Przedstawiamy nowy cykl publikacji kadrowo-płacowych „HR & Payroll Update”. W comiesięcznych wydaniach będziemy w przystępny, praktyczny sposób omawiać najważniejsze zmiany oraz bieżące zagadnienia dotyczące wynagrodzeń, ubezpieczeń społecznych (ZUS) i podatków.

HR & Payroll Update kierujemy do pracodawców, działów HR oraz zespołów kadrowo-płacowych. Naszym celem jest dostarczanie rzetelnych informacji i konkretnych wskazówek, które ułatwią funkcjonowanie w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu prawnym oraz wesprą prawidłową realizację obowiązków rozliczeniowych i sprawozdawczych.

Mamy nadzieję, że HR & Payroll Update stanie się dla Państwa stałym źródłem wiedzy i praktycznym wsparciem w bezpiecznym, zgodnym z przepisami i efektywnym prowadzeniu spraw kadrowo-płacowych. Zapraszamy do lektury, a także skorzystania z naszego wsparcia w zakresie usług kadrowo-płacowych.

Minimalne wynagrodzenie w 2026 r. (od 1.01.2026 r.)

Zmiana minimalnego wynagrodzenia wpływa m.in. na:

1. Dodatek za pracę w porze nocnej (art. 151⁸ § 1 Kodeksu pracy)

Dodatek za każdą godzinę pracy w porze nocnej wynosi 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia.

2. Kwota wolna od potrąceń

Kwotę wolną od potrąceń ustala się w oparciu o minimalne wynagrodzenie obowiązujące w terminie faktycznej wypłaty. Przykładowo, jeśli potrącenia dotyczą grudnia 2025, ale realizowane są przy wypłacie w styczniu 2026, stosuje się kwoty wolne właściwe dla stycznia 2026.

Współczynnik do ekwiwalentu urlopowego (pełny etat) – 2026

Współczynnik do obliczenia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy w 2026 r. wynosi: 20,92.

Limit rocznej podstawy składek emerytalno-rentownych (tzw. “30-krotność”) – 2026

Kwota ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w 2026 r. wynosi: 282 600 zł.

Po przekroczeniu limitu zaprzestaje się naliczania składek emerytalnych i rentowych do końca roku.

Prognozowane przeciętne wynagrodzenie – 2026

Zastosowanie praktyczne:
Parametr wykorzystywany w określonych rozliczeniach i wskaźnikach (w zależności od tytułu ubezpieczenia i rodzaju świadczeń).

Wliczanie okresów działalności gospodarczej i umów cywilnoprawnych do stażu pracy – zmiany od 2026

Zapowiadana jest zmiana dotycząca wliczania do okresów zatrudnienia m.in.:

• okresów prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności,
• okresów wykonywania umowy zlecenia lub umowy o świadczenie usług.

Terminy wejścia w życie (wg informacji w materiale):

• od 1.01.2026 – dla pracodawców z sektora finansów publicznych,
• dla pracodawców spoza sektora publicznego – pierwszego dnia miesiąca po upływie 6 miesięcy od dnia ogłoszenia ustawy.

Co to oznacza dla pracodawcy

Możliwy wpływ na uprawnienia pracownicze zależne od stażu (np. wymiar urlopu, okresy wypowiedzenia, inne świadczenia powiązane z długością zatrudnienia – w zależności od ostatecznego brzmienia przepisów).

Jawność wynagrodzeń – przepisy o przejrzystości płac

W materiale wskazano, że w grudniu 2025 r. pracodawców mają zacząć obowiązywać przepisy dotyczące jawności wynagrodzeń, wynikające z unijnej dyrektywy o przejrzystości wynagrodzeń, ukierunkowane na ograniczenie nierówności płacowych i zwiększenie transparentności rekrutacji oraz zasad wynagradzania.

Co to oznacza w praktyce (obszary, które zwykle wymagają dostosowania)

• standardy komunikacji wynagrodzeń w rekrutacji (np. widełki płacowe, zasady informowania),
• spójność opisów stanowisk i siatek płac,
• przygotowanie na pytania pracowników oraz wewnętrzny przepływ informacji w organizacji.

Czy wiesz, że…

Termin wypłaty ekwiwalentu za urlop – planowane doprecyzowanie (w toku prac)

Trwają prace legislacyjne nad doprecyzowaniem terminu wypłaty ekwiwalentu za urlop. Zgodnie z projektowanymi przepisami ekwiwalent miałby być wypłacany zasadniczo w terminie wypłaty wynagrodzenia, a w określonych sytuacjach – w terminie 10 dni od zakończenia stosunku pracy (z zasadą przesunięcia na dzień poprzedzający, jeśli termin wypada w dzień wolny).

ZUS – nowy sposób obsługi wniosków o zaświadczenie o niezaleganiu (RWN)

Od 1 listopada 2025 r. ZUS zmienił proces obsługi wniosków RWN:

• zaświadczenie ma być przekazywane na profil płatnika na PUE ZUS/eZUS,
• jeśli ZUS nie może wydać zaświadczenia – decyzja odmowna ma trafić na adres do doręczeń elektronicznych (ADE), a następnie również na PUE ZUS/eZUS,
• odpowiedź ma formę elektroniczną (PDF) z podpisem kwalifikowanym, zmieniono też układ graficzny dokumentów.

Państwowa Inspekcja Pracy – projekt zmian (listopad 2025)

W listopadzie udostępniono nową wersję projektu ustawy zmieniającej ustawę o PIP. Projekt przewiduje m.in.:

• uprawnienie PIP do wydawania decyzji o przekształceniu nieprawidłowo zawartych umów cywilnoprawnych w umowy o pracę,
• możliwość przeprowadzania zdalnych kontroli.

Planowana data wejścia w życie zmian (wg materiału): 1 stycznia 2026 r.

Styczeń 2026 – kluczowe obowiązki i terminy

Ważne!
Czas pracy w grudniu 2025 r.: 160 h (20 dni roboczych)
24.12.2025 r. – Wigilia jako dzień wolny od pracy

OBOWIĄZEK / DZIAŁANIE	KOGO DOTYCZY	TERMIN	UWAGI PRAKTYCZNE (CO SPRAWDZIĆ)
Przywrócenie standardowych progów podatkowych (po oświadczeniach o 32%)	Pracownicy z indywidualnymi progami podatkowymi w 2025 r.	Przed naliczeniem wynagrodzeń wypłacanych w styczniu 2026	Zweryfikować listę osób i ustawienia podatkowe w systemie kadrowo-płacowym
Weryfikacja stanu zatrudnienia na 30.11.2025 (ustalenie płatnika zasiłków)	Pracodawca / dział kadr i płac	Przed naliczeniem wynagrodzeń wypłacanych w styczniu 2026	Ustalić status płatnika zasiłków na 2026 r. na podstawie stanu zatrudnienia
Naliczanie limitów urlopowych na 2026 r.	Wszyscy pracownicy	Styczeń 2026	Sprawdzić staż pracy, wymiar etatu i przeniesienia urlopu z poprzedniego roku
PFRON – deklaracja miesięczna i roczna	Pracodawcy objęci obowiązkiem PFRON	Do 20.01.2026	Zweryfikować wskaźniki zatrudnienia, ulgi oraz kompletność danych
Informacja o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego	Pracodawcy nietworzący ZFŚS	Do 31.01.2026	Przygotować i udokumentować terminowe poinformowanie pracowników
ZUS IWA	Pracodawcy zobowiązani do złożenia ZUS IWA	Do 31.01.2026	Zweryfikować obowiązek złożenia i dane dotyczące wypadkowości
PIT‑11 za 2025 r.	Pracodawcy jako płatnicy	Do 31.01.2026	Sprawdzić kompletność danych pracowników i poprawność rozliczeń rocznych

Wsparcie ze strony Accace

Jeżeli omawiane zmiany wymagają doprecyzowania lub wdrożenia po Państwa stronie, zapewniamy praktyczne wsparcie w ich interpretacji i przełożeniu na konkretne działania w kadrach i płacach. Pomagamy przygotować procesy HR i payroll, ograniczyć ryzyka rozliczeniowe oraz zadbać o zgodność z przepisami bez nadmiernego obciążania zespołów wewnętrznych. W razie potrzeby omówimy wpływ zmian na Państwa organizację i zaproponujemy optymalne rozwiązania. Zapraszamy do kontaktu.