Wróć do Newsroom
Kalendarz Podatkowy 2024
Czytaj więcej
Mailchimp - subscribe form sidebar

Procedura OSS | eBook

1 grudnia 2023
Artykuł dostępny także w języku
angielskim

Procedura OSS (ang. One Stop Shop) to elektroniczny punkt kompleksowej obsługi, upraszczający rozliczenie podatku VAT należnego przy sprzedaży towarów i usług na rzecz konsumentów z innych krajów unijnych, czyli osób fizycznych, nieprowadzących działalności gospodarczej.

Założeniem procedury OSS jest umożliwienie rozliczania podatku VAT z tytułu powyższych transakcji za pomocą administracji skarbowej w jednym państwie członkowskim UE. Podatnik przekazuje jednej administracji skarbowej informacje na temat dokonanej sprzedaży towarów i usług na rzecz osób fizycznych z innych krajów unijnych oraz wpłaca podatek VAT. Na podstawie złożonych deklaracji rozliczeniowych administracja skarbowa dzieli i przekazuje odpowiednią część podatku VAT zapłaconego w kraju identyfikacji do odpowiednich państw UE konsumpcji.

Procedura OSS ogranicza obowiązki podatnika w zakresie rejestracji i prowadzenia rozliczeń VAT w różnych krajach UE. Bez procedur OSS dostawca byłby zobowiązany zasadniczo do rejestrowania się w każdym państwie członkowskim, w którym dostarcza towary lub świadczy usługi na rzecz osób fizycznych.

Pobierz nasz bezpłatny Przewodnik

Kto może skorzystać z OSS

W procedurze OSS dostępne są dwie procedury: unijna oraz nieunijna.

Z procedury unijnej mogą korzystać m.in. podatnicy mający siedzibę w UE, którzy:

  • świadczą usługi na rzecz osób fizycznych w państwie członkowskim, w którym nie mają siedziby działalności gospodarczej, lub
  • dokonują wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów na odległość (WSTO), czyli dostawy towarów dokonanej na rzecz osób fizycznych z innych krajów Unii Europejskiej.

Jak zarejestrować się do OSS

Rejestracji do procedury OSS dokonuje się w jednym kraju członkowskim, tzw. państwie członkowskim identyfikacji. Zasdniczo państwem członkowskim identyfikacji jest państwo członkowskie, w którym podatnik posiada siedzibę działalności gospodarczej.

Organem podatkowym właściwym w sprawie procedury OSS w Polsce jest Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Dla dokonania rejestracji do procedury OSS należy złożyć poniższe dokumenty:

  • Formularz VIU-R w formie elektronicznej.
  • Oryginał pełnomocnictwa PPS-1 (w przypadku działania przez pełnomocnika).
  • Potwierdzenie w formularzu VIU-R, że dane adresowe są aktualne oraz wyrażenie zgody na otrzymywanie pism drogą elektroniczną.

Zarejestrowanie w procedurze OSS będzie skuteczne dla podatnika od pierwszego dnia kwartału kalendarzowego następującego po kwartale, w którym zostanie złożone zgłoszenie VIU-R.

Jakie transakcje należy wykazywać w OSS

Po zgłoszeniu do procedury OSS należy deklarować i rozliczać podatek VAT od wszystkich dostaw towarów lub każdego świadczenia usług objętych tą procedurą.

Oznacza to, że po dokonaniu zgłoszenia poprzez procedurę OSS będzie należało raportować VAT należny z tytułu dostaw towarów na rzecz osób fizycznych z innych krajów Unii Europejskiej. Dotyczy to również świadczenia usług na rzecz osób fizycznych z innych krajów Unii Europejskiej tj.:

  • usług zakwaterowania w hotelach lub obiektach o podobnej funkcji;
  • usług w dziedzinie kultury, sztuki, sportu, nauki, edukacji, rozrywki oraz podobnych usług, takich jak targi i wystawy oraz usług pomocniczych do tych usług;
  • usług transportowych;
  • usług wyceny rzeczowego majątku ruchomego oraz na rzeczowym majątku ruchomym;
  • usług pomocniczych do usług transportowych, takich jak załadunek, rozładunek, przeładunek lub podobnych czynności;
  • usług związanych z nieruchomościami;
  • usług wynajmu środków transportu;
  • usług restauracyjnych i cateringowych;
  • usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych.

Jak ewidencjonować transakcje w OSS

Po dokonaniu zgłoszenia do procedury OSS należy prowadzić dodatkową ewidencję transakcji objętych tą procedurą. Ewidencję ma formę elektroniczną i musi być przechowywana przez okres 10 lat od zakończenia roku, w którym dokonano transakcji.

Ewidencja ta powinna zawierać poniższe dane:

  • państwo członkowskie konsumpcji, w którym dokonywane są dostawy towarów lub świadczone są usługi;
  • rodzaj świadczonych usług lub opis i ilość towarów będących przedmiotem dostawy;
  • datę świadczenia usług lub dokonania dostawy towarów;
  • podstawę opodatkowania ze wskazaniem zastosowanej waluty;
  • wszelkie kolejne kwoty podwyższające lub obniżające podstawę opodatkowania;
  • zastosowaną stawkę VAT;
  • kwotę należnego VAT ze wskazaniem zastosowanej waluty;
  • datę i kwotę otrzymanych płatności;
  • wszelkie płatności zaliczkowe otrzymane przed dostawą towarów lub świadczeniem usług;
  • w przypadku gdy wystawiono fakturę – informacje zawarte na fakturze;
  • w przypadku usług – informacje wykorzystywane do określenia miejsca, w którym usługobiorca ma siedzibę lub stałe miejsce zamieszkania, lub zwykłe miejsce pobytu, natomiast w przypadku towarów – informacje wykorzystywane do określenia miejsca rozpoczęcia i zakończenia wysyłki lub transportu towarów do nabywcy;
  • wszelkie dowody dotyczące możliwych zwrotów towarów, w tym podstawę opodatkowania i zastosowaną stawkę VAT.

Należy podkreślić, że podmioty zgłoszone do OSS zobowiązane są przekazywać prowadzoną ewidencję w formie elektronicznej na każde żądanie administracji podatkowej zarówno państwa członkowskiego identyfikacji, jak i konsumpcji.

Jak raportować transakcje w OSS

Deklaracja VAT (VIU-DO)

Podatnik zarejestrowany do procedury OSS w Polsce zobowiązany jest składać za pomocą systemu e-Deklaracje: deklaracje VAT (VIU-DO).

Deklaracje składa się za okresy kwartalne do końca miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale.

Poniższa tabela zawiera terminy składanie deklaracji VAT (VIU-DO).

Okres rozliczeniowy – kwartał kalendarzowy Data złożenia deklaracji na potrzeby OSS
I kwartał: 1 stycznia do 31 marca 30 kwietnia
II kwartał: 1 kwietnia do 30 czerwca 31 lipca
III kwartał: 1 lipca do 30 września 31 października
IV kwartał: 1 października do 31 grudnia 31 stycznia (następnego roku)

Kwoty wykazane w deklaracji VAT wyrażane są w EUR i nie podlegają zaokrągleniu
w górę ani w dół.

Deklaracja VAT na potrzeby OSS ma charakter dodatkowy i nie zastępuje deklaracji VAT, którą podatnik składa w swoim państwie członkowskim w ramach krajowych obowiązków w zakresie VAT.

Oznacza to, że po rejestracji do procedury OSS, podatnik będzie zobowiązany składać, jak do tej pory, pliki JPK_VAT (w których będzie wykazywać sprzedaż stacjonarną w Polsce oraz sprzedaż wysyłkową z magazynów w Polsce do nabywców z Polski), a dodatkowo będzie składać deklaracje VAT (VIU-DO) do końca miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale.

Podatnik korzystający z procedury OSS przekazuje deklaracje VAT za każdy kwartał kalendarzowy, niezależnie od tego, czy dostawa towarów lub świadczenie usług objętych procedurą miały miejsce.

Oznacza to, że w przypadku braku czynności objętych procedurą oraz braku dokonywania korekt odnoszących się do poprzednich deklaracji okresu rozliczeniowego należy złożyć zerową deklarację VAT (VIU-DO).

Jednocześnie należy pamiętać, że nie można złożyć deklaracji VAT (VIU-DO) przed zakończeniem okresu rozliczeniowego. Zatem najwcześniej można złożyć ww. deklarację pierwszego dnia po zakończeniu kwartału.

Termin złożenia deklaracji upływa również w przypadku, gdy dzień ten przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy.

Korygowanie deklaracji VAT (VIU-DO)

W przypadku stwierdzenia błędów w złożonej deklaracji VAT (VIU-DO) korekty należy dokonać w deklaracji składanej za bieżący okres rozliczeniowy, nie później jednak niż w ciągu 3 lat, licząc od dnia upływu terminu do złożenia deklaracji VAT, w której stwierdzono błędy.

W deklaracji VAT (VIU-DO), w której dokonuje się korekty, należy wskazać właściwe państwo członkowskie konsumpcji, okres rozliczeniowy i kwotę VAT, w odniesieniu do której dokonywana jest korekta.

Jednocześnie w przypadku:

  • upływu trzech lat od dnia, w którym należało złożyć pierwotną deklarację,
  • zaprzestania stosowania procedury OSS,
  • wykluczenia z procedury OSS,
  • zmiany państwa członkowskiego identyfikacji

– korektę deklaracji VAT (VIU-DO) należy złożyć drogą elektroniczną za pomocą specjalnej aplikacji informatycznej do Łódzkiego Urzędu Skarbowego.

Wpłaty kwoty VAT, w odniesieniu do której dokonywana jest korekta, należy dokonać w euro na rachunek bankowy Łódzkiego Urzędu Skarbowego.

Jak płacić podatek vat w OSS

Po złożeniu deklaracji VAT (VIU-DO) zostanie jej nadany unikatowy numer referencyjny (UNR).

Numer referencyjny  (UNR) deklaracji należy zawsze podawać podczas dokonywania płatności. Bez numeru referencyjnego nie jest możliwe skuteczne dokonanie płatności i należy liczyć się z nieuznaniem takiej wpłaty i zwróceniem jej na rachunek wpłacającego.

Unikatowy numer referencyjny dla procedury unijnej składa się z kodu państwa członkowskiego identyfikacji, numeru VAT i okresu (kwartał/rok), za który składane jest rozliczenie.

Przykładowy numer UNR dla procedury unijnej OSS to: PL/PLXXXXXXX/Q3.2023

Termin zapłaty podatku VAT upływa ostatniego dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale.

Termin ten upływa również, gdy ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy.

Podatek VAT wynikający z deklaracji VAT (VIU-DO) należy wpłacać w walucie euro na rachunek bankowy Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście o numerze:

  • 84 1010 1010 0165 9315 1697 8000
  • PL84 1010 1010 0165 9315 1697 8000 (kod BIC: NBPLPLPW) – dla płatności dokonywanych z zagranicy.

Rozdziału płatności pomiędzy państwa członkowskie konsumpcji dokonuje za podatnika organ podatkowy.

Przykład wypełnienia deklaracji VAT (VIU-DO)

La Makeup zamierza zgłosić się do procedury OSS i wykazywać w deklaracji VAT (VIU-DO) sprzedaż wysyłkową towarów dla osób fizycznych z różnych krajów Unii Europejskiej.

W celu prawidłowego wypełnienia deklaracji dla powyższych transakcji należy:

  • w sekcji C2 wykazywać dostawy towarów z magazynów w Polsce do nabywców z innych krajów UE;
  • w sekcji C3 wykazywać dostawy towarów z magazynów w innych krajach UE niż Polska do nabywców z krajów UE innych niż kraj wysyłki.

Dodatkowo w sekcji C5 należy wykazać korekty kwot podatku VAT wskazanych w deklaracjach za poprzednie okresy, wynikające z korekt dostaw towarów lub świadczonych usług (nie później niż w ciągu 3 lat od dnia, w którym należało złożyć deklarację pierwotną).

W sekcji C.6. należy wykazać saldo należnego podatku dla każdego państwa członkowskiego konsumpcji. Pole to wypełnia się automatycznie i stanowi sumę kwot podatku VAT z sekcji C.2, C.3, C.4 oraz C.5 dla wskazanych państw członkowskich konsumpcji. Należy podkreślić, że wartość kwoty należnego podatku VAT dla poszczególnych państw członkowskich konsumpcji może być wartością ujemną (w przypadku korekt in minus).

Sekcja C2 – dostawa towarów z Polski do nabywców z innych krajów UE

W tej sekcji należy wykazać dostawy towarów z magazynów w Polsce do nabywców z innych krajów UE. W każdej z części tej sekcji należy wykazać wartości całościowej sprzedaży w danym okresie rozliczeniowym do konkretnego kraju UE.

Poszczególne pozycje należy wypełnić w następujący sposób:

  • Państwo członkowskie konsumpcji – należy wskazać nazwę państwa członkowskiego konsumpcji, na terytorium którego w danym okresie rozliczeniowym było dokonywane świadczenie usług i dostawa towarów.
  • Rodzaj dostaw – należy wskazać czy dotyczy świadczenia usług czy dostaw towarów wysyłanych lub transportowanych.
  • Rodzaj stawki VAT – należy podać właściwy rodzaj stawki VAT – podstawowa lub obniżona.
  • Stawka podatku VAT – należy podać stawkę właściwą dla danego państwa członkowskiego konsumpcji.
  • Podstawa opodatkowania według danej stawki VAT – należy podać podstawę opodatkowania dla stawki (podstawowa, obniżona) wskazanej w polu „Rodzaj stawki VAT”.
  • Kwota podatku VAT według danej stawki VAT– należy podać kwotę podatku według stawki (podstawowa, obniżona) dla danego państwa członkowskiego konsumpcji. Wyrażona kwota powinna być podana w walucie EUR.

Przykład:

Podatnik zarejestrowany do procedury unijnej w Polsce w trzecim kwartale 2022 r. dokonał dostaw towarów na Cypr na kwotę 20.000 euro (stawka VAT 19%).

Transakcje dostaw do tego kraju powinny zostać wykazane w deklaracji VAT (VIU-DO) w następujący sposób:

Sekcja C3 – dostawa towarów z magazynów z innych krajów UE niż Polska do nabywców z krajów UE innych niż kraj wysyłki

W tej sekcji należy wykazać dostawy towarów z magazynów w innych krajach niż Polska do nabywców z innych krajów UE niż kraj wysyłki. W każdej z części tej sekcji należy wykazać wartości całościowej sprzedaży w danym okresie rozliczeniowym do konkretnego kraju UE.

Poszczególne pozycje należy wypełnić w następujący sposób:

  • Państwo członkowskie konsumpcji – należy wskazać nazwę właściwego państwa członkowskiego konsumpcji, na terytorium którego w okresie rozliczeniowym były świadczone usługi i dokonywane dostawy towarów.
  • Państwo miejsca prowadzenia działalności – należy wskazać nazwę państwa, gdzie znajduje się stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, inne niż państwo członkowskie identyfikacji, z terytorium którego było dokonywane świadczenie usług lub dostawa towarów.
  • Numer identyfikacyjny VAT – należy podać krajowy numer identyfikacyjny dla celów VAT, który został podany w zgłoszeniu rejestracyjnym (pole 20. w sekcji B.4 w VIU-R (3)), w przypadku gdy podatnik posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej poza państwem członkowskim identyfikacji.
  • Numer Identyfikacji Podatkowej – należy podać numer identyfikacji podatkowej, który został podany w zgłoszeniu rejestracyjnym (pole 21 w sekcji B.4 w VIU-R (3)), w przypadku braku numeru identyfikacyjnego VAT.
  • Rodzaj dostaw – należy wskazać czy dotyczy świadczenia usług czy dostaw towarów wysyłanych lub transportowanych.
  • Rodzaj stawki VAT – należy podać właściwy rodzaj stawki VAT – podstawowa lub obniżona.
  • Stawka podatku VAT – należy podać stawkę właściwą dla danego państwa członkowskiego konsumpcji.
  • Podstawa opodatkowania według danej stawki VAT – należy podać podstawę opodatkowania dla stawki (podstawowa, obniżona) wskazanej w polu „Rodzaj stawki VAT”.
  • Kwota podatku VAT według danej stawki VAT – należy podać kwotę podatku według stawki (podstawowa, obniżona) dla danego państwa członkowskiego konsumpcji. Wyrażona kwota powinna być podana w walucie EUR.

Przykład:

Podatnik zarejestrowany do procedury unijnej w Polsce w trzecim kwartale 2022 r. dokonał dostaw towarów z magazynu w Belgii do Polski na kwotę 15.000 euro (stawka VAT 23%).

Transakcje dostaw do tego kraju powinny zostać wykazane w deklaracji VAT (VIU-DO) w następujący sposób:

Kalendarz Podatkowy 2024
Czytaj więcej
Mailchimp - subscribe form - page
map-markerdownloadcrosschevron-leftarrow-leftarrow-right linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram