W ostatnich latach księgowość przeszła rewolucyjne zmiany, dostosowując się do postępu technologicznego, rosnącej złożoności regulacji finansowych i wymagań biznesowych. Transformacja ta nie tylko zdefiniowała na nowo rolę księgowych, ale także zmieniła charakter samej księgowości. W obecnej erze, automatyzacja stała się prawdziwą siłą napędową rewolucji cyfrowej. Technologie takie jak sztuczna inteligencja (Artifical Intelligence, skr. AI), robotyzacja procesów (Robotic Process Automation, skr. RPA) czy technologia chmury obliczeniowej, rewolucjonizują pracę księgowych, umożliwiając automatyzację rutynowych zadań, co przekłada się na oszczędność czasu i eliminację błędów. To przekształcenie oznacza więcej niż tylko technologiczną modernizację; to głęboka transformacja w sposobie świadczenia usług księgowych we współczesnym świecie biznesu. W artykule analizujemy te zmiany, skupiając się na kluczowych trendach kształtujących dzisiejsze praktyki księgowe i przyglądamy się kierunkowi rozwoju zawodu księgowego, rozważając, w jaki sposób zmiany technologiczne kształtują role i umiejętności wymagane od specjalistów księgowości, a także ich wpływ na świat biznesu.

Cyfryzacja księgowości

Tradycyjna księgowość często napotyka wyzwania, wpływające na jej wydajność i dokładność. W obliczu nowoczesnych możliwości technologicznych, gromadzenie, przetwarzanie i archiwizacja danych papierowych stają się nieefektywne. Rewolucja cyfrowa w księgowości to nie tylko przechodzenie od dokumentacji papierowej do cyfrowej, ale również usprawnianie poprzez automatyzację procesów i przetwarzanie danych w czasie rzeczywistym. Technologie chmurowe i sztuczna inteligencja odgrywają kluczową rolę, poprawiając szybkość, dokładność i wydajność realizowania zadań księgowych. Dzięki konwersji dokumentów na format elektroniczny, procesowanie dokumentacji staje się zdecydowanie efektywniejsze. Przekłada się to na szybsze i dokładniejsze zarządzanie danymi, począwszy od zbierania i przetwarzania dokumentów, aż po ich raportowanie.

Kroki do cyfryzacji księgowości:

1. Zbieranie danych

Pierwszy krok polega na ustanowieniu systemu umożliwiającego łatwe i szybkie zbieranie oraz przesyłanie danych. Wykorzystywane w tym celu modele chmurowe umożliwiają bezpieczne przechowywanie dokumentów finansowych. Dokumenty te mogą być przesyłane z dowolnego miejsca, co czyni proces elastycznym i wygodnym.

2. Przetwarzanie dokumentów i ekstrakcja danych

Dzięki wykorzystaniu AI treść dokumentów jest zaczytywana i przygotowywana do dalszego przetwarzania. Sztuczna inteligencja znacząco redukuje pracę manualną poprzez automatyczne czytanie informacji z faktur i innych dokumentów finansowych, minimalizując tym samym ryzyko wystąpienia błędów.

3. Zatwierdzanie i księgowanie

Cyfryzacja usprawnia proces zatwierdzania, czyniąc go bardziej uporządkowanym i efektywnym. Zatwierdzone elektroniczne dokumenty są automatycznie księgowane w zintegrowanym systemie księgowym.

4. Archiwizacja

Ostatni krok obejmuje przechowywanie przetworzonych dokumentów do długoterminowej archiwizacji. Archiwizacja cyfrowa nie tylko oszczędza przestrzeń fizyczną, ale również ułatwia znalezienie i audyt dokumentacji.

Bezpieczeństwo danych w erze cyfryzacji

W dobie cyfrowej rewolucji procesów księgowych, bezpieczeństwo danych staje się kwestią krytyczną. Przejście na obliczenia w chmurze wymaga rygorystycznych środków bezpieczeństwa w celu ochrony wrażliwych informacji finansowych. Firmy obecnie zwiększają inwestycje w zaawansowane szyfrowanie danych, wielopoziomowe uwierzytelnianie oraz kompleksowe protokoły bezpieczeństwa, aby chronić dane klientów. Odpowiedzialność za utrzymanie integralności i poufności danych jest kluczowa w zyskaniu i utrzymaniu zaufania klientów oraz w spełnianiu standardów regulacyjnych.

Korzyści transformacji cyfrowej

Cyfryzacja w dziedzinie usług księgowych przynosi liczne korzyści. Automatyzacja powtarzalnych zadań zwiększa efektywność i dokładność. Wdrożenie oprogramowania opartego na chmurze zmienia metodę zarządzania danymi w przedsiębiorstwach, oferując dostęp w czasie rzeczywistym i ułatwiając płynną współpracę z klientami. Technologie cyfrowe usprawniają wewnętrzne procesy, redukują koszty operacyjne i zwiększają ogólną wydajność. Wykorzystanie zaawansowanej analizy danych umożliwia firmom dogłębne zrozumienie osiąganych wskaźników oraz identyfikację kluczowych trendów i obszarów wymagających rozwoju.

Przyszłość w księgowości

Patrząc w przyszłość, przewidujemy dalszą ewolucję księgowości, dostosowującą się do postępującego rozwoju technologii. W najbliższych latach będziemy świadkami dalszego zmniejszenia roli pracy manualnej, zastępowanej przez bardziej zaawansowane narzędzia. Przyszłość w dziedzinie księgowości nie ogranicza się jedynie do wprowadzania nowych technologii, ale również wymaga dostosowania do zmieniających się potrzeb biznesu. W nowej rzeczywistości elastyczność, zdolność do przewidywania i strategiczne planowanie stają się kluczowymi atutami.

Przed nami okres, w którym AI zostanie głębiej zintegrowana z procesami decyzyjnymi, a narzędzia analityczne staną się bardziej zaawansowane. Te postępy mogą umożliwić księgowym dostarczanie jeszcze większej wartości przedsiębiorstwom, wychodząc poza tradycyjne role księgowe, by stać się doradcami, wykorzystującymi kompleksowe dane w celu wsparcia biznesu.

W dobie rewolucji cyfrowej przyszłość księgowości kieruje się ku innowacjom technologicznym, głębszej analizie i zwiększonej interakcji. Księgowi stają przed zadaniem adaptacji do nowych technologii takich jak AI, RPA i Big Data (analiza dużych zbiorów danych) przy równoczesnym zapewnieniu zgodności z normami prawnymi i etycznymi.

Zmiany w wymaganiach kompetencyjnych księgowych

Dynamicznie postępujące zmiany technologiczne wymuszają nowe podejście do profilu kompetencji pracowników księgowości. W miarę rozwoju technologii i ich wpływu na automatyzację rutynowych zadań, coraz większy nacisk kładziony jest na kompetencje cyfrowe w księgowości. To właśnie te zmiany wpływają na ewolucję ról księgowych w kierunku funkcji analitycznych i doradczych.

Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Jedną z kluczowych nadchodzących zmian jest powszechne przyjęcie fakturowania elektronicznego. 7 sierpnia 2023 roku, Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej podpisał ustawę z dnia 16 czerwca 2023 roku zmieniającą ustawę o podatku od towarów i usług oraz niektóre inne ustawy. Ta nowelizacja zmienia polską ustawę o VAT i różne inne ustawy, oficjalnie ustalając wcześniej określony przez Ministerstwo Finansów termin wprowadzenia nowego formatu fakturowania elektronicznego. W związku z KSeF obowiązkowe dla podatników stanie się używanie faktur elektronicznych zgodnych z wymaganiami Krajowego Systemu e-Faktur. Zatwierdzenie ustawy dotyczącej fakturowania elektronicznego, podkreśla konieczność pilnego przygotowania się przez przedsiębiorstwa do nowego systemu fakturowania. Implementacja elektronicznego fakturowania w jednostce jest procesem złożonym i kompleksowym. Wymaga dokonania wielu czynności, w tym odpowiedniego mapowania danych na fakturach, aby zapewnić zgodność z wymaganymi prawnymi, dostosowania procesów w firmie, testów wprowadzonych rozwiązań oraz kompleksowego przeszkolenia pracowników odpowiedzialnych za cały proces. Wsparcie ze strony doświadczonych ekspertów jest nieocenione w zarządzaniu procesem tej kompleksowej transformacji.

Obowiązek e-fakturowania miał wejść w życie 1 lipca 2024 roku. Jednak w styczniu 2024 ministerstwo finansów poinformowało, że system nie zostanie wprowadzony w tym roku. Nowy termin wejścia KSeF ma zostać podany po przeprowadzeniu zewnętrznego audytu informatycznego.

Podsumowanie

Cyfryzacja, technologia RPA i sztuczna inteligencja nie tylko przekształcają branżę księgową – one ją ulepszają. Najnowsze technologie rozszerzają rolę księgowych, umożliwiając im świadczenie kompleksowych usług na najwyższym możliwym poziomie. W miarę ewolucji branży, nowe technologie staną się integralną częścią nowoczesnej praktyki księgowej. Transformacja technologiczna w księgowości to ciągła podróż, charakteryzująca się nieustannym uczeniem się, adaptacją i rozwojem. Postęp takich technologii jak sztuczna inteligencja, sprawi że rola księgowych będzie na nowo definiowana, torując drogę przyszłości, w której księgowi nie są postrzegani wyłącznie jako eksperci od księgowości i rozliczeń podatkowych, ale też jako kluczowi doradcy wspierający biznes.

Wsparcie ze strony Accace

Nasza obecność na rynkach międzynarodowych oraz know-how pozwalają na zaoferowaniu Państwu szerokiego spektrum rozwiązań w obszarze technologii. Dzięki wsparciu Accace zyskują Państwo dostęp do wiedzy i praktycznego doświadczenia najlepszych ekspertów oraz nowatorskich narzędzi umożliwiających dopasowanie optymalnych rozwiązań do indywidualnych potrzeb Państwa biznesu. Naszym celem jest dostarczanie zautomatyzowanych i zgodnych z przepisami rozwiązań, które zapewniają przejrzystość, dokładność i bezpieczeństwo danych oraz gwarantują spełnienie wszystkich wymagań biznesowych w najbardziej wydajny i komfortowy sposób. W przypadku zainteresowania procesem optymalizacji i automatyzacji procesów, a także zdigitalizowaniem księgowości, serdecznie zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami, którzy chętnie udzielą Państwu kompleksowego wsparcia.

Marcin Pezowicz

BPO Process Consultant

Skontaktuj się z nami