Podróże służbowe - konsekwencje na gruncie prawnym, podatkowym i ubezpieczeniowym

Podróż służbowa-konsekwencje na gruncie prawnym, podatkowym i ubezpieczeniowym

Definicja „podróży służbowej” została uregulowana w przepisach Kodeksu pracy (dalej: KP) w art. 77⁵ § 1 KP. Przez podróż służbową (zwyczajowa nazwa: delegacja) rozumie się wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Zatem o zaistnieniu podróży służbowej można mówić wówczas gdy wszystkie wskazane w definicji warunki zostaną spełnione. Jednocześnie, pomimo, że nie wynika to wprost z przepisów (wskazuje na to praktyka sądów), podróż służbowa ma charakter incydentalny. W konsekwencji, w przypadku zaistnienia ww. zdarzenia nie występuje obowiązek zmiany miejsca świadczenia pracy wskazanego w umowie o pracę.

Należne świadczenia

Zgodnie z obowiązującymi przepisami (Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. 2013, poz. 167; dalej: Rozporządzenie)), pracownik przebywający w podróży służbowej jest uprawniony do otrzymania dodatkowych świadczeń tj. diet oraz zwrotu określonych kosztów z tytułu m.in. przejazdów czy noclegów.

Rozporządzenie ma zastosowanie zarówno do podróży krajowej, jak i zagranicznej Przepisy określają m.in. wysokość diet (z uwzględnieniem czasu trwania wyjazdu), a w przypadku podróży zagranicznej również walutę, w jakiej ustalana jest dieta oraz limit wydatków na nocleg w poszczególnych państwach, jak również warunki zwrotu kosztów związanych zarówno z podróżą krajową, jak i zagraniczną.

Aktualnie, pracownikowi przebywającemu w podróży służbowej przysługuje dieta w wysokości 30 zł za dobę podróży. Jednocześnie, wysokość diety jest uzależniona od czasu trwania wyjazdu oraz ilości i rodzajów posiłków zapewnionych bezpłatnie pracownikowi przez pracodawcę.

Dodatkowo, w przypadku odbywania podróży służbowej samochodem prywatnym (za uprzednią zgodą pracodawcy), pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości tzw. „kilometrówki”.

Przepisy Rozporządzenia mają zastosowanie zarówno do jednostek budżetowych, jak i pracodawców prywatnych, którzy nie określili zasad związanych z wypłacaniem świadczeń delegacyjnych w wewnętrznych przepisach zakładowych (np. regulaminie wynagradzania lub układzie zbiorowym pracy).

Jednocześnie, zgodnie, z obowiązującymi przepisami u pracodawców, u których ww. zasady wynikają z wewnętrznych dokumentów, dieta za dobę podróży służbowej – zarówno krajowej, jak i zagranicznej – nie może być niższa niż dieta krajowa określona w przepisach Rozporządzenia.

Powstanie przychodu ze stosunku pracy

Co do zasady pracownik, który otrzymuje należności z tytułu podróży służbowej, uzyskuje przychód ze stosunku pracy, za który uważa się nie tylko wynagrodzenie za pracę, ale i wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne). Niemniej jednak, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PDOF przychód z ww. tytułu może korzystać ze zwolnienia. Zgodnie z przywołanym przepisem, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w Rozporządzeniu. Tym samym, w przypadku gdy pracodawca wypłaci pracownikowi dietę / zwróci koszty noclegów i przejazdów w wysokości przekraczającej limity wskazane w Rozporządzeniu dla poszczególnych świadczeń, wówczas nadwyżka ponad ten limit będzie podlegać opodatkowaniu.

Składki na ZUS

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników (w tym również odbywających podróż służbową – pod warunkiem, że podlegają obowiązkowi ubezpieczeń w Polsce) stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy o PDOP osiągany z tytułu pozostawania w stosunku pracy. Niemniej jednak w podstawie nie uwzględnia się m.in. przychodów wymienionych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. 2015, poz. 2236 ze zm.). Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 15 ww. rozporządzenia, diet innych należności wypłacane pracownikom z tytułu podróży służbowej, ale tylko do wysokości określonych w Rozporządzeniu.

Tym samym, w przypadku wypłaty pracownikowi ww. świadczeń w kwotach przekraczających limity wskazane w Rozporządzeniu, nadwyżka ponad ich wysokość podlega składkom ZUS.