ONBOARDING czyli jak wywrzeć najlepsze pierwsze wrażenie

Rekrutacja, której celem jest pozyskanie najlepszych kandydatów do pracy, to obecnie czasochłonny i kosztowny proces. W dobie rynku pracownika, trudności doświadcza niemal każda firma.

Załóżmy, że nasze działania zostają sfinalizowane, a kandydat wyraża chęć podjęcia zatrudnienia, podpisuje z naszą firmą kontrakt. Mogłoby się wydawać, że przeszliśmy już najtrudniejszy etap, często jednak takie błędne myślenie staje się  przyczyną zaniedbania procesu adaptacyjnego pracownika, co w konsekwencji może doprowadzić do jego szybkiego odejścia nowego pracownika z firmy.

Każdy z nas zaczynał kiedyś nową pracę i zapewne pamiętamy, że tak naprawdę mało istotny okazał się fakt czy była to pierwsza praca w życiu, trzecia czy kolejna, ponieważ emocje jakie towarzyszyły nam przy rozpoczęciu pracy były zawsze takie same, a wpływ na to miało wiele czynników.

Znajdujemy się oto w zupełnie nowych okolicznościach, nie wiemy z jakimi osobami i z jakim środowiskiem pracy się zetkniemy. Dodatkowo niepokój może wywoływać fakt, że na początku pracy nasze umiejętności i doświadczenie mogą być poddane „małej” próbie. Przeszliśmy już przez stresujący proces rekrutacji, następnie podjęliśmy ważną dla nas decyzję, aż w końcu postawiliśmy pierwsze kroki w nowej firmie. Taka kumulacja przeżyć z pewnością w większym lub mniejszym stopniu ma wpływ na człowieka.

Jak więc dobrze przygotować się do wdrożenia nowej osoby? Jakie działania podjąć, aby zarówno nowo zatrudniony jak i pracodawca byli usatysfakcjonowani i zadowoleni?
Badania wskazują, że aż 91% pracowników pozostaje w firmie dłużej, jeśli w początkowym okresie zatrudnienia, zostanie odpowiednio przeprowadzony proces adaptacyjny tzw. OnBoarding, warto więc poświęcić temu więcej czasu i zadbać o jego najważniejsze elementy.

Pierwszy dzień w pracy – jeden z najważniejszy i najbardziej zapadających w pamięć dni
Jest on okazją do poznania całej firmy począwszy od jej działalności, struktury i systemów. Forma przekazu nie powinna być sztywna, ale bardziej dostosowana do kultury organizacji, „lekka” w formie, pozwalająca rozładować stres u pracownika związany z nowym otoczeniem. Najczęściej wybieraną formą takiego przekazu jest prezentacja. Pamiętajmy więc aby zawierała najważniejsze elementy, takie jak:

1. Opis rodzaju świadczonych usług, historia firmy i lokalizacje, cele strategiczne, misja, wizja, wartości, struktura, ludzie i dress code;
2. Opis narzędzi i systemów wykorzystywanych w firmie, standardów pracy oraz regulacji wewnętrznych;
3. Informacja o korzyściach dla pracownika czyli pakiecie benefitów pracowniczych, o tym co wyróżnia firmę na tle innych, wyjściach integracyjnych, wolontariacie pracowniczym i działalności CSR, konkursach i nagrodach dla najlepszego pracownika.

Z pewnością zbiór tych informacji pozwala ujrzeć pracę w firmie w szerszej perspektywie, daje pełniejszy obraz.

Przedstawienie nowego pracownika i zapoznanie go z pozostałymi pracownikami firmy

Jest to kolejny istotny element procesu OnBoardingu. Dobrym rozwiązaniem jest wysłanie maila wprowadzającego, w którym krótko przedstawiamy osobę, informujemy o  zakresie obowiązków oraz jego przełożonym. Jeśli jest taka możliwość oprowadźmy nowego pracownika po całej firmie, pokażmy wszystkie pomieszczenia.

Ważną kwestią jest również zapoznanie pracownika z najbliższymi członkami zespołu czy to w formie spotkania  wprowadzającego dla wszystkich lub wspólnego wyjścia na lunch. Dobrym rozwiązaniem jest znalezienie osoby, która będzie opiekunem i wsparciem w bieżących, codziennych zadaniach. Te pozornie błache elementy procesu OnBoarding, z pewnością wpłyną na dobre samopoczucie pracownika oraz lepsze postrzeganie firmy.

Czas i  zaangażowanie managera w proces wdrożenia nowej osoby

Kluczowym elementem procesu OnBoardingu jest odpowiednio poświęcony czas przełożonego na wdrożenie we wszystkie zadania i przypisanie odpowiedzialności w taki sposób, aby pracownik otrzymał jasny przekaz i pełne informacje, co  leży w zakresie jego obowiązków. Powinniśmy pamiętać o tym, aby poznawać wzajemne oczekiwania oraz zasady komunikowania się. Istotnym elementem motywacyjnym jest przedstawienie pracownikowi ścieżek kariery oraz tego, w jaki sposób będą mierzone wyniki pracy. Jako szef mówmy
o dobrych rzeczach i nie rzucajmy od razu pracownika na „głęboką wodę”.

Monitorowanie i nadzór nad procesem OnBoardingu

Osoby reprezentujące dział HR powinny czuwać nad poprawnym przebiegiem całego procesu. Spotykajmy się z pracownikami, pytajmy o ich odczucia, wrażenia, obserwacje, które potem możemy wykorzystać przy kolejnych procesach.

Odpowiednio przeprowadzony proces OnBoardingu zwiększa efektywność nowych członków naszej społeczności i przyspiesza proces adaptacji. W obecnej sytuacji na rynku pracownika oraz problemami z pozyskaniem odpowiednich kandydatów do pracy, można pokusić się o stwierdzenie, że początkowy etap wprowadzenia pracownika do naszej firmy jest kluczem do jego zatrzymania, więc nie bagatelizujmy go.