Księgi rachunkowe prowadzone przy wykorzystaniu serwera znajdującego się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych
Firma może zdecydować się na rozwiązanie, w którym dane z jej systemów finansowo – księgowych są przechowywane na zewnętrznych serwerach tzn. poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jest to rozwiązanie dopuszczalne przez ustawodawcę pod warunkiem, że zostaną spełnione pewne określone warunki.
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z nimi uważa się zasoby informacyjne, zorganizowane w formie oddzielnych zbiorów danych, baz danych lub wyodrębnionych ich części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania. Warunkiem utrzymania zasobów informacyjnych systemu finansowo-księgowego w takiej formie jest posiadanie oprogramowania umożliwiającego uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów dokonanych w księgach rachunkowych poprzez ich wydrukowanie lub przeniesienie na inny komputerowy nośnik danych.
Podstawowe warunki, jakie muszą zostać spełnione przy wykorzystaniu serwera, który znajduje się poza miejscem prowadzenia ksiąg to: jednostka musi sprawować kontrolę nad księgami i zapisami w nich; należy zapewnić identyczność ksiąg rachunkowych z danymi otrzymanymi przez łącze teletransmisyjne; dane muszą być skutecznie chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym dostępem, uszkodzeniem lub zniszczeniem; księgi rachunkowe muszą być przez cały czas dostępne w miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych i na koniec: jednostka musi dysponować wydrukiem ksiąg rachunkowych za okresy zamknięte lub zapisaną ich treścią na innym trwałym nośniku komputerowym dostępnym i możliwym do odczytu przez min. 5 lat.
Dodatkowe informacje?
Jeżeli są Państwo zainteresowani szczegółami dotyczącymi omawianego zagadnienia, uprzejmie prosimy o kontakt.
