W Polsce aktualnie wdrażana jest usługa e-Doręczeń, która od 1 kwietnia 2025 r. stanie się obowiązkowa dla wszystkich przedsiębiorców wpisanych do KRS, w tym wobec wszystkich spółek prawa handlowego oraz oddziałów przedsiębiorców zagranicznych w Polsce.

Czym są e-Doręczenia?

E-doręczenia to powszechna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, która umożliwia wymianę e-korespondencji z podmiotami publicznymi.

Przedsiębiorca ustanawiający adres do e-Doręczeń, wskazuje tym samym ten adres jako adres do korespondencji pomiędzy przedsiębiorcą a urzędami (w przyszłości również sądami). Oznacza to, że podmioty publiczne korzystające z e-Doręczeń będą wysyłać korespondencję adresowaną do przedsiębiorcy wyłącznie drogą elektroniczną ze skutkiem doręczenia równoważnym z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru.

Należy pamiętać, że wskazany przez przedsiębiorcę adres do e-Doręczeń podlega ujawnieniu w Krajowym Rejestrze Sądowym, a co za tym idzie, powinien być każdorazowo aktualizowany w przypadku jego zmiany. Brak aktualizacji może powodować kierowanie korespondencji przez urzędy oraz sądy na nieaktualny adres ze skutkiem prawidłowego jej doręczenia.

Od kiedy posiadanie adresu e-Doręczeń jest obowiązkowe?

Jak założyć adres do e-Doręczeń?

• Aby utworzyć skrzynkę e-Doręczeń, należy złożyć wniosek o uzyskanie adresu do doręczeń elektronicznych (ADE). Należy to uczynić za pomocą platformy biznes.gov.pl lub u komercyjnych dostawców niepublicznych. Przedsiębiorcy dokonujący wpisu do KRS po raz pierwszy, mogą zawrzeć stosowny wniosek już samej treści wniosku o rejestrację w KRS składanego za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych.
• Następnie Minister Cyfryzacji wpisuje ADE do bazy adresów elektronicznych (BAE), w której znajdują się adresy wszystkich podmiotów posiadających skrzynkę e-Doręczeń. Wpisanie adresu do e-Doręczeń do BAE oznacza, że urzędy, a w przyszłości także i sądy korzystające z e-Doręczeń będą przesyłały korespondencję adresowaną do przedsiębiorcy wyłącznie elektronicznie.
• Na adres e-mail administratora przesłana zostanie informacja o utworzeniu ADE, skrzynki e-Doręczeń i instrukcja jej aktywacji.

Kto może być administratorem skrzynki e-Doręczeń?

Administratorem skrzynki e-Doręczeń może być:

• Reprezentant prawny – osoba fizyczna, której umocowanie do działania wynika wprost z pełnionej przez nią funkcji np. jedyny członek zarządu spółki z o.o.
• Pełnomocnik – osoba fizyczna działająca na podstawie upoważnienia udzielonego przez przedsiębiorcę.

Skrzynka e-Doręczeń musi posiadać co najmniej jednego administratora, którym powinna być osoba posiadająca numer PESEL lub Identyfikator Europejski.

Do zadań administratora należy odbieranie, wysyłanie i zarządzanie korespondencją oraz konfiguracja skrzynki e-Doręczeń. Ponadto administrator posiada uprawnienie do nadawania uprawnień nowym użytkownikom skrzynki e-Doręczeń, których zakres uprawnień jest zróżnicowany np.: wysyłanie i przygotowywanie wiadomości bądź jedynie ich przeglądanie.

W każdej chwili możliwa jest zmiana danych dotyczących obecnego administratora, jak i usunięcie dotychczasowego administratora bądź zastąpienie go inną osobą. Uprawnienie to w każdym czasie przysługuje właścicielowi skrzynki, który posiada uprawnienia do wszystkich zakresów uprawnień i funkcji w ramach ADE.

Usługa e-Doręczeń Accace

Accace oferuje kompleksowe wsparcie w zakresie wdrożenia i zarządzania usługą e-Doręczeń, w tym pomoc w rejestracji adresu e-Doręczeń (ADE), konfiguracji skrzynki e-Doręczeń oraz wyznaczeniu administratora ds. e-Doręczeń spośród naszych specjalistów. Nasz zespół ekspertów zapewni pełne wsparcie na każdym etapie procesu, dbając o to, aby Twoja firma mogła skutecznie i zgodnie z przepisami korzystać z tej obowiązkowej usługi. Dzięki nam proces wdrożenia e-Doręczeń będzie szybki, bezpieczny i zgodny z wymogami prawnymi.

Dominik Szupernak

Associate

Skontaktuj się z nami

r. pr. Agnieszka Samborska

Partner

Skontaktuj się z nami