Wróć do Newsroom
Kalendarz Podatkowy 2024
Czytaj więcej
Mailchimp - subscribe form sidebar

Krajowy System e-Faktur (KSeF) | eBook

26 kwietnia 2024
Artykuł dostępny także w języku
angielskim

Data aktualizacji: 26.04.2024

Ministerstwo Finansów ogłosiło oficjalną datę wprowadzenia w życie obligatoryjnego Krajowego Systemu e-Faktur:

  • 1 lutego 2026 r. dla podmiotów, których wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym przekroczyła 200 mln zł
  • 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT

Wielkimi krokami zbliża się rewolucja dotycząca dokumentowania transakcji dla celów VAT. Zmiany stanowią ogromne wyzwanie zarówno od strony technologicznej, jak i organizacyjnej dla większości przedsiębiorców.

Nowe regulacje wykraczają znacznie poza jedynie narzucanie podatnikom obowiązku wystawiania faktur poprzez Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF) zgodnie z określoną strukturą i formatem. Istnieje szereg obowiązków dodatkowych, takich jak konieczność zamieszczania informacji o płatnościach, które wymagają ścisłego współdziałania systemów księgowych z bazami danych Ministerstwa Finansów.

Wprowadzenie KSeF wymusza również szereg zmian organizacyjnych w strukturach całych przedsiębiorstw, nowe zasady fakturowania i dokumentowania transakcji mają niebagatelne znaczenie dla funkcjonowania nie tylko działów księgowych, ale również sprzedażowych czy też zakupowych, które przy ustaleniach komercyjnych z partnerami muszą brać pod uwagę powszechnie obowiązujące regulacje podatkowe w zakresie VAT.

Wprowadzenie KSeF z jednej strony jest szansą na audyt i automatyzację, a z drugiej strony wyzwaniem, a nawet zagrożeniem przy braku należytego przygotowania.

W opracowanym przewodniku przedstawiamy najważniejsze informacje dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur licząc, że będą pomocne w dostosowaniu procedur i systemów w Państwa firmie do nadchodzącej rewolucji.

W razie potrzeby z przyjemnością przedstawimy szczegółowo wszelkie kwestie związane z KSeF i pomożemy w przygotowaniu do nadchodzących zmian.

Pobierz nasz bezpłatny Przewodnik

KSeF – najważniejsze informacje

Krajowy System e-Faktur to ogólnopolski system teleinformatyczny umożliwiający wystawianie, udostępnianie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych (czyli tzw. e-faktur). KSeF zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury ustrukturyzowanej.

W uproszczeniu, KSeF jest swego rodzaju chmurą danych z fakturami. Użytkownicy tego systemu wprowadzają do niego informacje w celu wystawienia faktury oraz odbierają faktury wystawione w tym systemie przez innych podatników.

Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą dobrowolnie korzystać z KSeF i wystawiać w KSeF faktury ustrukturyzowane. Równolegle istnieje możliwość wystawiania faktur w dotychczasowej formie (papierowej lub elektronicznej).

Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF jedyną dopuszczalną formą fakturowania będzie wystawianie faktur VAT za pośrednictwem KSeF. Faktury zakupowe podatnicy również będą odbierać za pomocą KSeF.

Krajowy System e-Faktur służy przede wszystkim do wystawiania, dostępu, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.

Dodatkowo KSeF służy między innymi do:

  • nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF
  • powiadamiania podmiotów uprawnionych do korzystania z KSeF o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSeF lub o ich odebraniu
  • uwierzytelniania i weryfikacji uprawnień do korzystania z KSeF
  • oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym nadanym w KSeF
  • przydzielania identyfikatora zbiorczego dla co najmniej dwóch faktur ustrukturyzowanych wystawionych przez podatnika dla jednego odbiorcy
  • weryfikacji danych z faktur ustrukturyzowanych używanych poza KSeF
  • analizy i kontroli prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.

Czym jest faktura ustrukturyzowana i od kiedy obowiązuje KSeF

Faktura ustrukturyzowana, czyli tzw. e-Faktura powinna być wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym (tzw. numer KSeF).

Faktura ustrukturyzowana wystawiana jest w formacie XML (Extensible Markup Language) zgodnym ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.

Format XML strukturyzuje dane w formie przypominającej drzewo, złożonej z zagnieżdżonych elementów. Ten format jest powszechnie wykorzystywany do przesyłania danych w ustrukturyzowanej formie, jednak dla użytkowników jest mało czytelny.

Dla wizualizacji faktur ustrukturyzowanych przydatne są specjalnie do tego zaprojektowane programy lub odpowiednie aktualizacje posiadanych programów księgowych.

Od kiedy obowiązkowy KSeF?

Obecnie KSeF i wystawianie faktur ustrukturyzowanych jest dobrowolne.

Termin obowiązkowego KSeF zostanie ogłoszony na przełomie kwietnia i maja 2024 r., jednak na pewno nie wejdzie on w życie w 2024 roku. Nie są planowane istotne zmiany w funkcjonowaniu systemu, co jest dobrą wiadomością dla podatników, którzy zdążyli poczynić przygotowania do pierwotnego terminu na obowiązkowy KSeF (KSeF miał obowiązywać od 1 lipca 2024 r.).

Dodatkowo, zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, w każdym z 400 urzędów skarbowych w Polsce przedsiębiorcy będą mogli odbyć praktyczne szkolenie z korzystania z darmowej Aplikacji Podatnika i e-mikrofirmy.

Dla jakich transakcji obowiązkowy KSeF

Obowiązek fakturowania za pomocą KSeF obejmie czynności, które podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT w Polsce. Dotyczy to krajowych dostaw towarów i świadczenia usług dokonywanych pomiędzy przedsiębiorcami (czyli B2B) i na rzecz organów publicznych (czyli B2G).

Z e-fakturowania wyłączone zostały faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C).

Dodatkowo obowiązkowy KSeF nie będzie dotyczył podatników zagranicznych nieposiadających stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce lub gdy takie stałe miejsce nie uczestniczy w dokumentowanej transakcji. Mogą oni jednak korzystać z KSeF na zasadzie dobrowolności.

Ponadto obowiązek wystawiania e-faktur za pomocą KSeF nie będzie dotyczył faktur:

  • uproszczonych (kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro)
  • wystawionych przy zastosowaniu kas rejestrujących
  • za przejazd autostradą płatną (w formie biletu jednorazowego) – na podstawie projektu rozporządzenia
  • za przewóz osób na dowolną odległość: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami (w formie biletu jednorazowego) – na podstawie projektu rozporządzenia
  • w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które są pobierane opłaty trasowe (z wyjątkiem usług objętych stawką podatku od towarów i usług w wysokości 0 %) udokumentowanych fakturami wystawianymi za okresy miesięczne przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) Europejskiej Organizacji do Spraw Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej (EUROCONTROL) w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej – na podstawie projektu rozporządzenia.

Faktury dla osób prywatnych

Jak już wczesnej wskazano, nie będzie obowiązku wystawiania faktur na rzecz osób prywatnych przy użyciu KSeF. Jeżeli jednak podatnik zdecyduje się wystawiać faktury za pomocą KSeF na rzecz osób prywatnych to będzie zobowiązany zapewnić kupującemu dostęp do tej faktury (chyba że nabywca zwolni go z tego obowiązku).

Jeśli nabywca będzie chciał mieć dostęp do tej faktury w KSeF lub będzie chciał jej używać poza KSeF, sprzedawca będzie musiał oznaczyć fakturę kodem QR lub podać nabywcy ten kod oraz dane umożliwiające zidentyfikowanie tej faktury.

Faktura na rzecz zagranicznych podatników

Wystawianie faktury na rzecz zagranicznych podatników nie będzie zwolnione z obowiązku korzystania z KSeF. Dozwolone będzie natomiast dostarczanie tych faktur poza KSeF.

W przypadku, gdy:

  • miejscem świadczenia będzie terytorium państwa członkowskiego innego niż Polska lub terytorium państwa trzeciego, lub
  • nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, lub
  • nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę

 – faktura ustrukturyzowana powinna być udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Polski podatnik VAT będzie zobowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem QR umożliwiającym dostęp do niej w KSeF oraz umożliwiającym weryfikację uwzględnionych danych.

Kto może korzystać z KSeF

Z Krajowego Systemu e-Faktur mogą korzystać:

  • podatnik
  • podmioty wskazane przez podatnika
  • organy egzekucyjne i komornicy sądowi oraz osoby fizyczne wskazane przez te podmioty
  • osoby fizyczne wskazane w zawiadomieniu o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF, którym podatnik, organy egzekucyjne lub komornicy sądowi nadali uprawnienia do korzystania z tego systemu,
  • inne podmioty niż wyżej wymienione, wskazane przez osoby fizyczne korzystające z KSeF, jeżeli prawo do wskazywania innego podmiotu wynika z uprawnień nadanych tym osobom fizycznym
  • uwierzytelnieni w sposób określony w przepisach.

W praktyce, z KSeF może korzystać każdy podatnik VAT lub osoby (podmioty) przez niego wskazane, które będą odpowiednio uwierzytelnione, czyli zweryfikowane.

Uwierzytelnienia w KSeF dokonuje się za pomocą:

  • kwalifikowanego podpisu elektronicznego
  • kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (w uproszczeniu to odpowiednik kwalifikowanego podpisu elektronicznego dla firm)
  • podpisu zaufanego albo
  • wygenerowanego przez KSeF ciągu znaków alfanumerycznych, z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych, przypisanego do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnień (tzw. Token)
  • oraz weryfikacji posiadanych uprawnień.

W przypadku podatników lub podmiotów niebędących osobami fizycznymi, nieposiadających możliwości uwierzytelnienia się w jeden z powyższych sposobów, nadawanie lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF jest dokonywane przez złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF poprzez druk ZAW-FA.

Faktury VAT RR

Faktury VAT RR (oraz faktury VAT RR korekta) będą funkcjonować na specyficznych zasadach. Faktury te będą mogły być wystawiane przy użyciu KSeF, ale tylko za zgodą dostawcy (czyli za zgodą rolnika ryczałtowego). Jeśli rolnik będzie chciał dostawać faktury VAT RR w KSeF, musi na to wyrazić zgodę w relacjach z konkretnym nabywcą produktów rolnych.

Jeżeli zgoda nie zostanie wyrażona to faktury VAT RR będą wystawiane na dotychczasowych zasadach.

Wystawianie faktur w KSeF

Faktury sprzedaży

Należy podkreślić, że wejście w życie obligatoryjnego KSeF spowoduje zupełną zmianę sposobu fakturowania i będzie wymagało zmiany podejścia do tego procesu.

Podatnicy będą generować i wysyłać do KSeF dane, które mają znajdować się na fakturze. Dane te będą miały określoną formę oraz strukturę (w formacie XML). KSeF po odebraniu danych i sprawdzeniu ich kompletności oraz struktury wystawi fakturę i nada jej numer identyfikujący (tzw. numer KSeF).

Oznacza to, że faktura wygenerowana przez podatnika, która nie została wysłana do KSeF nie stanowi faktury VAT, a jedynie zbiór danych, które powinny się na fakturze znaleźć. Wysyłka tego zbioru danych (w formacie XML) do KSeF skutkuje wystawieniem faktury VAT przez KSeF na podstawie otrzymanych danych.

Należy podkreślić, że fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Nie ma zatem znaczenia data wygenerowania czy data wskazana jako data wystawienia przy generowaniu pliku XML.

Faktura może zostać wysłana do KSeF tego samego dnia lub kolejnego dnia po jej wygenerowaniu.

Na ten moment nie jest możliwe dołączanie do faktur ustrukturyzowanych jakichkolwiek załączników.

KSeF umożliwia dwa rodzaje wysyłki wygenerowanych faktur:

  1. wsadową (jednorazowe wysłanie wielu e-faktur na raz)
  2. interaktywną (wysyłkę pojedynczej e-faktury).

W przypadku gdy faktura zawiera błędy (np. nie wszystkie wymagane pola zostaną wypełnione), faktura zostaje odrzucona. Podobnie w sytuacji wysłania faktury do KSeF przez osobę bez odpowiednich uprawnień.

Podatnicy mogą wystawiać e-faktury w bezpłatnych programach udostępnianych przez Ministerstwo Finansów (użyteczne dla małej liczby faktur) lub poprzez specjalnie przygotowane do tego systemy finansowo-księgowe (użyteczne przy dużej liczbie dokumentów).

Faktury zakupu

KSeF jest systemem służącym nie tylko do wystawiania faktur, ale również do ich odbierania.

W momencie, w którym faktura skutecznie trafia do KSeF i dostaje swój unikalny numer KSeF, to uznaje się, że nabywca ją otrzymał.

KSeF nie informuje podatników o otrzymaniu „nowych” faktur. Oznacza to, że podatnicy za pomocą swoich programów wykorzystywanych do generowania faktur powinni sprawdzać, czy nie otrzymali faktury zakupowej. Dla ułatwienia tego procesu przewidziana jest możliwość masowego pobierania faktur z KSeF, jednak wyłącznie w postaci XML.

Korzyści stosowania KSeF

Dla podatników korzystających z KSeF przewidziano szereg korzyści. Do najważniejszych z nich należą:

  • skrócenie terminu zwrotu VAT – z 60 dni do 40 dni
  • przechowywanie wszystkich faktur w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione – podatnik nie będzie musiał ich samodzielnie archiwizować
  • brak obowiązku przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu.

Awarie KSeF

W przypadku niedostępności KSeF, w Biuletynie Informacji Publicznej będzie umieszczany odpowiedni komunikat, wskazujący okres trwania niedostępności. W okresie trwania niedostępności KSeF, podatnik będzie wystawiał faktury ustrukturyzowane zgodnie z odpowiednim wzorem w formacie XML.

Podatnik będzie zobowiązany przesłać wystawione faktury do KSeF w celu przydzielenia numeru KSeF, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu niedostępności KSeF.

W przypadku awarii KSeF w Biuletynie Informacji Publicznej będzie umieszczany odpowiedni komunikat o wystąpieniu i zakończeniu awarii.

W okresie awarii koniecznym będzie wystawianie faktury ustrukturyzowanej zgodnie z odpowiednim wzorem w formacie XML. Faktury te będą udostępniane nie za pomocą KSeF, a w sposób uzgodniony z odbiorcą.

W terminie 7. dni roboczych od dnia kończącego okres awarii KSeF, podatnik będzie zobowiązany do przesłania do KSeF wystawionych w okresie awarii faktur w celu przydzielenia numerów identyfikujących te faktury w KSeF.

W przypadku „poważnej” awarii i braku możliwości zamieszczenia komunikatów w Biuletynie Informacji Publicznej, w środkach społecznego przekazu zostaną zamieszczone komunikaty o wystąpieniu awarii KSeF. W przypadku takiej „poważnej” awarii, podatnik w okresie jej trwania będzie wystawiał faktury w postaci papierowej lub faktury elektroniczne (np. w formacie pdf).

Jeśli podatnik nie będzie miał możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu (z przyczyn leżących po jego stronie, tzw. tryb offline), będzie mógł wystawić fakturę w postaci elektronicznej zgodnie z odpowiednim wzorem w formacie XML. Podatnik będzie następnie zobowiązany przesłać tak wystawione faktury do KSeF w celu przydzielenia numeru identyfikującego, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu ich wystawienia.

Kary

Jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi:

  • nie wystawi faktury przy użyciu KSeF
  • w okresie awarii KSeF wystawi fakturę w postaci elektronicznej niezgodnie z udostępnionym wzorem
  • nie prześle w terminie faktury (wystawionej w okresie awarii) do KSeF

naczelnik urzędu skarbowego nałoży na podatnika karę pieniężną do 100 % wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną do 18,7 % wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze.

Przelewy z numerem KSeF

Nabywcy towaru lub usługi zarejestrowani jako podatnicy VAT, dokonujący płatności na rzecz innych podatników VAT za faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem usługi polecenia zapłaty, polecenia przelewu lub innego instrumentu płatniczego umożliwiającego podanie tytułu transferu środków pieniężnych, będą zobowiązani do podania numeru KSeF (lub identyfikatora zbiorczego KSeF). Obowiązek ten będzie dotyczył również podatników innych niż nabywca towaru lub usługi, dokonujących płatności za faktury wystawione na rzecz tego nabywcy.

Oznacza to, że obowiązek podawania w poleceniu przelewu numeru KSeF (lub identyfikatora zbiorczego KSeF) będzie dotyczył wszystkich płatności (nie tylko dokonywanych w mechanizmie podzielonej płatności) za transakcje dokonywane pomiędzy czynnymi podatnikami VAT.

Podgląd faktury

W udostępnionej przez Ministerstwo Finansów Aplikacji Podatnika KSeF, oprócz samego wystawiania, odbierania i przeglądania e-Faktur czy zarządzania uprawnieniami, możliwe jest również wygenerowanie podglądu faktury bez konieczności logowania (tzw. anonimowy dostęp do e-faktury).

Pytania i odpowiedzi

1. Czy KSeF będzie przyjmował faktury bez elementów nieobowiązkowych (inne niż z ustawy o VAT), ale wynikające ze struktury?

Przesyłana faktura musi być zgodna ze strukturą logiczną FA(2). W przypadku gdy faktura będzie zawierała błędy, np. nie wszystkie wymagane przez strukturę pola zostaną wypełnione, faktura zostanie odrzucona. Należy podkreślić, że w strukturze istnieją pola, które stają się obowiązkowe w momencie wypełniania węzłów lub sekwencji o charakterze fakultatywnym, w których pola te są zawarte, mimo że dotyczą elementów niewymaganych Ustawą o VAT. W tego typu sytuacjach fakultatywność osiągana jest na poziomie węzła lub sekwencji.

Zatem w przypadku wypełniania fakultatywnych węzłów zawartych w fakturze, pola obowiązkowe w tym węźle muszą zostać wypełnione dla skuteczności wysyłki pliku faktury.

2. Czy papierowa forma faktury lub pdf formalnie będą całkowicie zbędne?
Czy będą jedynie uprzejmością sprzedawcy względem nabywcy?

Tak, papierowa forma faktury będzie zbędna. Obecnie nabywca może zażądać przekazania faktury w inny sposób, np. papierowo lub elektronicznie.

3. Co należy rozumieć pod pojęciem wysłania faktury?
Co jeżeli faktura nie zostanie prawidłowo zwalidowana?

Przez pojęcie wysłania należy rozumieć zainicjowanie wysyłki e-Faktury w ramach otwartej sesji. W przypadku odrzucenia faktury przez system nie zostanie ona przesłana do KSeF. W takim wypadku należy zweryfikować poprawność wprowadzonych danych i ponowić wysyłkę.

4. Czy w KseF można wystawić faktury dla osób prywatnych?

Tak, KSeF przewiduje możliwość wystawiania faktur dla podatników (B2B), jak również na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) oraz umożliwia dostęp do tych faktur, m.in. poprzez tzw. dostęp anonimowy.

5. Czy faktury od dostawców zagranicznych bez polskiego NIP będą musiały być raportowane do KSeF?

Nie, KSeF nie służy do raportowania faktur od dostawców zagranicznych.

6. Czy odbiorca dostanie informację z KSeF, że któryś podmiot wystawił dla niego fakturę?

Nie. Taka funkcjonalność nie jest zakładana z uwagi na to, że dla podatników otrzymujących bardzo duże liczby faktur mogłoby to być utrudnieniem, a nie ułatwieniem. W celu uzyskania informacji o dostępnych fakturach program wykorzystywany przez podatnika będzie musiał „odpytywać” KSeF.

7. Czy wystawca faktury otrzyma zwrotnie numer KSeF?

Tak, numer KSeF jest zwracany w urzędowym poświadczeniu odbioru (UPO).

8. Czy numery nadane przez KSeF do wystawianych faktur będą musiały być przesłane do odbiorców, aby ci mogli pobrać faktury z KSeF?

Nie, odebranie faktury przez nabywcę nie wymaga posiadania przez niego numeru KSeF faktury. Wyjątkiem jest tzw. anonimowy dostęp do faktury.

9. Jak się mają data i czas wystawienia dokumentu e-faktury do pola data wystawienia (P_1)?

Data podana w polu P_1 to wskazana przez wystawcę faktury data jej wystawienia. Natomiast pole DataWytworzeniaFa ma jedynie charakter techniczny – to generowana przez system data i czas wytworzenia faktury.

10. Czy dokument musi zostać wysłany do KSeF w dniu wystawienia?

Dokument może zostać wysłany kolejnego dnia, przy zachowaniu ustawowo określonych terminów dotyczących wystawiania faktur. Wskazanie w polu P_1 konkretnej daty nie obliguje podatnika do wysłania w tym dniu faktury do KSeF.

11. Czy faktury „proforma” mogą być wystawiane w KSeF?

Tzw. „proforma” nie jest fakturą w rozumieniu ustawy VAT. Zatem wystawianie takich dokumentów nie jest przewidziane w KSeF.

12. Faktura została przesłana do KSeF i został jej nadany numer KSeF. Sprzedawca chciałby dodatkowo przesłać nabywcy wydruk z tej faktury. Czy na wydruku należy zawrzeć numer KSeF?

Nie ma konieczności umieszczania numeru identyfikującego fakturę w KSeF na wydruku faktury.

13. Jak i czy przesłać korektę błędnego NIP-u u nabywcy?

W przypadku przesłania do systemu KSeF faktury z błędnym NIP nabywcy, w celu skorygowania zaistniałej sytuacji należy przesłać fakturę korygującą „do zera” z tym błędnym NIP nabywcy
i dodatkowo przesłać odrębną fakturę (pierwotną) z prawidłowym numerem NIP nabywcy.

Wynika to z uwarunkowań systemowych. Faktura z błędnym NIP nabywcy zostanie po przetworzeniu udostępniona podmiotowi o takim numerze NIP.

14. Czy istnieje możliwość dołączenia do e-faktury załączników (np. protokołów odbioru)?

Nie jest możliwe dołączanie do faktur ustrukturyzowanych załączników. Natomiast istnieje możliwość zawarcia w treści faktury stosownego linka do takiej dokumentacji.

Dodatkowe informacje można wpisać w polach: DodatkowyOpis, DodatkoweInfo lub ewentualnie w stopce faktury. Załączniki mogą być również przekazywane w sposób odrębny poza KSeF.

15. Co się stanie jeśli wystawca prześle fakturę z błędami rachunkowymi?

Faktura zostanie przyjęta do KSeF, system nie weryfikuje błędów rachunkowych zawartych w fakturze. W przypadku wystąpienia takich błędów konieczne jest wystawienie faktury korygującej.

16. Czy KSeF pozwala na odrzucenie faktury w przypadku błędnie wystawionej faktury przez podatnika, np. na niewłaściwego nabywcę?

Nie, w takim wypadku wystawca faktury będzie zobligowany do wystawienia korekty faktury.

17. Czy będzie możliwość masowego pobierania faktur kosztowych z KSeF?

Tak, jest przewidziana możliwość masowego pobierania faktur, ale wyłącznie w postaci XML.

18. Co się dzieje w przypadku gdy wysłana faktura do KSeF jest odrzucona? Czy taką fakturę należy poprawić i wysłać ponownie? Czy fakturę, która została odrzucona w KSeF można anulować lub wystawić korektę?

Faktura, która została odrzucona nie jest uznawana za wystawioną, zatem nie można do niej wystawić korekty, ani jej anulować. W przypadku odrzucenia faktury przez system do decyzji podatnika należy, czy będzie chciał ją poprawić i wysłać ponownie do KSeF.

Odrzucenie faktury przez system może wystąpić jedynie z powodu niezgodności struktury pliku z wzorem logicznym lub z powodu wprowadzania jej do systemu przez osobę nieuprawnioną.

19. Czy numer faktury nadany przez KSeF powinien być przechowywany w systemach księgowych?

W przypadku sprzedawcy istnieje konieczność przechowywania numeru KSeF z uwagi na wymóg podawania go w ewentualnie wystawianych fakturach korygujących. W przypadku nabywcy przepisy nie zakładają takiego obowiązku, jednak w celach dowodowych warto ten numer przechowywać, gdyż fakt nadania tego numeru przesądza o tym, że faktura została wystawiona.

Nie przewiduje się dodatkowych obowiązków związanych z raportowaniem numerów KSeF.

20. Czy wysyłając faktury lub paczki faktur wymagane jest posiadanie podpisu?

Wysyłki można dokonać w ramach sesji interaktywnej lub wsadowej (paczki faktur). Wysyłka faktury bądź paczki faktur zostanie dokonana przez podatnika lub osobę uprawnioną, po prawidłowo zakończonym procesie autoryzacji tego użytkownika np. za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

21. W jaki sposób jest nadawane pierwotne uprawnienie w KSeF w przypadku podatnika niebędącego osobą fizyczną?

W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, istnieje możliwość korzystania z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez zgłaszania w urzędzie skarbowym.

W pozostałych przypadkach podatnik niebędący osobą fizyczną w celu korzystania z KSeF musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną w imieniu podatnika do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach KSeF.

22. Jak technicznie nadać uprawnienie innej osobie do wystawiania faktur w imieniu podatnika/firmy?

W celu umożliwienia wystawienia faktury w imieniu podmiotu lub innej osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą należy udzielić dedykowanego w tym zakresie uprawnienia do wystawiania faktur. Udzielenie uprawnienia będzie możliwe za pomocą programów komercyjnych, jak również w przygotowywanej przez Ministerstwo Finansów webowej aplikacji KSeF dla podatników.

23. Czy dla podmiotów zagranicznych, które działają w Polsce za pośrednictwem pełnomocników, ci pełnomocnicy będą mogli działać w imieniu podatnika w KSeF i udzielać dalszych pełnomocnictw?

Podmiot zagraniczny posiadający polski identyfikator NIP może działać za pośrednictwem pełnomocnika. W takim przypadku konieczne jest złożenie przez ten podmiot, zawiadomienia ZAW-FA, w którym podmiot wyznaczy określoną osobę fizyczną do korzystania z KSeF (w tym do nadawania uprawnień, odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu oraz dostępu do faktur).

24. Jeśli faktury sprzedażowe wystawia biuro rachunkowe, to czy należy każdorazowo upoważnić do wystawienia faktur poszczególnych pracowników tego biura rachunkowego?

W KSeF przewidziana jest możliwość, aby podatnik wskazał podmiot uprawniony do wystawiania faktur np. biuro rachunkowe. W takim przypadku faktury podatnika mogą wystawiać osoby fizyczne uprawnione do wystawiania faktur w imieniu tego podmiotu, czyli pracownicy tego biura.

25. Od jakiego momentu nadanie osobie upoważnienia umożliwia jej uwierzytelnienie w systemie? Co w przypadku nadania zawiadomienia ZAW-FA drogą pocztową?

Aby uprawnienia zaczęły działać muszą zostać wprowadzone do systemu. W przypadku zgłoszeń elektronicznych uprawnienia będą skuteczne od razu po przetworzeniu dyspozycji.

Uprawnienie nadawane za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA będzie wprowadzane do systemu przez właściwy urząd skarbowy, który w pierwszej kolejności zweryfikuje zawiadomienie pod względem formalnym, w szczególności czy zawiadomienie jest podpisane przez odpowiednią liczbę osób uprawnionych do reprezentacji. Właściwy urząd skarbowy będzie wprowadzał zawiadomienie niezwłocznie po jego otrzymaniu.

W przypadku wysyłki zawiadomienia drogą pocztową należy z przyczyn oczywistych brać pod uwagę opóźnienie wynikające z konieczności doręczenia przesyłki do urzędu skarbowego.

W ZAW-FA znajdują się pola dotyczące obowiązkowych adresów e-mail, na które wysyłane będą powiadomienia o nadaniu uprawnień.

26. Czy tokeny są bezterminowe czy wygasają?

KSeF nie określa czasu w jakim token jest ważny. Wygenerowany token pozostaje ważny do czasu jego unieważnienia przez użytkownika lub do dnia odebrania uprawnień użytkownikowi.

Harmonogram wydarzeń z KSeF

1 stycznia 2022

Uruchomienie platformy KSeF i wprowadzenie możliwości dobrowolnego wystawiania e-Faktur

28 lipca 2023

Uchwalenie ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (wprowadzającej obligatoryjny KSeF)

11 sierpnia 2023

Publikacja ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (wprowadzającej obligatoryjny KSeF)

1 lipca 2024

Pierwotna data obowiązkowego KSeF (nowy termin zostanie podany na przełomie kwietnia i maja 2024 r.)

1 stycznia 2025

Obowiązek elektronicznego prowadzenia i przesyłania ksiąg do organów podatkowych dla pierwszej grupy podmiotów – dużych podatników CIT (JPK_CIT)

Kalendarz Podatkowy 2024
Czytaj więcej
Mailchimp - subscribe form - page
file-emptybookbookmarkmap-markercalendar-fulldownloadcrosschevron-leftarrow-leftarrow-right linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram