Pomimo trwającej niemal już 4 lata wojny, Ukraina kontynuuje swój rozwój i dąży do osiągnięcia poziomu krajów rozwiniętych Europy. Środowisko biznesowe w kraju nie pozostaje w stagnacji, a współpraca międzynarodowa oraz napływ zagranicznych inwestycji sprzyjają zatrudnianiu wykwalifikowanych cudzoziemców. Temat zatrudniania cudzoziemców w Ukrainie jest zatem bardzo aktualny i istotny, zarówno z perspektywy firm, jak i całej gospodarki.

W artykule przedstawiamy kluczowe kwestie związane z zatrudnianiem cudzoziemców w Ukrainie:

• Korzyści i wyzwania związane z zatrudnianiem cudzoziemców
• Ramy prawne zatrudniania cudzoziemców
• Proces uzyskiwania zezwolenia na pracę
• Obowiązki pracodawcy
• Zalety outsourcingu procesu legalizacji zatrudnienia.

Kluczowe korzyści i wyzwania zatrudniania cudzoziemców w Ukrainie

Zatrudnianie cudzoziemców w Ukrainie niesie ze sobą szereg korzyści biznesowych, zwłaszcza dla przedsiębiorstw działających w tym kraju:

• Unikalne kompetencje i specjalistyczna wiedza – zagraniczni pracownicy mogą posiadać doświadczenie i umiejętności niedostępne na lokalnym rynku pracy. Pozyskanie wysoko wykwalifikowanego personelu może znacząco zwiększyć konkurencyjność firmy.
• Internacjonalizacja działalności – współpraca z cudzoziemcami sprzyja wdrażaniu międzynarodowych standardów biznesowych, ułatwia rozszerzanie działalności na inne rynki oraz wzmacnia relacje z zagranicznymi partnerami i klientami.
• Wzmocnienie marki pracodawcy – firmy otwarte na międzynarodowe talenty budują silniejszą pozycję na rynku lokalnym i międzynarodowym, przyciągając zarówno nowych specjalistów, jak i klientów.

Z uwagi na złożoność procedur, zatrudnianie cudzoziemców w Ukrainie może wiązać się również z określonymi wyzwaniami:

• Trudności formalno-prawne – przygotowanie dokumentów, uzyskanie zezwolenia na pracę oraz pozwolenia na pobyt czasowy to proces czasochłonny i obciążający zasoby kadrowe oraz finansowe firmy.
• Wymogi prawne – zatrudnianie cudzoziemców w Ukrainie podlega szczególnym regulacjom, których nieprzestrzeganie może skutkować karami finansowymi i ryzykiem prawnym.
• Specyfika dokumentacji pracowniczej – mogą pojawić się trudności w zakresie sporządzania umów o pracę zgodnie z lokalnymi przepisami oraz obowiązkami podatkowymi i ubezpieczeniowymi.

Ramy prawne zatrudniania cudzoziemców w Ukrainie

Zatrudnianie cudzoziemców w Ukrainie regulowane jest przez szereg przepisów ukraińskiego prawa krajowego. Do kluczowych aktów prawnych należą w szczególności:

• Ustawa Ukrainy „O zatrudnieniu ludności”
• Ustawa „O statusie prawnym cudzoziemców i osób bez obywatelstwa”
• Ustawa „O imigracji”
• Ustawa „O edukacji”
• Ustawa „O stymulowaniu gospodarki cyfrowej”
• Rozporządzenie Rady Ministrów Ukrainy nr 68 z 24 lutego 2023 r. „W sprawie zatwierdzenia opisu technicznego, wzoru formularza oraz formularzy wniosków o uzyskanie, zmianę i przedłużenie ważności zezwolenia na pracę dla cudzoziemców i osób bez obywatelstwa na terytorium Ukrainy”.

Procedura uzyskania przez cudzoziemca zezwolenia na pracę w Ukrainie

Aby legalnie zatrudnić cudzoziemca w Ukrainie, pracodawca musi uzyskać dla niego zezwolenie na pracę, które uprawnia do podjęcia pracy na terytorium kraju.

Na co powinien zwrócić uwagę pracodawca przy zatrudnianiu cudzoziemców w Ukrainie?

• Zezwolenie na pracę dla cudzoziemców w Ukrainie nie uprawnia do pobytu czasowego na terytorium Ukrainy
• Obywatele większości państw trzecich mogą legalnie przebywać w Ukrainie do 90 dni kalendarzowych
• Jeżeli cudzoziemiec planuje pobyt dłuższy niż 90 dni, konieczne jest uzyskanie zezwolenia na pobyt czasowy
• Do uzyskania zezwolenia na pracę w Ukrainie nie jest wymagana specjalna wiza, natomiast jeśli planowane jest również uzyskanie pobytu czasowego, konieczne jest wjechanie na terytorium Ukrainy na podstawie wizy typu D
• Aby podjąć legalne zatrudnienie, cudzoziemiec w Ukrainie musi uzyskać indywidualny numer identyfikacji podatkowej (TIN).

Zezwolenia na pracę dla cudzoziemców w Ukrainie wydawane są przez terytorialne oddziały Państwowej Służby Zatrudnienia lub Centra Usług Administracyjnych. Wniosek może zostać złożony:

• osobiście
• za pośrednictwem elektronicznego konta na stronie internetowej centrum zatrudnienia
• lub drogą pocztową – wraz z kompletem wymaganych załączników.

W większości przypadków rozpatrzenie wniosku o zatrudnienie cudzoziemców w Ukrainie trwa 7 dni kalendarzowych.

Zezwolenie na pracę dla cudzoziemców w Ukrainie może zostać wydane na okres do 3 lat, w zależności od kategorii obcokrajowca.

Do kategorii cudzoziemców, dla których wymagane jest uzyskanie zezwolenia na pracę, należą:

• zagraniczni pracownicy
• delegowani pracownicy zagraniczni
• pracownicy przeniesieni wewnątrz przedsiębiorstwa
• cudzoziemcy i bezpaństwowcy w trakcie ubiegania się o status uchodźcy lub ochronę uzupełniającą, a także ci, którzy odwołują się od decyzji o odmowie przyznania takich statusów
• osoby, które złożyły wniosek o uznanie za bezpaństwowca, oraz osoby odwołujące się od decyzji o odmowie uznania ich za bezpaństwowców
• cudzoziemcy i osoby bez obywatelstwa, które przybyły na Ukrainę w celu podjęcia studiów w instytucjach szkolnictwa wyższego i zamierzają wykonywać pracę zarobkową na terytorium Ukrainy w trakcie trwania studiów oraz po ich zakończeniu (pod warunkiem zawarcia umowy o pracę nie później niż 30 dni kalendarzowych przed ukończeniem nauki).

Istnieją również szczególne kategorie osób, które nie wymagają uzyskania zezwolenia na pracę dla cudzoziemców w Ukrainie. Należą do nich:

• cudzoziemcy i osoby bez obywatelstwa posiadające stałe miejsce zamieszkania na terytorium Ukrainy
• cudzoziemcy i osoby bez obywatelstwa, którym przyznano status uchodźcy zgodnie z prawem Ukrainy lub którzy uzyskali zezwolenie na imigrację do Ukrainy
• cudzoziemcy i osoby bez obywatelstwa objęte ochroną dodatkową lub tymczasową na terytorium Ukrainy
• przedstawiciele zagranicznych flot morskich (rzecznych) oraz linii lotniczych obsługujących takie przedsiębiorstwa w Ukrainie
• osoby uznane za bezpaństwowców przez centralny organ władzy wykonawczej odpowiedzialny za realizację polityki państwowej w zakresie migracji (imigracji i emigracji), przeciwdziałania migracji nielegalnej, obywatelstwa, rejestracji osób, uchodźców oraz innych kategorii migrantów określonych przepisami prawa
• pracownicy zagranicznych mediów akredytowani do wykonywania pracy w Ukrainie,
• sportowcy posiadający status zawodowy, artyści oraz osoby wykonujące zawody artystyczne, zatrudnieni w Ukrainie w swojej specjalności
• pracownicy służb ratunkowych wykonujący pilne (nagłe) prace
• pracownicy oddziałów i przedstawicielstw osób prawnych utworzonych zgodnie z prawem państwa trzeciego
• duchowni tymczasowo przebywający w Ukrainie na zaproszenie organizacji religijnych (posiadających odpowiednią rejestrację) w celu prowadzenia działalności kanonicznej.

Jakie kroki powinien podjąć pracodawca, aby legalnie zatrudnić cudzoziemca w Ukrainie?

Procedura zatrudniania cudzoziemców w Ukrainie ma swoją specyfikę. To pracodawca ponosi odpowiedzialność za jej prawidłowy przebieg oraz skuteczne zakończenie. Dlatego też, aby uniknąć potencjalnych trudności, należy postępować zgodnie z określonymi wymogami i etapami procesu uzyskania zezwolenia na pracę.

• Złożenie wniosku o zezwolenie na pracę

Pierwszym krokiem jest złożenie wniosku w formie określonej Rozporządzeniem Rady Ministrów Ukrainy nr 68 z dnia 24.02.2023 r.

We wniosku pracodawca potwierdza, że stanowisko, na którym będzie pracował cudzoziemiec:

• nie jest związane z obywatelstwem ukraińskim oraz
• nie wymaga dostępu do informacji stanowiących tajemnicę państwową, zgodnie z przepisami prawa Ukrainy.

Do wniosku należy dołączyć odpowiedni pakiet dokumentów oraz uiścić opłatę skarbową za wydanie zezwolenia.

• Zawarcie umowy o pracę po uzyskaniu zezwolenia

Umowę o pracę z cudzoziemcem można podpisać dopiero po uzyskaniu zezwolenia na pracę. Po podpisaniu umowy, pracodawca ma obowiązek złożyć poświadczoną kopię umowy do centrum zatrudnienia w terminie nie dłuższym niż 10 dni kalendarzowych od daty jej zawarcia.

Niedotrzymanie tego terminu skutkuje unieważnieniem zezwolenia na pracę.

• Ryzyko zatrudnienia bez zezwolenia

Zatrudnienie cudzoziemca w Ukrainie bez wymaganego zezwolenia stanowi naruszenie przepisów prawa pracy, co może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i prawnych dla pracodawcy.

Jakie korzyści przynosi outsourcing procesu zatrudniania cudzoziemców w Ukrainie?

Outsourcing procesu zatrudniania cudzoziemców pozwala firmom zaoszczędzić czas i zasoby, a także zminimalizować ryzyko związane z błędami w dokumentacji czy procedurach. Korzyści z tego rozwiązania to:

• Kompleksowe wsparcie – outsourcing pozwala odciążyć działy HR i finansowe firmy, co pozwala skupić się na kluczowych działaniach.
• Zgodność z przepisami – usługi outsourcingowe gwarantują zgodność z lokalnym prawem i zmieniającymi się przepisami.
• Zarządzanie dokumentacją – profesjonalny partner zajmuje się całą dokumentacją, od uzyskania zezwolenia na pracę po pomoc w uzyskaniu numeru identyfikacji podatkowej (TIN).

Podsumowanie

Zatrudnianie cudzoziemców w Ukrainie może przynieść firmom wymierne korzyści, zwłaszcza w kontekście rozwoju i międzynarodowej ekspansji. Ważne jest jednak, aby przestrzegać wymogów prawnych i procedur, co może być wyzwaniem w przypadku zatrudniania wielu obcokrajowców. Outsourcing tego procesu do specjalistycznych firm, takich jak Accace, może pomóc w zarządzaniu formalnościami i zminimalizować ryzyko związane z błędami w dokumentacji. Zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami celem uzyskania kompleksowego wsparcia.