Prawidłowe i skuteczne zarządzanie systemem płac w Ukrainie ma kluczowe znaczenie ze względu na rygorystyczne regulacje rządowe, wysokie obciążenia podatkowe i społeczne oraz częste zmiany w przepisach. Błędy w naliczaniu wynagrodzeń lub opóźnienia w wypłatach mogą prowadzić do sankcji finansowych, ryzyka utraty reputacji, a nawet pozwów sądowych.

Ukraina charakteryzuje się złożonym systemem podatkowym i wysokim poziomem biurokracji, co dodatkowo komplikuje funkcjonowanie systemu płac. Ponadto wiele firm korzysta z elastycznych form zatrudnienia (np. umowy cywilnoprawne, indywidualni przedsiębiorcy, kontrakty typu gig), co wpływa na specyfikę zarządzania wynagrodzeniami. Częste zmiany w przepisach wymagają stałego monitorowania i dostosowywania procesów kadrowo-płacowych.

W tym artykule dowiesz się:

• Jakie przepisy prawne regulują system płac w Ukrainie, w tym kluczowe regulacje i planowane zmiany legislacyjne.
• Jakie są elementy wynagrodzenia, w tym struktura płac, obowiązkowe potrącenia i składki w ramach ukraińskiego systemu płac.
• Jak wygląda proces naliczania wynagrodzeń w Ukrainie – harmonogramy wypłat, wymagania dotyczące pasków płacowych i obowiązki sprawozdawcze w systemie płac.
• Jakie korzyści daje outsourcing płac, w jaki sposób zapewnia zgodność z przepisami oraz na co zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy usług w kontekście systemu płac w Ukrainie.
• Z jakimi wyzwaniami i ryzykiem w zakresie zgodności muszą mierzyć się firmy prowadzące płace zgodnie z systemem obowiązującym w Ukrainie.
• Dlaczego dogłębne zrozumienie systemu płac w Ukrainie jest niezbędne i w jaki sposób współpraca z lokalnymi ekspertami może zrobić różnicę.

Ramy prawne regulujące system płac w Ukrainie

System płac w Ukrainie jest regulowany przez szereg aktów prawnych, które określając obowiązki pracodawców oraz prawa pracowników w zakresie wynagrodzeń.

Kluczowe dokumenty tworzące podstawy prawne systemu płac w Ukrainie to:

• Kodeks pracy Ukrainy
• Kodeks Podatkowy Ukrainy
• Ustawa o Wynagrodzeniu za Pracę
• Ustawa o Jednolitej Składce na Ubezpieczenie Społeczne
• Ustawa o Poborze i Ewidencji Składki na Obowiązkowe Państwowe Ubezpieczenie Społeczne.

Proces zmian w ukraińskim prawie pracy jest w toku, jednak istnieje kilka istotnych, niedawnych zmian, które mają bezpośredni wpływ na system płac w Ukrainie i na które firmy powinny zwrócić szczególną uwagę.

Należą do nich:

• Zmiana wysokości stawki podatku wojskowego, która wpływa na obciążenia w ramach systemu płac
• Podniesienie górnego limitu podstawy naliczania jednolitego podatku społecznego w ukraińskim systemie płac
• Aktualizacja formularza sprawozdania płacowego, zmiany w częstotliwości jego składania oraz nowych terminach w ramach systemu płac
• Nowe zasady wypłaty zasiłków chorobowych dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu, wpływające na funkcjonowanie systemu płac w Ukrainie
• Modyfikacje w wymaganiach dotyczących dokumentów potwierdzających niezdolność do pracy, wynikające z reformy Medyczno-Społecznej Komisji Eksperckiej, które mogą wpłynąć na zgodność z przepisami systemu płac.

Składniki systemu płac w Ukrainie: Struktura wynagrodzenia i potrącenia

Dobre zrozumienie struktury płac obowiązującej w Ukrainie ma kluczowe znaczenie dla firm, które chcą efektywnie zarządzać wynagrodzeniami pracowników i jednocześnie zapewnić zgodność z lokalnymi przepisami. System płac w Ukrainie zazwyczaj obejmuje wynagrodzenie brutto, elementy dodatkowe oraz obowiązkowe potrącenia.

Wynagrodzenie brutto i jego składniki w systemie płac w Ukrainie

Wynagrodzenie obliczane jest na warunkach i w wysokości określonej w umowie o pracę oraz na podstawie ewidencji czasu pracy i obecności.

Główne składniki wynagrodzenia brutto w systemie płac w Ukrainie to:

• Stawka podstawowa (pensja zasadnicza, stawka taryfowa)
• Premie i bonusy płacowe
• Wynagrodzenie za nadgodziny i pracę w porze nocnej
• Wypłaty kompensacyjne (np. zasiłek chorobowy, wynagrodzenie za urlop itp.).

Obowiązkowe potrącenia i składki w systemie płac w Ukrainie

Z wynagrodzenia pracownika dokonuje się następujących obowiązkowych potrąceń:

• 18% podatku dochodowego od osób fizycznych
• 5% podatku wojskowego.

Dodatkowo, pracodawca jest zobowiązany do odprowadzania składki:

• 22% jednolitego podatku społecznego (Unified Social Contribution – USC) – opłacany przez pracodawcę.

Od 8 lutego 2022 roku w Ukrainie obowiązuje specjalny reżim prawny o nazwie Diia City, stworzony z myślą o sektorze IT i branżach kreatywnych. Jego główne cechy to:

• Niskie obciążenie podatkowe – podatek dochodowy od osób fizycznych dla firm będących rezydentami Diia City wynosi tylko 5%, natomiast jednolity podatek społeczny jest naliczany w wysokości 22% od minimalnego wynagrodzenia
• Możliwość stosowania alternatywnego modelu zatrudnienia (tzw. kontrakty typu gig), który umożliwia elastyczne formy współpracy między pracodawcą a specjalistą przy zachowaniu podstawowych gwarancji socjalnych w systemie płac w Ukrainie.

Proces naliczania wynagrodzeń w systemie płac w Ukrainie

Obsługa płac w Ukrainie wiąże się z koniecznością spełnienia rygorystycznych wymagań prawnych, dotrzymywania wyznaczonych terminów oraz realizacji obowiązków sprawozdawczych w ramach systemu płac w Ukrainie.

Harmonogramy wypłat i obowiązki pracodawcy w ukraińskim systemie płac

Wynagrodzenia muszą być wypłacane co najmniej dwa razy w miesiącu. Termin wypłaty wynagrodzenia nie może przekroczyć 7 dni od zakończenia okresu, za który przysługuje wynagrodzenie. Oznacza to, że:

• wypłaty za pierwszą połowę miesiąca muszą być dokonane najpóźniej do 22 dnia miesiąca
• wypłaty za drugą połowę miesiąca – najpóźniej do 7 dnia miesiąca następnego.

Wymagania dotyczące pasków płacowych w systemie płac w Ukrainie

Pasek płacowy, który otrzymuje pracownik, powinien zawierać następujące informacje:

• całkowita kwota naliczonego wynagrodzenia
• dane dotyczące przepracowanych godzin
• informacje o dodatkowych elementach wynagrodzenia
• potrącenia (podatek dochodowy, podatek wojskowy)
• dochód netto – czyli kwotę, którą pracownik faktycznie otrzymuje na rękę.

Kluczowe obowiązki sprawozdawcze w systemie płac w Ukrainie

Pracodawcy są zobowiązani do miesięcznego składania deklaracji dotyczących:

• Jednolitej składki społecznej
• Podatku dochodowego od osób fizycznych
• Podatku wojskowego.

Raporty te zawierają spersonalizowane dane dotyczące naliczonego dochodu pracowników, potrąconych podatków oraz składek.

Dodatkowo firmy są zobowiązane do przesyłania miesięcznych i kwartalnych raportów statystycznych dotyczących wynagrodzeń, zgodnie z wykazem ustalanym przez Państwową Służbę Statystyki dla danego przedsiębiorstwa na dany rok.

Ochrona danych osobowych w ukraińskim systemie płacowym

Obsługa płac wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych pracowników, dlatego firmy muszą przestrzegać określonych wymagań w zakresie ich ochrony w ramach systemu płac w Ukrainie:

• Ograniczony dostęp do informacji płacowych w firmie: Dostęp do danych kadrowo-płacowych powinni mieć wyłącznie wyznaczeni pracownicy – np. księgowi, dział finansowy oraz kadra zarządzająca.
• Przekazywanie danych do organów skarbowych: Raporty płacowe muszą być przesyłane za pośrednictwem certyfikowanych systemów elektronicznych, które zapewniają bezpieczeństwo danych i wymagają podpisu elektronicznego w celu potwierdzenia ich poprawności.
• Ochrona danych osobowych w systemach zewnętrznych: Jeśli spółka korzysta z zewnętrznych dostawców usług płacowych lub systemów księgowych, ważne jest, aby spełniali oni wymogi ukraińskiej ustawy o ochronie danych osobowych.
• Wymogi dotyczące przechowywania dokumentacji: Dokumenty związane z płacami muszą być przechowywane przez okres od 3 do 75 lat, w zależności od ich rodzaju. Podstawowe dokumenty, takie jak listy płac, powinny być archiwizowane przez 75 lat. Firma ma obowiązek podjąć wszelkie środki w celu zabezpieczenia zarchiwizowanych danych przed nieautoryzowanym dostępem.

Wyzwania i ryzyka związane z przestrzeganiem przepisów płacowych w systemie płac w Ukrainie

Zagraniczne firmy obsługujące płace w Ukrainie napotykają wiele wyzwań, takich jak częste zmiany w przepisach, niejednoznaczne lub sprzeczne regulacje oraz skomplikowane wymogi w zakresie sprawozdawczości podatkowej.

Najczęstsze ryzyka związane z nieprawidłowościami lub opóźnieniami w naliczaniu wynagrodzeń obejmują kary finansowe, blokady kont bankowych, a nawet postępowania sądowe.

Kary za nieprzestrzeganie przepisów płacowych w systemie płac w Ukrainie mogą być dotkliwe i zależą głównie od liczby oraz wagi naruszeń.

• Przykładowe kary związane z naruszeniami przepisów płacowych w systemie płac w Ukrainie: Grzywny za naruszenia przepisów prawa pracy wynoszą od 1 do 30-krotności minimalnego wynagrodzenia (obecnie od 8 000 do 240 000 UAH)
• Kary administracyjne dla osób zarządzających mogą wynosić od 30 do 2 000 nieopodatkowanych minimalnych dochodów obywateli (obecnie od 510 do 34 000 UAH)
• W przypadku poważnych naruszeń możliwa jest odpowiedzialność karna firmy.

W przypadku naruszeń przepisów Kodeksu Podatkowego Ukrainy przewidziano trzy rodzaje odpowiedzialności:

• Finansową – grzywny mogą sięgać nawet 75% kwoty niezapłaconych podatków
• Administracyjną – od 5 do 20 nieopodatkowanych minimalnych wynagrodzeń (obecnie od 85 do 340 UAH)
• Karną – która może wiązać się z poważnymi konsekwencjami dla firmy.

Outsourcing płac w systemie płac w Ukrainie

Outsourcing usług płacowych w Ukrainie to dla firm efektywny sposób na usprawnienie operacji, obniżenie kosztów oraz zapewnienie zgodności z lokalnymi, często skomplikowanymi przepisami prawa, regulującymi system płac w Ukrainie.

Korzyści z outsourcingu płacowego w systemie płac w Ukrainie

Firmy działające na Ukrainie mogą skorzystać z szeregu korzyści płynących z outsourcingu płac.

Do głównych zalet należą:

• Minimalizacja ryzyka błędów i kar: Profesjonaliści zajmujący się płacami korzystają z narzędzi automatyzujących oraz są na bieżąco z dynamicznie zmieniającym się prawem lokalnym. Dzięki temu ryzyko pomyłek jest znikome, co chroni firmę przed potencjalnymi sankcjami prawnymi i finansowymi. Terminowe i prawidłowe wypłaty również wpływają pozytywnie na morale pracowników.
• Optymalizacja kosztów działów finansowych i HR: Przekazanie obsługi płac specjalistom pozwala firmom efektywniej zarządzać zespołami finansowo-kadrowymi, dając im możliwość skoncentrowania się na strategicznym rozwoju biznesu.
• Elastyczność i skalowalność usług: Profesjonalny partner outsourcingowy może dostosować zakres usług do indywidualnych potrzeb firmy – niezależnie od tego, czy chodzi o sezonowy projekt, czy ekspansję na nowe rynki.

Zapewnienie zgodności w systemie płac w Ukrainie dla firm zagranicznych

Partner outsourcingowy gwarantuje zgodność z ukraińskimi przepisami dotyczącymi systemu płac w Ukrainie, monitorując zmiany w przepisach i zapewniając prawidłowość naliczeń.

Dla firm działających w ramach reżimu Diia City, outsourcing usług płacowych ma szczególne znaczenie, ponieważ wiąże się z odrębnym modelem podatkowym. Dostawca usług płacowych pomoże poprawnie naliczyć wynagrodzenia dla kontraktorów typu gig, zapewnić zgodność z przepisami podatkowymi i uniknąć błędów w raportowaniu.

Wybór odpowiedniego dostawcy usług płacowych w systemie płac w Ukrainie

Przy wyborze partnera do obsługi płac, firmy powinny zwrócić uwagę na:

• doświadczenie w pracy na rynku ukraińskim i znajomość lokalnego otoczenia biznesowego
• renomę i wiarygodność na rynku
• elastyczne i proaktywne podejście do klienta.

Dlaczego dogłębne zrozumienie systemu płac w Ukrainie ma znaczenie

Znajomość przepisów płacowych jest kluczowa dla firm działających w Ukrainie – niedostosowanie się do wymagań prawnych związanych z systemem płac w Ukrainie może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi i prawnymi.

Najlepszym i najpewniejszym sposobem na zapewnienie sprawnej i zgodnej z przepisami obsługi płac jest współpraca z doświadczoną firmą outsourcingową, taką jak Accace. Specjaliści ds. płac dysponują odpowiednią wiedzą, doświadczeniem i narzędziami do kompleksowego zarządzania procesami płacowymi.

Firmy powinny również na bieżąco śledzić zmiany w przepisach systemu płac oraz regularnie aktualizować wiedzę na temat obowiązujących procedur. Wdrożenie zautomatyzowanych systemów i portali samoobsługowych znacząco zmniejsza ryzyko błędów.

Współpraca z lokalnymi ekspertami to także sposób na dostosowanie się do przepisów prawa, unikanie błędów, prawidłowe zarządzanie zobowiązaniami podatkowymi i optymalizację wewnętrznych procesów, co pozwala firmom skoncentrować się na strategicznym rozwoju.