniu odpowiednich warunków lokalowych i technicznych do jej wykonywania. Brak takiego oświadczenia uniemożliwia skorzystania z omawianej instytucji.

Wiążące wnioski pracowników o podjęcie pracy zdalnej

Pracodawca będzie zobowiązany do uwzględnienia wniosków pracowników o pracę zdalną, w następujących przypadkach:

• Pracownica w ciąży
• Pracownika wychowującego dziecko do czwartego roku życia
• Pracownika – rodzica dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych
• Pracownika opiekującego się członkiem rodziny lub innym” domownikiem” legitymującym się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności
• Pracownika – rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności
• Pracownika – rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie o ciężkim upośledzeniu lub nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu (art. 4 ust. 3 ustawy z 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”).

Rozszerzony obowiązek informacyjny

Na mocy nowych regulacji pracodawcy będą zobowiązani rozszerzyć informację o warunkach zatrudnienia o dodatkowe informacje wymagane przy pracy zdalnej. Musi to nastąpić przed rozpoczęciem wykonywania w ten sposób pracy przez pracownika.

Obowiązki pracodawcy

Pracodawcy zostaną także zobowiązani do zapewnienia pracownikowi:

• Materiałów i narzędzi do pracy
• Szkolenia i pomocy technicznej
• Zapewnienia instalacji, serwisu oraz konserwacji dostarczonych materiałów i narzędzi do pracy
• Zwrotu kosztów niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej w postaci kosztu energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, oraz innych niezbędnych kosztów wykonywania pracy zdalnej, o ile zostaną wskazane w poleceniu, porozumieniu indywidulanym, regulaminie lub porozumieniu ze związkami zawodowymi.

Obowiązek zwrotu kosztów niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej może zostać spełniony także poprzez wypłatę ryczałtu, którego wysokość będzie odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika z tego tytułu. Pracownik może korzystać ze swoich materiałów i narzędzi pracy o ile spełniają one wymagania BHP, przysługuje mu z tego tytułu wypłata ekwiwalentu przez pracodawcę. Uaktualnieniu w związku z charakterystyką pracy zdalnej uległy także przepisy dot. BHP oraz kontroli miejsca pracy przez pracodawcę.

Okazjonalna praca zdalna, czyli „home office” po nowemu

Ustawodawca mając na uwadze popularność, jaką cieszyła się w ostatnich latach forma wykonywania pracy poza siedzibą pracodawcy nazywana potocznie „home office”, wychodząc naprzeciw oczekiwaniom pracodawców i pracowników wprowadził jej odpowiednik do Kodeksu Pracy nazwany okazjonalną pracą zdalną. Jest ona wysoce odformalizowana i wykonywana wyłącznie ze względu na potrzeby pracownika. Jej wymiar został ograniczony do 24 dni w roku. Z korzystania z niej nie zostali wykluczeni pracownicy, którzy już korzystają z podstawowej formy pracy zdalnej częściowo np. kilka dni w tygodniu.

W przypadku korzystania z okazjonalnej pracy zdalnej wyłączony został szereg obowiązków występujących przy podstawowej formie pracy zdalnej, m.in. dotyczących formalnych podstaw uzgodnienia pracy zdalnej, rozszerzenia informacji dot. warunków zatrudnienia, obowiązku zapewnienia narzędzi i sprzętu oraz zwrotu ich kosztów.

* Ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 , innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych z dnia 2 Marca 2020 roku (Dz.U. 2020 poz. 374)

Podstawa prawna: Ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 , innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych  z dnia 2 Marca 2020 roku (Dz.U. 2020 poz. 374), Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy wraz z późn. zmianami, Projekt ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw.

Michał Mostrąg

Senior Associate

Skontaktuj się z nami