W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym rośnie znaczenie rozwiązań, które wykraczają poza abonamentowy model świadczenia usług. Stabilność i opłacalność zmienia się jak w kalejdoskopie, a firmy szukają proaktywnego wsparcia o strategicznym potencjale. Dostawca usług zarządzanych (Managed Service Provider – MSP) spełnia te oczekiwania.

Punktem wyjścia dla usługodawcy MSP jest dogłębne zrozumienie potrzeb klienta i jego procesów. W kolejnym kroku dostawca usług zarządzanych proponuje, wdraża i utrzymuje najskuteczniejsze w danych okolicznościach rozwiązania: odpowiedzialnie i z indywidualnym podejściem. Od outsourcingu różni się to właśnie proaktywnym podejściem – różnice między dostawcą usług zarządzanych a outsourcingiem były przedmiotem rozważań w poprzednim artykule. Tym razem skupimy się na kluczowych zaletach modelu MSP.

1. Scentralizowane zarządzanie

Dostawcy usług zarządzanych stanowią pojedynczy punkt kontaktu (Single Point of Contact – SPOC) w ramach obsługi komunikacji między klientem a dostawcami usług: niezależnie od liczby krajów lub projektów objętych usługą. Punktem kontaktu może być osoba albo zespół, którzy upraszczają proces obsługi zgłoszeń, ustalają priorytety, udzielają zwięzłych odpowiedzi w złożonych kwestiach za pomocą ujednoliconych form, dbają o spójną komunikację oraz właściwy przepływ informacji i – co najważniejsze – eliminują niepewność związaną z decyzją o tym, z kim kontaktować się w danej sprawie.

Zadaniem SPOC jest również utrzymanie wysokiego poziomu zadowolenia klienta i bycie na bieżąco z jego biznesem. W ten sposób usługodawca MSP może proponować najskuteczniejsze rozwiązania, a klient skupia się na swojej podstawowej działalności i jej rozwijaniu.

2. Ujednolicone procesy

Wyobraź sobie organizację z biurami w 10 miastach. Każde ma swoich podwykonawców i własne procedury w zakresie rozwiązywania problemów, raportowania i rozwiązań back-office. Mnogość standardów i procesów przyprawia o ból głowy, mnoży zasoby i spowalnia pracę, nie wspominając o zagrożeniach i innych bolączkach. A teraz wyobraź sobie, że ktoś kompleksowo rozwiązuje wszystkie te problemy. Dobra usługa MSP to gwarancja jednolitych działań, sprawnego procesu w ramach jednej platformy zarządzania klientem i wspólnej platformy komunikacyjnej – bez względu na geograficzny zasięg działalności.

Łatwiej zarządza się mając jednolite procedury. Weźmy na przykład dokumentację kontraktową lub rozliczeniową: odpowiednia koordynacja w ramach modelu MSP ułatwia śledzenie zlecanych na zewnątrz działań w skali globalnej. Ujednolicone procesy odgrywają kluczową rolę również w sprawozdawczości wewnętrznej: skuteczność decyzji zależy od porównywalności danych.

3. Globalna ekspansja przy zachowaniu pełnej zgodności z przepisami

Najlepsi usługodawcy MSP działają globalnie, dzięki czemu potrafią zadbać o bezproblemowe wejście klienta na dowolny rynek. Relacje z lokalnymi doświadczonymi usługodawcami gwarantują dostęp do najlepszej lokalnej wiedzy. Wszystko to przy zachowaniu ujednoliconych procesów: wielkość i zasięg projektu nie są ograniczeniem.

Dostawcy usług zarządzanych biorą pełną odpowiedzialność za sprostanie oczekiwaniom i rygorystycznym standardom biznesowym w każdej lokalizacji. Ponadto odpowiadają za zgodność z regularnie zmieniającymi się lokalnymi przepisami. W tym celu śledzą nowo nakładane obowiązki i kolejne nowelizacje, wdrażają je oraz dostosowują rozwiązania z myślą o najlepszych efektach. Nie zapominają przy tym o wymaganiach i potrzebach konkretnego klienta.

4. Ciągłość pracy, bez taryfy ulgowej

Każda firma potrzebuje planu utrzymania ciągłości działania i strategii szybkiego reagowania na poważne zakłócenia. Dostawca usług zarządzanych może zbudować solidną infrastrukturę wewnętrzną, która zagwarantuje utrzymanie lub szybkie przywrócenie działalności. Zadba o system zastępstw w każdych okolicznościach i, w razie potrzeby, w wielu strefach czasowych.

Ponadto usługodawca MSP regularnie sprawdza i analizuje czynniki ryzyka oraz, z czystej zapobiegliwości, opracowuje rozwiązania dla różnych sytuacji. W ten sposób zapewnia się ciągłość działania w przypadku nieprzewidywalnych scenariuszy lub w sytuacji, które nie miała precedensu. Procesy w tym zakresie są często audytowane i certyfikowane przez uznane na całym świecie instytucje zarządzania jakością i bezpieczeństwem, np. ISO i ISAE.

5. Dostęp do najnowocześniejszych technologii

Zachowanie konkurencyjności w świecie szybko pojawiających się nowinek technologicznych wymaga nadążania za trendami i ulepszeniami. Kolejne innowacje, działania rozwojowe i wdrożenia w ramach przedsiębiorstwa są jednak dla większości biznesów nieopłacalne. To zatem kolejny obszar, gdzie doskonale sprawdzi się dostawca usług zarządzanych. Dobry usługodawca MSP ma dostęp do najnowszych i najnowocześniejszych technologii albo dysponuje własnymi rozwiązaniami: niezawodnymi i elastycznymi w zakresie dostosowania do potrzeb klienta. Pojedynczy interfejs, rygorystyczne przestrzeganie zasad bezpieczeństwa, szybkie wdrożenia i niezbędne automatyzacje: klienci stosunkowo niewielkim kosztem wejdą na nowy poziom obsługi procesów.

Niezależnie od tego, czy chodzi o usługi doradcze, płacowe, księgowe czy inne obszary back-office, dostawcy usług zarządzanych mogą przyspieszyć wdrażanie rozwiązań lub aplikacji IT – nawet jeśli klient nie dysponuje odpowiednio przeszkolonym personelem do ich obsługi lub wdrożenia. Usługodawca MSP bierze na siebie odpowiedzialność za brakujące zasoby albo zapewnia niezbędne szkolenia.

6. Opłacalne rozwiązanie

Biorąc pod uwagę opisane korzyści, usługi zarządzane są o wiele bardziej opłacalne niż realizacja działań o porównywalnym zakresie w ramach przedsiębiorstwa. Firma decydująca się na współpracę w modelu MSP może liczyć na oszczędności w wielu obszarach:Kadry: Usługodawca MSP dysponuje własnym personelem z niezbędną wiedzą i z potrzebnymi umiejętnościami. Klientowi odchodzą zatem koszty ogólne zatrudnienia kolejnych pracowników, przekwalifikowania obecnych, organizacji drogich szkoleń albo najmu większego lokalu, aby pomieścić rosnące zespoły.Technologia: Usługodawca MSP odpowiada za wdrażanie i korzystanie z najnowszych rozwiązań internetowych lub cyfrowych, a zatem ponosi koszty innowacji i rozwoju oraz opłaty licencyjne.Procesy: Automatyzacje i usprawnienia procesów realizowane przez usługodawcę MSP mogą znacznie uprościć i zoptymalizować działalność, eliminując niepotrzebne wydatki.Kary: Dbając o zgodność z przepisami, przestrzeganie najwyższych standardów bezpieczeństwa, ochronę danych i biorąc za to odpowiedzialność, dostawca usług zarządzanych bierze na siebie ryzyko kary za ewentualne naruszenia prawa.

7. Dalekosiężna wizja

I wreszcie: dostawcy usług zarządzanych mają szerszą wizję działalności klienta i jej rozwoju, która wybiega dużo dalej w przyszłość. Usługodawca MSP potrafi rozpisać ścieżkę rozwoju biznesu klienta, przewidując wykorzystanie najlepszych i najskuteczniejszych rozwiązań. Służy doradztwem przy podejmowaniu decyzji i realizacji kolejnych punktów na drodze do sukcesu.

Potrzebujesz więcej informacji o modelu MSP? Masz konkretne pytanie? Chętnie o wszystkim opowiemy – skontaktuj się z nami. Nasz zespół ma bogate doświadczenie w świadczeniu usług zarządzanych: działa w 40 krajach i zatrudnia ponad 2.000 specjalistów na całym świecie.