Mój pracownik wprowadził błędną kwotę do kasy fiskalnej. W jaki sposób odnotować pomyłkę na kasie fiskalnej?
„Pomyłki na kasie fiskalnej dotyczą w szczególności podmiotów, które w ten sposób dokonują ewidencji swojej sprzedaży. Z tym zdarzeniem jest powiązane zagadnieniem „zeszytu korekt”, które na co dzień nie są popularnym pojęciem.
Zapewne wynika to z faktu, że prowadzenie w takiej formie ewidencji zmian zapisów kasy fiskalnej było nieuregulowane żadnym przepisem. W konsekwencji prowadziło to do sytuacji, że wszelkie informacje o zwrotach czy omyłkowych operacjach na kasie, których nie dało się w żadnej sposób usunąć, umieszczane były w tzw. zeszycie korekt. Warte zauważenia jest fakt, iż jednostki korzystały przy tym z ogólnie stosowanej praktyki lub rozstrzygnięć organów skarbowych.
Obecnie prowadzenie takiej ewidencji zostało uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów (Dz.U. 2013 poz. 363) w sprawie kas rejestrujących.
§3 pkt. 5
5. W przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:
1) błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego);
2) krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.
6. W przypadku, o którym mowa w ust. 5, podatnik ewidencjonuje przy zastosowaniu kasy sprzedaż w prawidłowej wysokości.
Najistotniejszy jest fakt, że nie ma możliwości wycofania błędnej operacji poprzez znak minus, dlatego też w momencie, gdy klient zdecyduję się na zwrot towaru lub też dokona reklamacji spółka musi skorygować raport dobowy lub miesięczny o powyższą wartość.
Warto zauważyć, iż rozporządzenie to nie narzuca formy prowadzenia takiej ewidencji, dlatego też większość podatników prowadzących ewidencję sprzedaży za pośrednictwem kas fiskalnych, prowadzi dodatkowo zeszyt korekt, w którym ujmuję informacje zgodnie z w/w rozporządzeniem.
W przypadku zwrotów/reklamacji jednostka obowiązkowo umieszcza w dokumencie:
- datę sprzedaży;
- nazwę towaru lub usługi wraz z ewentualnym opisem;
- jej wartość brutto oraz podatek należny wraz z informacją o części, która podlega zwrotowi do klienta;
- datę zwrotu lub reklamacji;
- dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;
- protokół z przyjęcia zwrotu, uznania reklamacji wraz z podpisami sprzedawcy i nabywcy.
W sytuacji oczywistej omyłki na kasie osoba, która jej dokonała musi umieścić w ewidencji:
- opis pomyłki wraz z przyczynami;
- wartość brutto i podatek należny;
- oryginał paragonu fiskalnego.
A także dokonać ponownej, poprawnej, ewidencji na kasie sprzedaż.
Otwartym problemem pozostaje występowania nieoczywistych pomyłek, których skorygowanie nie zostało uregulowane w rozporządzeniu. Takim przykładem może być zdarzenia wprowadzania sprzedaży z zawyżoną stawka VAT. Pomimo tego, że jednostka nie mam możliwości zapewnienia wszystkich dokumentów wymaganych wg rozporządzenia w dokumentacji (przykładowo oryginału paragonu), to jednak ma prawo do sporządzenia deklaracji VAT z wykazaniem już prawidłowej stawki.
W tym celu wystarczy:
- umieścić informację o zaistniałej sytuacji;
- załączyć podpisany protokół z informacji o zmianach w wartości netto oraz podatku. „
