Kiedy tradycyjny outsourcing przestaje wystarczać – czas na zarządzaną księgowość

Wraz z rozwojem firmy rośnie liczba operacji finansowych, a dane stają się coraz bardziej złożone. To, co na początku było prostym i efektywnym modelem księgowym, z czasem może okazać się niewystarczające – szczególnie w przypadku działalności międzynarodowej.

W pewnym momencie przedsiębiorstwa zaczynają szukać zewnętrznego wsparcia, by sprostać rosnącym wymaganiom w zakresie zgodności z przepisami, raportowania i kontroli kosztów. W tym artykule wyjaśniamy, czym różni się tradycyjny outsourcing od zarządzanej księgowości (ang. managed accounting services) – i kiedy warto przejść na bardziej zaawansowany model współpracy.

Outsourcing księgowy – solidne wsparcie operacyjne

Wiele firm rozpoczyna od klasycznego outsourcingu, zlecając zewnętrznym partnerom realizację podstawowych czynności księgowych:

• księgowania dokumentów,
• wystawiania faktur,
• uzgadniania sald,
• przygotowywania deklaracji podatkowych.

Ten model sprawdza się szczególnie wtedy, gdy firma chce odciążyć zespół, ograniczyć koszty personalne i zapewnić zgodność z lokalnymi regulacjami – bez potrzeby budowania wewnętrznych kompetencji.

Outsourcing tradycyjny działa najczęściej w oparciu o model zadaniowy – dostawca realizuje ściśle określone działania zgodnie z wytycznymi klienta. To dobre rozwiązanie przy stabilnych procesach, bez dynamicznych zmian czy ekspansji zagranicznej.

Zarządzana księgowość – proaktywne i partnerskie podejście

Gdy firma się rozwija, pojawia się potrzeba większej elastyczności, koordynacji oraz strategicznego wsparcia. Na tym etapie warto rozważyć zarządzaną księgowość – model oparty na długofalowym partnerstwie.

W odróżnieniu od klasycznego outsourcingu, dostawca usług zarządzanych:

• analizuje cały proces księgowy,
• identyfikuje nieefektywności,
• proponuje ulepszenia oraz wdraża rozwiązania zwiększające jakość i efektywność działań.

Zamiast tylko „realizować zadania”, dostawca staje się przedłużeniem Twojego zespołu – doradzając, automatyzując procesy i wspierając rozwój firmy.

Jeden punkt kontaktu, pełna koordynacja

Jedną z największych zalet zarządzanej księgowości jest jeden dedykowany punkt kontaktu – osoba, która koordynuje wszystkie działania, niezależnie od liczby krajów, oddziałów czy dostawców.

Taki model:

• upraszcza komunikację,
• redukuje ryzyko błędów,
• zapewnia spójność i przejrzystość procesów księgowych na poziomie lokalnym i międzynarodowym.

Dzięki temu klient nie musi sam zarządzać kilkoma partnerami – wszystkimi działaniami zajmuje się zaufany doradca.

Który model wybrać? Outsourcing vs. zarządzana księgowość

Oba modele – outsourcing tradycyjny i zarządzana księgowość – mają na celu odciążenie firmy i zapewnienie zgodności z przepisami. Kluczowa różnica polega jednak na zakresie odpowiedzialności i podejściu do współpracy.

Jeśli Twoim celem jest jedynie odciążenie zespołu z rutynowych zadań, outsourcing będzie wystarczający.
Jeśli jednak firma dynamicznie się rozwija, prowadzi działalność w różnych jurysdykcjach lub potrzebuje większej kontroli – czas na przejście na zarządzaną księgowość.

Jak możemy Cię wesprzeć?

W Accace od lat wspieramy klientów w doborze najlepszego modelu obsługi księgowej – zarówno na poziomie lokalnym, jak i międzynarodowym.

Pomagamy w reorganizacji i optymalizacji procesów finansowych, kadrowo-płacowych i administracyjnych. Współpracujemy z zespołami doradców podatkowych, prawników i ekspertów ds. compliance, aby zapewnić klientom bezpieczny rozwój i pełną zgodność z przepisami.

Skontaktuj się z nami, aby omówić, które rozwiązanie najlepiej sprawdzi się w Twoim biznesie.