W miarę umacniania pozycji firmy na rynku rosną oczekiwania wobec efektywności i przejrzystości procesów płacowych. Sama terminowość i dokładność przestają być wystarczające – kluczowym wyzwaniem staje się zapewnienie pełnej kontroli, spójności i zgodności w ramach wielu jednostek, systemów ERP oraz krajów. Obsługa płac w dojrzałych organizacjach wymaga dziś znacznie więcej niż jedynie sprawnego przetwarzania danych. Niezbędna jest ścisła koordynacja, wysoki poziom automatyzacji oraz wsparcie doświadczonych ekspertów, którzy potrafią skutecznie zarządzać złożonością procesów, jednocześnie wspierając strategiczne cele organizacji. Accace wspiera duże firmy w doskonaleniu operacji płacowych poprzez standaryzację procedur, zwiększenie widoczności danych i zapewnienie bezproblemowej obsługi na wielu rynkach.

W niniejszym artykule omawiamy najczęstsze wyzwania w obszarze płac, z jakimi mierzą się dojrzałe organizacje oraz przedstawiamy praktyczne sposoby, jak skutecznie im sprostać.

1. Rozproszone systemy płac i lokalni dostawcy

Wraz z rozwojem organizacji struktury płacowe często rozwijają się niezależnie w poszczególnych krajach lub spółkach zależnych. Różni dostawcy, narzędzia i szablony prowadzą do niespójności, powielania obowiązków oraz luk w raportowaniu. Gdy dane płacowe są rozproszone pomiędzy wieloma systemami, utrzymanie ich dokładności i przejrzystości staje się coraz większym wyzwaniem.

Accace wspiera duże organizacje w porządkowaniu tej złożoności, wdrażając jednolite ramy działania dla wszystkich jednostek. Standaryzujemy przepływy pracy, tworzymy ujednolicone szablony oraz konsolidujemy raportowanie na poziomie całej grupy. Dzięki jednemu punktowi kontaktu, który koordynuje wszystkie działania, organizacja zyskuje pełny, wiarygodny wgląd w procesy płacowe we wszystkich lokalizacjach.

2. Złożone wymogi dotyczące zgodności z przepisami

Prowadzenie działalności w wielu krajach wiąże się z koniecznością stałego dostosowywania do lokalnych przepisów, zmian podatkowych i wymogów raportowania. Poszczególne zespoły mogą różnie interpretować obowiązujące regulacje, co prowadzi do niespójności, a w konsekwencji – do ryzyka kontroli zewnętrznych lub sankcji finansowych. Utrzymanie zgodności we wszystkich jurysdykcjach staje się z czasem znacznym obciążeniem dla wewnętrznych struktur organizacji.

Zespół lokalnych ekspertów Accace w ponad 60 jurysdykcjach na bieżąco monitoruje zmiany w przepisach prawa pracy, podatkowego i ubezpieczeń społecznych. Nasi specjaliści zajmują się składaniem deklaracji, przygotowaniem raportów oraz zapewnieniem zgodności z krajowymi i regionalnymi standardami. Central coordinator dba natomiast o spójność i przejrzystość działań na poziomie globalnym.

Połączenie lokalnej wiedzy i centralnego nadzoru zapewnia organizacji pełną zgodność z przepisami – niezależnie od kraju prowadzenia działalności.

3. Ograniczona widoczność i raportowanie

W wielu dojrzałych firmach jednym z kluczowych wyzwań jest brak pełnego wglądu w dane płacowe. Informacje są dostępne, lecz rozproszone pomiędzy różnymi systemami, formatami i dostawcami, co utrudnia ich konsolidację na poziomie całej grupy. Bez przejrzystego raportowania kadra zarządzająca traci możliwość bieżącej analizy kosztów, monitorowania trendów zatrudnienia oraz podejmowania decyzji w oparciu o rzetelne dane.

Accace pomaga przekształcić dane płacowe w spójne i wartościowe źródło wiedzy. Zapewniamy zintegrowane raportowanie oraz wgląd do danych w czasie rzeczywistym, obejmujących cały zakres działalności – niezależnie od liczby krajów i jednostek biznesowych. W rezultacie obszar płac staje się narzędziem strategicznym, które wspiera planowanie, kontrolę kosztów oraz podejmowanie decyzji przez działy HR i finansów.

4. Nadmierne obciążenie administracyjne działów HR i finansów

Nawet w dużych organizacjach, które zlecają obsługę płac podmiotom zewnętrznym, zespoły wewnętrzne często pozostają silnie zaangażowane w codzienną koordynację.

Wiele godzin poświęcanych jest na weryfikację danych, zbieranie akceptacji oraz konsolidację wyników z różnych krajów i od różnych dostawców zewnętrznych i wewnętrznych. W efekcie zarządzanie płacami zamiast usprawniać procesy – staje się dodatkowym obciążeniem administracyjnym.

Accace redukuje to obciążenie dzięki modelowi managed payroll, który łączy kompleksową koordynację, kontrolę jakości oraz standaryzację procesów między krajami i jednostkami organizacyjnymi. Dedykowany opiekun klienta nadzoruje cały cykl płacowy, wspierany przez lokalnych ekspertów odpowiedzialnych za codzienną obsługę operacyjną. Takie rozwiązanie zapewnia dokładność, spójność i pełną zgodność z przepisami, jednocześnie znacząco odciążając zespoły wewnętrzne – bez utraty kontroli nad procesem.

Więcej o praktycznym działaniu tego modelu można przeczytać w naszym artykule poświęconym korzyściom z usług managed payroll.

5. Ryzyko związane z bezpieczeństwem i ochroną danych

Wraz ze wzrostem skali działalności organizacji, rośnie także ilość przetwarzanych danych wrażliwych – a tym samym ryzyko naruszeń bezpieczeństwa i niezgodności z przepisami o ochronie danych osobowych, w tym z RODO. Starsze systemy lub ręczne przesyłanie dokumentów często nie zapewniają odpowiedniego poziomu ochrony, co może prowadzić do nieautoryzowanego dostępu i utraty poufnych informacji o pracownikach.

W Accace bezpieczeństwo danych stanowi priorytet na każdym etapie realizacji procesów płacowych. Wszystkie operacje odbywają się w bezpiecznym środowisku chmurowym, zaprojektowanym z myślą o pełnej ochronie informacji. Wbudowane mechanizmy szyfrowania, kontrolowany dostęp oraz przepływy pracy zgodne z RODO zapewniają bezpieczną przestrzeń do przekazywania dokumentów, ich zatwierdzania i archiwizacji.

6. Ograniczona elastyczność w dostosowywaniu się do zmian organizacyjnych

Fuzje, przejęcia, restrukturyzacje czy ekspansja na nowe rynki stanowią naturalny element rozwoju dużych organizacji. Każde z tych wydarzeń wymaga jednak odpowiedniego dostosowania procesów i systemów płacowych. Przestarzałe lub rozproszone rozwiązania mogą sprawić, że wdrażanie i zarządzanie zmianą stanie się czasochłonne, kosztowne i obarczone ryzykiem błędów.

Accace zapewnia elastyczność, której potrzebują dojrzałe organizacje w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu biznesowym. Nasze skalowalne rozwiązania oraz zaawansowane narzędzia automatyzacji umożliwiają szybkie dostosowanie procesów do nowych jednostek, struktur organizacyjnych czy wymogów prawnych. Niezależnie od tego, czy firma się rozwija, konsoliduje czy przechodzi transformację, system płac rozwija się razem z nią – zachowując spójność, dokładność i zgodność na każdym etapie zmian.

Jak Accace wspiera dojrzałe organizacje

W ugruntowanych firmach obszar płac stanowi odzwierciedlenie siły operacyjnej całej organizacji. Accace pomaga tę siłę utrzymać i rozwijać, łącząc precyzję działania, nowoczesne technologie oraz lokalną ekspertyzę – skoordynowane przez jednego, odpowiedzialnego partnera.

Łączymy w sobie:

Dzięki takiemu podejściu obsługa płac w dojrzałych organizacjach staje się stabilnym, skalowalnym fundamentem, który wspiera realizację strategii biznesowej i dalszy rozwój firmy.

Jak model managed payroll wspiera duże organizacje w praktyce

Wyobraźmy sobie międzynarodową organizację posiadającą dziesięć spółek zależnych w różnych krajach Europy. Każda z nich współpracuje z innym dostawcą usług płacowych i korzysta z odrębnego systemu. Dział finansów spędza tygodnie na konsolidacji raportów, a zespoły HR zmagają się z opóźnionymi aktualizacjami danych i niespójnymi obliczeniami. Pomimo zaangażowania i wysiłków pracowników, proces płacowy pozostaje rozproszony, czasochłonny i trudny w zarządzaniu.

Właśnie w takich sytuacjach Accace wprowadza model managed payroll, który pozwala ujednolicić, uprościć i usprawnić wszystkie procesy płacowe:

1. Kompleksowy audyt i ujednolicenie
   Rozpoczynamy od pełnego przeglądu procesów płacowych we wszystkich jednostkach, aby zidentyfikować luki, nieefektywności oraz potencjalne ryzyka.
2. Standaryzacja i integracja
   Ujednolicamy przepływy pracy, automatyzujemy obliczenia oraz integrujemy systemy płacowe z narzędziami HR i księgowości, zapewniając spójność i przejrzystość danych.
3. Centralna koordynacja i jeden punkt kontaktu
   Dedykowany koordynator Accace nadzoruje proces we wszystkich krajach, współpracując z lokalnymi ekspertami odpowiedzialnymi za zgodność i kontakt z instytucjami.
4. Zaawansowane raportowanie i analityka
   Pulpity nawigacyjne na poziomie grupy prezentują kluczowe dane dotyczące kosztów płac, zatrudnienia i wskaźników efektywności w czasie rzeczywistym, wspierając podejmowanie decyzji opartych na faktach.
5. Stała zgodność i doskonalenie
   Zespoły Accace na bieżąco monitorują zmiany prawne, wdrażają niezbędne aktualizacje i rekomendują usprawnienia, aby utrzymać długoterminową efektywność procesów.

Efektem wdrożenia modelu managed payroll jest zharmonizowane środowisko płacowe, które działa płynnie, zapewnia pełną przejrzystość i dostarcza kadrze zarządzającej rzetelne, aktualne dane. Zamiast współpracować z wieloma dostawcami, organizacja zyskuje jednego, odpowiedzialnego partnera gwarantującego stabilność, zgodność i efektywność w każdym kraju działania.

Dlaczego to ma znaczenie

Dla dojrzałych organizacji obsługa płac to coś więcej niż tylko proces administracyjny. To element fundamentu, który spaja całą firmę. Rezultatem standaryzacji procesów płacowych, które są zgodne z przepisami oraz oparte na rzetelnych danych, jest wzmocnienie zaufania wewnątrz organizacji, jednocześnie wspierające trafne decyzje biznesowe oraz długoterminową ochronę stabilności przedsiębiorstwa.

Rozwijanie firmy to ekscytujący proces, ale jednocześnie prawdziwy test dla wewnętrznych procesów organizacji. Dział płac jest zazwyczaj jednym z pierwszych obszarów, które odczuwają presję wzrostu. Wraz z rozwojem zespołów rośnie liczba obowiązków związanych z obsługą zwiększającego się zatrudnienia, najczęściej w kilku krajach jednocześnie. Zmiany te wymagają globalizacji procesów, z jednoczesnym uwzględnieniem lokalnych przepisów, które również podlegają nieustannym zmianom legislacyjnym.

To, co kiedyś zajmowało kilka godzin miesięcznie, może przekształcić się w złożony proces wymagający czasu, precyzji i wiedzy o lokalnych przepisach. Jednak nie musi tak być. Z proaktywnym partnerem u boku, obszar płac w dynamicznie rozwijających się firmach może pozostać dokładny i zgodny z przepisami, a jednocześnie prosty – nawet w czasie szybkiego wzrostu organizacji. W Accace pomagamy tworzyć przejrzyste procesy, które skalują się bezproblemowo i pozwalają zespołom skupić się na rozwoju biznesu.

W tym artykule przyglądamy się kluczowym wyzwaniom w zakresie płac, z jakimi mierzą się szybko rozwijające się firmy oraz przedstawiamy praktyczne wskazówki, jak skutecznie sobie z nimi radzić.

1. Utrzymanie kontroli nad płacami w okresie dynamicznego wzrostu

Wraz z rozwojem firmy tempo zmian rośnie, a zarządzanie płacami staje się coraz większym wyzwaniem. Gdy organizacja podwaja lub potraja swoją wielkość, dotychczasowe rozwiązania – manualnie obsługiwane arkusze kalkulacyjne czy podstawowe narzędzia – szybko przestają być efektywne. Pojawia się więcej danych do przetworzenia, więcej wyjątków do uwzględnienia i więcej decyzji wymagających szybkiej reakcji. W efekcie zespoły HR i finansowe spędzają długie godziny na weryfikacji informacji zamiast koncentrować się na rozwoju pracowników i realizacji strategicznych celów firmy.

Accace wspiera organizacje w uporządkowaniu i automatyzacji procesów płacowych, zastępując rozproszone działania jednym, skalowalnym systemem. Automatyzujemy wszystko to, co da się zautomatyzować, tworzymy przejrzyste ścieżki akceptacji i przejmujemy rutynowe zadania, które spowalniają pracę zespołu. Dzięki temu organizacje mogą skupić się na rozwoju, mając pewność, że każda lista płac i każdy raport są przygotowane rzetelnie i zgodnie z przepisami.

2. Ekspansja na nowe rynki bez utraty zgodności z przepisami

Wzrost firmy często wiąże się z ekspansją na nowe rynki, z których każdy posiada własne przepisy podatkowe, terminy oraz obowiązki sprawozdawcze. Bez odpowiedniego wsparcia i lokalnej wiedzy łatwo przeoczyć istotne szczegóły, co może prowadzić do opóźnień lub kar finansowych. Zespół lokalnych ekspertów Accace działający w ponad 60 jurysdykcjach dba o to, aby procesy płacowe i rozliczeniowe pozostawały w pełni zgodne z obowiązującymi regulacjami.

Zapewniamy kompleksowe wsparcie w zakresie rejestracji, składania deklaracji i raportowania w imieniu organizacji, gwarantując zgodność operacji od pierwszego dnia działalności. Dzięki jednemu punktowi kontaktu, który koordynuje działania we wszystkich krajach, nasi klienci mogą rozwijać działalność szybciej, efektywniej i z pełnym spokojem o zgodność z lokalnymi przepisami.

3. Równowaga między efektywnością a kosztami

Wraz z rozwojem organizacji rosną również koszty związane z obsługą płac. Wewnętrzne zespoły często są przeciążone, koordynując pracę różnych dostawców i systemów. Taka złożoność nie tylko pochłania cenny czas, lecz także utrudnia identyfikację ukrytych lub zbędnych wydatków.

Accace projektuje rozwiązania płacowe, które łączą efektywność operacyjną z pełną przejrzystością finansową. Ustandaryzowane procesy, automatyzacja i klarowne raportowanie zapewniają kadrze zarządzającej pełny wgląd w koszty i wyniki. Efekt? Zespoły mogą skoncentrować się na działaniach strategicznych, podczas gdy my zajmujemy się codzienną realizacją procesów z najwyższą starannością.

4. Zachowanie pełnego obrazu działań a rozwój firmy

Wraz z rozwojem organizacji coraz więcej obszarów zaczyna się przenikać – płace, administracja HR, księgowość oraz podatki stają się ze sobą ściśle powiązane. Zarządzanie nimi przy wsparciu różnych dostawców często prowadzi do niespójności danych, powielania obowiązków i utraty kontroli nad całościowym obrazem procesów. W rezultacie trudno jest utrzymać pełną przejrzystość działań oraz efektywnie zarządzać informacjami.

Współpraca z Accace pozwala uniknąć tych wyzwań, zapewniając organizacji jednego, zaufanego partnera, który kompleksowo zarządza obszarami płacowymi i powiązanymi procesami w ramach spójnej struktury. Od administracji HR i księgowości, po wsparcie podatkowe i prawne – wszystkie działania są koordynowane przez jeden punkt kontaktu. Dzięki temu kadra zarządzająca zyskuje pełen, przejrzysty obraz funkcjonowania organizacji oraz pewność, że każdy element systemu działa w pełnej harmonii.

Wraz z rozwojem organizacji obszar płac powinien wspierać jej postęp – a nie go spowalniać. W Accace postrzegamy procesy płacowe jako kluczowy element strategii biznesowej, który musi być niezawodny, zgodny z przepisami i przygotowany na przyszłe wyzwania.

Łączymy w sobie:

Dzięki takiemu podejściu obszar płac w dynamicznie rozwijających się firmach staje się nie tylko stabilnym zapleczem operacyjnym, lecz także solidnym fundamentem dalszego sukcesu organizacji.

Jak wygląda wdrożenie systemu płac w praktyce

Wyobraźmy sobie firmę technologiczną, która w ciągu roku zwiększyła zatrudnienie z 50 do 200 osób. Otworzyła oddziały w trzech nowych krajach europejskich i planuje ponownie podwoić liczbę pracowników w kolejnym roku. Do tej pory dział płac funkcjonował lokalnie – z wykorzystaniem arkuszy kalkulacyjnych i kilku niezależnych dostawców usług. Wraz z przyspieszeniem rekrutacji zaczęły jednak pojawiać się problemy: rozbieżności w wynagrodzeniach między krajami, brakujące raporty czy opóźnienia w składaniu deklaracji wynikające z niespójnych danych. Zarówno dział HR, jak i finanse, miały coraz większe trudności z utrzymaniem kontroli nad całością procesu.

Taka sytuacja jest typowa dla wielu dynamicznie rozwijających się firm. Rozwiązania, które sprawdzały się na wczesnym etapie działalności, stają się niewystarczające, gdy organizacja wkracza na kolejne rynki. W efekcie procesy płacowe zamiast wspierać rozwój – zaczynają go spowalniać.
Aby pomóc firmie odzyskać kontrolę i przygotować się na dalszy wzrost, Accace realizuje wdrożenie krok po kroku:

1. Wstępna analiza i mapowanie procesów
   Rozpoczynamy od przeglądu istniejących rozwiązań płacowych we wszystkich lokalizacjach, identyfikując niespójności, czynności wykonywane ręcznie oraz potencjalne luki w zgodności z przepisami.
2. Ujednolicenie procesów i automatyzacja
   Na podstawie wyników analizy opracowujemy jeden, spójny model działania dla wszystkich krajów. Wprowadzamy narzędzia, które automatyzują wymianę danych, obliczenia i generowanie dokumentów, eliminując ryzyko błędów ludzkich.
3. Centralna koordynacja z lokalnym wsparciem
   Jeden koordynator Accace staje się głównym punktem kontaktu dla Państwa organizacji, współpracując z lokalnymi specjalistami ds. płac w poszczególnych krajach. Takie podejście zapewnia zarówno sprawną komunikację, jak i pełną zgodność z lokalnymi regulacjami.
4. Integracja z systemami HR i finansowymi
   Dane płacowe są łączone z wewnętrznymi systemami firmy, co umożliwia płynne raportowanie i planowanie budżetu. Pulpity nawigacyjne w czasie rzeczywistym dają kadrze zarządzającej wgląd w koszty wynagrodzeń oraz trendy zatrudnienia w całej organizacji.
5. Stałe usprawnianie procesów i doradztwo eksperckie
   Wraz z rozwojem organizacji regularnie przeglądamy i aktualizujemy procesy, dostosowując je do zmian w przepisach. Doradzamy także w zakresie zwiększania efektywności – m.in. poprzez wdrażanie portali samoobsługowych dla pracowników oraz narzędzi analityki płacowej.
   

Efektem takiego podejścia jest scentralizowany, przejrzysty i w pełni zgodny z przepisami system płacowy. Raporty są przygotowywane terminowo, zarząd ma pełny wgląd w koszty wynagrodzeń na każdym rynku, a zespoły HR mogą skupić się na tym, co najważniejsze – na ludziach i dalszym rozwoju organizacji.

Dlaczego to ma znaczenie

Procesy kadrowo – płacowe to więcej niż zadanie administracyjne. W dynamicznie rozwijających się firmach, jest to część infrastruktury, która wspiera długoterminowy sukces. Dzięki sprawnym i przejrzystym procesom płacowym, pracownicy są prawidłowo i terminowo wynagradzani, z uwzględnieniem zgodności z lokalnymi regulacjami, zespoły HR i finansowe mogą się skupić na dalszym rozwijaniu biznesu i strategii firmowych.

27 listopada 2025 r. Minister Finansów wydał interpretację ogólną nr DPL2.8401.3.2025 dotyczącą rozumienia pojęcia „gruntów, budynków i budowli związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej” (art. 1a ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych). Zagadnienie to ma istotne znaczenie praktyczne, ponieważ od prawidłowej kwalifikacji nieruchomości zależy stosowanie najwyższych stawek podatku od nieruchomości, co w kontekście zmian obowiązujących w 2026 r. bezpośrednio wpływa na sytuację przedsiębiorców.

Najnowsza interpretacja Ministra Finansów – kluczowe wnioski

Interpretacja ogólna porządkuje praktykę: samo posiadanie nieruchomości przez przedsiębiorcę nie przesądza o jej związku z działalnością gospodarczą ani o stosowaniu najwyższej stawki podatku. Minister akcentuje odejście od wykładni wyłącznie językowej na rzecz funkcjonalnej oceny faktycznego lub potencjalnego wykorzystania nieruchomości w działalności.

Co istotne, dokument nie wyznacza całkowicie nowych kierunków – stanowi syntetyczne uporządkowanie wniosków obecnych od lat w orzecznictwie Trybunału Konstytucyjnego i Naczelnego Sądu Administracyjnego. Punktem zwrotnym były wyroki TK z 12 grudnia 2017 r. (SK 13/15) oraz 24 lutego 2021 r. (SK 39/19), po których liczne wyroki NSA kwestionowały profiskalne podejście gmin utożsamiających status przedsiębiorcy z automatycznym stosowaniem najwyższej stawki.

Podatek od nieruchomości a działalność gospodarcza

Nie ma automatyzmu zastosowania najwyższych stawek

• Podwyższona stawka powinna wynikać z realnego, funkcjonalnego związku nieruchomości z działalnością gospodarczą
• Majątek prywatny przedsiębiorców nie może być automatycznie kwalifikowany jako „gospodarczy”
• Wykładnia powinna uwzględniać cel regulacji, nie tylko jej literalne brzmienie.

W tym zakresie interpretacja ogólna nie stanowi przełomu. Jest to raczej syntetyczne uporządkowanie argumentów, które od dawna dominują w orzecznictwie.

Trzy grupy podatników – kto zyska na zmianach?

1. Podmioty prowadzące wyłącznie działalność gospodarczą

Utrzymano zasadę domniemania gospodarczego charakteru całej nieruchomości. Nawet okresowe niewykorzystywanie nie zmienia kwalifikacji – składniki majątku pozostają częścią przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 55¹ Kodeksu cywilnego. Do tej grupy należą przede wszystkim spółki prawa handlowego oraz inne osoby prawne, których jedynym celem jest prowadzenie działalności.

2. Podatnicy występujący w podwójnej roli (biznes/prywatnie lub biznes/statutowo)

Tu powstaje najwięcej sporów. Minister potwierdza, że:

• Nie cały majątek przedsiębiorcy jest automatycznie związany z biznesem,
• Aby zastosować najwyższą stawkę, nieruchomość musi być faktycznie wykorzystywana w działalności albo przygotowywana do takiego wykorzystania (np. ponoszenie kosztów remontu, adaptacji, zabezpieczenia).

Do tej kategorii należą osoby fizyczne prowadzące działalność oraz jednostki prawne łączące działalność gospodarczą z inną (np. statutową czy rolniczą).

3. Podatnicy oddający nieruchomości przedsiębiorcy (najem/dzierżawa)

Nieruchomość może zostać uznana za związaną z działalnością gospodarczą, o ile istnieje funkcjonalny związek wynikający ze sposobu użycia przez posiadacza zależnego. Sam fakt najmu na rzecz podmiotu gospodarczego nie przesądza automatycznie o zastosowaniu wyższej stawki po stronie właściciela.

Praktyczne konsekwencje dla przedsiębiorców w 2026 r.

• Koniec automatyzmu po stronie gmin: status przedsiębiorcy nie wystarcza do zastosowania najwyższej stawki,
• Możliwość korekt i wniosków o stwierdzenie nadpłaty tam, gdzie gmina zbyt szeroko kwalifikowała „związek z działalnością”,
• Potrzeba przeglądu portfela nieruchomości i aktualizacji klasyfikacji pod kątem faktycznego użycia oraz planów inwestycyjnych (przygotowanie do wykorzystania).

Gdzie wciąż są spory? Obszary techniczne i klasyfikacyjne

Interpretacja porządkuje podstawowe zasady dotyczące związku nieruchomości z działalnością gospodarczą, jednak nie odnosi się do obszarów, które w praktyce generują najwięcej sporów i niepewności. Są to przede wszystkim zagadnienia o charakterze technicznym, często wymagające analizy dokumentacji projektowej, specjalistycznej wiedzy inżynieryjnej oraz rozstrzygania kwestii, które nie są jednoznacznie uregulowane w przepisach prawa podatkowego.

Do takich spornych obszarów należą w szczególności kwestie związane z ustaleniem granicy między instalacjami budynku a urządzeniami technicznymi, w tym rozstrzygnięcie, czy dany element stanowi część budynku, czy odrębną budowlę. Wątpliwości budzi również kwalifikacja infrastruktury energetycznej i przesyłowej, obejmującej sieci, stacje, przyłącza oraz urządzenia towarzyszące, a także określenie charakteru nieruchomości oraz instalacji niezbędnych do jej użytkowania.

FAQ

Czy podatek od nieruchomości dla firm zmieni się w 2026 r.?
Tak – w praktyce zmieni się sposób kwalifikacji nieruchomości. Sama własność przez przedsiębiorcę nie determinuje najwyższej stawki; liczy się funkcja i użycie.

Jak odzyskać nadpłatę podatku od nieruchomości?
Należy przeprowadzić audyt klasyfikacji, przygotować korekty deklaracji i złożyć wniosek o stwierdzenie nadpłaty dla lat nieprzedawnionych, dokumentując faktyczne użycie lub jego brak.

Czy najem na rzecz firmy zawsze oznacza wyższą stawkę po stronie właściciela?
Nie. Decyduje sposób faktycznego użycia przez najemcę i funkcjonalny związek nieruchomości z działalnością.

Wsparcie Accace Poland

Oferujemy kompleksowe wsparcie w zakresie podatku od nieruchomości, które obejmuje:

• analizę kwalifikacji gruntów, budynków i budowli
• weryfikację stosowanych stawek
• identyfikację potencjalnych nadpłat

Nasz zespół ekspertów wspiera podatników zarówno w bieżących rozliczeniach, jak i w sporach z organami podatkowymi, łącząc wiedzę podatkową z praktycznym podejściem do zagadnień technicznych oraz infrastrukturalnych.

Koniec 2025 roku to dla działów personalnych oraz zespołów compliance okres wzmożonej analizy rządowych prac legislacyjnych dotyczących rynku pracy. Jednym z kluczowych zagadnień pozostają trwające prace nad nowelizacją ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, które koncentrują się na zagadnieniu nowych uprawnień PIP a umów B2B. Projekt, realizujący kamienie milowe Krajowego Planu Odbudowy, zakłada istotne zmiany w zakresie weryfikacji podstaw zatrudnienia, w tym w szczególności reklasyfikacji umów cywilnoprawnych.

Ostatnie informacje płynące z prac rządowych wskazują jednak na odejście od najbardziej rygorystycznych założeń pierwotnego projektu oraz na próbę wypracowania rozwiązań uwzględniających postulaty rynku, w tym obawy dotyczące stosowania umów B2B oraz ich relacji do umowy o pracę.

Nowe uprawnienia PIP w kontekście współpracy B2B

Planowane regulacje mają na celu wyposażenie Państwowej Inspekcji Pracy w skuteczniejsze instrumenty umożliwiające weryfikację podstaw zatrudnienia, ze szczególnym uwzględnieniem współpracy realizowanej w modelu tzw. samozatrudnienia (B2B). Intencją ustawodawcy jest ograniczenie nieprawidłowości na rynku pracy oraz dostosowanie prawa krajowego do wymogów warunkujących wypłatę środków z Krajowego Planu Odbudowy.

Nowe uprawnienia PIP a obawy przedsiębiorców

Znaczne poruszenie w środowisku biznesowym wywołała pierwotna wersja projektu dotyczącego relacji nowych uprawnień PIP a umów B2B, procedowana przez Komitet Stały Rady Ministrów pod koniec listopada 2025 r. Przewidywała ona przyznanie inspektorom pracy kompetencji do przekształcania umów cywilnoprawnych (w tym umów zawieranych w formule B2B) w stosunek pracy w drodze decyzji administracyjnej o natychmiastowej wykonalności.

Posiedzenie Komitetu Stałego Rady Ministrów a kształt nowych uprawnień PIP

Zgodnie z informacjami płynącymi z posiedzenia Komitetu Stałego Rady Ministrów, które odbyło się 4 grudnia 2025 r., projekt uległ istotnym modyfikacjom. Choć ostateczne brzmienie ustawy nie zostało jeszcze upublicznione, dostępne informacje wskazują na uwzględnienie części postulatów rynku oraz złagodzenie pierwotnie zakładanego trybu postępowania.
W szczególności projekt ma przewidywać:

• Priorytet dla działań naprawczych – w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości inspektor pracy w pierwszej kolejności wyda polecenie dostosowania stanu faktycznego do wymogów prawa.
• Uwzględnienie woli stron – to strony umowy (przedsiębiorca oraz samozatrudniony) mają w pierwszej kolejności zdecydować o dalszym modelu współpracy, tj. zawarciu umowy o pracę albo modyfikacji kontraktu cywilnoprawnego.
• Decyzja administracyjna jako środek ostateczny – wydanie decyzji przekształceniowej ma następować wyłącznie w przypadku braku porozumienia stron lub dalszego naruszania przepisów, przy czym decyzja ta będzie podlegać kontroli sądowej.

Skutki prawne i finansowe – perspektywa „na przyszłość”

Jedną z kluczowych zapowiadanych zmian jest rezygnacja z automatycznej mocy wstecznej decyzji inspektora pracy. Zgodnie z deklaracjami przedstawicieli rządu:

• decyzja przekształceniowa ma wywoływać skutki prawne – w tym składkowe i podatkowe – wyłącznie na przyszłość (ex nunc),
• dochodzenie roszczeń dotyczących okresów przeszłych będzie wymagał uzyskania stosownego orzeczenia sądu powszechnego.

Podsumowanie

Choć oficjalny projekt ustawy w nowym brzmieniu nie został jeszcze opublikowany, kierunek zmian wskazuje na próbę wypracowania kompromisu pomiędzy interesami rynku a celami regulacyjnymi państwa. Zapowiedzi sugerują, że dalsze prace legislacyjne będą kontynuowane w pierwszym kwartale 2026 roku.

Należy jednak podkreślić, że samo złagodzenie procedury kontrolnej nie zwalnia przedsiębiorców z obowiązku zapewnienia zgodności umów B2B z przepisami Kodeksu pracy. Obecny okres warto wykorzystać na pogłębioną analizę struktury zatrudnienia oraz przeprowadzenie audytów prawnych – zanim nowe regulacje wejdą w życie.

Wsparcie ze strony Accace Legal

Oferujemy kompleksowe wsparcie przedsiębiorstw w przygotowaniu do nowych wymogów Państwowej Inspekcji Pracy. W ramach naszych usług przeprowadzamy audyty prawne umów B2B i umów cywilnoprawnych, analizujemy ryzyka związane z potencjalną reklasyfikacją kontraktów oraz doradzamy w dostosowaniu modeli współpracy do obowiązujących przepisów. Dzięki temu firmy mogą świadomie minimalizować ryzyka prawne i finansowe oraz sprawnie przygotować się na wejście w życie nowych regulacji.

Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak możemy wesprzeć Twoją organizację w tym procesie.

Podczas organizowania podróży służbowych firmy coraz częściej sięgają po wynajem samochodu za granicą, aby zwiększyć mobilność i elastyczność działań. Choć na pierwszy rzut oka jest to standardowa usługa, w praktyce może wiązać się z obowiązkami podatkowymi w Polsce, w tym konieczność rozliczenia podatku u źródła (WHT).

Zgodnie z przepisami ustawy o PIT oraz ustawy o CIT, ryczałtowemu opodatkowaniu na terytorium Polski podlegają przychody osiągane przez nierezydentów, m.in. za użytkowanie urządzeń przemysłowych – w tym środków transportu.

W niniejszym artykule przyjrzymy się, kiedy podatek u źródła (WHT) będzie należny w przypadku wynajmu samochodu za granicą, a w jakich sytuacjach taki podatek nie będzie pobierany.

Wynajem samochodu z zagranicznej wypożyczalni przez spółkę lub podatnika prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą

Jeżeli firma lub podatnik prowadzący jednoosobową działalność decyduje się na wynajem samochodu za granicą z zagranicznej wypożyczalni, konieczne jest pozyskanie certyfikatu rezydencji kontrahenta.

W zależności od zapisów poszczególnych umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, taki wynajem może być zakwalifikowany jako zyski przedsiębiorstw – co oznacza, że przychód będzie opodatkowany w kraju rezydencji wypożyczalni – lub jako należność licencyjna, w efekcie czego powstaje obowiązek pobrania podatku u źródła (WHT).

Kluczową rolę w rozstrzygnięciu odgrywa definicja „należności licencyjnej” w danej umowie.

Zgodnie z art. 12 ust. 4 umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO) pomiędzy Polską a Francją:

„Określenie “należności licencyjne” użyte w niniejszym artykule oznacza wszelkiego rodzaju należności, które są płacone za użytkowanie lub prawo do użytkowania prawa autorskiego do dzieła literackiego, artystycznego lub naukowego, włącznie z filmami i dziełami zarejestrowanymi dla radia i telewizji, do patentu, znaku przemysłowego lub handlowego, rysunku, modelu, planu, formuły, technologii produkcyjnej i za informacje związane z doświadczeniem zdobytym w dziedzinie przemysłowej, handlowej lub naukowej albo z umiejętnością (know-how).”

Zgodnie z art. 12 ust. 3 polsko- włoskiej UPO:

3. Określenie „należności licencyjne”, użyte w niniejszym artykule, oznacza wszelkiego rodzaju należności uzyskiwane z tytułu użytkowania lub prawa do użytkowania każdego prawa autorskiego do dzieła literackiego, artystycznego lub naukowego, włącznie z filmami dla kin oraz filmami i taśmami dla telewizji lub radia, patentu, znaku towarowego, wzoru lub modelu, planu, tajemnicy receptury lub procesu produkcyjnego albo za użytkowanie lub prawo do użytkowania urządzenia przemysłowego, handlowego lub naukowego oraz za informacje związane ze zdobytym doświadczeniem w dziedzinie przemysłowej, handlowej lub naukowej.

Jak wynika z interpretacji podatkowej z dnia 19 maja 2017 r. (sygn. 0114-KDIP2-1.4010.38.2017.1.PW), jeśli definicja należności licencyjnych w danym UPO nie obejmuje użytkowania lub prawa do użytkowania urządzeń przemysłowych, handlowych lub naukowych, wówczas wynajem samochodu za granicą jest traktowany jako zysk przedsiębiorcy. W konsekwencji przychód ten podlega opodatkowaniu w kraju rezydencji kontrahenta, bez obowiązku pobrania podatku u źródła (WHT).

W praktyce oznacza to, że najem samochodu we Francji nie jest uznawany za należność licencyjną, natomiast we Włoszech taki obowiązek WHT może powstać.

Kalkulacje i obowiązki sprawozdawcze

Jeżeli przedsiębiorca nie posiada certyfikatu rezydencji kontrahenta, niezależnie od tego, czy dokonuje wynajmu samochodu za granicą we Francji, czy we Włoszech, powinien pobrać podatek u źródła (WHT) według podstawowej stawki 20% wynikająca z polskiej ustawy.

Sytuacja zmienia się, gdy przedsiębiorca posiada certyfikat rezydencji wypożyczalni. W przypadku Francji nie będzie obowiązku pobrania podatku u źródła (WHT) – po zakończeniu roku przedsiębiorca zobowiązany jest jedynie do złożenia deklaracji IFT.

W przypadku Włoch, obowiązek pobrania podatku u źródła powstaje zgodnie ze stawką określoną w UPO dla należności licencyjnych (w tym przypadku 10%) Po zakończeniu roku konieczne będzie złożenie deklaracji IFT oraz PIT-8AR lub CIT-10Z. Przy wynagrodzeniu 5.000 zł netto (z ubruttowieniem), przedsiębiorca wpłaca 5.000 zł do wypożyczalni oraz 556 zł do urzędu skarbowego.

Wynajem samochodu przez pracownika spółki w zagranicznej wypożyczalni

W praktyce rynkowej zdarza się, że podczas zagranicznych delegacji służbowych pracownicy dokonują wynajmu samochodu za granicą bezpośrednio na siebie, a następnie zwracają się do spółki o refundację poniesionych kosztów. W takiej sytuacji, jeśli faktura jest wystawiona na pracownika i to on ze swoich środków dokonuje wynajmu, a pracodawca jedynie zwraca wydatki, nie powstaje obowiązek poboru podatku u źródła (WHT).

Brak obowiązku wynika z faktu, że najemcą jest pracownik – osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, która nie pełni roli płatnika WHT.

Takie stanowisko zostało potwierdzone w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 4 grudnia 2023 r. (sygn. 0111-KDIB2-1.4010.447.2023.1.BJ).

Wsparcie ze strony Accace

Jeżeli potrzebujesz pomocy w prawidłowym rozliczeniu wynajmu samochodu za granicą oraz obowiązku poboru podatku u źródła (WHT), zespół Accace Poland oferuje kompleksowe wsparcie. Nasi eksperci pomogą w analizie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, ustaleniu właściwej kwalifikacji przychodów, przygotowaniu deklaracji podatkowych oraz procedur związanych z ubruttowieniem wynagrodzeń dla zagranicznych kontrahentów. Zapraszamy do kontaktu.

Z przyjemnością przedstawiamy wyniki badania SocioRating 2025 w Accace i z dumą informujemy, że ponownie uzyskaliśmy najwyższy, globalny certyfikat A+.

SocioRating po raz pierwszy pojawił się w naszym portfolio w 2021 roku. Wtedy przeprowadziliśmy badanie w Accace po raz pierwszy, a od tego czasu realizujemy je cyklicznie co dwa lata – w 2021, 2023 i teraz w 2025 roku.

Czym jest SocioRating i czemu służy?

SocioRating to narzędzie, które można nazwać badaniem satysfakcji pracownikom. Służy mierzeniu „witalności” organizacji, oparte na trzydziestu latach doświadczeń pracy z pracownikami. Pozwala szybko wychwycić obszary wymagające wzmocnienia i pomaga budować zdrową kulturę firmy – opartą na zaufaniu, odpowiedzialności, innowacyjności i satysfakcji zespołu.

Zaangażowanie pracowników w oddziałach Accace

Badanie zostało przeprowadzone we wszystkich naszych oddziałach między kwietniem a czerwcem 2025 roku. Średni wskaźnik odpowiedzi wyniósł 72%, co pokazuje wysoki poziom zaangażowania i gotowość naszych współpracowników do dzielenia się opinią.

Wskaźnik odpowiedzi na poziomie 72% to nie tylko liczba. To dowód gotowości naszych współpracowników do dialogu i współtworzenia zdrowej organizacji. Szczególnie wyróżniły się zespoły w Czechach i na Węgrzech, osiągając odpowiednio 82% i 86%.

Tak wysoki poziom zaangażowania daje nam solidną bazę danych, pozwalającą formułować praktyczne wnioski i nieustannie doskonalić Accace.

Kluczowe mocne strony, które łączą nas globalnie

Wyniki jednoznacznie podkreślają jedną z naszych największych sił: jakość przywództwa prezentowaną przez naszych bezpośrednich menedżerów. Nasi współpracownicy konsekwentnie wskazywali na docenienie otwartego stylu zarządzania, gotowości do wysłuchania, przemyślanego podejmowania decyzji oraz eksperckiej wiedzy menedżerów.

Wysoko oceniono także zachęcanie do wyrażania opinii i zgłaszania innowacyjnych pomysłów – co wzmacnia poczucie przynależności i wzajemnego zaufania, zarówno w wymiarze zawodowym, jak i osobistym.

Na szczególną uwagę zasługują również wysokie wyniki w obszarze Godności. Nasi pracownicy czują się szanowani i doceniani niezależnie od płci czy wieku. Tak silne poczucie równości i inkluzywności jest fundamentem naszej tożsamości.

Priorytety na najbliższy czas

Średni wynik we wszystkich mierzonych obszarach przekracza +50 w skali od -100 do +100, ale nie zatrzymujemy się na tym. Jednym z obszarów, które pracownicy wskazali jako wymagające poprawy, jest Komunikacja i przepływ informacji, szczególnie w zakresie lepszego dzielenia się tym, co dzieje się w innych działach. W odpowiedzi planujemy wdrożyć kilka inicjatyw mających na celu poprawę tego obszaru. Wierzymy, że działania te usprawnią wymianę informacji i będą sprzyjać dzieleniu się innowacyjnymi pomysłami.

Wyniki SocioRating to coś więcej niż dane

Naszą misją jest wspieranie klientów, współpracowników i partnerów w realizacji ich marzeń, przy jednoczesnym wywieraniu pozytywnego wpływu na świat. Kierujemy się wartościami: doskonałość, współpraca, elastyczność, pasja, zaufanie i zaangażowanie. Dążymy do celów wykraczających poza wynik finansowy.

Wyniki SocioRating są czymś więcej niż tylko zestawem danych. To potwierdzenie, że działamy zgodnie z naszą misją i wartościami – z efektywnym przywództwem, silną współpracą i poczuciem sensu wykonywanej pracy.

Składamy szczere podziękowania każdemu współpracownikowi, który podzielił się swoją perspektywą. Razem budujemy organizację, w której ludzie nie tylko lubią pracować, lecz także mogą się rozwijać i realizować swój potencjał.

Nie wiadomo, od czego zacząć?
Rok 2026 miesiąc po miesiącu przyniesie przedsiębiorstwom szeroki pakiet nowych obowiązków podatkowych i prawnych. Część regulacji dotyczyć będzie wybranych grup podatników, natomiast równolegle postępuje cyfrowa rewolucja – KSeF i JPK_CIT na nowo definiują sposób raportowania i kontroli.

W drugiej części naszego cyklu „Zmiany podatkowe 2026 – nowe obowiązki krok po kroku” Jakub Czerski, Tax Director w Accace Poland, przedstawia nowe przepisy ustaw w obszarze podatku VAT i ocenia ich wpływ na organizacje.

Zmiany podatkowe 2026 – nowe obowiązki krok po kroku

Podsumowanie

Rok 2026 przynosi szereg istotnych zmian podatkowych, które wpłyną na sposób rozliczania podatków przez przedsiębiorstwa i osoby fizyczne. Warto już teraz przygotować organizację na nadchodzące zmiany. Zachęcamy do konsultacji z naszymi ekspertami, którzy pomogą dostosować Państwa firmę do wymogów 2026 roku.

Już 24 grudnia 2025 r. wejdą w życie przepisy Kodeksu pracy wprowadzające zasadę jawności wynagrodzeń na etapie rekrutacji. Zmiana ta w istotny sposób wpłynie na sposób formułowania ogłoszeń o pracę, komunikowania warunków zatrudnienia kandydatom oraz projektowania wewnętrznych polityk wynagradzania.

Niniejszy materiał w formule Q&A został przygotowany na podstawie najczęściej pojawiających się pytań podczas naszych webinariów i szkoleń. Jego celem jest uporządkowanie zagadnień związanych z nowymi obowiązkami w zakresie jawności wynagrodzeń, zasad prowadzenia procesów rekrutacyjnych oraz raportowania luki płacowej. Pytania odzwierciedlają praktyczne wątpliwości pracodawców, działów HR oraz kadry zarządzającej, a odpowiedzi oparte są na aktualnym stanie prawnym oraz założeniach Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania (dalej jako „Dyrektywa”).

Opracowanie ma charakter ogólny i informacyjny – nie stanowi porady ani opinii prawnej w konkretnej sprawie i nie zastępuje indywidualnej analizy z uwzględnieniem specyfiki danego pracodawcy. W przypadku potrzeby szczegółowego wsparcia, w szczególności w zakresie przeglądu i dostosowania systemu wynagrodzeń, przygotowania dokumentów wewnętrznych oraz wdrożenia nowych procedur rekrutacyjnych, zespół naszej kancelarii prawnej Accace Legal pozostaje do Państwa dyspozycji.

Pobierz bezpłatną publikację “Jawność wynagrodzeń  – pytania i odpowiedzi” 

---

1. Czy opublikowanie widełek w ogłoszeniu jest obligatoryjne?

Opublikowanie widełek w ogłoszeniu o pracę nie jest obligatoryjne. Zgodnie z nowym artykułem 183a § 2 Kodeksu pracy odpowiednie informacje o wynagrodzeniu pracodawca przekazuje kandydatowi do pracy z wyprzedzeniem umożliwiającym zapoznanie się z tymi informacjami, zapewniając świadome i przejrzyste negocjacje:

1. w ogłoszeniu o naborze na stanowisko,
2. przed rozmową kwalifikacyjną – jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu, o którym mowa w pkt 1,
3. przed nawiązaniem stosunku pracy – jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu, o którym mowa w pkt 1, albo przed rozmową kwalifikacyjną.

W związku z powyższym odpowiednia informacja o wynagrodzeniu powinna zostać podana kandydatowi najpóźniej przed nawiązaniem stosunku pracy.

2. Czy wpisanie K/M przy stanowisku, które nie odmienimy w formie żeńskiej jest wystarczające? Np. podinspektor, inspektor?

Zgodnie z nowymi przepisami Kodeksu pracy, wchodzącymi w życie 24 grudnia 2025 r., neutralne płciowo powinno być zarówno ogłoszenie o naborze na stanowisko, jak i sama nazwa stanowiska. Dopisek „K/M” neutralizuje treść ogłoszenia. Odpowiedź, czy dzięki niemu sama nazwa stanowiska staje się również neutralna jest zagadnieniem dla specjalistów języka polskiego.

Wielu prawników opowiada się obecnie wprost za dopuszczalnością takiej praktyki jako alternatywą dla feminatywów. W naszej ocenie sam dopisek K/M nie sprawia, że nazwa staje się neutralna płciowo. Natomiast sami twórcy projektu podkreślają, że nie chodzi o tak rygorystyczne podejście, aby dla każdej nazwy stanowiska koniecznie znajdować feminatyw.

Celem jest przede wszystkim, aby ogłoszenie nie było kierowane do konkretnej płci.

3. Czy powinniśmy zmienić stanowiska również obecnym pracownikom?

Przepisy wchodzące w życie 24 grudnia 2025 r. odnoszą się jedynie do etapu rekrutacji pracowników. W związku z tym nie ma formalnego wymogu zmiany nazw w dotychczasowych umowach. Odrębną kwestią pozostaje natomiast rozważenie, czy w ten sposób nie narazimy się na zarzuty dyskryminacji ze strony obecnych pracowników.

4. Czy stanowiska neutralne trzeba też zawrzeć w umowie o pracę i w regulaminach?

Nowe przepisy dotyczą wyłącznie etapu rekrutacji. Nie ma formalnego obowiązku wprowadzania zmian w innych dokumentach. Podjęcie takich działań przez pracodawcę będzie jednak przeciwdziałać dyskryminacji i jak najbardziej może zostać przeprowadzone.

5. Jak dyrektywa ma się do pracodawców samorządowych, którzy podlegają regulacjom szczególnym (lex specialis) poza Kodeksem pracy? Czy przewiduje się zmianę przepisów okołokodeksowych dotyczących nazw stanowisk w samorządach, skoro obowiązujące rozporządzenia wymagają literalnego stosowania nazw (bez feminatywów i form neutralnych)? Jeżeli stanowisko pracy jest zgodne z ustawą np. wychowawca, czy należy wpisać: stanowisko zgodne z ustawą?

Ustawodawca nie uwzględnił szczególnych uregulowań dotyczących nazw stanowisk w sferze rządowej i samorządowej. Niemniej jednak przepisy obejmują również te obszary i na etapie rekrutacji wskazane jest ich przestrzeganie poprzez stosowanie nazw stanowisk neutralnych płciowo.

Natomiast dokumentacja kadrowa oraz inne dokumenty formalne, np. decyzje administracyjne, muszą zawierać nazwy stanowisk zgodne z obowiązującym prawem.

6. Jeśli oferta pracy jest publikowana na międzynarodowej stronie internetowej (np. LinkedIn), czy można używać angielskiej nazwy stanowiska, czy też należy dodać polską nazwę?

Używanie angielskich nazw stanowisk, zarówno w ogłoszeniach o pracę, jak i w samych umowach, jest praktyką powszechną. Należy jednak zwrócić uwagę na przepisy ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim. Zgodnie z art. 7 tej ustawy, jeżeli umowa ma być wykonywana na terytorium Polski, przy stosowaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka polskiego. W związku z tym również nazwy stanowisk powinny być formułowane po polsku. Z praktycznego punktu widzenia angielskie nazwy stanowisk zapewniają neutralność płciową a ryzyko związane z ich używaniem jest niewielkie.

7. Jak podać wynagrodzenie, gdy nie da się z góry określić jego przedziału dla pracownika wynagradzanego stawką akordową oraz premią?

W tym konkretnym przypadku lepiej przekazać kandydatowi informacje o wynagrodzeniu (to jest wszelkich kryteriach wpływających na jego wysokość) na późniejszym etapie niż w ogłoszeniu o pracę. Jest to dopuszczalne przez ustawodawcę i powinno nastąpić najpóźniej przed nawiązaniem stosunku pracy.

8. Czy przesłanie kandydatowi listu intencyjnego z uzgodnionymi warunkami współpracy spełnia wymogi w zakresie jawności wynagrodzeń w procesie rekrutacji, jeśli widełki płacowe nie są publikowane w ogłoszeniach o pracę?

Osoba ubiegająca się o pracę ma otrzymać od pracodawcy informację o wysokości wynagrodzenia. Ta informacja ma umożliwić kandydatowi do pracy zapoznanie się z warunkami płacowymi i podjęcie świadomych i przejrzystych negocjacji. Jest to etap poprzedzający złożenie oficjalnej oferty zatrudnienia. List intencyjny będzie zatem wystarczający, o ile stanowi właśnie taką informację o wysokości wynagrodzenia, a nie na przykład potwierdzenie ustnie uzgodnionych warunków.

9. Czy jeśli na etapie rozmowy kwalifikacyjnej omówi się wynagrodzenie (stawka i pozostałe składniki) z każdym kandydatem zaproszonym na rozmowę, a następnie wybranemu kandydatowi prześle się te informacje elektronicznie (np. w Excelu) i da 2 dni na decyzję, to będzie to wystarczające?

W opisanej sytuacji część kandydatów otrzymuje informację o wynagrodzeniu wyłącznie ustnie, co jest niezgodne z wchodzącymi w życie przepisami – informacja powinna być przekazana pisemnie lub elektronicznie. Jedynie wybrany kandydat otrzymuje ją w prawidłowej formie. Informacja o wynagrodzeniu jest w tym przypadku przekazywana przed nawiązaniem stosunku pracy. Ustawodawca dopuszcza taką możliwość.

10. „Łatwy dostęp” – co to oznacza?

„Łatwy dostęp” oznacza możliwość zapoznania się z informacją bez zbędnych ograniczeń, bez konieczności spełniania szczególnych wymogów czy przechodzenia rozbudowanych procedur.

11. Jeżeli w zakładzie pracują wyłącznie kobiety lub wyłącznie mężczyźni (np. ze względu na BHP), to jak liczyć lukę płacową?

W takim przypadku w zakładzie pracy luka płacowa pomiędzy wynagrodzeniami kobiet i mężczyzn nie występuje.

12. Czy luka płacowa powinna być wyliczana w skali całej organizacji, działu czy innej jednostki? Jak obliczyć lukę – w konkretnych działach czy na tle całej organizacji?

Zgodnie z Dyrektywą, dla celów raportowych luka płacowa będzie liczona dla całej organizacji oraz dla poszczególnych kategorii pracowników. Pracodawca będzie zobowiązany do podziału pracowników na kategorie według kryterium jednakowej pracy lub pracy o jednakowej wartości. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 100 pracowników będą raportować:

• lukę płacową ze względu na płeć,
• lukę płacową ze względu na płeć w odniesieniu do składników uzupełniających lub zmiennych,
• medianę luki płacowej ze względu na płeć,
• medianę luki płacowej w zakresie składników uzupełniających lub zmiennych,
• odsetek kobiet i mężczyzn otrzymujących składniki uzupełniające lub zmienne,
• odsetek kobiet i mężczyzn w każdym kwartylu wynagrodzenia,
• lukę płacową ze względu na płeć w podziale na kategorie pracowników, według zwykłego podstawowego wynagrodzenia godzinowego lub miesięcznego oraz składników uzupełniających lub zmiennych.

Analiza na poziomie działów może być stosowana pomocniczo wewnętrznie, ale raportowanie będzie się odbywać w ww. zakresie.

13. Do jakiego organu trzeba będzie raportować dane o luce płacowej?

Obecnie nie wiadomo, do jakiego organu będzie trzeba raportować dane o luce płacowej. Zostanie on wskazany na etapie implementacji Dyrektywy, w odpowiedniej ustawie.

14. Czy pracodawca będzie zobowiązany do publicznego udostępnienia informacji o tym, jakie stanowiska zaliczają się do poszczególnych kategorii podziału pracowników?

Kwestia ta nie jest wprost uregulowana w Dyrektywie. Dla celów egzekwowania zakazu dyskryminacji bardzo prawdopodobne jest jednak, że konieczne będzie ujawnienie takich informacji przynajmniej wobec uprawnionych podmiotów (np.: organów kontrolnych, związków zawodowych, przedstawicieli pracowników).

15. Jak ma wyglądać raport – czy będzie jednolity wzór?

Na ten moment nie ma dostępnych wzorów raportów. Należy zaczekać na implementację Dyrektywy i wzory, które z dużym prawdopodobieństwem przygotuje ustawodawca.

16. Jak prawidłowo przygotować siatkę wynagrodzeń? Czy w widełkach płacowych należy uwzględnić wyłącznie stawki wynikające z umów o pracę, czy także inne składniki wynagrodzenia, takie jak premia uznaniowa lub dodatek funkcyjny? W jaki sposób kategoryzować stanowiska oraz przyporządkowane im poziomy wynagrodzeń? Czy w siatce wynagrodzeń należy wymienić wszystkie stanowiska występujące w firmie? Czy w przypadku utworzenia nowych stanowisk w trakcie funkcjonowania firmy konieczna jest aktualizacja siatki wynagrodzeń?

Pojęcie wynagrodzenia obejmuje wszystkie jego składniki, niezależnie od nazwy i charakteru. Będą to więc także inne świadczenia związane z pracą, przyznawane w formie pieniężnej lub niepieniężnej. Siatka wynagrodzeń powinna więc uwzględniać całość „pakietu wynagrodzeniowego“. Jej celem jest m.in. kategoryzacja pracowników na potrzeby obowiązków raportowych, dlatego powinna obejmować wszystkie stanowiska w firmie i być aktualizowana przy tworzeniu nowych stanowisk.

Samo kategoryzowanie stanowisk opiera się na kryterium jednakowej pracy bądź pracy o takiej samej wartości. To pracodawca będzie musiał dokonać wewnętrznej oceny, na jakich stanowiskach wykonywana jest praca o jednakowej wartości. Pod uwagę powinien brać takie elementy jak umiejętności (w tym umiejętności miękkie), złożoność zadań, zakres odpowiedzialności, warunki pracy i inne obiektywne kryteria.

17. Kiedy i w jakiej formie należy informować o regulaminie wynagrodzeń firmy? Jak w tej sytuacji zachować poufność systemu wynagrodzeń? Co z wartościowaniem stanowisk – kiedy i gdzie pojawią się konkretne wytyczne? Czy będą konkretne wymogi PIP?

Odpowiednie zapisy regulaminów wynagradzania lub układów zbiorowych dotyczące wynagradzania będą ujawniane tak jak informacje o wynagrodzeniu, tj.:
w ogłoszeniu o naborze na stanowisko;

• ogłoszeniu o naborze na stanowisko;
• przed rozmową kwalifikacyjną – jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu;
• przed nawiązaniem stosunku pracy – jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru albo nie przekazał tych informacji wcześniej, o czym mowa w pkt 1 lub 2.

Informacje te należy przekazać kandydatowi do pracy w formie papierowej lub elektronicznej. Nie ma wymogu stosowania formy pisemnej. Dla celów dowodowych lub na wypadek kontroli należy zachować dowody spełnienia tego obowiązku. Ustawodawca nie przewidział żadnych szczególnych mechanizmów ochrony poufności dokumentacji. Nie ma jednak obowiązku, aby przekazywać całość dokumentacji, a jedynie zapisy mające wpływ na wynagrodzenie osoby na danym stanowisku np.: dotyczące premii lub bonusów. W praktyce kandydaci już dzisiaj pytają o takie informacje i je otrzymują. Zmieni się zatem jedynie forma ich przekazywania.

Szczegółowe wymogi (w tym ewentualne wytyczne PIP co do wartościowania stanowisk) będą znane dopiero po przyjęciu krajowych przepisów wykonawczych.

18. Czy musimy wyrównać obecne wynagrodzenia, a jeśli tak – to z dniem 24 grudnia? Czy zasada pracy o jednakowej wartości zaczyna obowiązywać 24 grudnia czy później?

Przepisy zakazujące dyskryminacji pracowników obowiązują w Polsce od dawna. Zgodnie z art. 18(3c) § 1 Kodeksu pracy „pracownicy mają prawo do jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości”. Zatem, jeśli obecne różnice w poziomie wynagrodzeń mają charakter dyskryminujący, wynagrodzenia należałoby wyrównać.

Natomiast 24 grudnia 2025 r. wchodzą w życie przepisy wprowadzające nowe zasady jedynie na etapie rekrutacji, dotyczące obowiązku informowania kandydatów o wysokości wynagrodzenia oraz zapewnienia neutralności płciowej w treści ogłoszeń o pracę. Dalej idących zmian możemy się spodziewać na etapie implementacji Dyrektywy do polskiego porządku prawnego. Dyrektywa zobowiązuje państwa członkowskie do wprowadzenia szczególnych mechanizmów zapobiegających luce płacowej pomiędzy kobietami i mężczyznami, takich jak na przykład obowiązek raportowania luki płacowej i podejmowanie odpowiednich środków, gdy przekroczy ona 5%. Polska musi wdrożyć przepisy Dyrektywy do 7 czerwca 2026 r.

19. Kto ma prawo wiedzieć o wynagrodzeniu kogo – czy każdy o każdym, czy tylko w obrębie zespołu/poziomu stanowisk? Czy ujawniać tylko wynagrodzenia zasadnicze, czy również premie, dodatki, benefity? Co z kontraktami B2B – czy ich stawki też powinny być jawne wobec pracowników?

Pracownicy będą mieli prawo do:

• łatwego dostępu do kryteriów stosowanych do określania wynagrodzenia, poziomów wynagrodzenia oraz zasad progresji (z zastrzeżeniem, że ustawodawca może wyłączyć informację o progresji u pracodawców zatrudniających mniej niż 50 osób);
• informacji o swoim indywidualnym poziomie wynagrodzenia oraz o średnich poziomach wynagrodzenia – w podziale na płeć – w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o jednakowej wartości.

Nie dojdzie więc do ujawniania wynagrodzeń konkretnych osób z imienia i nazwiska. Zakres ujawniania wynagrodzeń w ramach kontraktów B2B będzie zależał od ostatecznego brzmienia przepisów krajowych; co do zasady obecne regulacje dotyczą pracowników.

20. W jaki sposób wszystkie te aspekty odnoszą się do współpracy w modelu B2B, który w branży IT stanowi dominującą formę zatrudnienia?

Przepisy wchodzące w życie 24 grudnia 2025 r. nie dotyczą umów B2B ani umów zlecenia, lecz osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.

21. Jakie są zagrożenia wynikające z wdrożenia przedmiotowych przepisów dla pracodawcy, jego współpracy ze związkami zawodowymi oraz dla samych pracowników?

Nie pozostawia wątpliwości, że to przede wszystkim pracodawcy obawiają się ryzyka ujawnienia wysokości wynagrodzeń. Do takiego ujawnienia może dojść wewnątrz zakładu pracy lub na zewnątrz. To pierwsze ryzyko wiązać się może z koniecznością wyrównania wynagrodzeń osobom, zarabiającym mniej. Ryzyko dotyczy oczywiście „wyrównywania wynagrodzeń w górę”, a w konsekwencji wzrost kosztów osobowych. Drugie ryzyko wiąże się z tym, iż poziom wynagrodzeń w danej firmie będzie łatwiejszy do porównania z rynkiem, co może obniżyć konkurencyjność pracodawców płacących poniżej średniej i wymusić podwyższenie stawek lub być przyczyną odpływu pracowników.

Wsparcie Accace Legal

Zespół prawników kancelarii prawnej Accace Legal łączy specjalistyczną wiedzę z zakresu prawa pracy, polityki wynagradzania oraz ochrony danych osobowych z praktycznym doświadczeniem we wdrażaniu nowych obowiązków regulacyjnych. Dzięki temu wspieramy pracodawców w kompleksowym przygotowaniu organizacji do przepisów dotyczących jawności wynagrodzeń, obejmując zarówno etap rekrutacji, jak i aktualizację wewnętrznych zasad płacowych oraz procedur HR. Zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami.

Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA) z 9 października 2025 r. (II FSK 112/23) może zmienić praktykę rozliczania podatku u źródła (WHT) w Polsce. NSA uznał, że usługi pośrednictwa handlowego i koordynacja scentralizowanych zakupów świadczone przez podmioty zagraniczne mogą nosić cechy usług doradczych, reklamowych lub badania rynku, co zwiększa ryzyko obowiązku poboru WHT w kontekście świadczeń o podobnym charakterze.

Stan faktyczny sprawy – usługi pośrednictwa a podatek u źródła

Polska spółka z branży petrochemicznej, działająca w ramach międzynarodowej grupy kapitałowej, korzystała z usług pośrednictwa świadczonych przez zagranicznych agentów m.in. z Wielkiej Brytanii, Irlandii, Szwajcarii i Francji. Agenci wspierali sprzedaż produktów spółki poza Polską – zajmowali się pozyskiwaniem klientów, prezentowaniem oferty, analizą rynków zbytu, planowaniem dostaw oraz wspieraniem działań marketingowych.

Spółka uznała, że takie świadczenia mają charakter czysto pośredniczy i w konsekwencji nie powinny być objęte podatkiem u źródła, gdyż nie mieszczą się w katalogu usług wskazanych w art. 21 ust. 1 pkt 2a ustawy o CIT, obejmującym świadczenia o podobnym charakterze.

Interpretacja organów podatkowych i wyrok NSA – WHT a świadczenia o podobnym charakterze Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 18 marca 2022 r. (0111-KDIB1-2.4010.709.2021.1.AK) uznał, że stanowisko spółki jest błędne. W jego ocenie czynności wykonywane przez zagranicznych agentów – mimo odmiennego nazewnictwa – pełnią funkcję doradczo-promocyjną, gdyż wpływają na decyzje zakupowe i strategię sprzedażową spółki.

Organ wskazał, że decydujące znaczenie ma rzeczywisty charakter usług, a nie ich nazwa w umowie. W konsekwencji uznał, że wynagrodzenie wypłacane kontrahentom zagranicznym podlega 20% podatkowi u źródła.

Spółka zaskarżyła interpretację do WSA w Bydgoszczy, jednak sąd (wyrok z 19 lipca 2022 r., I SA/Bd 307/22) przyznał rację organowi. W uzasadnieniu wskazano, że katalog usług wymienionych w art. 21 ust. 1 pkt 2a ma charakter otwarty, co oznacza, że obejmuje również świadczenia o podobnym charakterze – jeśli ich elementy przeważają nad innymi cechami usługi.

W ocenie sądu usługi świadczone przez agentów nie ograniczały się do technicznego kojarzenia stron transakcji, ale obejmowały działania analityczne, strategiczne i promocyjne, typowe dla usług doradczych i reklamowych.

Podobnie orzekł Naczelny Sąd Administracyjny, który oddalił skargę kasacyjną spółki. NSA podkreślił, że kontekście WHT a świadczeń o podobnym charakterze, czynności takie jak: rekomendowanie produktów, zbieranie informacji o rynku czy opracowywanie strategii sprzedaży noszą cechy zbliżone do usług wskazanych w art. 21 ust. 1 pkt 2a CIT, dlatego również podlegają podatkowi u źródła.

Jeszcze w 2024 r. ten sam sąd w wyroku z 28 czerwca (II FSK 1311/21) wskazywał, że negocjacje handlowe czy zachwalanie towarów nie stanowią usług doradczych ani reklamowych, a elementy promocyjne zawarte w pośrednictwie nie zmieniają jego zasadniczego charakteru.

Nowe rozstrzygnięcie idzie jednak w przeciwnym kierunku – przyjmuje szeroką interpretację pojęcia „świadczeń o podobnym charakterze”, co może istotnie zwiększyć liczbę przypadków, w których konieczne będzie pobranie WHT od płatności na rzecz zagranicznych kontrahentów.

Skutki dla przedsiębiorców

Szeroka interpretacja pojęcia „świadczeń o podobnym charakterze”, obejmujących usługi podobne do doradczych czy reklamowych, przyjęta przez sądy, może w praktyce znacząco rozszerzyć katalog świadczeń objętych podatkiem u źródła. Dla przedsiębiorców oznacza to szereg potencjalnych skutków:

• Więcej usług objętych WHT – transakcje obejmujące wsparcie sprzedaży, marketing, pośrednictwo handlowe czy zarządzanie zakupami mogą być coraz częściej kwalifikowane jako świadczenia o charakterze doradczo-promocyjnym.
• Większe ryzyko po stronie płatnika – brak poboru podatku u źródła w sytuacji, gdy organ uzna daną usługę za objętą przepisem, może skutkować obowiązkiem zapłaty zaległości wraz z odsetkami oraz sankcjami finansowymi.
• Wzmożona kontrola organów skarbowych – można spodziewać się, że administracja podatkowa będzie uważniej analizować umowy dotyczące usług niematerialnych, nawet jeśli ich nazwy nie wskazują wprost na charakter doradczy lub reklamowy.

W efekcie podatnicy stają wobec rosnącej niepewności interpretacyjnej. Granica między świadczeniami o charakterze operacyjnym a usługami niematerialnymi objętymi WHT staje się coraz mniej wyraźna, co zwiększa ryzyko sporów i dodatkowych obciążeń podatkowych.

Jak ograniczyć ryzyko w zakresie WHT i świadczeń o podobnym charakterze

W obliczu coraz szerszej interpretacji przepisów o podatku u źródła kluczowym zadaniem dla przedsiębiorców staje się rzetelne rozpoznanie charakteru nabywanych usług i odpowiednie udokumentowanie ich celu gospodarczego. W praktyce bezpieczeństwo podatkowe można budować poprzez kilka komplementarnych działań, które łącznie tworzą spójną politykę w zakresie WHT.

W sytuacjach wątpliwych dobrym rozwiązaniem może być wystąpienie o interpretację indywidualną, która potwierdzi sposób kwalifikacji usług i zakres obowiązków płatnika. Choć nie daje ona pełnej gwarancji bezpieczeństwa, stanowi istotny element ochrony w przypadku ewentualnej kontroli w obszarze WHT.

Podsumowanie

Wyrok NSA z 9 października 2025 r. (II FSK 112/23) wpisuje się w trend coraz szerszego rozumienia pojęcia „świadczeń o podobnym charakterze” w kontekście podatku u źródła. Oznacza to, że nawet jeśli dana usługa nie została wprost wymieniona w ustawie, może zostać objęta WHT, jeśli jej funkcje i cel gospodarczy są zbliżone do usług doradczych, reklamowych lub badania rynku.

Dla przedsiębiorców to wyraźny sygnał ostrzegawczy – nazwa umowy nie przesądza o obowiązkach podatkowych. Kluczowe jest zatem rzetelne przeanalizowanie, jaką faktycznie rolę pełni dane świadczenie w strukturze działalności.

Wsparcie Accace

W obliczu rosnącej liczby sporów dotyczących kwalifikacji usług niematerialnych oraz coraz szerszej interpretacji pojęcia „świadczeń o podobnym charakterze” kluczowe znaczenie ma odpowiednie przygotowanie organizacji do ewentualnych kontroli podatkowych. Warto z wyprzedzeniem przeanalizować zawarte umowy, zweryfikować istniejące procedury wewnętrzne oraz zaktualizować dokumentację w zakresie podatku u źródła, aby ograniczyć ryzyko błędnej kwalifikacji i związanych z tym konsekwencji finansowych. Zachęcamy do kontaktu z naszymi ekspertami w celu uzyskania kompleksowej pomocy.

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, 1 listopada 2025 roku został uruchomiony Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Moduł ten umożliwia zarządzanie uprawnieniami w KSeF, składanie wniosków o wydanie certyfikatów oraz pobieranie certyfikatów na potrzeby korzystania z systemu.

Mamy nadzieję, że niniejszy przewodnik okaże się dla Państwa praktycznym wsparciem w pracy z Modułem Certyfikatów i Uprawnień w systemie KSeF. Przedstawiamy w nim najważniejsze funkcje modułu, które ułatwiają skuteczne zarządzanie dostępami i certyfikatami w ramach systemu.

Pobierz bezpłatny przewodnik po Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU)