UZYSKAJ BEZPŁATNY DOSTĘP DO
Otrzymuj nasze artykuły, opinie, porady, aktualności branżowe, aktualności ze stron lokalnych, ebooki, informacje o najnowszych wydarzeniach i jeszcze więcej, bezpośrednio na swoją skrzynkę pocztową.
Sprawdź sekcję Newsroom i zobacz co zawiera!
Prześlemy Ci tylko istotne informacje, które naszym zdaniem mogą Cię zainteresować i będziemy traktować Twoje dane osobowe zgodnie z naszą polityką prywatności i oświadczeniem RODO.
Nie możesz zasubskrybować? Wypróbuj tę stronę.
Wejście w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanowi dla podatników ogromne wyzwanie. Nowe przepisy oznaczają nie tylko zmianę narzędzi służących do fakturowania, ale również konieczność reorganizacji procesów finansowo-księgowych, sprzedażowych czy kontrolnych. Szczególnym wyzwaniem jest wdrożenie KSeF w JST, czyli jednostkach samorządu terytorialnego, które ze względu na specyfikę rozliczania VAT muszą zmierzyć się z wyjątkowo skomplikowanym procesem dostosowania do nowych przepisów. Brak odpowiedniego przygotowania do KSeF w jednostkach samorządu terytorialnego może skutkować poważnymi problemami organizacyjnymi i finansowymi.
Mamy nadzieję, że niniejsza publikacja okaże się dla Państwa praktycznym wsparciem i pomoże sprawnie przygotować się do wdrożenia KSeF w jednostkach samorządu terytorialnego.
Choć samorządowe jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe (dalej: jednostki podrzędne) prowadzą samodzielną działalność gospodarczą i mogą sprawiać wrażenie odrębnych podatników, na gruncie VAT podatnikiem jest jedna całość – jednostka samorządu terytorialnego (JST) wraz ze swoimi jednostkami podrzędnymi. Obejmuje to urząd obsługujący JST, samorządowe jednostki budżetowe oraz samorządowe zakłady budżetowe, które stanowią „części” jednego podatnika VAT.[1]
Powyższa centralizacja dotyczy jedynie rozliczeń dla celów VAT. W praktyce oznacza to, że zarówno JST, jak i jej jednostki podrzędne mogą posiadać odrębne identyfikatory podatkowe NIP, przy czym dla rozliczeń VAT kluczowy jest numer NIP JST, natomiast numer NIP jednostki podrzędnej może
być wykorzystywany np. przy opłacaniu zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń pracowników.
Wejście w życie KSeF nie zmieni powyższych zasad rozliczania VAT przez jednostki samorządu terytorialnego. Co więcej, JST będą traktowane dla celów KSeF tak samo jak pozostali podatnicy VAT. Oznacza to, że będą zobowiązani do m.in.:
Jednostki samorządu terytorialnego, wystawiając faktury VAT, zobowiązane są do wskazywania swojego numeru NIP wraz z nazwą i adresem. Jeżeli faktura dotyczy jednostki podrzędnej, dodatkowo na fakturze mogą zostać zamieszczone numer NIP, nazwa i adres tej jednostki podrzędnej.
Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF wskazanie danych jednostki podrzędnej na fakturze ustrukturyzowanej stanie się wręcz konieczne, aby możliwe było jej prawidłowe zaksięgowanie.
W fakturach ustrukturyzowanych wystawianych przez JST w ramach KSeF, w strukturze FA(3) będzie należało podać:
Uzupełnienie danych jednostki podrzędnej w elemencie Podmiot3 umożliwia wystawienie faktury, w której formalnym sprzedawcą pozostaje JST, przez osobę lub podmiot działający w ramach danej jednostki podrzędnej.
Brak wskazania tych danych skutkuje tym, że faktura ustrukturyzowana będzie traktowana jako wystawiona przez całą JST, a nie przez konkretną jednostkę podrzędną i w konsekwencji będzie widoczna w ogólnej ewidencji faktur JST, a nie w ewidencji tej jednostki podrzędnej.
Podobnie jak w przypadku faktur wystawianych przez jednostki samorządu terytorialnego (JST), również faktury wystawiane na rzecz JST powinny wskazywać JST jako nabywcę – z jej numerem NIP, nazwą i adresem. Dodatkowo na fakturach można zamieścić dane jednostki podrzędnej, jeżeli dana transakcja jej dotyczy. Po wejściu w życie obligatoryjnego KSeF wskazywanie danych jednostek podrzędnych na fakturach ustrukturyzowanych będzie konieczne, aby trafiły do odpowiedniej jednostki podrzędnej.
W przypadku faktur zakupowych otrzymywanych przez JST, w strukturze FA(3) będzie należało podać:
Ujęcie danych jednostki podrzędnej w elemencie Podmiot3 umożliwi dostęp do faktury, w której nabywcą jest JST, zarówno:
Warto dodać, że JST wraz ze swoimi jednostkami podrzędnymi może również korzystać z identyfikatora wewnętrznego (IDWew). W takim przypadku, zamiast identyfikatora podatkowego NIP jednostki podrzędnej, na fakturze może być wskazany właśnie IDWew tej jednostki.
W strukturze logicznej FA(3) przewidziano także obowiązek wypełnienia znacznika JST w danych nabywcy (Podmiot2).
Podczas wystawiania faktury należy wskazać, czy dotyczy ona jednostki podrzędnej JST. Odbywa się to poprzez wypełnienie pola „JST” wartością „1” lub „2”:
Jednostki samorządu terytorialnego (JST) będą uwierzytelniały się w KSeF tak jak inni podatnicy niebędący osobami fizycznymi. Oznacza to, że uwierzytelnienie w KSeF w JST może odbywać się na dwa sposoby:
Osoba pełniąca rolę administratora będzie posiadała pełny zakres uprawnień w systemie, w tym możliwość nadawania i odbierania uprawnień innym osobom fizycznym lub podmiotom działającym w imieniu JST.
Administrator, uwierzytelniając się w KSeF w imieniu JST, będzie podawał jako numer identyfikacji podatkowej numer NIP JST oraz uwierzytelniał się przy użyciu np. Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Warto podkreślić, że zawiadomienie ZAW-FA może być składane wyłącznie przez JST, a nie jednostki podrzędne. Administrator JST będzie mógł zarządzać jednostkami podrzędnymi i nadawać osobie fizycznej uprawnienia administratora jednostki podrzędnej. Następnie administrator jednostki podrzędnej będzie mógł nadawać uprawnienia kolejnym osobom fizycznym lub podmiotom w imieniu jednostki podrzędnej (ale nie w imieniu innych jednostek podrzędnych lub całego JST).
Dodatkowo, JST będą mogły korzystać z pozostałych metod uwierzytelniania przewidywanych w KSeF, takich jak certyfikaty KSeF oraz tokeny (przy czym z tokenów będzie można korzystać jedynie do końca 2026 roku).
JST i administrator wskazany w ZAW-FA mogą nadawać uprawnienia osobom fizycznym pełniącym funkcje administratorów jednostek podrzędnych. Osoba fizyczna będąca administratorem jednostki podrzędnej może posiadać w KSeF uprawnienia do:
Z kolei administrator jednostki podrzędnej JST może nadać uprawnienia osobie fizycznej m.in. do:
W powyższym modelu:
Osoba fizyczna (księgowa obsługująca urząd gminy), po uwierzytelnieniu się w KSeF w kontekście numeru NIP urzędu gminy:
Osoba fizyczna 1 i osoba fizyczna 2 (księgowe obsługujące szkołę), po uwierzytelnieniu się w KSeF w kontekście numeru NIP szkoły:
Osoba fizyczna (księgowa obsługująca MOPS), po uwierzytelnieniu się w KSeF w kontekście numeru NIP MOPS-u:
Uprawnienie do wystawiania lub dostępu do faktur w KSeF w JST mogą posiadać również podmioty zewnętrzne wskazane przez jednostkę podrzędną (np. biura rachunkowe). JST lub administrator jednostki podrzędnej, nadając uprawnienia bezpośrednie podmiotowi posiadającemu numer NIP (np. biuru rachunkowemu), decyduje czy dany podmiot będzie mógł delegować uprawnienia dalej – na inne podmioty (np. swoich pracowników). W praktyce oznacza to rozróżnienie pomiędzy uprawnieniami bezpośrednimi a pośrednimi.
Korzystanie z tego rozwiązania jest dobrowolne, ale może znacząco ułatwić obsługę fakturowania w JST. Dzięki niemu, w przypadku zmian kadrowych w ramach podmiotu zewnętrznego (np. biura rachunkowego), nie ma konieczności aktualizowania danych wszystkich osób fizycznych uprawnionych do wystawiania lub dostępu do faktur przez JST czy jej jednostki podrzędne.
Wystarczy, że aktualizacji uprawnień osób fizycznych dokona sam podmiot (np. biuro rachunkowe), a nie wszystkie JST lub jednostki podrzędne, które wskazały ten podmiot jako uprawniony do działania w ich imieniu.
Z przyjemnością pomożemy Państwa jednostce samorządu terytorialnego, wraz z jej jednostkami podrzędnymi – odpowiednio przygotować się do wdrożenia KSeF. Oferujemy m.in. audyt procesów fakturowania i ich zgodności z KSeF, mapowanie transakcji i weryfikacje aspektów podatkowych, dedykowane szkolenia i warsztaty dla działów księgowych, operacyjnych i IT, oraz wiele innych czynności wspierających odpowiednie przygotowanie do KSeF.
[1] Wyrok TSUE z 29 września 2015 r. (C-276/14) w sprawie Gmina Wrocław przeciwko Ministrowi Finansów
1 stycznia 2025 roku do polskiego systemu podatkowego została wprowadzona istotna zmiana dotycząca podatników CIT. Mowa o obowiązku składania plików JPK_CIT, czyli jednolitych plików kontrolnych zawierających dane z ksiąg rachunkowych przedsiębiorstw.
Nowy obowiązek ma na celu zapewnienie organom podatkowym bieżącego dostępu do ksiąg i ewidencji podatników, co znacząco zwiększa możliwości kontrolne administracji. Jednocześnie wymusza on na przedsiębiorcach dostosowanie systemów finansowo-księgowych oraz procedur wewnętrznych do nowego formatu raportowania.
Choć głównym celem wdrożenia JPK_CIT jest uszczelnienie systemu podatkowego i zwiększenie transparentności działań podatników, cyfryzacja rozliczeń przynosi również realne korzyści. Automatyzacja procesów raportowania i bieżąca kontrola danych umożliwia szybsze wykrywanie nieprawidłowości, usprawnia komunikację z organami podatkowymi oraz może przyspieszyć zwroty podatków, w szczególności VAT.
Wdrożenie nowych obowiązków wiąże się z istotnym wysiłkiem organizacyjnym – obejmuje m.in. aktualizację planu kont, modyfikację procedur obiegu dokumentów oraz rozwój kompetencji zespołów księgowych i finansowych. Aby ułatwić przedsiębiorcom dostosowanie się do nadchodzących zmian, nasi eksperci opracowali checklistę wdrożeniową oraz zestaw wymagań JPK_CIT, które pozwolą przygotować się do nowych regulacji w pełnej zgodności z przepisami.
JPK_PD – potocznie nazywany JPK_CIT, to nowa struktura pliku zawierającego dane z ksiąg rachunkowych, który należy przesyłać do urzędu skarbowego. Obecnie obowiązuje już JPK_CIT_KR, który jest jednak przekazywany wyłącznie na żądanie organów podatkowych.
Nowe przepisy przewidują obowiązek corocznego przesyłania określonych plików.
Dla podatników CIT nowa struktura JPK_PD obejmie następujące pliki:
Obowiązek raportowania JPK_CIT wprowadza rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 sierpnia 2024 r. w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Podstawą prawną jest art. 9 ust. 1c oraz ust. 5 ustawy o CIT w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2025 r.
Obowiązek przesyłania JPK_PD jest wprowadzany stopniowo. Zmiany będą realizowane według harmonogramu za lata podatkowe rozpoczynające się po:
Pierwsze struktury logiczne JPK_KR_PD należy złożyć najpóźniej z upływem terminu złożenia zeznania podatkowego za 2025 r. (czyli w większości przypadków w marcu 2026 r.).
Z obowiązków związanych z JPK CIT zwolnieni są podatnicy:
Art. 27a. [zwolnienie z obowiązku składania zeznania oraz informacji za pomocą środków komunikacji elektronicznej]
Zeznanie, o którym mowa w art. 27 ust. 1, może być składane w postaci papierowej przez podatników, którzy osiągają wyłącznie dochody wolne od podatku na podstawie art. 17 ust. 1 oraz nie są obowiązani do sporządzenia deklaracji lub informacji, o których mowa w art. 35 ust. 10, art. 38 ust. 1a i 1b, art. 39 ust. 1-4, art. 42 ust. 1a-4, art. 42a ust. 1 i art. 42e ust. 5 i 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Struktura JPK_CIT pozwala na przekazywanie pełnych danych niezbędnych do kontroli podatkowej. Zawiera informacje o kontrahentach, transakcjach, środkach trwałych oraz wartościach niematerialnych i prawnych. Wdrożenie wymaga przygotowania systemów informatycznych, które umożliwią uzupełnienie ksiąg o dodatkowe dane, zgodnie z przepisami wykonawczymi.
Dane wymagane w JPK_CIT obejmują:
W przypadku składników majątku wprowadzonych do ewidencji przed 2025 r., raportowane będą jedynie wybrane informacje, takie jak numer faktury KSeF i data wykreślenia z ewidencji, co ułatwia dostosowanie się do nowych wymogów.
Kluczowe aspekty, które zadecydują o nowym kształcie pracy księgowych po wdrożeniu JPK_CIT:
| Element struktury JPK_KR_PD | Rok po 31.12.2024 r. | Rok po 31.12.2025 r. |
|---|---|---|
| Dziennik księgowy | obowiązkowe | obowiązkowe |
| ZOIS (obrotówka) | obowiązkowe | obowiązkowe |
| Kontozapis (wykaz zapisów księgowych) | obowiązkowe | obowiązkowe |
| Mapowanie planu kont (sprawozdanie wg MSSF) | fakultatywne (o ile Ministerstwo Finansów przygotuje znaczniki do mapowania; w innym przypadku nawet gdyby podatnik chciał spełnić ten wymóg, nie będzie miał praktycznej możliwości) | obowiązkowe |
| Mapowanie planu kont (sprawozdanie wg polskich przepisów) | obowiązkowe | obowiązkowe |
| Numer systemowy i kod kraju kontrahenta | obowiązkowe | obowiązkowe |
| NIP kontrahenta | fakultatywne | obowiązkowe |
| Numer KSeF dla faktur sprzedażowych (jeśli nadano) | fakultatywne | obowiązkowe |
| Dane dotyczące rozliczenia podatku dochodowego (węzeł RPD) | fakultatywne | obowiązkowe |
| Element struktury JPK_ST_KR | Rok po 31.12.2024 r. | Rok po 31.12.2025 r. |
|---|---|---|
| Ewidencja (rejestr) ŚT/WNiP podatkowa i rachunkowa | obowiązkowe | obowiązkowe |
| Nazwa aktywa | obowiązkowe | obowiązkowe |
| Dane dotyczące amortyzacji (metoda, stawka, częstotliwość odpisu, zwiększenia, zmniejszenia, zmiana stawki) | obowiązkowe | obowiązkowe |
| Wartość początkowa aktywa | obowiązkowe | obowiązkowe |
| Powód wykreślenia z ewidencji | obowiązkowe | obowiązkowe |
| KSeF ID faktury dokumentacyjnej zbycie ŚT/WNiP | fakultatywne | obowiązkowe |
| NIP kontrahenta | fakultatywne | obowiązkowe |
| Numer i rodzaj dowodu przyjęcia do używania | fakultatywne | obowiązkowe |
| Numer inwentarzowy | fakultatywne | obowiązkowe |
| Data nabycia, wytworzenia, przyjęcia lub wykreślenia | fakultatywne | obowiązkowe |
W związku z licznymi wątpliwościami dotyczącymi obowiązków związanych z raportowaniem JPK_KR_PD oraz JPK_KR_ST, Ministerstwo Finansów opublikowało zestawienie odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania (Q&A) [1]. Celem publikacji jest rozwianie pojawiających się niejasności w tym zakresie. Choć dokument ten nie stanowi źródła prawa o charakterze wiążącym, wskazuje na oczekiwania MF dotyczące przyszłego sposobu raportowania plików JPK CIT.
Poniżej przedstawiamy, naszym zdaniem, najistotniejsze odpowiedzi Ministerstwa Finansów dotyczące obowiązków związanych z JPK CIT.
1. Czy jest możliwość podziału pliku JPK_ST_KR w przypadku dużej ilości danych? Spółka ma 2 mln środków trwałych w aktualnej ewidencji środków trwałych.
Czy w takim przypadku można wygenerować dwa pliki JPK_ST_KR?
Nie jest przewidziana możliwość dzielenia pliku JPK_ST_KR.
2. Czy podatnicy prowadzący pełne księgi, nie będą już zobowiązani do udostępniania pliku JPK_KR (1) na żądanie, a zamiast tego będą musieli przesyłać plik JPK_KR_PD (1) tylko raz w roku?
Wprowadzenie JPK_KR_PD nie powoduje likwidacji JPK_KR na żądanie. JPK_KR będzie funkcjonował m.in. Za okresy przed wejściem w życie obowiązku raportowania w postaci JPK_KR_PD.
3. Czy limit przychodów 50 mln euro służący do ustalenia, od kiedy należy stosować nowe struktury, odnosi się do przychodów podatkowych czy księgowych?
Wskazany wyżej limit przychodów 50 mln euro odnosi się wyłącznie do przychodów ustalonych na gruncie prawa podatkowego.
4. Zakładając, że rok podatkowy jest rokiem kalendarzowym, w celu ustalenia, czy od 1.01.2025 r. Konieczne jest stosowanie nowych struktur JPK_KR, bada się przychody z roku 2023 czy 2024?
Począwszy od 1 stycznia 2025 r. Rokiem bazowym przy badaniu ustalonego limitu przychodowego w wysokości 50 mln euro będzie rok podatkowy poprzedzający rok, za który obowiązek z zakresu JPK_KR_PD będzie miał po raz pierwszy zastosowanie, tj. 2024 rok.
5. Czy spółki – osoby prawne będą miały obowiązek przesyłania JPK_KR_PD za rok rozpoczynający się po 31.12.2025 r., czy po 31.12.2026 r.?
Obowiązkiem z zakresu JPK CIT za rok podatkowy/obrotowy rozpoczynający się po dniu 31 grudnia 2025 r. zostaną objęci podatnicy CIT i spółki niebędące osobami prawnymi […] inni niż określeni w pkt 1) obowiązani do składania JPK_VAT.
6. Czy należy wykazywać w pliku JPK środki trwałe, które zostały całkowicie umorzone przed 1.01.2025 księgowo oraz podatkowo?
W trakcie raportowania struktury logicznej JPK_ST_KR wykazujemy wszystkie środki trwałe, które są na stanie jednostki – znajdują się w ewidencji środków trwałych. Nie są wykazywane środki trwałe zlikwidowane przed 01.01.2025 r.
7. Czy w przypadku wykreślenia z ewidencji ŚT/WNIP nieumorzonego, to w JPK_ST_KR należy wykazać wartość netto zaliczaną w koszty podatkowe?
Jeśli tak, w którym polu?
W przypadku wykreślenia z ewidencji ŚT/WNIP środka trwałego niezamortyzowanego w całości, w JPK_ST_KR nie wykazujemy wartości niezamortyzowanej części.
8. Klient w połowie przyszłego roku planuje zmienić system finansowo-księgowy i w związku z tym, wspomniał, że planuje przygotować dwa pliki JPK_KR_PD (jeden za pierwszą połowę przyszłego roku ze starego systemu, drugi za drugą połowę roku z nowego systemu). Czy takie podejście będzie dopuszczalne?
Pliki JPK_KR_PD mogą być generowane za dowolne okresy, weryfikowana będzie jednak ciągłość zapisów.
9. W jaki sposób i do jakiego urzędu podatnik będzie zobowiązany wysyłać nowe pliki JPK_KR oraz JPK_ST_KR?
Zgodnie z przepisem art. 9 ust 1c ustawy CIT „podatnicy prowadzący księgi rachunkowe są obowiązani prowadzić te księgi przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłać właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego te księgi po zakończeniu roku podatkowego, w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania, o którym mowa w art. 27 ust. 1, albo deklaracji, o której mowa w art. 28r ust. 1. Pliki JPK należy utworzyć przy pomocy programu księgowego oraz wysłać bezpośrednio z programu, jeżeli ma funkcję wysyłki plików JPK. Wysyłkę można również zrealizować za pomocą aplikacji klient JPK WEB.
Przed podatnikami CIT stoi szereg wyzwań, jakie niesie ze sobą kolejny etap cyfryzacji rozliczeń podatkowych w Polsce. W ramach przygotowań do obowiązkowego wysyłania ksiąg do organów skarbowych, podatnicy muszą wziąć pod uwagę:
Wprowadzenie obowiązku raportowania JPK_CIT to nie tylko wyzwanie technologiczne i procesowe, ale przede wszystkim merytoryczne. Prowadzenie ksiąg oraz rozliczanie podatku dochodowego nigdy nie było tak łatwo dostępne. Tym samym, jeszcze nigdy przegląd rozliczeń w podatku dochodowym nie był tak pilny i wskazany.
W ramach przygotowań do raportowania JPK_CIT szczególnie rekomendujemy i kładziemy nacisk na przyjrzenie się rozliczeniom CIT pod kątem udostępnianych – od teraz regularnie – danych urzędowi skarbowemu.
Jak do danych z JPK_CIT podejdzie urząd? Które obszary są tymi najbardziej pożądanymi do weryfikacji?
Zespół ekspertów Accace łączy wiedzę merytoryczną z doświadczeniem w obszarze automatyzacji procesów podatkowych oraz wdrażania rozwiązań JPK. Dzięki temu jesteśmy w stanie zaoferować wsparcie dopasowane do specyfiki i potrzeb każdej organizacji. Nasze działania obejmują zarówno analizę obecnego sposobu raportowania, jak i praktyczne wdrożenie nowych rozwiązań oraz dostosowanie procesów księgowych
i podatkowych do wymogów regulacyjnych.
Nasze wsparcie obejmuje m.in.:
13 października 2025 r. Naczelny Sąd Administracyjny w składzie siedmiu sędziów podjął uchwałę o sygn. II FPS 3/25, rozstrzygając spór interpretacyjny dotyczący zakresu podstawy wznowienia z art. 240 § 1 pkt 5 Ordynacji podatkowej. Spór ten od lat dzielił orzecznictwo na co najmniej dwie linie wykładnicze, co prowadziło do realnej niepewności prawa i rozbieżnych rozstrzygnięć w podobnych stanach faktycznych.
W literaturze i analizach podkreślano, że wspomniany przepis to jedna z najczęściej powoływanych podstaw wznowienia postępowania, co dodatkowo uzasadniało potrzebę uchwały porządkującej praktykę.
Choć część środowiska uważała, że przepis nie budzi istotnych wątpliwości, w latach 2023–2024 wyraźnie zarysowała się dominacja bardziej restrykcyjnej linii interpretacyjnej, wzmacniającej oczekiwanie na interwencję NSA.
NSA przesądził, że wznowienie postępowania na wniosek strony może opierać się na okolicznościach lub dowodach znanych stronie w toku postępowania, jeżeli nie były one znane organowi w dniu wydania decyzji ostatecznej.
W aktualnym orzecznictwie dostrzegalne były dwie główne wykładnie:
Rzecznik Praw Obywatelskich zwracał uwagę, że przyjęcie pierwszej z koncepcji prowadziłoby do asymetrii ochrony – te same fakty/dowody mogłyby skutkować wznowieniem z urzędu, lecz nie na wniosek strony, co uzależniałoby ochronę praw jednostki od „dobrej woli i uznania” organu, a zarazem godziło w zasadę budzenia zaufania.
Na gruncie językowym i systemowym art. 240 § 1 pkt 5 Ordynacji podatkowej od dawna wydawał się jednoznaczny. Z jego treści jasno wynika, że przesłanką wznowienia postępowania jest brak wiedzy organu o określonych faktach lub dowodach istniejących w dacie decyzji – a nie brak wiedzy podatnika.
Mimo tej pozornej jasności przepisu, w orzecznictwie NSA utrzymywały się przez lata dwie konkurencyjne linie wykładni – restrykcyjna, wymagająca braku wiedzy zarówno organu, jak i strony, oraz liberalna, ograniczająca przesłankę tylko do niewiedzy organu. Rozbieżności te prowadziły do niejednolitego stosowania prawa i nierównego traktowania podatników. W tym kontekście interwencja NSA w drodze uchwały była potrzebna nie dlatego, że przepis był niejasny, lecz dlatego, że wymagał ujednolicenia praktyki sądowej.
Uchwała NSA z 13 października 2025 r. (II FPS 3/25) „jedynie” potwierdziła pogląd od dawna obecny w doktrynie i postulowany.
Podsumowując, aby można było skorzystać ze wznowienia postępowania w przypadku omawianego przepisu muszą nastąpić łącznie poniższe przesłanki:
Wniosek o wznowienie postępowania musi w sposób jednoznaczny i precyzyjny wskazywać konkretne fakty lub dowody, które – zdaniem strony – spełniają przesłanki z art. 240 § 1 pkt 5 Ordynacji podatkowej. To wnioskodawca zakreśla granice przedmiotowe postępowania wznowieniowego, a zatem organ podatkowy jest związany treścią tego wniosku i obowiązany do zbadania wyłącznie wskazanych w nim okoliczności.
Postępowanie wznowieniowe nie ma charakteru nowego postępowania dowodowego. Celem tego trybu nie jest ponowna ocena całokształtu materiału dowodowego, lecz wyłącznie ustalenie, czy w sprawie zaistniała ustawowa przesłanka wznowienia w postaci ujawnienia istotnych dla sprawy nowych faktów lub dowodów nieznanych organowi w dacie wydania decyzji.
W konsekwencji organ nie może w tym trybie samodzielnie poszukiwać nowych dowodów ani uzupełniać materiału dowodowego poza zakresem wyznaczonym przez wniosek strony – jego zadaniem jest jedynie ocena, czy wskazane przez podatnika okoliczności spełniają przesłanki określone w art. 240 § 1 pkt 5 Ordynacji podatkowej.
Wznowienie postępowania ≠ trzecia instancja
Wznowienie postępowania dotyczy sytuacji, w których organ wydał decyzję na podstawie niepełnego stanu faktycznego, a nie możliwości „naprawy” przez stronę własnej taktyki procesowej. Wznowienie nie stanowi „trzeciej instancji”, lecz służy wyłącznie eliminacji decyzji dotkniętej ustawową wadą postępowania.
Uchwała II FPS 3/25 NSA jednoznacznie potwierdza, że wiedza strony o dowodach/okolicznościach nie wyklucza wznowienia na jej wniosek, jeśli materiał tennie był znany organowi w chwili wydania decyzji i spełnia pozostałe warunki ustawowe. To rozstrzygnięcie porządkuje praktykę, wzmacnia pozycję podatnika oraz zbliża stosowanie art. 240 § 1 pkt 5 do jego literalnego brzmienia i zasad ogólnych postępowania.
Nasz zespół ekspertów wspiera podatników w analizie spraw zakończonych decyzją ostateczną – zarówno pod kątem przesłanki z art. 240 Ordynacji podatkowej, jak i innych trybów nadzwyczajnych. Pomagamy w audycie, sformułowaniu argumentacji oraz przygotowaniu skutecznego wniosku o wznowienie postępowania.
Niezależnie od zaistniałych trudności w sytuacji politycznej, Accace niezmiennie koncentruje się na rozwoju i podnoszeniu jakości świadczonych usług. Naszym celem jest zapewnianie klientom dostępu do najlepszych praktyk i kompleksowego wsparcia. Dlatego z dumą witamy w naszym zespole Artema Narodenko, który objął stanowisko Head of Advisory w Ukrainie i będzie odpowiadał za dalszy rozwój usług doradczych w regionie.
Accace działa w ponad 60 lokalizacjach na świecie, wspierając firmy w zakresie podatków, prawa i BPO. Naszą misją jest zapewnienie klientom bezpieczeństwa regulacyjnego i skutecznych rozwiązań biznesowych.
Artem Narodenko to doświadczony doradca, specjalizujący się w prawie korporacyjnym, podatkach, restrukturyzacjach, M&A, nieruchomościach, własności intelektualnej, bankowości i finansach. Wspierał zarówno międzynarodowe koncerny, jak i lokalne przedsiębiorstwa, pomagając im podejmować strategiczne decyzje i skutecznie działać w dynamicznym otoczeniu.
– Dołączenie do Accace to dla mnie szansa na rozwój nowoczesnej praktyki doradczej w Ukrainie. Moim celem jest wspieranie przedsiębiorstw w tworzeniu bezpiecznego i konkurencyjnego środowiska biznesowego, które przyciąga inwestorów zagranicznych – podkreśla Artem Narodenko.
Dzięki tym zmianom Accace w Ukrainie jeszcze mocniej rozwija swoje kompetencje w obszarze doradztwa podatkowego, prawnego i korporacyjnego.
Zapraszamy do zapoznania się z naszymi usługami doradczymi w Ukrainie i do kontaktu z naszymi ekspertami.
Etap cyfryzacji w rozliczeniach podatkowych nie ominie podatników CIT. Jednolity Plik Kontrolny JPK CIT będzie składać się z dwóch nowych struktur: JPK_KR_PD dla ksiąg rachunkowych i JPK_KR_ST dla środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. W związku ze zmianami coroczne pliki JPK_CIT będą musiały być przesyłane do organów podatkowych w formacie XML bez wcześniejszego wezwania z ich strony. Od 2026 roku obowiązek JPK_CIT obejmie także podatników CIT składających pliki JPK_V7.
Obecnie niektóre struktury JPK muszą być wysyłane na żądanie organów podatkowych w ramach kontroli podatkowych, kontroli celno-skarbowych, postępowania podatkowego lub czynności sprawdzających. Jedną z takich struktur JPK, którą należy wysłać na żądanie, jest JPK_KR (dotyczący ksiąg rachunkowych). Wejście w życie JPK_CIT spowoduje powstanie obowiązku raportowania nowej struktury JPK_KR_PD rozbudowanej względem JPK_KR o dodatkowe informacje. Wprowadzenie JPK_KR_PD nie likwiduje jednak JPK_KR na żądanie. JPK_KR będzie funkcjonować nadal, m.in. dla okresów sprzed obowiązkowego raportowania w formie JPK_KR_PD.
Od 1 stycznia 2025 r. został wprowadzony obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych wyłącznie w formie elektronicznej i corocznego przesyłania danych do organów podatkowych – konkretnie za pośrednictwem struktury JPK_CIT. Raportowanie JPK_CIT wprowadzi dwie nowe struktury:
W porównaniu do istniejącej struktury JPK_KR, nowa struktura JPK_CIT nałoży obowiązek gromadzenia i raportowania nowych danych, takich jak:
JPK_CIT będzie wprowadzany etapami zgodnie z harmonogramem określonym przez Ministerstwo Finansów. W pierwszej kolejności (tj. dla roku podatkowego lub obrotowego rozpoczynającego się po 31 grudnia 2024 r.) objął:
W pierwszym roku zakres obowiązkowych danych został zmniejszony. Jednak już od lat podatkowych rozpoczynających się po 31 grudnia 2025 r. zostanie on rozszerzony o m.in. numery identyfikacyjne kontrahentów, numery faktury w KSeF (Krajowy System e-Faktur), rodzaju kwoty oraz typu różnicy między wynikiem bilansowym a podatkowym.
Etapy obowiązkowego JPK CIT wprowadzane będą stopniowo, za lata podatkowe rozpoczynające się:
Zgodnie z treścią ustawy o CIT, która wejdzie w życie 1 stycznia 2025 r., co roku podatnicy CIT będą zobowiązani do złożenia JPK_CIT bez uprzedniego wezwania organów podatkowych. Termin złożenia JPK_CIT jest taki sam jak termin złożenia zeznania CIT-8 (dla podatnika, którego rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin złożenia JPK_CIT przypada na koniec marca następnego roku).
Przygotowanie do wdrożenia JPK_CIT wymaga podjęcia wielu kompleksowych kroków. Aby zapewnić zgodność z nowymi przepisami, warto podjąć już dziś działania, takie jak:
Wejście w życie przepisów dotyczących JPK CIT będzie wymagało dostosowania systemów finansowo-księgowych do nowych standardów raportowania. Brak odpowiedniego dostosowania może skutkować trudnościami w realizacji obowiązków nałożonych przez ustawodawcę, co grozi poważnymi sankcjami i karami.
Kluczowym elementem w procesie przygotowań będzie ocena, czy obecnie używany system finansowo-księgowy spełnia nowe wymagania. W przypadku ryzyka, że system nie zapewni pełnej zgodności, na przykład z uwagi na brak kompleksowego pakietu lokalizacyjnego, konieczne mogą być dodatkowe modyfikacje. W przypadku starszych wersji systemów lub zagranicznych rozwiązań bez dedykowanej lokalizacji, adaptacja do nowych wymogów może wiązać się z wysokimi kosztami. Alternatywą w takiej sytuacji może być aktualizacja do nowszej wersji systemu lub jego wymiana.
Oprócz dostosowania technologicznego, z uwagi na złożoność nowej struktury i konieczność zbierania dodatkowych danych, może być także potrzebna modyfikacja planu kont oraz procesów związanych z kalkulacją CIT i rejestrowaniem środków trwałych.
Nasz zespół ekspertów posiada głęboką wiedzę i doświadczenie w automatyzacji podatkowej oraz obsłudze i wdrażaniu plików JPK, co pozwala nam oferować wsparcie dostosowane do indywidualnych potrzeb organizacji. Nasze podejście jest kompleksowe – od analizy stanu obecnego, przez wsparcie w implementacji i konfiguracji, po dostosowanie procesów organizacyjnych do licznych wymagań wynikających ze zmian regulacyjnych. Nasze wsparcie obejmuje m.in.:
Z początkiem 2025 roku weszła w życie nowelizacja podatku od nieruchomości, czyli zmiana ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Jej celem było uporządkowanie i doprecyzowanie definicji obiektów budowlanych oraz zasad ich opodatkowania. Nowelizacja stanowiła odpowiedź na wyrok Trybunału Konstytucyjnego, który zakwestionował zgodność dotychczasowych przepisów z Konstytucją. Wprowadziła m.in. nowe definicje budynku, budowli i obiektu budowlanego, określiła przesłanki trwałego związania z gruntem, a także wskazała, że dla uznania obiektu za budowlę kluczowe jest jego „wzniesienie w wyniku robót budowlanych”.
Choć deklarowanym celem zmian było uproszczenie i ujednolicenie zasad opodatkowania, pierwsze miesiące obowiązywania nowych regulacji przyniosły liczne wątpliwości interpretacyjne. Wydawane interpretacje indywidualne wyraźnie pokazują profiskalne podejście organów podatkowych, które często nie uwzględniają wykładni celowościowej prawa. Coraz częściej obserwujemy rozszerzającą interpretację nowych przepisów, niekorzystną dla podatników – zwłaszcza w zakresie klasyfikacji budowli i urządzeń technicznych.
W niniejszej broszurze prezentujemy przegląd najnowszych interpretacji podatkowych dotyczących nowelizacji podatku od nieruchomości, wraz z praktycznymi wnioskami. Każdy z opisanych przypadków ilustruje, jak literalna wykładnia przepisów może odbiegać od intencji ustawodawcy oraz realiów prowadzenia działalności gospodarczej.
Zachęcamy Państwa do wykorzystania tej okazji do przeprowadzenia przeglądu środków trwałych oraz ponownej oceny obowiązków podatkowych. Zmienione przepisy i rozbieżne interpretacje mogą wiązać się z istotnym ryzykiem. Zespół Accace Poland pozostaje do Państwa dyspozycji – oferujemy kompleksowe wsparcie w zakresie klasyfikacji obiektów, analizy ryzyk oraz przygotowania do ewentualnych sporów z organami podatkowymi.
Zapraszamy również do zapoznania się z kompleksowym e-bookiem “Podatek od nieruchomości 2025”, opracowanym przez ekspertów Accace Poland.
Stanowisko wnioskodawcy:
Stanowisko organu (Prezydent Miasta Rzeszowa):
Argumenty organu:
Do 31.12.2024 r.:
Od 1.01.2025 r.:
Interpretacja budzi poważne wątpliwości i wydaje się mocno naciągana, zwłaszcza w odniesieniu do pojęcia „trwałego związania z gruntem”. Trudno uznać, że mobilny kontener, który jedynie stoi na betonowych bloczkach czy kostce brukowej, spełnia wymogi ustawowej definicji. Przepisy wskazują wyraźnie, że obiekt musi być połączony z gruntem w sposób zapewniający mu trwałą stabilność – czyli nie tylko odporny na wiatr, lecz także realnie związany z podłożem. Samo postawienie ciężkiego elementu na ziemi nie oznacza jeszcze „połączenia”.
Równie kontrowersyjne jest stwierdzenie, że ustawienie kontenera na budowie stanowi „wzniesienie w wyniku robót budowlanych”. W praktyce nie dochodzi tu do żadnego budowania – kontener przyjeżdża gotowy, bez wylewania fundamentów czy prowadzenia prac w terenie. Takie podejście całkowicie ignoruje realia budowlane oraz sens pojęcia „roboty budowlane”.
Co istotne, organ całkowicie pominął treść uzasadnienia do nowelizacji podatku od nieruchomości. Wprost wskazano tam, że obiektami trwale związanymi z gruntem nie są kontenery, które nie mają żadnego fizycznego połączenia z podłożem. Co więcej, podano przykład dokładnie tej sytuacji – kontenerów ustawionych jedynie na gruncie. Trudno zrozumieć, dlaczego organ zignorował ten fragment, skoro jasno odzwierciedla intencję ustawodawcy.
Dodatkowo takie stanowisko jest sprzeczne z dotychczasowym orzecznictwem sądów administracyjnych oraz wcześniejszym podejściem Ministerstwa Finansów, zgodnie z którym mobilne kontenery nie powinny podlegać podatkowi od nieruchomości, jeśli nie są trwale związane z gruntem.
Wszystko to pokazuje, że interpretacja prezentowana przez Prezydenta Rzeszowa zmierza raczej do maksymalizacji wpływów podatkowych niż do rzetelnej i zgodnej z prawem wykładni. W efekcie przedsiębiorcy pozostają w niepewności, a mobilny kontener traktowany jest jak budowla, choć trudno go za taką uznać. Taka praktyka rodzi poważne problemy dla biznesu i zwiększa ryzyko kolejnych sporów sądowych.
Stanowisko wnioskodawcy:
Stanowisko organu:
Argumenty organu:
Interpretacja przepisów dotyczących doków przeładunkowych budzi obecnie istotne wątpliwości, szczególnie w świetle nowelizacji podatku od nieruchomości oraz dotychczasowej praktyki organów podatkowych. W okresie obowiązywania wcześniejszych regulacji doki przeładunkowe nie były klasyfikowane jako urządzenia budowlane, co potwierdził wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 13 września 2011 roku (sygn. akt P 33/09). Organy podatkowe generalnie akceptowały takie stanowisko, a sporadyczne próby jego kwestionowania były oddalane już przez wojewódzkie sądy administracyjne.
Choć na gruncie nowych przepisów można rozważać uznanie doków za urządzenia budowlane, to jednak każdorazowa decyzja powinna być poprzedzona analizą, czy dany dok nie stanowi integralnej części budynku. W omawianej sprawie Prezydent Tarnowa nie przeprowadził takiej oceny, co rodzi poważne wątpliwości co do zasadności podjętego rozstrzygnięcia.
Stanowisko wnioskodawcy (Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad Oddział w Katowicach):
Stanowisko organu:
Argumenty organu:
Choć organ podatkowy w pełni zaakceptował stanowisko podatnika, trudno uznać wydaną interpretację za prawidłową. Magazyn opisany we wniosku – wykonany z drewnianych bali i stalowej konstrukcji oraz posadowiony na żelbetowych fundamentach ławowych – budzi uzasadnione wątpliwości co do kwalifikacji jako budynku. Taka konstrukcja sugeruje, że obiekt powinien być klasyfikowany właśnie jako budynek, a nie budowla, co pozostaje w sprzeczności zarówno ze stanowiskiem organu, jak i samego podatnika.
Organ nie przeprowadził jednak szczegółowej analizy ani nie zwrócił się do podatnika o dodatkowe wyjaśnienia, ograniczając się do pełnej akceptacji przedstawionego stanowiska. Utrzymanie takiego podejścia może prowadzić do błędnego opodatkowania budynków magazynowych jako budowli, co jest niezgodne z celem nowelizacji podatku od nieruchomości, obowiązującej od 1 stycznia 2025 roku.
Stanowisko Wnioskodawcy:
Stanowisko organu:
Argumenty organu:
Cmentarz jest obiektem złożonym; jednak na gruncie nowelizacji podatku od nieruchomości należy go traktować jako zbiór poszczególnych elementów, które podlegają odmiennym zasadom opodatkowania. Samorządowy zakład budżetowy zarządzający nieruchomością i obiektami znajdującymi się na cmentarzu posiada trwały zarząd nad tym majątkiem i w związku z tym powinien być uznany za podatnika podatku od nieruchomości. Zaskakujące jest natomiast stanowisko organu podatkowego, który uznał, że zakład ten prowadzi działalność gospodarczą o charakterze zarobkowym, ponieważ świadczy odpłatne usługi pogrzebowe na rzecz podmiotów zewnętrznych. Taka interpretacja jest sprzeczna z utrwaloną linią orzeczniczą sądów administracyjnych. Sądy wielokrotnie podkreślały, że samorządowe zakłady budżetowe realizują zadania własne gminy na rzecz społeczności lokalnej i nie działają w celu osiągnięcia zysku – nawet jeśli ich działalność generuje określone przychody.
Stanowisko wnioskodawcy:
Stanowisko organu:
Argumenty organu:
Organ podatkowy przyjął wyjątkowo niekorzystną dla podatników wykładnię pojęcia „procesu budowlanego”. Co prawda w jego zakresie mieści się montaż, jednak organ uznał, że będzie nim nawet samo ustawienie obiektu na podłożu – bez jakiegokolwiek podłączenia czy dodatkowych prac. Takie stanowisko stanowi istotne odejście od potocznego rozumienia terminu „montaż”, który zwykle zakłada określony zakres prac technicznych oraz integrację obiektu z infrastrukturą lub jego docelowym otoczeniem. Przyjęcie tak szerokiej definicji może prowadzić do rozszerzenia opodatkowania na obiekty, które w rzeczywistości nie zostały zamontowane w sensie technicznym, lecz jedynie ustawione w wyznaczonym miejscu bez dodatkowych czynności.
Kontrowersje budzi również kwalifikacja węzłów cieplnych. Organ konsekwentnie uznaje je za elementy znajdujące się poza instalacją, stanowiące część sieci przesyłowej spółki. Trudno się z tym zgodzić, ponieważ instalacja ciepłownicza jest integralnym elementem budynku, a bez węzłów cieplnych nie mogłaby prawidłowo funkcjonować – brakowałoby systemu grzewczego i podstawowych warunków bytowych. Z tego względu stanowisko organu, według którego węzły cieplne należy traktować jako budowle, pozostaje nieprzekonujące. Co więcej, nie zostało ono należycie uzasadnione, co stoi w sprzeczności z celem nowelizacji podatku od nieruchomości, która miała uporządkować zasady kwalifikacji obiektów budowlanych.
Stanowisko wnioskodawcy:
Stanowisko organu:
Argumenty organu:
Organ podatkowy doszedł do błędnej konkluzji przy kwalifikacji transformatorów i rozdzielnic. Przedstawione stanowisko wydaje się sztuczne i nakierowane przede wszystkim na maksymalizację efektu fiskalnego. Organ uznał bowiem, że transformatory i rozdzielnice służą budowli, jaką jest sieć elektroenergetyczna. Tymczasem sama sieć może funkcjonować zgodnie z przeznaczeniem nawet bez konkretnych transformatorów czy rozdzielnic. Właściwsze byłoby stwierdzenie, że urządzenia te służą zapewnieniu zasilania sprzętom wykorzystywanym przez podatnika w prowadzonej działalności gospodarczej.
W praktyce organ arbitralnie, posługując się własnym uznaniem zamiast przepisów, przesądził o służebności transformatorów i rozdzielnic nie wobec urządzeń pozostających w posiadaniu podatnika, lecz wobec obiektu liniowego – linii elektroenergetycznej. Brakuje jednak niezbitych argumentów, że to właśnie linia wymaga zastosowania tych urządzeń. Bardziej prawdopodobne jest, że transformatory i rozdzielnice są niezbędne do prawidłowego działania sprzętów korzystających z energii elektrycznej o odpowiednio regulowanym napięciu. Bez dostarczonej energii urządzenia te nie mogłyby bowiem spełniać swojej funkcji.
Takie podejście stoi w sprzeczności z celem nowelizacji podatku od nieruchomości, której intencją było uporządkowanie klasyfikacji obiektów budowlanych i uniknięcie arbitralnych, fiskalnych interpretacji.
Stanowisko wnioskodawcy:
Stanowisko organu:
Argumenty organu:
Powyższa interpretacja jest korzystna dla podatników i potwierdza, że mikroinstalacja fotowoltaiczna wykorzystywana wyłącznie do potrzeb własnych będzie opodatkowana wraz z budynkiem. Stanowisko organu rozwiewa wątpliwości dotyczące kwalifikacji podatkowej takich instalacji, co ma znaczenie, biorąc pod uwagę rozbieżne stanowiska pojawiające się w tym temacie po wejściu w życie nowych przepisów. W efekcie, interpretacja stanowi krok w stronę jednoznacznej klasyfikacji podatkowej mikroinstalacji fotowoltaicznych. Należy jednak pamiętać, że w sytuacji mniej jednoznacznego stanu faktycznego, wskazującego na produkcję energii nie tylko na potrzeby własne, istnieje ryzyko odmiennej kwalifikacji takiego obiektu.
Stanowisko wnioskodawcy:
Stanowisko organu:
Argumenty organu:
Powyższa interpretacja jest korzystna dla podatników i potwierdza, że mikroinstalacja fotowoltaiczna wykorzystywana wyłącznie do potrzeb własnych będzie opodatkowana wraz z budynkiem. Stanowisko organu rozwiewa wątpliwości dotyczące kwalifikacji podatkowej takich instalacji, co ma znaczenie, biorąc pod uwagę rozbieżne stanowiska pojawiające się w tym temacie po wejściu w życie nowych przepisów. W efekcie, interpretacja stanowi krok w stronę jednoznacznej klasyfikacji podatkowej mikroinstalacji fotowoltaicznych. Należy jednak pamiętać, że w sytuacji mniej jednoznacznego stanu faktycznego, wskazującego na produkcję energii nie tylko na potrzeby własne, istnieje ryzyko odmiennej kwalifikacji takiego obiektu.
Stanowisko wnioskodawcy:
Wnioskodawca (spółka prawa handlowego realizująca zadania mieszkaniowe Miasta Poznania) wskazał, że:
Stanowisko organu:
Prezydent Miasta Poznania uznał stanowisko Wnioskodawcy za prawidłowe.
Argumenty organu:
Organ przyjął następującą argumentację:
Interpretacja Prezydenta Miasta Poznania ma dla podatników korzystny i potwierdzający charakter.
Organ jednoznacznie uznał, że infrastruktura techniczna przynależna do budynków mieszkalnych – taka jak przyłącza, parkingi, chodniki, oświetlenie zewnętrzne, ogrodzenia, śmietniki czy wiaty – nie podlega opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości, o ile nie jest wykorzystywana do prowadzenia działalności gospodarczej.
W praktyce oznacza to, że podatnicy (np. spółki zarządzające zasobem mieszkaniowym, wspólnoty, spółdzielnie) zyskali oficjalne potwierdzenie, iż obiekty te – mimo że formalnie stanowią budowle – pozostają poza zakresem opodatkowania, gdy służą wyłącznie celom mieszkaniowym.
Organ wprost odwołał się do utrwalonego orzecznictwa sądów administracyjnych oraz wyroków Trybunału Konstytucyjnego, potwierdzających, że sam fakt posiadania przez przedsiębiorcę budowli nie przesądza o powstaniu obowiązku podatkowego.
Stanowisko wnioskodawcy:
Wnioskodawcą była spółdzielnia mieszkaniowa, która wskazała, że:
Spółdzielnia argumentowała, że zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych opodatkowaniu podlegają tylko budowle lub ich części związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, a więc infrastruktura mieszkaniowa powinna być zwolniona z podatku od nieruchomości.
Stanowisko organu:
Prezydent Miasta Poznania uznał stanowisko Wnioskodawcy za prawidłowe.
Organ jednoznacznie potwierdził, że parkingi i pozostała infrastruktura techniczna należąca do zasobów mieszkaniowych nie podlegają opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości, jeżeli służą wyłącznie mieszkańcom i nie są wykorzystywane w działalności gospodarczej.
Argumenty organu:
Organ przyjął następującą argumentację:
Prezydent Miasta Poznania potwierdził, że:
W efekcie podatnicy, zwłaszcza spółdzielnie mieszkaniowe, otrzymali jednoznaczne i korzystne potwierdzenie, że infrastruktura techniczna obsługująca budynki mieszkalne, w tym parkingi — pozostaje poza zakresem opodatkowania, o ile nie jest wykorzystywana do działalności gospodarczej.
W październiku 2024 r. Naczelny Sąd Administracyjny, w składzie siedmiu sędziów (sygn. akt III FPS 2/24), podjął uchwałę wyjaśniającą zasady opodatkowania budynków mieszkalnych lub ich części w przypadku, gdy są w posiadaniu przedsiębiorców. Uchwała była efektem wniosku Prokuratora Generalnego, mającego na celu usunięcie rozbieżności w orzecznictwie dotyczącym art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. b u.p.o.l.. Istotą sporu była kwestia, kiedy lokal mieszkalny wynajmowany przez przedsiębiorcę na cele mieszkaniowe najemców powinien podlegać najwyższej stawce podatku, a kiedy może korzystać z preferencyjnej stawki niskiej, przewidzianej dla nieruchomości mieszkalnych.
NSA wyjaśnił, że kluczowe znaczenie ma rzeczywiste wykorzystanie lokalu – jego faktyczne „zajęcie na prowadzenie działalności gospodarczej”. Oznacza to, że samo posiadanie przez przedsiębiorcę nieruchomości mieszkalnej lub jej wynajem w ramach działalności gospodarczej nie automatycznie powoduje opodatkowania najwyższą stawką. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy lokal nie służy trwałemu zaspokajaniu potrzeb mieszkaniowych, np. w przypadku najmu krótkoterminowego, prowadzenia usług hotelarskich, wynajmu mieszkania w celach inwestycyjnych lub pozostawienia go jako trwały pustostan. Natomiast wynajem długoterminowy służący zaspokojeniu potrzeb mieszkaniowych najemcy zachowuje preferencyjną stawkę podatku.
Uchwała ma zatem charakter abstrakcyjny – nie rozstrzyga konkretnej sprawy podatkowej, lecz określa reguły interpretacyjne mające zapewnić jednolitość orzecznictwa i pewność prawa dla podatników i organów podatkowych. Wyrażenie „budynki mieszkalne lub ich części zajęte na prowadzenie działalności gospodarczej” należy interpretować dwuwymiarowo: z uwzględnieniem charakteru budynku jako mieszkalnego (zgodnie z ewidencją gruntów i budynków) oraz faktycznego wykorzystania nieruchomości w celu realizacji funkcji mieszkaniowej lub gospodarczej.
Konsekwencje uchwały NSA już odczuwają niektóre samorządy.
Przykładowo:
Praktyka nadinterpretacji uchwały NSA (np. w Katowicach) może prowadzić do sporów sądowych. Kluczowe warunki stosowania preferencyjnej stawki to:
Wnioskiem płynącym z uchwały jest podkreślenie znaczenia funkcji społecznej mieszkania, która determinuje niższą stawkę podatku, oraz wyraźne oddzielenie działalności inwestycyjnej czy komercyjnej od opodatkowania nieruchomości mieszkalnych według maksymalnej stawki.
Uchwała wprowadza większą przejrzystość, choć pozostawia organom samorządowym i podatnikom obowiązek indywidualnej oceny faktycznego wykorzystania nieruchomości.
Zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami.
Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) niedługo stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT. Jest to zmiana mająca wpływ zarówno na sposób fakturowania, jak i obieg dokumentów, ewidencjonowanie dokumentów w systemach księgowych oraz sprzedażowych. Brak odpowiedniego przygotowania do KSeF może zdestabilizować funkcjonowanie firmy i doprowadzić do wielu trudności i problemów.
Wielu przedsiębiorców zastanawia się, jak najlepiej przygotować się do nadchodzących obowiązków związanych z KSeF. Aby ułatwić to zadanie, przygotowaliśmy praktyczną publikację „KSeF – pytania i odpowiedzi”, w której zebraliśmy pojawiające się pytania uczestników podczas naszych webinarów i szkoleń.
Jak w praktyce działa KSeF? Co zrobić, gdy w systemie pojawi się błędna faktura, a jak – gdy KSeF nie działa? Czy konieczne jest wysyłanie wizualizacji e-faktur i kiedy można wystawiać dokumenty w trybie offline24?
Zachęcamy do pobrania e-booka poświęconemu Krajowemu Systemowi e-Faktur, który w przystępny sposób wyjaśnia najważniejsze zasady działania systemu. Przewodnik pomoże Państwu sprawnie przygotować organizację do korzystania z KSeF i uniknąć problemów związanych z wdrożeniem nowych obowiązków.
1. Jeżeli jesteśmy dużym przedsiębiorstwem, a nasz odbiorca Klientem, który do KSeF zobowiązany jest od 1 kwietnia, czy możemy przekazywać faktury tylko przez KSeF?
Tak. Dodatkowe udostępnianie poza KSeF jest obowiązkowe wyłącznie w przypadkach wskazanych w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT.
2. Czy przewidziane są wyjątki od obowiązku wystawiania faktur w KSeF?
Tak, niektóre faktury nie będą musiały być wystawiane w KSeF. Przykładem są bilety jednorazowe za przejazd autostradą.
Dodatkowo, do końca 2026 roku nie będzie obowiązku wystawiania w KSeF tzw. faktur uproszczonych ani faktur drukowanych z kas fiskalnych.
3. Czy przewidziano sankcje za niewystawianie faktur w KSeF?
Tak, jednak sankcje za niewystawianie faktur w KSeF zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2027 r.
4. Czy faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) będą musiałby być wystawiane w KSeF?
Nie, nie będzie takiego obowiązku. Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności (B2C) będą mogły być wystawiane w KSeF dobrowolnie, jeśli przedsiębiorca się na to zdecyduje.
5. Co jeśli dostanę fakturę bez numeru KSeF (np. przy zakupie online) i kontakt ze sprzedającym się urwie – jak w takim przypadku będzie wyglądało księgowanie kosztów?
Brak wystawienia przez sprzedawcę faktury w KSeF (pomimo takiego obowiązku) nie będzie skutkowało brakiem prawa do odliczenia VAT lub ujęcia faktury jako kosztu uzyskania przychodu.
6. Czy podatnicy zwolnieni z VAT (z art. 43) też muszą korzystać z KSeF?
Tak, chyba że dana transakcja jest objęta wyłączeniem (np. sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
7. Czy firmy zagraniczne muszą wystawiać faktury w KSeF?
Nie, taki obowiązek dotyczy jedynie firm zagranicznych, które są zarejestrowane do VAT w Polsce i mają tu tzw. stałe miejsce prowadzenia działalności. Dodatkowo faktury muszą być wystawiane w KSeF tylko wtedy, gdy sprzedaż jest realizowana przez to stałe miejsce prowadzenia działalności.
8. Czy faktury dla firm zagranicznych będą musiały być wystawiane w KSeF?
Tak, faktury dla firm zagranicznych będą musiały być wystawiane w KSeF. Jeśli jednak zagraniczna firma nie ma polskiego numeru NIP, nie będzie miała dostępu do systemu. W takiej sytuacji przedsiębiorca będzie musiał udostępnić jej fakturę w formie wizualnej, np. w formacie PDF, wraz z odpowiednim kodem QR.
9. Czyli jeśli siedziba główna (headquarter) firmy jest za granicą – i uczestniczy w transporcie towarów – to musi wystawić fakturę w KSeF?
Firmy zagraniczne (np. opisywana „headquarter”) będą miały obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF, tylko gdy:
10. Czy faktura wystawiona w formacie XML, która nie została wysłana do KSeF, jest uznawana za fakturę ustrukturyzowaną?
Nie. Faktura ustrukturyzowana to taka, która została nie tylko przygotowana w formacie XML, ale także wysłana do KSeF, przeszła weryfikację systemu i otrzymała numer KSeF. Dopiero wtedy uznaje się ją za prawidłowo wystawioną fakturę ustrukturyzowaną.
11. Co w sytuacji, gdy fakturę wystawię pierwszego dnia miesiąca, a wyślę ją do KSeF dopiero na jego końcu?
Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawioną przy użyciu KSeF wraz przydzielonym numerem KSeF.
Oznacza to, że samo wystawienie faktury w aplikacji do wystawiania faktur, bez wysłania jej do KSeF, nie będzie skutkowało wystawieniem e-faktury, a jedynie stworzeniem „projektu” faktury.
Dopiero w momencie wysyłki faktury do KSeF i nadaniu jej numeru KSeF dojdzie do wystawienia faktury ustrukturyzowanej.
12. Jaka jest „data wystawienia” faktury?
Przez datę wystawienia faktury ustrukturyzowanej (w trybie online) rozumie się datę przesłania pliku elektronicznego z danymi (faktury w formacie XML i odpowiedniej strukturze) do KSeF.
Przy czym data wskazana w polu (P_1) – data wystawienia faktury – musi być zgodna z datą wysyłki do KSeF.
13. Faktury „z przełomu miesiąca” – jak postępować? Np. podatkowo faktury dotyczą września, ale dane do wystawienia faktury otrzymujemy dopiero w pierwszych dniach października. Czy możemy je wysyłać z P_1 30.09.2025, ale np. przekazać do KSeF dopiero 05.10.2025 r.?
Wysyłka faktur do KSeF 05.10.2025 r. z datą P_1 30.09.2025 r. będzie skutkowała wystawieniem faktury w trybie offline24 i wysyłką ich do KSeF po terminie – od początku 2027 roku będzie to groziło nałożeniem sankcji.
Faktura powinna być wysłana do KSeF w tym samym dniu, co data wskazana w polu P_1 (tryb online) lub najpóźniej następnego dnia roboczego (tryb ofliine24).
W opisywanej sytuacji będzie można wysłać fakturę do KSeF 05.10.2025 r. i taką datę wpisać w polu P_1, ale wskazać na dokumencie, że faktura dotyczy sprzedaży wrześniowej.
14. Jak wygląda zapis kwot – przecinek czy kropka? Ma zostać to ustawione na poziomie programu?
Kwoty na e-fakturze muszą być zapisane z kropką (np. 100.01 zł), w formacie XML wysyłanym do KSeF.
W programie do wystawiania faktur będą mogły być wpisywane kwoty w formacie z przecinkiem (np. 100,01 zł), jednak podczas tworzenia pliku XML program księgowy powinien dokonywać automatycznej konwersji zapisu na zgodny ze strukturą FA(3).
15. Czy cena jednostkowa może być podana z 5 miejscami po kropce?
16. Czy KSeF będzie miał funkcję listy klientów?
Na chwilę obecną brak oficjalnych informacji w tym zakresie.
17. Czy faktura będzie dostępna jedynie w polskiej wersji językowej?
Nie będzie przeszkód, aby plik XML faktury przesyłany do KSeF zawierał dane w języku obcym.
Ponadto wizualizacja e-faktury będzie mogła zawierać informacje w języku obcym. Możliwe będzie również wystawienie faktury w języku polskim (tj. plik XML w języku polskim), a następnie jej zwizualizowanie w języku obcym lub w dwóch językach równocześnie.
Kluczowe będzie jednak, aby dane umieszczone na wizualizacji (w języku obcym) pod względem merytorycznym odpowiadały zawartości pliku XML faktury w języku polskim.
18. Jak korygować błędne faktury?
19. Czy będzie można anulować fakturę wystawioną w KSeF?
Nie, w KSeF nie ma możliwości anulowania wystawionej faktury. W przypadku błędu można ją jedynie skorygować – np. do zera – i wystawić nową fakturę. Wszystkie dokumenty pozostaną w systemie przez 10 lat.
20. Co w przypadku, gdy na moim koncie w KSeF zobaczę fakturę na zakup, którego nie dokonywałem (ktoś podał dane mojej firmy)? Czy MF przewiduje procedurę zgłoszenia nieprawidłowości?
Nie należy uwzględniać takiej faktury w rozliczeniach dla celów VAT i CIT. Ministerstwo Finansów planuje udostępnić funkcję zgłaszania faktur, w stosunku do których istnieje uzasadnione przypuszczenie, że są one np. wynikiem oszustwa („faktura scamowa”).
Usługa ta zostanie udostępniona w niedługim czasie po uruchomieniu nowej wersji produkcyjnej KSeF 2.0.
21. Co się stanie, jeżeli faktura zostanie odrzucona przez KSeF?
Odrzucenie faktury oznacza, że przygotowany plik XML nie spełnia wymagań systemu. Taka faktura jest traktowana, jakby w ogóle nie została wystawiona – nie trzeba jej ani anulować, ani korygować. Należy poprawić plik XML i wysłać fakturę ponownie do KSeF.
22. Czy będzie można dodać załącznik do faktury wystawionej w KSeF?
Tak, ale taki załącznik musi spełniać określone warunki. Może dotyczyć jedynie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług oraz cen jednostkowych towarów lub usług bez kwot podatku (cen jednostkowych netto). Dodatkowo musi mieć format XML i stanowić element faktury ustrukturyzowanej.
Dodawanie załączników do faktur wystawianych w KSeF będzie możliwe po uprzednim złożeniu odpowiedniego zawiadomienia do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
23. Czy załącznik do faktury wystawionej w KSeF będzie mógł zawierać informacje handlowe czy marketingowe?
Nie, załącznik może zawierać jedynie dane o jednostkach miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług oraz cenach jednostkowych towarów lub usług bez kwot podatku (cenach jednostkowych netto).
24. W jaki sposób należy przesyłać załączniki, takie jak na przykład protokół odbioru, karta pracy sprzętu, wykaz wykonanych usług prawniczych, itp.?
Tylko do faktur dotyczących czynności o złożonej liczbie danych będzie można dodać załącznik i to jedynie w zakresie:
Wszystkie pozostałe informacje będą musiały być wysłane do kontrahentów innym kanałem komunikacji, przykładowo za pomocą wiadomości e-mail.
25. Co się stanie, jeśli faktura będzie za „duża”?
Jeżeli faktura będzie miała zbyt dużą wielkość – ponad 1 MB bez załącznika i 3 MB z załącznikiem – zostanie odrzucona przez KSeF. Limity wielkości dla faktur wystawianych w KSeF są nieprzekraczalne.
26. Ile trwa weryfikacja faktury przez KSeF?
Na chwilę obecną brak jest oficjalnych wytycznych. Założeniem KSeF jest możliwie szybka, automatyczna obsługa, ale praktyka będzie znana dopiero po pełnym wdrożeniu systemu.
27. Czy trybu offline24 używamy, gdy nie działa KSeF, ale i tak trzeba się zalogować do KSeF, aby uzyskać certyfikat?
Tryb offline24 jest przewidziany jako ułatwienie dla podatników i będzie mógł być używany przy pełnej dostępności KSeF.
Wystawiając e-fakturę w trybie offline24 podatnik nie będzie musiał logować się do KSeF, a e-fakturę będzie mógł wysłać do KSeF do końca następnego dnia roboczego następującego po jej wystawieniu.
Jednak przed rozpoczęciem korzystania z trybu offline 24 podatnik będzie zobowiązany zalogować się do KSeF i uzyskać certyfikat KSeF, który będzie potwierdzać tożsamość wystawcy faktury.
28. Jak zdobyć certyfikat KSeF i ile będzie to trwało?
Certyfikat KSeF będzie się uzyskiwało poprzez złożenie wniosku za pośrednictwem Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU).
Będzie to możliwe od 1 listopada 2025 r.
Na chwilę obecną brak jest oficjalnych informacji, ile będzie trwało uzyskiwanie certyfikatu KSeF.
29. Czy podczas awarii KSeF możemy i tak zalogować się, aby uzyskać certyfikat?
Nie, certyfikat KSeF będzie należało uzyskać wcześniej, przed wystąpieniem awarii.
30. Czy każdy będzie mógł korzystać z trybu offline24?
Tak, każdy podatnik będzie mógł korzystać z trybu offline24. Dzięki niemu można przygotować fakturę w formacie XML, a wysłać ją do KSeF później — najpóźniej następnego dnia roboczego. Korzystanie z tego trybu zależy od decyzji samego podatnika.
31. Czy tryb offline24 i okres awarii – to jakieś ogólne założenia w razie problemów, czy już teraz istnieją realne obawy problemów?
32. Czyli tryb offline nie jest jednoznaczny z dostępnością KSeF?
Nie, tryb offline jest przewidziany dla krótkotrwałych niedostępności KSeF koniecznych do przeprowadzenie prac serwisowych (głównie w godzinach nocnych).
33. Czy w przypadku awarii KSeF Odbiorcy dostają fakturę bez numeru KSeF?
Tak, chyba że nabywca otrzyma fakturę od wystawcy dopiero po usunięciu awarii i wcześniejszym przesłaniu wystawionych podczas awarii faktur przez wystawcę do KSeF.
34. Czy biuro księgowe może w moim imieniu wystawiać faktury w KSeF lub pobierać je z KSeF?
Tak, KSeF przewiduje możliwość nadania różnych rodzajów uprawnień dostępu, zarówno dla osób fizycznych, jak i podmiotów (np. biur rachunkowych).
Możliwe jest np. nadanie biuru księgowemu uprawnienia do wystawiania faktur w KSeF, odbioru faktur z KSeF lub do obu tych czynności.
35. Czy kilka osób może mieć te same uprawnienia?
Tak.
36. Kilka osób wystawia faktury, a tylko jedna ma uprawnienia do wysyłki do KSeF – jak to działa?
Osoba posiadająca odpowiednie uprawnienia wysyła do KSeF przygotowane wcześniej „projekty” faktur (przygotowane w formie ustrukturyzowanej) w celu nadania im numeru KSeF, a co za tym idzie skutecznego wystawienia.
37. Czy w programie do fakturowania można sprawdzić nadane uprawnienia?
Zależy od programu. W Aplikacji Podatnika KSeF taka funkcjonalność będzie dostępna.
38. Gdzie będzie można uzyskać token?
Wygenerowanie tokena będzie mogło nastąpić w Aplikacji Podatnika KSeF lub przy użyciu komercyjnych programów finansowo-księgowych zintegrowanych z KSeF.
39. Jak osoba fizyczna działająca w imieniu spółki może się uwierzytelnić?
Podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym – o ile wcześniej została zgłoszona w ZAW-FA lub otrzymała odpowiednie uprawnienie w KSeF przez osobę posługującą się pieczęcią kwalifikowaną spółki.
40. Czy członek zarządu bez PESEL może być administratorem w KSeF?
Tak.
41. Faktury trzeba ściągnąć z KSeF – nie przyjdą na maila? Czy jest opcja ustawienia takiej funkcji?
Nie. KSeF nie wysyła powiadomień o otrzymaniu e-faktury. Konieczne będzie samodzielne sprawdzanie w systemie lub korzystanie z programów zintegrowanych z KSeF, które mogą pobierać faktury automatycznie.
42. Czy trzeba udostępniać wizualizację faktury?
Tylko w przypadkach określonych w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT.
42. Czy w trybie online wystawiania faktur sprzedawca ma obowiązek przekazania nabywcy wizualizacji faktury, czy obowiązek ten jest tylko w trybach offline?
W trybie online sprzedawca będzie miał obowiązek udostępniania faktur dodatkowo poza KSeF jedynie w przypadkach określonych w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT.
43. W normalnym trybie faktura będzie miała tylko jeden kod QR?
Tak, na wizualizacji faktury wystawionej w trybie online zamieszczony będzie jeden kod QR, a pod tym kodem powinno znaleźć się oznaczenie w postaci numeru KSeF e-faktury.
44. Kod QR dla nabywcy zagranicznego, gdzie faktura elektroniczna jest przesyłana do klienta i wprowadzona do KSeF – po co mu kod QR jak i tak się nie może włączyć do KSeF?
Kod QR (Quick Response) to graficzna postać linku prowadzącego do faktury w KSeF umożliwiająca:
Używając kodu QR zagraniczny nabywca faktury będzie mógł pobrać fakturę z KSeF bez konieczności logowania.
45. Kod QR do certyfikatu będziemy pobierać tylko raz, czy za każdym razem kiedy zajdzie taka potrzeba?
Certyfikat KSeF, wymagany do oznaczenia faktury przy wystawianiu faktur w trybach offline24, offline i awarii KSeF, będzie pobierać się raz w celu potwierdzania tożsamości wystawcy faktur i jego prawa do wystawienia faktury.
46. Gdzie na fakturze widoczny będzie identyfikator (numer KSeF)?
Numer KSeF nie będzie umieszczany na fakturach ustrukturyzowanych. Będzie mógł być jednak umieszczany na wizualizacjach e-faktur.
47. Czy Accace może Ci pomóc w przygotowaniu do KSeF?
Tak, nasi eksperci z przyjemnością pomogą kompleksowo przygotować się do KSeF.
Wsparcie obejmuje między innymi dostosowanie systemów księgowych, opracowanie procedur i instrukcji współpracy z KSeF oraz automatyzację procesów, które można usprawnić dzięki wprowadzeniu KSeF.
Źródła: : https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12391205/katalog/13092660#13092660
https://ksef.podatki.gov.pl/
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu20040540535
Podatek minimalny CIT od 2024 r. stał się istotnym obowiązkiem dla wielu firm w Polsce. Z danych Ministerstwa Finansów wynika jednak, że w 2025 r. minimalny podatek dochodowy zapłaciło jedynie 656 podmiotów. Trudno stwierdzić, czy tak mała liczba wynika z braku świadomości podatników odnośnie nowych obowiązków, czy z szerokiego zakresu zwolnień. Pierwszym krokiem spółek jest bowiem weryfikacja czy spółka może skorzystać z dostępnych zwolnień z nowej daniny.
W tym artykule wyjaśniamy:
Podatek minimalny CIT może być dotkliwym, dodatkowym zobowiązaniem. Dlatego ustawodawca przewidział szeroki katalog zwolnień.
Podatku minimalnego nie zapłaci podatnik, który spełnia choć jeden z poniższych warunków, m.in.:
Część zwolnień dotyczy konkretnych branż, ale inne – np. dla małych podatników – mają charakter ogólny.
Szczególne znaczenie w praktyce ma zwolnienie grupowe z podatku minimalnego. Dotyczy ono podmiotów, które osiągnęły stratę podatkową lub ich dochodowość nie przekroczyła 2%, ale jednocześnie wchodzą w skład grupy spełniającej określone warunki.
Przepisy wskazują, że przy obliczaniu dochodowości należy uwzględnić wszystkie spółki z grupy posiadające nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce lub wchodzące w skład podatkowej grupy kapitałowej.
Zwolnienie grupowe może być korzystnym rozwiązaniem, ale wymaga szczegółowej analizy struktury kapitałowej, udziałów i rentowności. Niespełnienie choć jednego z warunków może skutkować obowiązkiem zapłaty podatku minimalnego.
W przypadku wątpliwości dotyczących przepisów w zakresie podatku minimalnego lub chęci analizy sytuacji własnej spółki pod kątem podatku minimalnego za 2024 lub za rok bieżący zachęcamy do kontaktu.
Podstawa prawna: Art. 24 ca ust. 14 pkt 6 ustawy o CIT
System kaucyjny w Polsce jest już faktem – z dniem 1 października weszły w życie nowe zasady. Wprowadzenie nowelizacji przepisów nie obyło się jednak bez komplikacji.
Od dłuższego czasu zapowiadano, że z początkiem 2025 roku zacznie obowiązywać w Polsce nowy system kaucyjny dotyczący butelek i innych opakowań po napojach. Jego wielkość i zakres, a także ekstremalnie krótki czas na wdrożenie spowodowały jednak duży sprzeciw ze strony rynku producentów i sprzedawców napoi. W obliczu skali negatywnych reakcji, ze strony rządowej ogłoszono odroczenie wprowadzenia systemu aż do 1 października 2025 roku.
Ten nieuchronny termin właśnie nastąpił i przyniósł ze sobą wiele wątpliwości na temat zakresu systemu kaucyjnego. Z pewnością nowe porządki będą stanowić dla producentów i sprzedawców napoi poważne wyzwanie. W związku z tym przybliżamy główne założenia planowanego systemu kaucyjnego z perspektywy podatku VAT.
System kaucyjny będzie systemem, w którym przy sprzedaży produktów w poniższych opakowaniach (na napoje) jednorazowego albo wielokrotnego użytku pobierana jest kaucja, która jest zwracana użytkownikowi końcowemu w momencie zwrotu odpowiednio opakowania objętego systemem kaucyjnym albo odpadu opakowaniowego powstałego z opakowania objętego systemem kaucyjnym.
Nowy system kaucyjny obejmie:
Kaucja będzie pobierana na każdym etapie dystrybucji.
Co ważne VAT od pobranych kaucji będzie rozliczany rocznie. Oznacza to, że samo pobranie kaucji nie będzie zwiększać podstawy opodatkowania VAT. Jednak na ostatni dzień roku będzie należało powiększyć podstawę opodatkowania o wysokość kaucji od niezwróconych opakowań.
Dodatkowo należy wskazać, że według nowego rozwiązania podatnikiem VAT (czyli podmiotem wykazującym w pliku JPK_VAT wysokości VAT od niezwróconych kaucji) będzie podmiot wprowadzający na rynek produkty w opakowaniach (producent lub podmiot sprowadzający produkty w opakowania do Polski).
Jednak płatnikiem podatku (czyli podmiotem, który będzie wpłacał VAT od kaucji do urzędu skarbowego) będzie podmiot reprezentujący, czyli podmiot odbierający i przekazujący opakowania do recyklingu. Podmiot reprezentujący będzie wpłacał podatek do 31 stycznia następnego roku.
Powyższe zasady skutkują rozdzieleniem funkcji podatnika VAT (podmiot wprowadzający na rynek produkty w opakowaniach) od funkcji płatnika podatku (podmiot odbierający i przekazujący opakowania do recyklingu).
Będziemy informować o dalszym przebiegu prac legislacyjnych, jednak już teraz warto zweryfikować, czy jest się podmiotem wprowadzającym na rynek opakowania objęte systemem kaucyjnym, które z oferowanych opakowań będą podlegały kaucji, a także nawiązać współpracę z podmiotem odbierającym i przekazującym opakowania do recyklingu.
Z przyjemnością pomożemy Państwu odpowiednio przygotować się do nowego sposobu rozliczania VAT w ramach systemu kaucyjnego.
Źródło: https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12384703/katalog/13056553#13056553
https://www.pap.pl/aktualnosci/start-systemu-kaucyjnego-w-polsce-szef-rzadu-podal-date
Wielkimi krokami zbliża się rewolucja dotycząca dokumentowania transakcji dla celów VAT. Zmiany stanowią ogromne wyzwanie zarówno od strony technologicznej, jak i organizacyjnej dla większości przedsiębiorców.
Nowe regulacje wykraczają znacznie poza jedynie narzucanie podatnikom obowiązku wystawiania faktur poprzez Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF) zgodnie z określoną strukturą i formatem. To zmiana całej procedury związanej z wystawianiem i otrzymywaniem faktur.
Wprowadzenie KSeF wymusza również szereg zmian organizacyjnych w strukturach całych przedsiębiorstw, nowe zasady fakturowania i dokumentowania transakcji mają niebagatelne znaczenie dla funkcjonowania nie tylko działów księgowych, ale również sprzedażowych czy też zakupowych, które przy ustaleniach komercyjnych z partnerami muszą brać pod uwagę powszechnie obowiązujące regulacje podatkowe w zakresie VAT.
Wprowadzenie KSeF z jednej strony jest szansą na audyt i automatyzację, a z drugiej strony wyzwaniem, a nawet zagrożeniem przy braku należytego przygotowania.
W niniejszym przewodniku przedstawiamy najważniejsze informacje dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur licząc, że będą pomocne w dostosowaniu procedur i systemów w Państwa firmie do nadchodzącej rewolucji.
Podkreślamy przy tym, że przewodnik sporządzony jest na podstawie projektu nowelizacji przepisów wprowadzających KSeF.
Zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami – z przyjemnością przedstawimy szczegółowo wszelkie kwestie związane z KSeF i zagwarantujemy pełne wsparcie we wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur. Zapoznaj się z naszą pełną ofertą >>
Krajowy System e-Faktur to ogólnopolski system teleinformatyczny umożliwiający wystawianie, udostępnianie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych (czyli tzw. e-faktur). KSeF zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury ustrukturyzowanej.
W uproszczeniu, KSeF jest swego rodzaju chmurą danych z fakturami. Użytkownicy tego systemu wprowadzają do niego informacje w celu wystawienia faktury oraz odbierają faktury wystawione w tym systemie przez innych podatników.
Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą dobrowolnie korzystać z KSeF i wystawiać w KSeF faktury ustrukturyzowane. Równolegle istnieje możliwość wystawiania faktur w dotychczasowej formie (papierowej lub elektronicznej).
Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF jedyną dopuszczalną formą fakturowania większości transakcji będzie wystawianie faktur VAT za pośrednictwem KSeF. Faktury zakupowe podatnicy również będą odbierać za pomocą KSeF.
Krajowy System e-Faktur służy przede wszystkim do wystawiania, dostępu, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.
Dodatkowo KSeF służy między innymi do:
Faktura ustrukturyzowana, czyli tzw. e-Faktura powinna być wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym (tzw. numer KSeF).
Faktura ustrukturyzowana wystawiana będzie w formacie XML (Extensible Markup Language) zgodnym ze strukturą logiczną e-Faktury FA(3) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.
Format XML strukturyzuje dane w formie przypominającej drzewo, złożonej z zagnieżdżonych elementów. Ten format jest powszechnie wykorzystywany do przesyłania danych w ustrukturyzowanej formie, jednak dla użytkowników jest mało czytelny.
Dla wizualizacji faktur ustrukturyzowanych przydatne są specjalnie do tego zaprojektowane programy lub odpowiednie aktualizacje posiadanych programów księgowych.
Na zasadzie wyjątku najmniejsi podatnicy, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (o łącznej wartości sprzedaży wraz z podatkiem do 10 tys. zł miesięcznie) będą objęci tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.
Obowiązek fakturowania za pomocą KSeF obejmie czynności, które podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT w Polsce. Dotyczy to krajowych dostaw towarów i świadczenia usług dokonywanych pomiędzy przedsiębiorcami (czyli B2B) i na rzecz organów publicznych (czyli B2G).
Z e-fakturowania wyłączone zostały faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) – możliwe będzie e-fakturowanie transakcji B2C na zasadzie dobrowolności.
Dodatkowo obowiązkowy KSeF nie będzie dotyczył podatników zagranicznych nieposiadających stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce lub gdy takie stałe miejsce nie uczestniczy w dokumentowanej transakcji. Mogą oni jednak korzystać z KSeF na zasadzie dobrowolności.
Ponadto obowiązek wystawiania e-faktur za pomocą KSeF nie będzie dotyczył faktur:
Jak już wczesnej wskazano, nie będzie obowiązku wystawiania faktur na rzecz osób prywatnych przy użyciu KSeF. Jeżeli jednak podatnik zdecyduje się wystawiać faktury za pomocą KSeF na rzecz osób prywatnych to będzie miał taką możliwość. Będzie jednak dodatkowo zobowiązany zapewnić kupującemu dostęp do tej faktury (chyba że nabywca zwolni go z tego obowiązku).
Jeśli nabywca będzie chciał mieć dostęp do tej faktury w KSeF lub będzie chciał jej używać poza KSeF, sprzedawca będzie musiał oznaczyć fakturę kodem QR lub podać nabywcy ten kod oraz dane umożliwiające zidentyfikowanie tej faktury.
Wystawianie faktury na rzecz zagranicznych podatników nie będzie zwolnione z obowiązku korzystania z KSeF. Dozwolone będzie natomiast dostarczanie tych faktur poza KSeF. W przypadku, gdy:
faktura ustrukturyzowana powinna być udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
Polski podatnik VAT będzie zobowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem QR umożliwiającym dostęp do niej w KSeF oraz umożliwiającym weryfikację uwzględnionych danych.
Z Krajowego Systemu e-Faktur mogą korzystać:
W praktyce, z KSeF może korzystać każdy podatnik VAT lub osoby (podmioty) przez niego wskazane, które będą odpowiednio uwierzytelnione, czyli zweryfikowane.
Uwierzytelnienia w KSeF dokonuje się za pomocą:
W przypadku podatników lub podmiotów niebędących osobami fizycznymi, nieposiadających możliwości uwierzytelnienia się w jeden z powyższych sposobów, nadawanie lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF jest dokonywane przez złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF poprzez druk ZAW-FA.
Faktury VAT RR (oraz faktury VAT RR korekta) będą funkcjonować na specyficznych zasadach. Faktury te będą mogły być wystawiane przy użyciu KSeF, ale tylko za zgodą dostawcy (czyli za zgodą rolnika ryczałtowego). Jeśli rolnik będzie chciał dostawać faktury VAT RR w KSeF, musi na to wyrazić zgodę w relacjach z konkretnym nabywcą produktów rolnych.
Jeżeli zgoda nie zostanie wyrażona to faktury VAT RR będą wystawiane na dotychczasowych zasadach.
Należy podkreślić, że wejście w życie obligatoryjnego KSeF spowoduje zupełną zmianę sposobu fakturowania i będzie wymagało zmiany podejścia do tego procesu.
Podatnicy będą generować i wysyłać do KSeF dane, które mają znajdować się na fakturze. Dane te będą miały określoną formę oraz strukturę (w formacie XML). KSeF po odebraniu danych i sprawdzeniu ich kompletności oraz struktury wystawi fakturę i nada jej numer identyfikujący (tzw. numer KSeF).
Oznacza to, że faktura wygenerowana przez podatnika, która nie została wysłana do KSeF nie stanowi faktury VAT, a jedynie zbiór danych, które powinny się na fakturze znaleźć. Wysyłka tego zbioru danych (w formacie XML) do KSeF skutkuje wystawieniem faktury VAT przez KSeF na podstawie otrzymanych danych.
Należy podkreślić, że fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Nie ma zatem znaczenia data wygenerowania czy data wskazana jako data wystawienia przy generowaniu pliku XML.
Faktura może zostać wysłana do KSeF tego samego dnia lub kolejnego dnia po jej wygenerowaniu.
Możliwe będzie dołączanie załączników do faktur ustrukturyzowanych, jednak będą one stanowiły integralną część dokumentu sprzedaży, a ich treść będzie ustrukturyzowana i opisana w strukturze logicznej FA(3).
KSeF umożliwia dwa rodzaje wysyłki wygenerowanych faktur:
W przypadku gdy faktura zawiera błędy (np. nie wszystkie wymagane pola zostaną wypełnione), faktura zostaje odrzucona. Podobnie w sytuacji wysłania faktury do KSeF przez osobę bez odpowiednich uprawnień.
Podatnicy mogą wystawiać e-faktury w bezpłatnych programach udostępnianych przez Ministerstwo Finansów (użyteczne dla małej liczby faktur) lub poprzez specjalnie przygotowane do tego systemy finansowo-księgowe (użyteczne przy dużej liczbie dokumentów).
KSeF jest systemem służącym nie tylko do wystawiania faktur, ale również do ich odbierania.
W momencie, w którym faktura skutecznie trafia do KSeF i dostaje swój unikalny numer KSeF, to uznaje się, że nabywca ją otrzymał.
KSeF nie informuje podatników o otrzymaniu „nowych” faktur. Oznacza to, że podatnicy za pomocą swoich programów wykorzystywanych do generowania faktur powinni sprawdzać, czy nie otrzymali faktury zakupowej. Dla ułatwienia tego procesu przewidziana jest możliwość masowego pobierania faktur z KSeF, jednak wyłącznie w postaci XML.
Dla podatników korzystających z KSeF przewidziano szereg korzyści. Do najważniejszych z nich należą:
W przypadku niedostępności KSeF, w Biuletynie Informacji Publicznej będzie umieszczany odpowiedni komunikat, wskazujący okres trwania niedostępności. W okresie trwania niedostępności KSeF, podatnik będzie wystawiał faktury ustrukturyzowane zgodnie z odpowiednim wzorem w formacie XML.
Podatnik będzie zobowiązany przesłać wystawione faktury do KSeF w celu przydzielenia numeru KSeF, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu niedostępności KSeF.
W przypadku awarii KSeF w Biuletynie Informacji Publicznej będzie umieszczany odpowiedni komunikat o wystąpieniu i zakończeniu awarii.
W okresie awarii koniecznym będzie wystawianie faktury ustrukturyzowanej zgodnie z odpowiednim wzorem w formacie XML. Faktury te będą udostępniane nie za pomocą KSeF, a w sposób uzgodniony z odbiorcą.
W terminie 7. dni roboczych od dnia kończącego okres awarii KSeF, podatnik będzie zobowiązany do przesłania do KSeF wystawionych w okresie awarii faktur w celu przydzielenia numerów identyfikujących te faktury w KSeF.
W przypadku „poważnej” awarii i braku możliwości zamieszczenia komunikatów w Biuletynie Informacji Publicznej, w środkach społecznego przekazu zostaną zamieszczone komunikaty o wystąpieniu awarii KSeF. W przypadku takiej „poważnej” awarii, podatnik w okresie jej trwania będzie wystawiał faktury w postaci papierowej lub faktury elektroniczne (np. w formacie pdf).
Jeśli podatnik nie będzie miał możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu (z przyczyn leżących po jego stronie, tzw. tryb offline), będzie mógł wystawić fakturę w postaci elektronicznej zgodnie z odpowiednim wzorem w formacie XML. Podatnik będzie następnie zobowiązany przesłać tak wystawione faktury do KSeF w celu przydzielenia numeru identyfikującego, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu ich wystawienia.
Jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi:
naczelnik urzędu skarbowego nałoży na podatnika karę pieniężną do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze.
Należy podkreślić, że kary będą obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 r. podatku wykazanego na tej fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną do 18,7 % wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze.
Wprowadzona została na stałe możliwość wystawiana faktur w trybie „offline24”. Początkowo miał to być tryb stosowany wyłącznie w okresie przejściowym, do końca 2026 r. Celem trybu off-line jest ułatwienie wywiązania się z obowiązków, gdy podatnik napotka trudności z wystawianiem i przesłaniem e-faktur do systemu lub specyfika działalności podatnika uzasadnia stosowanie tego trybu.
W praktyce wprowadzenie trybu off-line oznacza, iż faktura wystawiona zgodnie ze wzorem może być przesłana do KSeF następnego dnia roboczego.
Takie rozwiązanie w jednoznaczny sposób zredukuje rozbieżności między datą wystawienia wskazaną na fakturze a datą wystawienia rozumianą jako data przesłania do KSeF.
Nabywcy towaru lub usługi zarejestrowani jako podatnicy VAT, dokonujący płatności na rzecz innych podatników VAT za faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem usługi polecenia zapłaty, polecenia przelewu lub innego instrumentu płatniczego umożliwiającego podanie tytułu transferu środków pieniężnych, będą zobowiązani do podania numeru KSeF (lub identyfikatora zbiorczego KSeF). Obowiązek ten będzie dotyczył również podatników innych niż nabywca towaru lub usługi, dokonujących płatności za faktury wystawione na rzecz tego nabywcy.
Wskazany powyżej obowiązek będzie dotyczył płatności dokonanych od dnia 1 stycznia 2027 r.
Oznacza to, że od 1 stycznia 2027 r. obowiązek podawania w poleceniu przelewu numeru KSeF (lub identyfikatora zbiorczego KSeF) będzie dotyczył wszystkich płatności (nie tylko dokonywanych w mechanizmie podzielonej płatności) za transakcje dokonywane pomiędzy czynnymi podatnikami VAT.
W udostępnionej przez Ministerstwo Finansów Aplikacji Podatnika KSeF, oprócz samego wystawiania, odbierania i przeglądania e-Faktur czy zarządzania uprawnieniami, możliwe jest również wygenerowanie podglądu faktury bez konieczności logowania (tzw. anonimowy dostęp do e-faktury).
1. Czy KSeF będzie przyjmował faktury bez elementów nieobowiązkowych (inne niż z ustawy o VAT), ale wynikające ze struktury?
Przesyłana faktura musi być zgodna ze strukturą logiczną FA(3). W przypadku gdy faktura będzie zawierała błędy, np. nie wszystkie wymagane przez strukturę pola zostaną wypełnione, faktura zostanie odrzucona. Należy podkreślić, że w strukturze istnieją pola, które stają się obowiązkowe w momencie wypełniania węzłów lub sekwencji o charakterze fakultatywnym, w których pola te są zawarte, mimo że dotyczą elementów niewymaganych Ustawą o VAT. W tego typu sytuacjach fakultatywność osiągana jest na poziomie węzła lub sekwencji.
Zatem w przypadku wypełniania fakultatywnych węzłów zawartych w fakturze, pola obowiązkowe w tym węźle muszą zostać wypełnione dla skuteczności wysyłki pliku faktury.
2. Czy papierowa forma faktury lub pdf formalnie będą całkowicie zbędne?
Czy będą jedynie uprzejmością sprzedawcy względem nabywcy?
Tak, papierowa forma faktury będzie zbędna. Obecnie nabywca może zażądać przekazania faktury w inny sposób, np. papierowo lub elektronicznie.
3. Co należy rozumieć pod pojęciem wysłania faktury?
Co jeżeli faktura nie zostanie prawidłowo zwalidowana?
Przez pojęcie wysłania należy rozumieć zainicjowanie wysyłki e-Faktury w ramach otwartej sesji. W przypadku odrzucenia faktury przez system nie zostanie ona przesłana do KSeF. W takim wypadku należy zweryfikować poprawność wprowadzonych danych i ponowić wysyłkę.
4. Czy w KseF można wystawić faktury dla osób prywatnych?
Tak, KSeF przewiduje możliwość wystawiania faktur dla podatników (B2B), jak również na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) oraz umożliwia dostęp do tych faktur, m.in. poprzez tzw. dostęp anonimowy.
5. Czy faktury od dostawców zagranicznych bez polskiego NIP będą musiały być raportowane do KSeF?
Nie, KSeF nie służy do raportowania faktur od dostawców zagranicznych.
6. Czy odbiorca dostanie informację z KSeF, że któryś podmiot wystawił dla niego fakturę?
Nie. Taka funkcjonalność nie jest zakładana z uwagi na to, że dla podatników otrzymujących bardzo duże liczby faktur mogłoby to być utrudnieniem, a nie ułatwieniem. W celu uzyskania informacji o dostępnych fakturach program wykorzystywany przez podatnika będzie musiał „odpytywać” KSeF.
7. Czy wystawca faktury otrzyma zwrotnie numer KSeF?
Tak, numer KSeF jest zwracany w urzędowym poświadczeniu odbioru (UPO).
8. Czy numery nadane przez KSeF do wystawianych faktur będą musiały być przesłane do odbiorców, aby ci mogli pobrać faktury z KSeF?
Nie, odebranie faktury przez nabywcę nie wymaga posiadania przez niego numeru KSeF faktury. Wyjątkiem jest tzw. anonimowy dostęp do faktury.
9. Jak się mają data i czas wystawienia dokumentu e-faktury do pola data wystawienia (P_1)?
Data podana w polu P_1 to wskazana przez wystawcę faktury data jej wystawienia. Natomiast pole DataWytworzeniaFa ma jedynie charakter techniczny – to generowana przez system data i czas wytworzenia faktury.
10. Czy dokument musi zostać wysłany do KSeF w dniu wystawienia?
Dokument może zostać wysłany kolejnego dnia, przy zachowaniu ustawowo określonych terminów dotyczących wystawiania faktur. Wskazanie w polu P_1 konkretnej daty nie obliguje podatnika do wysłania w tym dniu faktury do KSeF.
11. Czy faktury „proforma” mogą być wystawiane w KSeF?
Tzw. „proforma” nie jest fakturą w rozumieniu ustawy VAT. Zatem wystawianie takich dokumentów nie jest przewidziane w KSeF.
12. Faktura została przesłana do KSeF i został jej nadany numer KSeF. Sprzedawca chciałby dodatkowo przesłać nabywcy wydruk z tej faktury. Czy na wydruku należy zawrzeć numer KSeF?
Nie ma konieczności umieszczania numeru identyfikującego fakturę w KSeF na wydruku faktury.
13. Jak i czy przesłać korektę błędnego NIP-u u nabywcy?
W przypadku przesłania do systemu KSeF faktury z błędnym NIP nabywcy, w celu skorygowania zaistniałej sytuacji należy przesłać fakturę korygującą „do zera” z tym błędnym NIP nabywcy i dodatkowo przesłać odrębną fakturę (pierwotną) z prawidłowym numerem NIP nabywcy.
Wynika to z uwarunkowań systemowych. Faktura z błędnym NIP nabywcy zostanie po przetworzeniu udostępniona podmiotowi o takim numerze NIP.
14. Czy istnieje możliwość dołączenia do e-faktury załączników (np. protokołów odbioru)?
Nie jest możliwe dołączanie do faktur ustrukturyzowanych załączników. Natomiast istnieje możliwość zawarcia w treści faktury stosownego linka do takiej dokumentacji.
Dodatkowe informacje można wpisać w polach: DodatkowyOpis, DodatkoweInfo lub ewentualnie w stopce faktury. Załączniki mogą być również przekazywane w sposób odrębny poza KSeF.
15. Co się stanie jeśli wystawca prześle fakturę z błędami rachunkowymi?
Faktura zostanie przyjęta do KSeF – system nie weryfikuje błędów rachunkowych zawartych w fakturze. W przypadku wystąpienia takich błędów konieczne jest wystawienie faktury korygującej.
16. Czy KSeF pozwala na odrzucenie faktury w przypadku błędnie wystawionej faktury przez podatnika, np. na niewłaściwego nabywcę?
Nie, w takim wypadku wystawca faktury będzie zobligowany do wystawienia korekty faktury.
17. Czy będzie możliwość masowego pobierania faktur kosztowych z KSeF?
Tak, jest przewidziana możliwość masowego pobierania faktur, ale wyłącznie w postaci XML.
18. Co się dzieje w przypadku gdy wysłana faktura do KSeF jest odrzucona? Czy taką fakturę należy poprawić i wysłać ponownie? Czy fakturę, która została odrzucona w KSeF można anulować lub wystawić korektę?
Faktura, która została odrzucona nie jest uznawana za wystawioną, zatem nie można do niej wystawić korekty, ani jej anulować. W przypadku odrzucenia faktury przez system do decyzji podatnika należy, czy będzie chciał ją poprawić i wysłać ponownie do KSeF.
Odrzucenie faktury przez system może wystąpić jedynie z powodu niezgodności struktury pliku z wzorem logicznym lub z powodu wprowadzania jej do systemu przez osobę nieuprawnioną.
19. Czy numer faktury nadany przez KSeF powinien być przechowywany w systemach księgowych?
W przypadku sprzedawcy istnieje konieczność przechowywania numeru KSeF z uwagi na wymóg podawania go w ewentualnie wystawianych fakturach korygujących. W przypadku nabywcy przepisy nie zakładają takiego obowiązku, jednak w celach dowodowych warto ten numer przechowywać, gdyż fakt nadania tego numeru przesądza o tym, że faktura została wystawiona.
Nie przewiduje się dodatkowych obowiązków związanych z raportowaniem numerów KSeF.
20. Czy wysyłając faktury lub paczki faktur wymagane jest posiadanie podpisu?
Wysyłki można dokonać w ramach sesji interaktywnej lub wsadowej (paczki faktur). Wysyłka faktury bądź paczki faktur zostanie dokonana przez podatnika lub osobę uprawnioną, po prawidłowo zakończonym procesie autoryzacji tego użytkownika np. za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
21. W jaki sposób jest nadawane pierwotne uprawnienie w KSeF w przypadku podatnika niebędącego osobą fizyczną?
W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, istnieje możliwość korzystania z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez zgłaszania w urzędzie skarbowym.
W pozostałych przypadkach podatnik niebędący osobą fizyczną w celu korzystania z KSeF musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną w imieniu podatnika do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach KSeF.
22. Jak technicznie nadać uprawnienie innej osobie do wystawiania faktur w imieniu podatnika/firmy?
W celu umożliwienia wystawienia faktury w imieniu podmiotu lub innej osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą należy udzielić dedykowanego w tym zakresie uprawnienia do wystawiania faktur. Udzielenie uprawnienia będzie możliwe za pomocą programów komercyjnych, jak również w przygotowywanej przez Ministerstwo Finansów webowej aplikacji KSeF dla podatników.
23. Czy dla podmiotów zagranicznych, które działają w Polsce za pośrednictwem pełnomocników, ci pełnomocnicy będą mogli działać w imieniu podatnika w KSeF i udzielać dalszych pełnomocnictw?
Podmiot zagraniczny posiadający polski identyfikator NIP może działać za pośrednictwem pełnomocnika. W takim przypadku konieczne jest złożenie przez ten podmiot, zawiadomienia ZAW-FA, w którym podmiot wyznaczy określoną osobę fizyczną do korzystania z KSeF (w tym do nadawania uprawnień, odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu oraz dostępu do faktur).
24. Jeśli faktury sprzedażowe wystawia biuro rachunkowe, to czy należy każdorazowo upoważnić do wystawienia faktur poszczególnych pracowników tego biura rachunkowego?
W KSeF przewidziana jest możliwość, aby podatnik wskazał podmiot uprawniony do wystawiania faktur np. biuro rachunkowe. W takim przypadku faktury podatnika mogą wystawiać osoby fizyczne uprawnione do wystawiania faktur w imieniu tego podmiotu, czyli pracownicy tego biura.
25. Od jakiego momentu nadanie osobie upoważnienia umożliwia jej uwierzytelnienie w systemie? Co w przypadku nadania zawiadomienia ZAW-FA drogą pocztową?
Aby uprawnienia zaczęły działać muszą zostać wprowadzone do systemu. W przypadku zgłoszeń elektronicznych uprawnienia będą skuteczne od razu po przetworzeniu dyspozycji.
Uprawnienie nadawane za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA będzie wprowadzane do systemu przez właściwy urząd skarbowy, który w pierwszej kolejności zweryfikuje zawiadomienie pod względem formalnym, w szczególności czy zawiadomienie jest podpisane przez odpowiednią liczbę osób uprawnionych do reprezentacji. Właściwy urząd skarbowy będzie wprowadzał zawiadomienie niezwłocznie po jego otrzymaniu.
W przypadku wysyłki zawiadomienia drogą pocztową należy z przyczyn oczywistych brać pod uwagę opóźnienie wynikające z konieczności doręczenia przesyłki do urzędu skarbowego.
W ZAW-FA znajdują się pola dotyczące obowiązkowych adresów e-mail, na które wysyłane będą powiadomienia o nadaniu uprawnień.
26. Czy tokeny są bezterminowe czy wygasają?
KSeF nie określa czasu w jakim token jest ważny. Wygenerowany token pozostaje ważny do czasu jego unieważnienia przez użytkownika lub do dnia odebrania uprawnień użytkownikowi.
czerwiec 2025
lipiec 2025
Zakończenie legislacji
wrzesień 2025
Testy otwarte API KSeF 2.0
listopad 2025
luty 2026
Obligatoryjny KSeF 2.0 ETAP I
kwiecień 2026
Obligatoryjny KSeF 2.0 ETAP II
Obowiązkowe wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanowi istotny katalizator zmian w funkcjonowaniu obszaru finansowo-księgowego. Nowy model, oparty na ustandaryzowanym formacie XML i scentralizowanym przesyle danych do administracji skarbowej, w praktyce wymusza przeprojektowanie procesów i dostosowanie ich do środowiska zwiększonej digitalizacji.
Kluczowe obszary wpływu obejmują:
KSeF stanowi element cyfrowej transformacji obszaru finansowo-księgowego. Umożliwia ujednolicenie procesów, automatyzację przetwarzania danych oraz redukcję ryzyka niezgodności poprzez automatyczne mechanizmy walidacyjne działające w ramach procesu obiegu dokumentów.
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur wymaga spójnego podejścia projektowego, obejmującego zarówno dostosowanie infrastruktury technicznej, jak i gotowość organizacyjną i merytoryczną.
Proces ten powinien być realizowany etapowo, z uwzględnieniem uwarunkowań systemowych, przepisów prawa oraz specyfiki działalności operacyjnej danej firmy. Nieskoordynowane lub opóźnione działania wdrożeniowe zwiększają ryzyko błędów, zakłóceń operacyjnych oraz sankcji finansowych.
Etap 1: Audyt gotowości
Analiza procesów fakturowania, systemów informatycznych, struktury danych i podziału ról. Celem jest identyfikacja luk między stanem obecnym a wymaganiami KSeF oraz określenie zakresu niezbędnych zmian.
Etap 2: Wybór modelu integracji i dostawcy technologii
Decyzja o sposobie integracji (np. bezpośrednia integracja z ERP, zewnętrzny moduł, platforma pośrednia) oraz wybór dostawcy lub wykonawcy odpowiedzialnego za wdrożenie komponentu KSeF.
Etap 3: Dostosowanie ustawień systemów ERP i konfiguracji narzędzi KSeF
Konfiguracja schematów, mapowań danych, tokenów uwierzytelniających oraz logiki przetwarzania faktur. Upewnienie się, że system w pełni obsługuje strukturę FA (3) i odpowiada wymaganiom komunikacyjnym API KSeF.
Etap 4: Aktualizacja procedur i dokumentacji wewnętrznej
Rewizja polityk, instrukcji obiegu dokumentów, zasad archiwizacji i procedur kontrolnych. Zdefiniowanie trybu obsługi błędów, faktur korygujących i trybu offline.
Etap 5: Szkolenie użytkowników
Przygotowanie zespołów finansowo-księgowych, operacyjnych i technicznych do pracy w nowego modelu. Zakres szkoleń powinien obejmować zarówno aspekt techniczny, jak i merytoryczny.
Etap 6: Testy integracyjne w środowisku demo
Weryfikacja poprawności komunikacji z KSeF obejmuje zgodność struktury plików XML
z obowiązującą schemą logiczną, poprawność danych przesyłanych do systemu oraz ciągłość procesu od wystawienia faktury do jej rejestracji i zaimportowania do systemu finansowo-księgowego.
Etap 7: Uruchomienie produkcyjne i wsparcie powdrożeniowe
Uruchomienie komunikacji z systemem KSeF na środowisku produkcyjnym. Zapewnienie wsparcia operacyjnego na etapie powdrożeniowym.
Wprowadzenie obowiązkowego modelu fakturowania w formacie XML oraz centralnej rejestracji dokumentów w systemie KSeF wymusza na organizacjach przemodelowanie procesów księgowych. Kluczowe zmiany obejmują sposób przetwarzania faktur, integrację z systemami księgowymi oraz dostosowanie procesów operacyjnych.
Skutecznie przeprowadzone wdrożenie i integracja pozwalają nie tylko na zapewnienie zgodności z wymaganiami technicznymi Ministerstwa Finansów, ale także na osiągnięcie długoterminowych efektów w obszarze szybkości przetwarzania danych.
Kluczowe komponenty wdrożeniowe obejmują:
Implementacja KSeF wymusza standaryzację danych i rezygnację z formatów nieustrukturyzowanych w procesach fakturowania.
W zależności od skali działalności, struktury systemów oraz dostępnych zasobów wewnętrznych, organizacje powinny rozważyć optymalny sposób realizacji wdrożenia KSeF. W praktyce możliwe są różne podejścia. Dobór modelu operacyjnego powinien uwzględniać zarówno efektywność wdrożenia, jak i możliwość dalszego rozwoju systemu w zmieniającym się otoczeniu prawnym.
Zakres i sposób realizacji wdrożenia KSeF powinien być dostosowany do struktury organizacyjnej, charakteru procesów oraz dostępności zasobów technologicznych i operacyjnych. W wielu przypadkach efektywnym podejściem będzie zaangażowanie zewnętrznego partnera posiadającego doświadczenie w integracji systemów finansowo-księgowych.
Dobór modelu wdrożenia powinien zostać poprzedzony analizą ryzyk operacyjnych, dostępnych zasobów oraz realnego harmonogramu implementacji. Z perspektywy zgodności kluczowe jest, aby wybrane rozwiązanie zapewniało skalowalność, bezpieczeństwo oraz integralność danych między systemem finansowo-księgowym i KSeF.
Nasz zespół doradców podatkowych i ekspertów technologicznych wspiera organizacje na każdym etapie wdrożenia:
Accace Poland
Accace to proaktywny partner zapewniający kompleksowe, oparte na holistycznym podejściu do biznesu, wsparcie w zakresie outsourcingu i doradztwa. W ramach globalnej grupy, lidera na rynkach Europy Środkowo – Wschodniej, łączymy inteligentne rozwiązania technologiczne z wiedzą i praktycznym doświadczeniem ponad 800 lokalnych ekspertów. Globalny potencjał i dbałość o najwyższą jakość pozwala nam przełamywać standardy i oferować innowacyjne usługi w obszarze podatków, prawa, księgowości oraz obsługi kadrowo-płacowej dla około 2 000 klientów, niezależnie od branży oraz skali ich biznesu.
Accace Circle
Accace działa na arenie międzynarodowej jako Accace Circle – społeczność biznesowa tworzona przez uznanych dostawców usług outsourcingowych i doradczych. Oparte na wspólnych wartościach podejście zapewnia zintegrowaną i profesjonalną obsługę, przewyższającą obowiązujące oczekiwania rynkowe. Dzięki zaangażowaniu ponad 7 000 specjalistów w ponad 60 krajach, przygotowujemy globalnie 800 000 pasków płacowych dla 80 000 klientów, głównie średnich i międzynarodowych firm z listy Fortune 500, reprezentujących różne sektory gospodarki.
Zarejestruj się i uzyskaj bezpłatny dostęp do wiedzy i doświadczenia naszych ekspertów. W każdej chwili możesz anulować subskrypcję. Sprawdź także, jak przetwarzamy Twoje dane: Polityka prywatności | Oświadczenie RODO
Jesteś już naszym subskrybentem? Potwierdź adres e-mail poniżej i pobierz PDF bezpośrednio ze swojego maila.
