1. Plan urlopów na następny rok

Plan urlopów najczęściej ustalany jest na dany rok przed jego rozpoczęciem lub na początku roku. Ewentualne opóźnienie w przygotowaniu planu nie może być podstawą odmowy udzielenia pracownikowi urlopu na początku roku kalendarzowego. Plan może być aktualizowany lub korygowany w trakcie roku. W przypadku braku planu urlopów w firmie termin urlopu jest każdorazowo uzgadniany pomiędzy pracodawcą a pracownikiem.

2. Przeniesienie niewykorzystanego urlopu na żądanie

Urlop na żądanie nie jest odrębnym rodzajem urlopu. Różni się od pozostałej części urlopu wypoczynkowego jedynie sposobem jego udzielania. Jeśli pracownik nie wykorzysta w danym roku kalendarzowym dni urlopu na żądanie, przechodzą one na kolejny rok, ale już jako zwykłe dni urlopowe.

3. Nowy urlop wypoczynkowy

Z dniem 1 stycznia każdego roku pracownicy zyskują prawo do nowego urlopu wypoczynkowego. Zasada ta dotyczy zarówno pracowników zatrudnionych od wielu lat, jak i tych, którzy w poprzednim roku podjęli pracę po raz pierwszy (na podstawie umowy o pracę). Warto pamiętać o naliczeniu nowych limitów urlopu wypoczynkowego w systemach kadrowych, by umożliwić pracownikom skorzystanie z niego już od pierwszych dni nowego roku.

4. Współczynnik urlopowy

Przepisy ustawy o opodatkowaniu wyrównawczym jednostek składowych grup międzynarodowych i krajowych będą obowiązywały od 1 stycznia 2025 r.  Na gruncie przepisów przejściowych istnieje jednak możliwość fakultatywnego stosowania jej przepisów z mocą wsteczną od 1 stycznia 2024 r.

Współczynnik urlopowy służy do obliczenia ekwiwalentu pieniężnego za 1 dzień urlopu wypoczynkowego. Ustala się go poprzez:

1. Odjęcie od ogólnej liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy
2. Podzielenie uzyskanego wyniku przez 12.

5. Nowe dwa dni opieki na dziecko

Zgodnie z art. 188 Kodeksu pracy, pracownik wychowujący co najmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat ma prawo w każdym roku kalendarzowym do 2 dni (lub 16 godzin) zwolnienia od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Zwolnienie to można wykorzystać najpóźniej do końca dnia, w którym dziecko kończy 14 lat. Od nowego roku kalendarzowego przysługują 2 nowe dni lub 16 godzin, w zależności od wniosku pracownika złożonego pracodawcy na dany rok. Dni niewykorzystane w poprzednim roku nie przechodzą na następny ani nie stanowią podstawy do wypłaty ekwiwalentu.

6. Wyrównanie do minimalnego wynagrodzenia

Od 1 stycznia 2025 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wzrosło do 4666 zł brutto, natomiast minimalna stawka godzinowa wynosi 30,50 zł brutto. Pracodawca powinien dokonać przeglądu wynagrodzeń, aby zagwarantować każdemu pracownikowi rzeczywiste otrzymanie wynagrodzenia zgodnego z nowym minimum.

Nie ma znaczenia, czy nastąpi formalna podwyżka płacy, czy wypłacany będzie dodatek wyrównawczy – kluczowe jest osiągnięcie pułapu 4666 zł brutto.

7. Wynagrodzenie na przełomie roku

Pewne wątpliwości może budzić ustalenie minimalnego wynagrodzenia za grudzień 2024 r. Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później niż do dziesiątego dnia następnego miesiąca kalendarzowego. W celu ustalenia, czy pracownikowi za dany miesiąc wypłacono wynagrodzenie nie niższe od minimalnego wynagrodzenia za pracę, trzeba wziąć pod uwagę wynagrodzenie minimalne obowiązujące w miesiącu świadczenia pracy – nawet jeśli wypłata nastąpi w następnym miesiącu. Przyjęcie innego stanowiska oznaczałoby nierówne traktowanie pracowników zatrudnionych u pracodawców, u których wynagrodzenie jest wypłacane w ostatnim dniu miesiąca, względem pracowników zatrudnionych u tych pracodawców, którzy wypłacają pensje 10-tego dnia każdego następnego miesiąca kalendarzowego.

Z powyższego wynika, że wynagrodzenie za grudzień 2024 r. nie może wynosić mniej niż 4300 zł brutto (wynagrodzenie minimalne w 2024 r.).

8. Wpływ wysokości minimalnego wynagrodzenia na inne świadczenia

Wysokość płacy minimalnej wpływa na maksymalną wysokość odprawy przewidzianej w ustawie z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Wysokość odprawy zależy od zakładowego stażu pracy, ale jednocześnie nie może przekraczać 15-krotnego minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy (art. 8 ust. 4). Powyższe ograniczenie nie oznacza jednak, że odprawa nie może być wyższa. Można podwyższyć ten pułap w porozumieniu ze związkami zawodowymi czy przedstawicielami pracowników.

9. Wynagrodzenie czy zasiłek chorobowy?

Jeśli pracownik jest niezdolny do pracy na przełomie roku (czyli nieprzerwane zwolnienie lekarskie obejmuje część grudnia i stycznia kolejnego roku), obowiązują następujące reguły:

• Jeżeli 31 grudnia pracownik otrzymywał wynagrodzenie za chorobę finansowane przez pracodawcę, to od 1 stycznia nadal przysługuje mu wynagrodzenie za chorobę, a nie zasiłek chorobowy. Limit 33 dni liczy się od nowa
• Jeżeli 31 grudnia pracownik pobierał zasiłek chorobowy, to od 1 stycznia nadal należy mu się ten zasiłek, a nie wynagrodzenie chorobowe.

10. ZUS IWA

Przedsiębiorcy zatrudniający średnio do dziewięciu pracowników miesięcznie opłacają składkę wypadkową w wysokości 1,67% – niezależnie od branży. Natomiast ci, którzy zatrudniają średnio powyżej 10 pracowników miesięcznie, są zobowiązani do 31 stycznia przekazać za pomocą programu Płatnik dokument ZUS IWA. Informacje z tego raportu pozwalają Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych dostosować wysokość składki wypadkowej do specyfiki konkretnego przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem liczby i charakteru wypadków przy pracy.

11. Imienny raport dla osoby ubezpieczonej

Do 28 lutego pracodawca powinien przedstawić pracownikom – w formie pisemnej lub elektronicznej (za ich zgodą) – informacje zawarte w imiennych raportach miesięcznych za poprzedni rok. Raport obejmuje dane o:

• odprowadzonych składkach
• przerwach w opłacaniu składek
• wypłaconych wynagrodzeniach chorobowych i zasiłkach.

12. Informacje roczne PIT-11

Pracodawca do 31 stycznia powinien złożyć do urzędu skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania pracownika informację roczną o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11. Pracownicy powinni otrzymać te informacje od pracodawcy najpóźniej do 28 lutego.

13. Oświadczenia dla PFRON

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 25 pracowników, którzy zatrudniają w swoich firmach pracowników niepełnosprawnych, jak również ci, którzy nie osiągają odpowiedniego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych, powinni do 20 stycznia złożyć odpowiednie informacje roczne w formie dokumentu elektronicznego w ramach systemu e-PFRON.

• Pracodawcy osiągający odpowiednie wskaźniki zatrudnienia niepełnosprawnych składają informacje roczne o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych, o zatrudnieniu i kształceniu osób niepełnosprawnych lub o działalności na rzecz takich osób na formularzu INF-2
• Pracodawcy, którzy nie spełniają tego wskaźnika, składają roczną deklarację DEK-R.

14. Obowiązki w zakresie działalności socjalnej

Każdy z pracodawców poza sferą budżetową ma prawo zwolnić się z obowiązku tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). Musi jednak dokonać odpowiednich zapisów w regulaminie wynagradzania albo poinformować pracowników.

Pracodawcy nieobjęci układem zbiorowym pracy oraz niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania, informacje w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego przekazują pracownikom w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego, w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

U pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników, objętych układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawie nietworzenia Funduszu i niewypłacania świadczenia urlopowego zawiera się w układzie zbiorowym pracy.

Podsumowanie

Na przełomie roku kalendarzowego obowiązki pracodawców wykraczają daleko poza samo naliczenie urlopów czy przygotowanie list płac. Nowe stawki minimalnego wynagrodzenia, konieczność raportowania do ZUS i urzędów skarbowych, terminowe przekazanie pracownikom dokumentów potwierdzających składki i zaliczki podatkowe – wszystko to wymaga skrupulatności i dobrej organizacji. Właściwie zaplanowane działania pomogą uniknąć nieporozumień z organami kontrolnymi, a także zapewnią stabilność i przejrzystość w firmie oraz satysfakcję pracowników.

Wsparcie Accace

Jeśli chcesz mieć pewność, że wszystkie obowiązki kadrowo-płacowe w Twojej firmie są realizowane prawidłowo i terminowo, skontaktuj się z ekspertami Accace Poland. Zapewniamy kompleksowe wsparcie, pomagamy uniknąć kosztownych błędów oraz gwarantujemy pełne bezpieczeństwo w obszarze kadr i płac. Sprawdź pełną listę świadczonych przez nas usług.