Prywatna opieka medyczna jest jednym z najczęściej wybieranych benefitów pozapłacowych, jakie pracodawcy oferują swoim pracownikom. Taki pakiet medyczny stanowi formę dodatkowego wynagrodzenia i jest skutecznym narzędziem motywacyjnym przy podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu.

Wraz z popularnością tego świadczenia pojawia się jednak pytanie: jak rozliczyć pakiet medyczny pracownika w ZUS i podatku dochodowym? W artykule omawiamy przepisy, przykłady i obowiązki pracodawcy wobec ZUS i urzędu skarbowego.

Definicja przychodu pracownika w świetle przepisów

Na wstępie przypomnimy, czym w ogóle jest przychód pracownika. Zgodnie z artykułem art. 12 ust. 1 ustawy z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – dalej u.p.d.o.f.:

„Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń”.

W praktyce oznacza to, że do przychodów zaliczamy m.in. wynagrodzenia zasadnicze, dodatki, premie, ekwiwalenty za urlop, a także wartość innych nieodpłatnych świadczeń, takich jak prywatna opieka medyczna.

Co więcej, zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, podstawą wymiaru składek ZUS jest przychód pracownika. Innymi słowy – wszelkie wypłaty i świadczenia pieniężne lub niepieniężne, które są zaliczane do przychodów ze stosunku pracy, podlegają składkom na ubezpieczenia społeczne.

Dlatego analizując pakiet medyczny pracownika a ZUS i podatek, trzeba pamiętać, że świadczenie to może rodzić obowiązki zarówno składkowe, jak i podatkowe.

Medycyna pracy a pakiet prywatny – istotne rozróżnienie

Medycyna pracy (obowiązkowa)

Pracodawca, zgodnie z art. 229 § 4 Kodeksu pracy, zobligowany jest zagwarantować pracownikowi obowiązkową i profilaktyczną opiekę medyczną – tzw. medycynę pracy. W jej zakres wchodzą m.in. badania wstępne, okresowe i kontrolne. Koszt tych świadczeń w całości pokrywa pracodawca i nie stanowi on przychodu pracownika.

Podstawą do takiego rozliczenia jest art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, który stanowi, że wolne od podatku są świadczenia rzeczowe i ich ekwiwalenty, jeżeli wynikają one z przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy. W praktyce oznacza to, że finansowanie medycyny pracy przez pracodawcę jest obowiązkowe i nie rodzi żadnych konsekwencji podatkowych ani składkowych po stronie pracownika.

Dobrowolna prywatna opieka medyczna

Warto jednak wyraźnie odróżnić te świadczenia od dodatkowych benefitów, takich jak prywatna opieka zdrowotna. To właśnie tutaj pojawia się najwięcej pytań i wątpliwości, ponieważ świadczenia wykraczające poza obowiązkową medycynę pracy są traktowane jako przychód pracownika i podlegają rozliczeniu w PIT i ZUS (chyba że spełnione są szczególne warunki zwolnienia).

Pakiet medyczny pracownika a ZUS i podatek – różne modele finansowania

Pakiet medyczny pracownika w całości finansowany przez pracodawcę

Pracodawca, który decyduje się opłacać za pracownika pakiet medyczny, musi doliczyć jego wartość do przychodu pracownika. W konsekwencji pakiet podlega zarówno opodatkowaniu podatkiem dochodowym, jaki i składkom ZUS.

Przykład:

Pan Jan zatrudniony w Firmie otrzymuje od pracodawcy dostęp do prywatnej opieki medycznej w ramach pakietu indywidualnego o wartości 100,00 zł. Firma w całości pokrywa koszt pakietu za pracownika w wysokości 100,00 zł. Kwota pakietu w całości (100,00 zł) będzie stanowiła podstawę do opodatkowania i obciążenia składką ZUS.

Pakiet medyczny współfinansowany przez pracownika

Wielu pracodawców decyduje się tylko częściowo pokrywać koszt prywatnej opieki medycznej. W takiej sytuacji przychodem pracownika jest wyłącznie ta część wartości pakietu, która sfinansuje pracodawca. Kwota potrącona z wynagrodzenia netto pracownika nie jest dla niego przychodem i nie podlega składkom ani podatkowi.

Przykład:

Pan Jan zatrudniony w Firmie otrzymuje od pracodawcy dostęp do prywatnej opieki medycznej w ramach pakietu indywidualnego – koszt 100,00 zł. Firma w 50% pokrywa koszt pakietu za pracownika w wysokości 50,00 zł, pozostałą część pokrywa z wynagrodzenia za pracę Pan Jan. Podstawą do opodatkowana i oskładkowania stanowi kwota, którą opłaca pracodawca, w prezentowanym przykładzie jest to 50,00 zł.

Pakiet medyczny a symboliczna opłata pracownika

Często zdarza się, że pracodawca finansuje pracownikom pakiet prywatnej opieki medycznej niemal w całości, pozostawiając zatrudnionemu jedynie symboliczną opłatę (np. 1 zł). W takiej sytuacji istotne jest, czy w firmie obowiązuje regulamin wynagradzania, w którym przewidziano zasady finansowania tego świadczenia.

Jeśli firma wprowadziła regulamin wynagradzania i pracownik partycypuje (nawet symbolicznie), to:

• kwota pokryta przez pracodawcę stanowi przychód (PIT),
• ale jest zwolniona ze składek ZUS.

Przykład:

Pan Jan zatrudniony w Firmie otrzymuje od pracodawcy dostęp do prywatnej opieki medycznej w ramach pakietu indywidualnego – koszt 100,00 zł. Firma pokrywa koszt pakietu za pracownika w wysokości 99,00 zł, pozostałą kwotę 1,00 zł pokrywa z wynagrodzenia za pracę Pan Jan. Pracodawca wprowadził w zakładzie pracy regulamin finansowania opieki medycznej, w którym pracownik jest zobowiązany do częściowego pokrywania kosztów zakupu pakietów medycznych. Podstawą do opodatkowana stanowi kwota, którą opłaca pracodawca, w prezentowanym przykładzie jest to 99,00 zł. Natomiast ta kwota pakietu opłacona przez pracodawcę jest zwolniona ze składek ZUS.

Pakiet medyczny dla rodziny pracownika

Coraz częściej pracodawcy decydują się finansować nie tylko pakiet medyczny dla samego pracownika, ale również dodatkowe pakiety dla członków jego rodziny. Zazwyczaj pracownik może wykupić taki pakiet z własnych środków, jednak w praktyce zdarza się, że to pracodawca pokrywa koszty w całości. Jak rozliczyć taką sytuację? Obowiązują tutaj te same przepisy, co w przypadku indywidualnego pakietu medycznego pracownika. Różnica polega na tym, że pakiet rodzinny opłacony przez pracodawcę w całości jest traktowany jako przychód pracownika i podlega zarówno opodatkowaniu, jak i składkom ZUS.

Z kolei indywidualny pakiet pracownika może być zwolniony z oskładkowania (pod warunkiem, że w firmie obowiązuje regulamin finansowania opieki medycznej i pracownik choć symbolicznie partycypuje w kosztach). W takim przypadku podlega on wyłącznie opodatkowaniu podatkiem PIT.

Przykład – pakiet indywidualny i rodzinny:

Pakiet medyczny a długotrwała nieobecność pracownika

Co w przypadku, kiedy pracownik przebywa na długotrwałej nieobecności, takiej jak zasiłek chorobowy, urlop macierzyński, rodzicielski lub wychowawczy?

Absencja chorobowa

Jeśli pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim i pobiera wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy, nadal osiąga przychód ze stosunku pracy. W takiej sytuacji pracodawca zobowiązany jest naliczyć i odprowadzić składki ZUS oraz podatek od nieodpłatnego świadczenia w postaci pakietu usług medycznych. Zwolnienie ze składek ZUS obowiązuje jedynie w przypadku, kiedy pracodawca wprowadził w zakładzie pracy regulacje dotyczące korzystania przez pracownika z dobrowolnej opieki medycznej.

Urlop macierzyński i rodzicielski

Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 19 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, przebywanie na urlopie macierzyńskim lub rodzicielskim stanowi odrębny tytuł do ubezpieczeń społecznych. Podstawą wymiaru składek jest wówczas kwota pobieranego zasiłku (art. 18 ust. 6). Oznacza to, że przychód pracownika w postaci nieodpłatnego pakietu medycznego nie stanowi podstawy naliczania składek społecznych ani zdrowotnych.

Urlop wychowawczy

W okresie urlopu wychowawczego składki na ubezpieczenia społeczne finansowane są z budżetu państwa. Podobnie jak przy urlopie macierzyńskim i rodzicielskim, wartość pakietu medycznego nie powiększa podstawy wymiaru składek.

Pakiet medyczny a urlop wychowawczy oraz umowy cywilnoprawne

Urlop wychowawczy

Pracownik, który przebywa na urlopie wychowawczym, podobnie jak w przypadku urlopu macierzyńskiego czy rodzicielskiego, posiada odrębny tytuł do ubezpieczeń społecznych (art. 6 ust. 1 pkt 19 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Oznacza to, że nie podlega pracowniczym ubezpieczeniom społecznym.

Zgodnie z interpretacją ZUS z dnia 12 stycznia 2017 r., (WPI/200000/43/1405/2016), wartość świadczeń w postaci pakietów medycznych nie stanowią podstawy wymiaru składek. W praktyce oznacza to, że podczas urlopu wychowawczego pakiet medyczny finansowany przez pracodawcę podlega opodatkowaniu podatkiem PIT, ale nie stanowi podstawy do naliczania składek ZUS.

Zleceniobiorcy

Wielu pracodawców rozszerza ofertę benefitów także na zleceniobiorców oraz osoby współpracujące.

W kontekście tematu pakiet medyczny pracownika a ZUS i podatek warto pamiętać, że:

• jeśli zleceniobiorca podlega pełnym składkom ZUS – od wartości pakietu medycznego naliczane są wszystkie obowiązkowe składki,
• jeśli opłaca jedynie składkę zdrowotną – składkę zdrowotną należy naliczyć również od wartości pakietu,
• jeśli zleceniobiorca partycypuje w kosztach pakietu i wprowadzono odpowiedni regulamin – może skorzystać ze zwolnienia z oskładkowania na zasadach identycznych jak pracownik.

Przykład – zleceniobiorca:

Pan Jan wykonuje umowę zlecenie i od jego wynagrodzenia odprowadzane są składki ZUS. Firma pokrywa koszt pakietu medycznego w wysokości 99 zł (przy wartości 100 zł), a pracownik dopłaca 1 zł. Zleceniobiorca objęty jest regulaminem finansowania pakietów medycznych, dlatego kwota 99 zł stanowi przychód do opodatkowania, ale jest zwolniona z oskładkowania.

Studenci i osoby do 26. roku życia

Jeśli zleceniobiorca jest studentem i nie ukończył 26 lat, jego wynagrodzenie nie podlega składkom ZUS ani podatkowi PIT (ulga dla młodych). W takim przypadku pakiet medyczny jest całkowicie zwolniony zarówno z podatku, jak i ze składek.

Członkowie zarządu

Członkowie zarządu powołani na podstawie uchwały nie podlegają ubezpieczeniom społecznym w rozumieniu ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Otrzymany pakiet medyczny nie stanowi więc podstawy do naliczania składek społecznych. Jednak zgodnie z art. 81 ust. 8 pkt 11a ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, od wynagrodzenia członka zarządu – a także od świadczeń dodatkowych, takich jak pakiet medyczny – należy naliczyć składkę zdrowotną.

Kontrakt menedżerski

W przypadku kontraktu menedżerskiego wartość pakietu medycznego finansowanego przez spółkę stanowi przychód podatnika w rozumieniu art. 13 pkt 7 i 9 ustawy o PIT. Oznacza to, że świadczenie to podlega zarówno opodatkowaniu podatkiem PIT, jak i oskładkowaniu zgodnie z art. 4 pkt 9 i art. 18 ust. 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Dodatkowe pytania i odpowiedzi

Nie. Zgodnie z Ustawą z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, środki ZFŚS mogą być przeznaczone wyłącznie na cele socjalne, kulturalno–oświatowe, sportowo–rekreacyjne oraz na pomocy materialną (np. zapomogi). Dodatkowa opieka medyczna nie mieści się w katalogu wydatków, które mogą być finansowane z funduszu. Oznacza to, że pracodawca nie ma możliwości pokrywania kosztów pakietów medycznych ze środków ZFŚS.

W takiej sytuacji należy pamiętać o dwóch zasadach:

1. Najpierw stosuje się potrącenia obowiązkowe (zgodnie z art. 87 Kodeksu pracy) – m.in. alimenty, inne należności egzekwowane na podstawie tytułów wykonawczych, zaliczki udzielone pracownikowi czy kary pieniężne.
2. Dopiero po nich można dokonywać potrąceń dobrowolnych (art. 91 Kodeksu pracy), czyli np. za abonament medyczny, jeżeli pracownik wyraził na to pisemną zgodę.

W przypadku potrąceń dobrowolnych wolna od potrąceń jest kwota odpowiadająca 80% minimalnego wynagrodzenia za pracę. Oznacza to, że pracodawca musi w pierwszej kolejności uwzględnić zajęcie komornicze, a dopiero w dalszej – potrącenie za pakiet medyczny.

Przykład:

Pan Jan zatrudniony jest na podstawie umowy o pracę z wynagrodzeniem 5000,00 zł brutto. Od wynagrodzenia pracodawca nalicza i odprowadza składki ZUS i podatek. Do obliczenia zaliczki na podatek pracodawca stosuje 300,00 zł ulgi podatkowej oraz podstawowe koszty uzyskania przychodu. Pracownik opłaca z wynagrodzenia pakiet medyczny w wysokości 200,00 zł. W lipcu przed naliczeniem wpłynęło do pracodawcy zajęcie komornicze niealimentacyjne w wysokości 10 000,00 zł.

Wyliczenie wynagrodzenia wraz z kolejnością potrąceń z zachowaniem właściwej kolejności przedstawiono poniżej:

1. Wynagrodzenie brutto: 5 000,00 zł
2. Składki pracownika na ubezpieczenie społeczne: 685,50
3. Składka zdrowotna pracownika: 388,31
4. Podatek: 188,00
5. Kwota netto: 3 738,19
6. Kwota wolna od potrąceń w 2025: 3510,92 (przy założeniu podstawowych kosztów uzyskania przychodu oraz ulgi podatkowej)

Wyliczenie części wynagrodzenia podlegającej potrąceniu:

1. Wynagrodzenie netto pracownika – 3 738,19
2. Kwota wolna (minimalne wynagrodzenie netto): 3 510,92
3. Kwota nie podlegająca zajęciu: 3510,92
4. Pozostaje do potrącenia: wynagrodzenie netto pracownika (3738,19) – kwota wolna od potrąceń (3510,92) = 227,27 – kwota zajęcia komorniczego
5. Dobrowolne potrącenie pakiet medyczny: 200,00
6. Do wypłaty: wynagrodzenie netto pracownika (3738,19) – zajęcie komornicze (227,27) = kwota wolna od potrąceń (3510,92) – dobrowolne potrącenie za pakiet medyczny (200,00) = kwota do wypłaty 3310,92

Wsparcie Accace

Przepisy dotyczące opodatkowania i oskładkowania pakietów medycznych bywają skomplikowane, a ich prawidłowe stosowanie wymaga stałego monitorowania zmian w prawie oraz właściwej interpretacji przepisów. Nasz zespół ekspertów Accace wspiera pracodawców w zakresie obsługi kadrowo-płacowej, w tym w prawidłowym rozliczaniu świadczeń pozapłacowych, takich jak prywatna opieka medyczna.