Podczas organizowania podróży służbowych firmy coraz częściej sięgają po wynajem samochodu za granicą, aby zwiększyć mobilność i elastyczność działań. Choć na pierwszy rzut oka jest to standardowa usługa, w praktyce może wiązać się z obowiązkami podatkowymi w Polsce, w tym konieczność rozliczenia podatku u źródła (WHT).

Zgodnie z przepisami ustawy o PIT oraz ustawy o CIT, ryczałtowemu opodatkowaniu na terytorium Polski podlegają przychody osiągane przez nierezydentów, m.in. za użytkowanie urządzeń przemysłowych – w tym środków transportu.

W niniejszym artykule przyjrzymy się, kiedy podatek u źródła (WHT) będzie należny w przypadku wynajmu samochodu za granicą, a w jakich sytuacjach taki podatek nie będzie pobierany.

Wynajem samochodu z zagranicznej wypożyczalni przez spółkę lub podatnika prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą

Jeżeli firma lub podatnik prowadzący jednoosobową działalność decyduje się na wynajem samochodu za granicą z zagranicznej wypożyczalni, konieczne jest pozyskanie certyfikatu rezydencji kontrahenta.

W zależności od zapisów poszczególnych umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, taki wynajem może być zakwalifikowany jako zyski przedsiębiorstw – co oznacza, że przychód będzie opodatkowany w kraju rezydencji wypożyczalni – lub jako należność licencyjna, w efekcie czego powstaje obowiązek pobrania podatku u źródła (WHT).

Kluczową rolę w rozstrzygnięciu odgrywa definicja „należności licencyjnej” w danej umowie.

Zgodnie z art. 12 ust. 4 umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO) pomiędzy Polską a Francją:

„Określenie “należności licencyjne” użyte w niniejszym artykule oznacza wszelkiego rodzaju należności, które są płacone za użytkowanie lub prawo do użytkowania prawa autorskiego do dzieła literackiego, artystycznego lub naukowego, włącznie z filmami i dziełami zarejestrowanymi dla radia i telewizji, do patentu, znaku przemysłowego lub handlowego, rysunku, modelu, planu, formuły, technologii produkcyjnej i za informacje związane z doświadczeniem zdobytym w dziedzinie przemysłowej, handlowej lub naukowej albo z umiejętnością (know-how).”

Zgodnie z art. 12 ust. 3 polsko- włoskiej UPO:

3. Określenie „należności licencyjne”, użyte w niniejszym artykule, oznacza wszelkiego rodzaju należności uzyskiwane z tytułu użytkowania lub prawa do użytkowania każdego prawa autorskiego do dzieła literackiego, artystycznego lub naukowego, włącznie z filmami dla kin oraz filmami i taśmami dla telewizji lub radia, patentu, znaku towarowego, wzoru lub modelu, planu, tajemnicy receptury lub procesu produkcyjnego albo za użytkowanie lub prawo do użytkowania urządzenia przemysłowego, handlowego lub naukowego oraz za informacje związane ze zdobytym doświadczeniem w dziedzinie przemysłowej, handlowej lub naukowej.

Jak wynika z interpretacji podatkowej z dnia 19 maja 2017 r. (sygn. 0114-KDIP2-1.4010.38.2017.1.PW), jeśli definicja należności licencyjnych w danym UPO nie obejmuje użytkowania lub prawa do użytkowania urządzeń przemysłowych, handlowych lub naukowych, wówczas wynajem samochodu za granicą jest traktowany jako zysk przedsiębiorcy. W konsekwencji przychód ten podlega opodatkowaniu w kraju rezydencji kontrahenta, bez obowiązku pobrania podatku u źródła (WHT).

W praktyce oznacza to, że najem samochodu we Francji nie jest uznawany za należność licencyjną, natomiast we Włoszech taki obowiązek WHT może powstać.

Kalkulacje i obowiązki sprawozdawcze

Jeżeli przedsiębiorca nie posiada certyfikatu rezydencji kontrahenta, niezależnie od tego, czy dokonuje wynajmu samochodu za granicą we Francji, czy we Włoszech, powinien pobrać podatek u źródła (WHT) według podstawowej stawki 20% wynikająca z polskiej ustawy.

Sytuacja zmienia się, gdy przedsiębiorca posiada certyfikat rezydencji wypożyczalni. W przypadku Francji nie będzie obowiązku pobrania podatku u źródła (WHT) – po zakończeniu roku przedsiębiorca zobowiązany jest jedynie do złożenia deklaracji IFT.

W przypadku Włoch, obowiązek pobrania podatku u źródła powstaje zgodnie ze stawką określoną w UPO dla należności licencyjnych (w tym przypadku 10%) Po zakończeniu roku konieczne będzie złożenie deklaracji IFT oraz PIT-8AR lub CIT-10Z. Przy wynagrodzeniu 5.000 zł netto (z ubruttowieniem), przedsiębiorca wpłaca 5.000 zł do wypożyczalni oraz 556 zł do urzędu skarbowego.

Wynajem samochodu przez pracownika spółki w zagranicznej wypożyczalni

W praktyce rynkowej zdarza się, że podczas zagranicznych delegacji służbowych pracownicy dokonują wynajmu samochodu za granicą bezpośrednio na siebie, a następnie zwracają się do spółki o refundację poniesionych kosztów. W takiej sytuacji, jeśli faktura jest wystawiona na pracownika i to on ze swoich środków dokonuje wynajmu, a pracodawca jedynie zwraca wydatki, nie powstaje obowiązek poboru podatku u źródła (WHT).

Brak obowiązku wynika z faktu, że najemcą jest pracownik – osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, która nie pełni roli płatnika WHT.

Takie stanowisko zostało potwierdzone w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 4 grudnia 2023 r. (sygn. 0111-KDIB2-1.4010.447.2023.1.BJ).

Wsparcie ze strony Accace

Jeżeli potrzebujesz pomocy w prawidłowym rozliczeniu wynajmu samochodu za granicą oraz obowiązku poboru podatku u źródła (WHT), zespół Accace Poland oferuje kompleksowe wsparcie. Nasi eksperci pomogą w analizie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, ustaleniu właściwej kwalifikacji przychodów, przygotowaniu deklaracji podatkowych oraz procedur związanych z ubruttowieniem wynagrodzeń dla zagranicznych kontrahentów. Zapraszamy do kontaktu.

Z przyjemnością przedstawiamy wyniki badania SocioRating 2025 w Accace i z dumą informujemy, że ponownie uzyskaliśmy najwyższy, globalny certyfikat A+.

SocioRating po raz pierwszy pojawił się w naszym portfolio w 2021 roku. Wtedy przeprowadziliśmy badanie w Accace po raz pierwszy, a od tego czasu realizujemy je cyklicznie co dwa lata – w 2021, 2023 i teraz w 2025 roku.

Czym jest SocioRating i czemu służy?

SocioRating to narzędzie, które można nazwać badaniem satysfakcji pracownikom. Służy mierzeniu „witalności” organizacji, oparte na trzydziestu latach doświadczeń pracy z pracownikami. Pozwala szybko wychwycić obszary wymagające wzmocnienia i pomaga budować zdrową kulturę firmy – opartą na zaufaniu, odpowiedzialności, innowacyjności i satysfakcji zespołu.

Zaangażowanie pracowników w oddziałach Accace

Badanie zostało przeprowadzone we wszystkich naszych oddziałach między kwietniem a czerwcem 2025 roku. Średni wskaźnik odpowiedzi wyniósł 72%, co pokazuje wysoki poziom zaangażowania i gotowość naszych współpracowników do dzielenia się opinią.

Wskaźnik odpowiedzi na poziomie 72% to nie tylko liczba. To dowód gotowości naszych współpracowników do dialogu i współtworzenia zdrowej organizacji. Szczególnie wyróżniły się zespoły w Czechach i na Węgrzech, osiągając odpowiednio 82% i 86%.

Tak wysoki poziom zaangażowania daje nam solidną bazę danych, pozwalającą formułować praktyczne wnioski i nieustannie doskonalić Accace.

Kluczowe mocne strony, które łączą nas globalnie

Wyniki jednoznacznie podkreślają jedną z naszych największych sił: jakość przywództwa prezentowaną przez naszych bezpośrednich menedżerów. Nasi współpracownicy konsekwentnie wskazywali na docenienie otwartego stylu zarządzania, gotowości do wysłuchania, przemyślanego podejmowania decyzji oraz eksperckiej wiedzy menedżerów.

Wysoko oceniono także zachęcanie do wyrażania opinii i zgłaszania innowacyjnych pomysłów – co wzmacnia poczucie przynależności i wzajemnego zaufania, zarówno w wymiarze zawodowym, jak i osobistym.

Na szczególną uwagę zasługują również wysokie wyniki w obszarze Godności. Nasi pracownicy czują się szanowani i doceniani niezależnie od płci czy wieku. Tak silne poczucie równości i inkluzywności jest fundamentem naszej tożsamości.

Priorytety na najbliższy czas

Średni wynik we wszystkich mierzonych obszarach przekracza +50 w skali od -100 do +100, ale nie zatrzymujemy się na tym. Jednym z obszarów, które pracownicy wskazali jako wymagające poprawy, jest Komunikacja i przepływ informacji, szczególnie w zakresie lepszego dzielenia się tym, co dzieje się w innych działach. W odpowiedzi planujemy wdrożyć kilka inicjatyw mających na celu poprawę tego obszaru. Wierzymy, że działania te usprawnią wymianę informacji i będą sprzyjać dzieleniu się innowacyjnymi pomysłami.

Wyniki SocioRating to coś więcej niż dane

Naszą misją jest wspieranie klientów, współpracowników i partnerów w realizacji ich marzeń, przy jednoczesnym wywieraniu pozytywnego wpływu na świat. Kierujemy się wartościami: doskonałość, współpraca, elastyczność, pasja, zaufanie i zaangażowanie. Dążymy do celów wykraczających poza wynik finansowy.

Wyniki SocioRating są czymś więcej niż tylko zestawem danych. To potwierdzenie, że działamy zgodnie z naszą misją i wartościami – z efektywnym przywództwem, silną współpracą i poczuciem sensu wykonywanej pracy.

Składamy szczere podziękowania każdemu współpracownikowi, który podzielił się swoją perspektywą. Razem budujemy organizację, w której ludzie nie tylko lubią pracować, lecz także mogą się rozwijać i realizować swój potencjał.

Nie wiadomo, od czego zacząć?
Rok 2026 miesiąc po miesiącu przyniesie przedsiębiorstwom szeroki pakiet nowych obowiązków podatkowych i prawnych. Część regulacji dotyczyć będzie wybranych grup podatników, natomiast równolegle postępuje cyfrowa rewolucja – KSeF i JPK_CIT na nowo definiują sposób raportowania i kontroli.

W drugiej części naszego cyklu „Zmiany podatkowe 2026 – nowe obowiązki krok po kroku” Jakub Czerski, Tax Director w Accace Poland, przedstawia nowe przepisy ustaw w obszarze podatku VAT i ocenia ich wpływ na organizacje.

Zmiany podatkowe 2026 – nowe obowiązki krok po kroku

Podsumowanie

Rok 2026 przynosi szereg istotnych zmian podatkowych, które wpłyną na sposób rozliczania podatków przez przedsiębiorstwa i osoby fizyczne. Warto już teraz przygotować organizację na nadchodzące zmiany. Zachęcamy do konsultacji z naszymi ekspertami, którzy pomogą dostosować Państwa firmę do wymogów 2026 roku.

Już 24 grudnia 2025 r. wejdą w życie przepisy Kodeksu pracy wprowadzające zasadę jawności wynagrodzeń na etapie rekrutacji. Zmiana ta w istotny sposób wpłynie na sposób formułowania ogłoszeń o pracę, komunikowania warunków zatrudnienia kandydatom oraz projektowania wewnętrznych polityk wynagradzania.

Niniejszy materiał w formule Q&A został przygotowany na podstawie najczęściej pojawiających się pytań podczas naszych webinariów i szkoleń. Jego celem jest uporządkowanie zagadnień związanych z nowymi obowiązkami w zakresie jawności wynagrodzeń, zasad prowadzenia procesów rekrutacyjnych oraz raportowania luki płacowej. Pytania odzwierciedlają praktyczne wątpliwości pracodawców, działów HR oraz kadry zarządzającej, a odpowiedzi oparte są na aktualnym stanie prawnym oraz założeniach Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania (dalej jako „Dyrektywa”).

Opracowanie ma charakter ogólny i informacyjny – nie stanowi porady ani opinii prawnej w konkretnej sprawie i nie zastępuje indywidualnej analizy z uwzględnieniem specyfiki danego pracodawcy. W przypadku potrzeby szczegółowego wsparcia, w szczególności w zakresie przeglądu i dostosowania systemu wynagrodzeń, przygotowania dokumentów wewnętrznych oraz wdrożenia nowych procedur rekrutacyjnych, zespół naszej kancelarii prawnej Accace Legal pozostaje do Państwa dyspozycji.

Pobierz bezpłatną publikację “Jawność wynagrodzeń  – pytania i odpowiedzi” 

---

1. Czy opublikowanie widełek w ogłoszeniu jest obligatoryjne?

Opublikowanie widełek w ogłoszeniu o pracę nie jest obligatoryjne. Zgodnie z nowym artykułem 183a § 2 Kodeksu pracy odpowiednie informacje o wynagrodzeniu pracodawca przekazuje kandydatowi do pracy z wyprzedzeniem umożliwiającym zapoznanie się z tymi informacjami, zapewniając świadome i przejrzyste negocjacje:

1. w ogłoszeniu o naborze na stanowisko,
2. przed rozmową kwalifikacyjną – jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu, o którym mowa w pkt 1,
3. przed nawiązaniem stosunku pracy – jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru na stanowisko albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu, o którym mowa w pkt 1, albo przed rozmową kwalifikacyjną.

W związku z powyższym odpowiednia informacja o wynagrodzeniu powinna zostać podana kandydatowi najpóźniej przed nawiązaniem stosunku pracy.

2. Czy wpisanie K/M przy stanowisku, które nie odmienimy w formie żeńskiej jest wystarczające? Np. podinspektor, inspektor?

Zgodnie z nowymi przepisami Kodeksu pracy, wchodzącymi w życie 24 grudnia 2025 r., neutralne płciowo powinno być zarówno ogłoszenie o naborze na stanowisko, jak i sama nazwa stanowiska. Dopisek „K/M” neutralizuje treść ogłoszenia. Odpowiedź, czy dzięki niemu sama nazwa stanowiska staje się również neutralna jest zagadnieniem dla specjalistów języka polskiego.

Wielu prawników opowiada się obecnie wprost za dopuszczalnością takiej praktyki jako alternatywą dla feminatywów. W naszej ocenie sam dopisek K/M nie sprawia, że nazwa staje się neutralna płciowo. Natomiast sami twórcy projektu podkreślają, że nie chodzi o tak rygorystyczne podejście, aby dla każdej nazwy stanowiska koniecznie znajdować feminatyw.

Celem jest przede wszystkim, aby ogłoszenie nie było kierowane do konkretnej płci.

3. Czy powinniśmy zmienić stanowiska również obecnym pracownikom?

Przepisy wchodzące w życie 24 grudnia 2025 r. odnoszą się jedynie do etapu rekrutacji pracowników. W związku z tym nie ma formalnego wymogu zmiany nazw w dotychczasowych umowach. Odrębną kwestią pozostaje natomiast rozważenie, czy w ten sposób nie narazimy się na zarzuty dyskryminacji ze strony obecnych pracowników.

4. Czy stanowiska neutralne trzeba też zawrzeć w umowie o pracę i w regulaminach?

Nowe przepisy dotyczą wyłącznie etapu rekrutacji. Nie ma formalnego obowiązku wprowadzania zmian w innych dokumentach. Podjęcie takich działań przez pracodawcę będzie jednak przeciwdziałać dyskryminacji i jak najbardziej może zostać przeprowadzone.

5. Jak dyrektywa ma się do pracodawców samorządowych, którzy podlegają regulacjom szczególnym (lex specialis) poza Kodeksem pracy? Czy przewiduje się zmianę przepisów okołokodeksowych dotyczących nazw stanowisk w samorządach, skoro obowiązujące rozporządzenia wymagają literalnego stosowania nazw (bez feminatywów i form neutralnych)? Jeżeli stanowisko pracy jest zgodne z ustawą np. wychowawca, czy należy wpisać: stanowisko zgodne z ustawą?

Ustawodawca nie uwzględnił szczególnych uregulowań dotyczących nazw stanowisk w sferze rządowej i samorządowej. Niemniej jednak przepisy obejmują również te obszary i na etapie rekrutacji wskazane jest ich przestrzeganie poprzez stosowanie nazw stanowisk neutralnych płciowo.

Natomiast dokumentacja kadrowa oraz inne dokumenty formalne, np. decyzje administracyjne, muszą zawierać nazwy stanowisk zgodne z obowiązującym prawem.

6. Jeśli oferta pracy jest publikowana na międzynarodowej stronie internetowej (np. LinkedIn), czy można używać angielskiej nazwy stanowiska, czy też należy dodać polską nazwę?

Używanie angielskich nazw stanowisk, zarówno w ogłoszeniach o pracę, jak i w samych umowach, jest praktyką powszechną. Należy jednak zwrócić uwagę na przepisy ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim. Zgodnie z art. 7 tej ustawy, jeżeli umowa ma być wykonywana na terytorium Polski, przy stosowaniu przepisów z zakresu prawa pracy używa się języka polskiego. W związku z tym również nazwy stanowisk powinny być formułowane po polsku. Z praktycznego punktu widzenia angielskie nazwy stanowisk zapewniają neutralność płciową a ryzyko związane z ich używaniem jest niewielkie.

7. Jak podać wynagrodzenie, gdy nie da się z góry określić jego przedziału dla pracownika wynagradzanego stawką akordową oraz premią?

W tym konkretnym przypadku lepiej przekazać kandydatowi informacje o wynagrodzeniu (to jest wszelkich kryteriach wpływających na jego wysokość) na późniejszym etapie niż w ogłoszeniu o pracę. Jest to dopuszczalne przez ustawodawcę i powinno nastąpić najpóźniej przed nawiązaniem stosunku pracy.

8. Czy przesłanie kandydatowi listu intencyjnego z uzgodnionymi warunkami współpracy spełnia wymogi w zakresie jawności wynagrodzeń w procesie rekrutacji, jeśli widełki płacowe nie są publikowane w ogłoszeniach o pracę?

Osoba ubiegająca się o pracę ma otrzymać od pracodawcy informację o wysokości wynagrodzenia. Ta informacja ma umożliwić kandydatowi do pracy zapoznanie się z warunkami płacowymi i podjęcie świadomych i przejrzystych negocjacji. Jest to etap poprzedzający złożenie oficjalnej oferty zatrudnienia. List intencyjny będzie zatem wystarczający, o ile stanowi właśnie taką informację o wysokości wynagrodzenia, a nie na przykład potwierdzenie ustnie uzgodnionych warunków.

9. Czy jeśli na etapie rozmowy kwalifikacyjnej omówi się wynagrodzenie (stawka i pozostałe składniki) z każdym kandydatem zaproszonym na rozmowę, a następnie wybranemu kandydatowi prześle się te informacje elektronicznie (np. w Excelu) i da 2 dni na decyzję, to będzie to wystarczające?

W opisanej sytuacji część kandydatów otrzymuje informację o wynagrodzeniu wyłącznie ustnie, co jest niezgodne z wchodzącymi w życie przepisami – informacja powinna być przekazana pisemnie lub elektronicznie. Jedynie wybrany kandydat otrzymuje ją w prawidłowej formie. Informacja o wynagrodzeniu jest w tym przypadku przekazywana przed nawiązaniem stosunku pracy. Ustawodawca dopuszcza taką możliwość.

10. „Łatwy dostęp” – co to oznacza?

„Łatwy dostęp” oznacza możliwość zapoznania się z informacją bez zbędnych ograniczeń, bez konieczności spełniania szczególnych wymogów czy przechodzenia rozbudowanych procedur.

11. Jeżeli w zakładzie pracują wyłącznie kobiety lub wyłącznie mężczyźni (np. ze względu na BHP), to jak liczyć lukę płacową?

W takim przypadku w zakładzie pracy luka płacowa pomiędzy wynagrodzeniami kobiet i mężczyzn nie występuje.

12. Czy luka płacowa powinna być wyliczana w skali całej organizacji, działu czy innej jednostki? Jak obliczyć lukę – w konkretnych działach czy na tle całej organizacji?

Zgodnie z Dyrektywą, dla celów raportowych luka płacowa będzie liczona dla całej organizacji oraz dla poszczególnych kategorii pracowników. Pracodawca będzie zobowiązany do podziału pracowników na kategorie według kryterium jednakowej pracy lub pracy o jednakowej wartości. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 100 pracowników będą raportować:

• lukę płacową ze względu na płeć,
• lukę płacową ze względu na płeć w odniesieniu do składników uzupełniających lub zmiennych,
• medianę luki płacowej ze względu na płeć,
• medianę luki płacowej w zakresie składników uzupełniających lub zmiennych,
• odsetek kobiet i mężczyzn otrzymujących składniki uzupełniające lub zmienne,
• odsetek kobiet i mężczyzn w każdym kwartylu wynagrodzenia,
• lukę płacową ze względu na płeć w podziale na kategorie pracowników, według zwykłego podstawowego wynagrodzenia godzinowego lub miesięcznego oraz składników uzupełniających lub zmiennych.

Analiza na poziomie działów może być stosowana pomocniczo wewnętrznie, ale raportowanie będzie się odbywać w ww. zakresie.

13. Do jakiego organu trzeba będzie raportować dane o luce płacowej?

Obecnie nie wiadomo, do jakiego organu będzie trzeba raportować dane o luce płacowej. Zostanie on wskazany na etapie implementacji Dyrektywy, w odpowiedniej ustawie.

14. Czy pracodawca będzie zobowiązany do publicznego udostępnienia informacji o tym, jakie stanowiska zaliczają się do poszczególnych kategorii podziału pracowników?

Kwestia ta nie jest wprost uregulowana w Dyrektywie. Dla celów egzekwowania zakazu dyskryminacji bardzo prawdopodobne jest jednak, że konieczne będzie ujawnienie takich informacji przynajmniej wobec uprawnionych podmiotów (np.: organów kontrolnych, związków zawodowych, przedstawicieli pracowników).

15. Jak ma wyglądać raport – czy będzie jednolity wzór?

Na ten moment nie ma dostępnych wzorów raportów. Należy zaczekać na implementację Dyrektywy i wzory, które z dużym prawdopodobieństwem przygotuje ustawodawca.

16. Jak prawidłowo przygotować siatkę wynagrodzeń? Czy w widełkach płacowych należy uwzględnić wyłącznie stawki wynikające z umów o pracę, czy także inne składniki wynagrodzenia, takie jak premia uznaniowa lub dodatek funkcyjny? W jaki sposób kategoryzować stanowiska oraz przyporządkowane im poziomy wynagrodzeń? Czy w siatce wynagrodzeń należy wymienić wszystkie stanowiska występujące w firmie? Czy w przypadku utworzenia nowych stanowisk w trakcie funkcjonowania firmy konieczna jest aktualizacja siatki wynagrodzeń?

Pojęcie wynagrodzenia obejmuje wszystkie jego składniki, niezależnie od nazwy i charakteru. Będą to więc także inne świadczenia związane z pracą, przyznawane w formie pieniężnej lub niepieniężnej. Siatka wynagrodzeń powinna więc uwzględniać całość „pakietu wynagrodzeniowego“. Jej celem jest m.in. kategoryzacja pracowników na potrzeby obowiązków raportowych, dlatego powinna obejmować wszystkie stanowiska w firmie i być aktualizowana przy tworzeniu nowych stanowisk.

Samo kategoryzowanie stanowisk opiera się na kryterium jednakowej pracy bądź pracy o takiej samej wartości. To pracodawca będzie musiał dokonać wewnętrznej oceny, na jakich stanowiskach wykonywana jest praca o jednakowej wartości. Pod uwagę powinien brać takie elementy jak umiejętności (w tym umiejętności miękkie), złożoność zadań, zakres odpowiedzialności, warunki pracy i inne obiektywne kryteria.

17. Kiedy i w jakiej formie należy informować o regulaminie wynagrodzeń firmy? Jak w tej sytuacji zachować poufność systemu wynagrodzeń? Co z wartościowaniem stanowisk – kiedy i gdzie pojawią się konkretne wytyczne? Czy będą konkretne wymogi PIP?

Odpowiednie zapisy regulaminów wynagradzania lub układów zbiorowych dotyczące wynagradzania będą ujawniane tak jak informacje o wynagrodzeniu, tj.:
w ogłoszeniu o naborze na stanowisko;

• ogłoszeniu o naborze na stanowisko;
• przed rozmową kwalifikacyjną – jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru albo nie przekazał tych informacji w ogłoszeniu;
• przed nawiązaniem stosunku pracy – jeżeli pracodawca nie ogłosił naboru albo nie przekazał tych informacji wcześniej, o czym mowa w pkt 1 lub 2.

Informacje te należy przekazać kandydatowi do pracy w formie papierowej lub elektronicznej. Nie ma wymogu stosowania formy pisemnej. Dla celów dowodowych lub na wypadek kontroli należy zachować dowody spełnienia tego obowiązku. Ustawodawca nie przewidział żadnych szczególnych mechanizmów ochrony poufności dokumentacji. Nie ma jednak obowiązku, aby przekazywać całość dokumentacji, a jedynie zapisy mające wpływ na wynagrodzenie osoby na danym stanowisku np.: dotyczące premii lub bonusów. W praktyce kandydaci już dzisiaj pytają o takie informacje i je otrzymują. Zmieni się zatem jedynie forma ich przekazywania.

Szczegółowe wymogi (w tym ewentualne wytyczne PIP co do wartościowania stanowisk) będą znane dopiero po przyjęciu krajowych przepisów wykonawczych.

18. Czy musimy wyrównać obecne wynagrodzenia, a jeśli tak – to z dniem 24 grudnia? Czy zasada pracy o jednakowej wartości zaczyna obowiązywać 24 grudnia czy później?

Przepisy zakazujące dyskryminacji pracowników obowiązują w Polsce od dawna. Zgodnie z art. 18(3c) § 1 Kodeksu pracy „pracownicy mają prawo do jednakowego wynagrodzenia za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości”. Zatem, jeśli obecne różnice w poziomie wynagrodzeń mają charakter dyskryminujący, wynagrodzenia należałoby wyrównać.

Natomiast 24 grudnia 2025 r. wchodzą w życie przepisy wprowadzające nowe zasady jedynie na etapie rekrutacji, dotyczące obowiązku informowania kandydatów o wysokości wynagrodzenia oraz zapewnienia neutralności płciowej w treści ogłoszeń o pracę. Dalej idących zmian możemy się spodziewać na etapie implementacji Dyrektywy do polskiego porządku prawnego. Dyrektywa zobowiązuje państwa członkowskie do wprowadzenia szczególnych mechanizmów zapobiegających luce płacowej pomiędzy kobietami i mężczyznami, takich jak na przykład obowiązek raportowania luki płacowej i podejmowanie odpowiednich środków, gdy przekroczy ona 5%. Polska musi wdrożyć przepisy Dyrektywy do 7 czerwca 2026 r.

19. Kto ma prawo wiedzieć o wynagrodzeniu kogo – czy każdy o każdym, czy tylko w obrębie zespołu/poziomu stanowisk? Czy ujawniać tylko wynagrodzenia zasadnicze, czy również premie, dodatki, benefity? Co z kontraktami B2B – czy ich stawki też powinny być jawne wobec pracowników?

Pracownicy będą mieli prawo do:

• łatwego dostępu do kryteriów stosowanych do określania wynagrodzenia, poziomów wynagrodzenia oraz zasad progresji (z zastrzeżeniem, że ustawodawca może wyłączyć informację o progresji u pracodawców zatrudniających mniej niż 50 osób);
• informacji o swoim indywidualnym poziomie wynagrodzenia oraz o średnich poziomach wynagrodzenia – w podziale na płeć – w odniesieniu do kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o jednakowej wartości.

Nie dojdzie więc do ujawniania wynagrodzeń konkretnych osób z imienia i nazwiska. Zakres ujawniania wynagrodzeń w ramach kontraktów B2B będzie zależał od ostatecznego brzmienia przepisów krajowych; co do zasady obecne regulacje dotyczą pracowników.

20. W jaki sposób wszystkie te aspekty odnoszą się do współpracy w modelu B2B, który w branży IT stanowi dominującą formę zatrudnienia?

Przepisy wchodzące w życie 24 grudnia 2025 r. nie dotyczą umów B2B ani umów zlecenia, lecz osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.

21. Jakie są zagrożenia wynikające z wdrożenia przedmiotowych przepisów dla pracodawcy, jego współpracy ze związkami zawodowymi oraz dla samych pracowników?

Nie pozostawia wątpliwości, że to przede wszystkim pracodawcy obawiają się ryzyka ujawnienia wysokości wynagrodzeń. Do takiego ujawnienia może dojść wewnątrz zakładu pracy lub na zewnątrz. To pierwsze ryzyko wiązać się może z koniecznością wyrównania wynagrodzeń osobom, zarabiającym mniej. Ryzyko dotyczy oczywiście „wyrównywania wynagrodzeń w górę”, a w konsekwencji wzrost kosztów osobowych. Drugie ryzyko wiąże się z tym, iż poziom wynagrodzeń w danej firmie będzie łatwiejszy do porównania z rynkiem, co może obniżyć konkurencyjność pracodawców płacących poniżej średniej i wymusić podwyższenie stawek lub być przyczyną odpływu pracowników.

Wsparcie Accace Legal

Zespół prawników kancelarii prawnej Accace Legal łączy specjalistyczną wiedzę z zakresu prawa pracy, polityki wynagradzania oraz ochrony danych osobowych z praktycznym doświadczeniem we wdrażaniu nowych obowiązków regulacyjnych. Dzięki temu wspieramy pracodawców w kompleksowym przygotowaniu organizacji do przepisów dotyczących jawności wynagrodzeń, obejmując zarówno etap rekrutacji, jak i aktualizację wewnętrznych zasad płacowych oraz procedur HR. Zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami.

Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA) z 9 października 2025 r. (II FSK 112/23) może zmienić praktykę rozliczania podatku u źródła (WHT) w Polsce. NSA uznał, że usługi pośrednictwa handlowego i koordynacja scentralizowanych zakupów świadczone przez podmioty zagraniczne mogą nosić cechy usług doradczych, reklamowych lub badania rynku, co zwiększa ryzyko obowiązku poboru WHT w kontekście świadczeń o podobnym charakterze.

Stan faktyczny sprawy – usługi pośrednictwa a podatek u źródła

Polska spółka z branży petrochemicznej, działająca w ramach międzynarodowej grupy kapitałowej, korzystała z usług pośrednictwa świadczonych przez zagranicznych agentów m.in. z Wielkiej Brytanii, Irlandii, Szwajcarii i Francji. Agenci wspierali sprzedaż produktów spółki poza Polską – zajmowali się pozyskiwaniem klientów, prezentowaniem oferty, analizą rynków zbytu, planowaniem dostaw oraz wspieraniem działań marketingowych.

Spółka uznała, że takie świadczenia mają charakter czysto pośredniczy i w konsekwencji nie powinny być objęte podatkiem u źródła, gdyż nie mieszczą się w katalogu usług wskazanych w art. 21 ust. 1 pkt 2a ustawy o CIT, obejmującym świadczenia o podobnym charakterze.

Interpretacja organów podatkowych i wyrok NSA – WHT a świadczenia o podobnym charakterze Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 18 marca 2022 r. (0111-KDIB1-2.4010.709.2021.1.AK) uznał, że stanowisko spółki jest błędne. W jego ocenie czynności wykonywane przez zagranicznych agentów – mimo odmiennego nazewnictwa – pełnią funkcję doradczo-promocyjną, gdyż wpływają na decyzje zakupowe i strategię sprzedażową spółki.

Organ wskazał, że decydujące znaczenie ma rzeczywisty charakter usług, a nie ich nazwa w umowie. W konsekwencji uznał, że wynagrodzenie wypłacane kontrahentom zagranicznym podlega 20% podatkowi u źródła.

Spółka zaskarżyła interpretację do WSA w Bydgoszczy, jednak sąd (wyrok z 19 lipca 2022 r., I SA/Bd 307/22) przyznał rację organowi. W uzasadnieniu wskazano, że katalog usług wymienionych w art. 21 ust. 1 pkt 2a ma charakter otwarty, co oznacza, że obejmuje również świadczenia o podobnym charakterze – jeśli ich elementy przeważają nad innymi cechami usługi.

W ocenie sądu usługi świadczone przez agentów nie ograniczały się do technicznego kojarzenia stron transakcji, ale obejmowały działania analityczne, strategiczne i promocyjne, typowe dla usług doradczych i reklamowych.

Podobnie orzekł Naczelny Sąd Administracyjny, który oddalił skargę kasacyjną spółki. NSA podkreślił, że kontekście WHT a świadczeń o podobnym charakterze, czynności takie jak: rekomendowanie produktów, zbieranie informacji o rynku czy opracowywanie strategii sprzedaży noszą cechy zbliżone do usług wskazanych w art. 21 ust. 1 pkt 2a CIT, dlatego również podlegają podatkowi u źródła.

Jeszcze w 2024 r. ten sam sąd w wyroku z 28 czerwca (II FSK 1311/21) wskazywał, że negocjacje handlowe czy zachwalanie towarów nie stanowią usług doradczych ani reklamowych, a elementy promocyjne zawarte w pośrednictwie nie zmieniają jego zasadniczego charakteru.

Nowe rozstrzygnięcie idzie jednak w przeciwnym kierunku – przyjmuje szeroką interpretację pojęcia „świadczeń o podobnym charakterze”, co może istotnie zwiększyć liczbę przypadków, w których konieczne będzie pobranie WHT od płatności na rzecz zagranicznych kontrahentów.

Skutki dla przedsiębiorców

Szeroka interpretacja pojęcia „świadczeń o podobnym charakterze”, obejmujących usługi podobne do doradczych czy reklamowych, przyjęta przez sądy, może w praktyce znacząco rozszerzyć katalog świadczeń objętych podatkiem u źródła. Dla przedsiębiorców oznacza to szereg potencjalnych skutków:

• Więcej usług objętych WHT – transakcje obejmujące wsparcie sprzedaży, marketing, pośrednictwo handlowe czy zarządzanie zakupami mogą być coraz częściej kwalifikowane jako świadczenia o charakterze doradczo-promocyjnym.
• Większe ryzyko po stronie płatnika – brak poboru podatku u źródła w sytuacji, gdy organ uzna daną usługę za objętą przepisem, może skutkować obowiązkiem zapłaty zaległości wraz z odsetkami oraz sankcjami finansowymi.
• Wzmożona kontrola organów skarbowych – można spodziewać się, że administracja podatkowa będzie uważniej analizować umowy dotyczące usług niematerialnych, nawet jeśli ich nazwy nie wskazują wprost na charakter doradczy lub reklamowy.

W efekcie podatnicy stają wobec rosnącej niepewności interpretacyjnej. Granica między świadczeniami o charakterze operacyjnym a usługami niematerialnymi objętymi WHT staje się coraz mniej wyraźna, co zwiększa ryzyko sporów i dodatkowych obciążeń podatkowych.

Jak ograniczyć ryzyko w zakresie WHT i świadczeń o podobnym charakterze

W obliczu coraz szerszej interpretacji przepisów o podatku u źródła kluczowym zadaniem dla przedsiębiorców staje się rzetelne rozpoznanie charakteru nabywanych usług i odpowiednie udokumentowanie ich celu gospodarczego. W praktyce bezpieczeństwo podatkowe można budować poprzez kilka komplementarnych działań, które łącznie tworzą spójną politykę w zakresie WHT.

W sytuacjach wątpliwych dobrym rozwiązaniem może być wystąpienie o interpretację indywidualną, która potwierdzi sposób kwalifikacji usług i zakres obowiązków płatnika. Choć nie daje ona pełnej gwarancji bezpieczeństwa, stanowi istotny element ochrony w przypadku ewentualnej kontroli w obszarze WHT.

Podsumowanie

Wyrok NSA z 9 października 2025 r. (II FSK 112/23) wpisuje się w trend coraz szerszego rozumienia pojęcia „świadczeń o podobnym charakterze” w kontekście podatku u źródła. Oznacza to, że nawet jeśli dana usługa nie została wprost wymieniona w ustawie, może zostać objęta WHT, jeśli jej funkcje i cel gospodarczy są zbliżone do usług doradczych, reklamowych lub badania rynku.

Dla przedsiębiorców to wyraźny sygnał ostrzegawczy – nazwa umowy nie przesądza o obowiązkach podatkowych. Kluczowe jest zatem rzetelne przeanalizowanie, jaką faktycznie rolę pełni dane świadczenie w strukturze działalności.

Wsparcie Accace

W obliczu rosnącej liczby sporów dotyczących kwalifikacji usług niematerialnych oraz coraz szerszej interpretacji pojęcia „świadczeń o podobnym charakterze” kluczowe znaczenie ma odpowiednie przygotowanie organizacji do ewentualnych kontroli podatkowych. Warto z wyprzedzeniem przeanalizować zawarte umowy, zweryfikować istniejące procedury wewnętrzne oraz zaktualizować dokumentację w zakresie podatku u źródła, aby ograniczyć ryzyko błędnej kwalifikacji i związanych z tym konsekwencji finansowych. Zachęcamy do kontaktu z naszymi ekspertami w celu uzyskania kompleksowej pomocy.

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, 1 listopada 2025 roku został uruchomiony Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Moduł ten umożliwia zarządzanie uprawnieniami w KSeF, składanie wniosków o wydanie certyfikatów oraz pobieranie certyfikatów na potrzeby korzystania z systemu.

Mamy nadzieję, że niniejszy przewodnik okaże się dla Państwa praktycznym wsparciem w pracy z Modułem Certyfikatów i Uprawnień w systemie KSeF. Przedstawiamy w nim najważniejsze funkcje modułu, które ułatwiają skuteczne zarządzanie dostępami i certyfikatami w ramach systemu.

Pobierz bezpłatny przewodnik po Module Certyfikatów i Uprawnień (MCU)

Wejście w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanowi dla podatników ogromne wyzwanie. Nowe przepisy oznaczają nie tylko zmianę narzędzi służących do fakturowania, ale również konieczność reorganizacji procesów finansowo-księgowych, sprzedażowych czy kontrolnych. Szczególnym wyzwaniem jest wdrożenie KSeF w JST, czyli jednostkach samorządu terytorialnego, które ze względu na specyfikę rozliczania VAT muszą zmierzyć się z wyjątkowo skomplikowanym procesem dostosowania do nowych przepisów.  Brak odpowiedniego przygotowania do KSeF w jednostkach samorządu terytorialnego może skutkować poważnymi problemami organizacyjnymi i finansowymi.

Mamy nadzieję, że niniejsza publikacja okaże się dla Państwa praktycznym wsparciem i pomoże sprawnie przygotować się do wdrożenia KSeF w jednostkach samorządu terytorialnego.

Pobierz bezpłatny przewodnik po KSeF w JST

Jak KSeF wpłynie na rozliczenia VAT w JST

Choć samorządowe jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe (dalej: jednostki podrzędne) prowadzą samodzielną działalność gospodarczą i mogą sprawiać wrażenie odrębnych podatników, na gruncie VAT podatnikiem jest jedna całość – jednostka samorządu terytorialnego (JST) wraz ze swoimi jednostkami podrzędnymi. Obejmuje to urząd obsługujący JST, samorządowe jednostki budżetowe oraz samorządowe zakłady budżetowe, które stanowią „części” jednego podatnika VAT.[1]

Powyższa centralizacja dotyczy jedynie rozliczeń dla celów VAT. W praktyce oznacza to, że zarówno JST, jak i jej jednostki podrzędne mogą posiadać odrębne identyfikatory podatkowe NIP, przy czym dla rozliczeń VAT kluczowy jest numer NIP JST, natomiast numer NIP jednostki podrzędnej może
być wykorzystywany np. przy opłacaniu zaliczek na podatek dochodowy od wynagrodzeń pracowników.

Wejście w życie KSeF nie zmieni powyższych zasad rozliczania VAT przez jednostki samorządu terytorialnego. Co więcej, JST będą traktowane dla celów KSeF tak samo jak pozostali podatnicy VAT. Oznacza to, że będą zobowiązani do m.in.:

• wystawiania i odbierania faktur w KSeF
• stosowania trybu online, offline awarii awaryjnego
• oznaczania faktur kodami QR
• podawania numeru KSeF przy płatnościach za faktury VAT od 1 stycznia 2027 roku.

Faktury ustrukturyzowane wystawiane przez JST

Jednostki samorządu terytorialnego, wystawiając faktury VAT, zobowiązane są do wskazywania swojego numeru NIP wraz z nazwą i adresem. Jeżeli faktura dotyczy jednostki podrzędnej, dodatkowo na fakturze mogą zostać zamieszczone numer NIP, nazwa i adres tej jednostki podrzędnej.

Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF wskazanie danych jednostki podrzędnej na fakturze ustrukturyzowanej stanie się wręcz konieczne, aby możliwe było jej prawidłowe zaksięgowanie.

W fakturach ustrukturyzowanych wystawianych przez JST w ramach KSeF, w strukturze FA(3) będzie należało podać:

• dane sprzedawcy, czyli JST w elemencie Podmiot1 (wraz z numerem NIP JST)
• dane nabywcy w elemencie Podmiot2
• dodatkowo – dane jednostki podrzędnej w elemencie Podmiot3 (wraz z jej numerem NIP
  oraz wypełnionym polem Rola – „7” – JST wystawca).

Uzupełnienie danych jednostki podrzędnej w elemencie Podmiot3 umożliwia wystawienie faktury, w której formalnym sprzedawcą pozostaje JST, przez osobę lub podmiot działający w ramach danej jednostki podrzędnej.

Brak wskazania tych danych skutkuje tym, że faktura ustrukturyzowana będzie traktowana jako wystawiona przez całą JST, a nie przez konkretną jednostkę podrzędną i w konsekwencji będzie widoczna w ogólnej ewidencji faktur JST, a nie w ewidencji tej jednostki podrzędnej.

Faktury wystawiane na rzecz JST w KSeF

Podobnie jak w przypadku faktur wystawianych przez jednostki samorządu terytorialnego (JST), również faktury wystawiane na rzecz JST powinny wskazywać JST jako nabywcę – z jej numerem NIP, nazwą i adresem. Dodatkowo na fakturach można zamieścić dane jednostki podrzędnej, jeżeli dana transakcja jej dotyczy. Po wejściu w życie obligatoryjnego KSeF wskazywanie danych jednostek podrzędnych na fakturach ustrukturyzowanych będzie konieczne, aby trafiły do odpowiedniej jednostki podrzędnej.

W przypadku faktur zakupowych otrzymywanych przez JST, w strukturze FA(3) będzie należało podać:

• dane sprzedawcy w elemencie Podmiot1
• dane nabywcy, czyli JST, w elemencie Podmiot2 (wraz z numerem NIP JST), oraz wartość „1” w polu znacznikowym JST
• dodatkowo – dane jednostki podrzędnej w elemencie Podmiot3 (wraz jej numerem NIP oraz wypełnionym polem Rola – „8” – JST odbiorca).

Ujęcie danych jednostki podrzędnej w elemencie Podmiot3 umożliwi dostęp do faktury, w której nabywcą jest JST, zarówno:

• samej JST oraz osobom fizycznym lub podmiotom uprawnionym do wglądu w faktury w ramach całego samorządu,
• jak i osobom fizycznym lub podmiotom działającym w ramach jednostki podrzędnej, której dane (w tym numer NIP) zostały wykazane w elemencie Podmiot3.

W strukturze logicznej FA(3) przewidziano także obowiązek wypełnienia znacznika JST w danych nabywcy (Podmiot2).

Podczas wystawiania faktury należy wskazać, czy dotyczy ona jednostki podrzędnej JST. Odbywa się to poprzez wypełnienie pola „JST” wartością „1” lub „2”:

• wartość „1” oznacza, że faktura dotyczy jednostki podrzędnej JST – wówczas wystawca powinien wypełnić sekcję Podmiot3, podając NIP (lub identyfikator wewnętrzny IDWew) i określając rolę jako „8”,
• wartość „2” oznacza, że faktura nie dotyczy jednostki podrzędnej JST.

Uwierzytelnienie w KSeF przez JST

Jednostki samorządu terytorialnego (JST) będą uwierzytelniały się w KSeF tak jak inni podatnicy niebędący osobami fizycznymi. Oznacza to, że uwierzytelnienie w KSeF w JST może odbywać się na dwa sposoby:

• za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (czyli w uproszczeniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego dla firm) lub
• poprzez złożenie zawiadomienia ZAW-FA i wyznaczenia osoby fizycznej uprawnionej do korzystania z KSeF w imieniu JST (tzw. administratora).

Osoba pełniąca rolę administratora będzie posiadała pełny zakres uprawnień w systemie, w tym możliwość nadawania i odbierania uprawnień innym osobom fizycznym lub podmiotom działającym w imieniu JST.

Administrator, uwierzytelniając się w KSeF w imieniu JST, będzie podawał jako numer identyfikacji podatkowej numer NIP JST oraz uwierzytelniał się przy użyciu np. Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Warto podkreślić, że zawiadomienie ZAW-FA może być składane wyłącznie przez JST, a nie jednostki podrzędne. Administrator JST będzie mógł zarządzać jednostkami podrzędnymi i nadawać osobie fizycznej uprawnienia administratora jednostki podrzędnej. Następnie administrator jednostki podrzędnej będzie mógł nadawać uprawnienia kolejnym osobom fizycznym lub podmiotom w imieniu jednostki podrzędnej (ale nie w imieniu innych jednostek podrzędnych lub całego JST).

JST i administrator wskazany w ZAW-FA mogą nadawać uprawnienia osobom fizycznym pełniącym funkcje administratorów jednostek podrzędnych. Osoba fizyczna będąca administratorem jednostki podrzędnej może posiadać w KSeF uprawnienia do:

• zarządzania uprawnieniami w ramach jednostki podrzędnej
• wystawiania faktur, w których jednostka podrzędna występuje jako Podmiot3 o roli „7” – JST wystawca, a JST występuje jako Podmiot1 (sprzedawca)
• dostępu do faktur, w których jednostka podrzędna występuje jako Podmiot3, a JST występuje jako sprzedawca lub nabywca.

Z kolei administrator jednostki podrzędnej JST może nadać uprawnienia osobie fizycznej m.in. do:

• zarządzania uprawnieniami w ramach jednostki podrzędnej
• wystawiania faktur, w których jednostka podrzędna występuje jako Podmiot3 o roli „7” – JST wystawca, a JST jako Podmiot1 (sprzedawca)
• dostępu do faktur, w których jednostka podrzędna JST występuje jako Podmiot3, a JST występuje jako sprzedawca lub nabywca.

Przykłady nadawania uprawnień w KSeF w JST

1. JST składa zawiadomienie ZAW-FA i wyznacza burmistrza miasta jako osobę korzystającą z KSeF w imieniu JST (administratora),
2. Osoba fizyczna wyznaczona przez JST (administrator – burmistrz) uwierzytelnia się w KSeF podpisem kwalifikowanym i wyznacza osobę fizyczną na administratora jednostki podrzędnej, czyli urzędu gminy (zastępcę burmistrza),
3. Osoba fizyczna wyznaczona przez JST (administrator – burmistrz) uwierzytelnia się w KSeF podpisem kwalifikowanym i wyznacza osobę fizyczną na administratora jednostki podrzędnej, czyli samorządowej jednostki budżetowej (dyrektora szkoły),
4. Osoba fizyczna wyznaczona przez JST (administrator – burmistrz) uwierzytelnia się w KSeF podpisem kwalifikowanym i wyznacza osobę fizyczną na administratora jednostki podrzędnej, czyli samorządowej jednostki budżetowej (dyrektora MOPS),
5. Osoba fizyczna będąca administratorem urzędu gminy (zastępca burmistrza) nadaje uprawnienie do wystawiania faktur i dostępu do faktur – w ramach jednostki podrzędnej (urzędu gminy) osobie fizycznej (księgowej obsługującej urząd gminy),
6. Osoba fizyczna będąca administratorem samorządowej jednostki budżetowej (dyrektor szkoły) nadaje uprawnienie do wystawiania faktur i dostępu do faktur – w ramach jednostki podrzędnej JST (szkoły) osobie fizycznej 1 (księgowej obsługującej szkołę),
7. Osoba fizyczna będąca administratorem samorządowej jednostki budżetowej (dyrektor szkoły) nadaje uprawnienie do wystawiania faktur i dostępu do faktur – w ramach jednostki podrzędnej JST (szkoły) osobie fizycznej 2 (księgowej obsługującej szkołę),
8. Osoba fizyczna będąca administratorem samorządowej jednostki budżetowej (dyrektor MOPS) nadaje uprawnienie do wystawiania faktur oraz dostępu do faktur w ramach jednostki podrzędnej JST (MOPS) osobie fizycznej (księgowej obsługującej MOPS).

W powyższym modelu:

Uprawnienie do wystawiania lub dostępu do faktur w KSeF w JST mogą posiadać również podmioty zewnętrzne wskazane przez jednostkę podrzędną (np. biura rachunkowe). JST lub administrator jednostki podrzędnej, nadając uprawnienia bezpośrednie podmiotowi posiadającemu numer NIP (np. biuru rachunkowemu), decyduje czy dany podmiot  będzie mógł delegować uprawnienia dalej – na inne podmioty (np. swoich pracowników). W praktyce oznacza to rozróżnienie pomiędzy uprawnieniami bezpośrednimi a pośrednimi.

Korzystanie z tego rozwiązania jest dobrowolne, ale może znacząco ułatwić obsługę fakturowania w JST. Dzięki niemu, w przypadku zmian kadrowych w ramach podmiotu zewnętrznego (np. biura rachunkowego), nie ma konieczności aktualizowania danych wszystkich osób fizycznych uprawnionych do wystawiania lub dostępu do faktur przez JST czy jej jednostki podrzędne.

Wystarczy, że aktualizacji uprawnień osób fizycznych dokona sam podmiot (np. biuro rachunkowe), a nie wszystkie JST lub jednostki podrzędne, które wskazały ten podmiot jako uprawniony do działania w ich imieniu.

Wsparcie Accace

Z przyjemnością pomożemy Państwa jednostce samorządu terytorialnego, wraz z jej jednostkami podrzędnymi – odpowiednio przygotować się do wdrożenia KSeF. Oferujemy m.in. audyt procesów fakturowania i ich zgodności z KSeF, mapowanie transakcji i weryfikacje aspektów podatkowych, dedykowane szkolenia i warsztaty dla działów księgowych, operacyjnych i IT, oraz wiele innych czynności wspierających odpowiednie przygotowanie do KSeF.

---

[1] Wyrok TSUE z 29 września 2015 r. (C-276/14) w sprawie Gmina Wrocław przeciwko Ministrowi Finansów

https://ksef.podatki.gov.pl/media/c4zo3glh/podrecznik-ksef-2-0-cz-iv-ksef-w-jst-i-gv-oraz-pozostale-modele-uprawnien.pdf

1 stycznia 2025 roku do polskiego systemu podatkowego została wprowadzona istotna zmiana dotycząca podatników CIT. Mowa o obowiązku składania plików JPK_CIT, czyli jednolitych plików kontrolnych zawierających dane z ksiąg rachunkowych przedsiębiorstw.

Nowy obowiązek ma na celu zapewnienie organom podatkowym bieżącego dostępu do ksiąg i ewidencji podatników, co znacząco zwiększa możliwości kontrolne administracji. Jednocześnie wymusza on na przedsiębiorcach dostosowanie systemów finansowo-księgowych oraz procedur wewnętrznych do nowego formatu raportowania.

Choć głównym celem wdrożenia JPK_CIT jest uszczelnienie systemu podatkowego i zwiększenie transparentności działań podatników, cyfryzacja rozliczeń przynosi również realne korzyści. Automatyzacja procesów raportowania i bieżąca kontrola danych umożliwia szybsze wykrywanie nieprawidłowości, usprawnia komunikację z organami podatkowymi oraz może przyspieszyć zwroty podatków, w szczególności VAT.

Wdrożenie nowych obowiązków wiąże się z istotnym wysiłkiem organizacyjnym – obejmuje m.in. aktualizację planu kont, modyfikację procedur obiegu dokumentów oraz rozwój kompetencji zespołów księgowych i finansowych. Aby ułatwić przedsiębiorcom dostosowanie się do nadchodzących zmian, nasi eksperci opracowali checklistę wdrożeniową oraz zestaw wymagań JPK_CIT, które pozwolą przygotować się do nowych regulacji w pełnej zgodności z przepisami.

Pobierz bezpłatną checklistę JPK_CIT 

13 października 2025 r. Naczelny Sąd Administracyjny w składzie siedmiu sędziów podjął uchwałę o sygn. II FPS 3/25, rozstrzygając spór interpretacyjny dotyczący zakresu podstawy wznowienia z art. 240 § 1 pkt 5 Ordynacji podatkowej. Spór ten od lat dzielił orzecznictwo na co najmniej dwie linie wykładnicze, co prowadziło do realnej niepewności prawa i rozbieżnych rozstrzygnięć w podobnych stanach faktycznych.

W literaturze i analizach podkreślano, że wspomniany przepis to jedna z najczęściej powoływanych podstaw wznowienia postępowania, co dodatkowo uzasadniało potrzebę uchwały porządkującej praktykę.

Choć część środowiska uważała, że przepis nie budzi istotnych wątpliwości, w latach 2023–2024 wyraźnie zarysowała się dominacja bardziej restrykcyjnej linii interpretacyjnej, wzmacniającej oczekiwanie na interwencję NSA.

NSA przesądził, że wznowienie postępowania na wniosek strony może opierać się na okolicznościach lub dowodach znanych stronie w toku postępowania, jeżeli nie były one znane organowi w dniu wydania decyzji ostatecznej.

Dlaczego uchwała była konieczna?

W aktualnym orzecznictwie dostrzegalne były dwie główne wykładnie:

• wyłączająca wznowienie, gdy strona znała okoliczności/dowody i ich nie powołała, akcentującą zasadę trwałości decyzji; oraz
• dopuszczająca wznowienie mimo wiedzy strony – o ile materiał był nieznany organowi.

Rzecznik Praw Obywatelskich zwracał uwagę, że przyjęcie pierwszej z koncepcji prowadziłoby do asymetrii ochrony – te same fakty/dowody mogłyby skutkować wznowieniem z urzędu, lecz nie na wniosek strony, co uzależniałoby ochronę praw jednostki od „dobrej woli i uznania” organu, a zarazem godziło w zasadę budzenia zaufania.

Jednoznaczny przepis, rozbieżna praktyka

Na gruncie językowym i systemowym art. 240 § 1 pkt 5 Ordynacji podatkowej od dawna wydawał się jednoznaczny. Z jego treści jasno wynika, że przesłanką wznowienia postępowania jest brak wiedzy organu o określonych faktach lub dowodach istniejących w dacie decyzji – a nie brak wiedzy podatnika.

Mimo tej pozornej jasności przepisu, w orzecznictwie NSA utrzymywały się przez lata dwie konkurencyjne linie wykładni – restrykcyjna, wymagająca braku wiedzy zarówno organu, jak i strony, oraz liberalna, ograniczająca przesłankę tylko do niewiedzy organu. Rozbieżności te prowadziły do niejednolitego stosowania prawa i nierównego traktowania podatników. W tym kontekście interwencja NSA w drodze uchwały była potrzebna nie dlatego, że przepis był niejasny, lecz dlatego, że wymagał ujednolicenia praktyki sądowej.

Uchwała NSA z 13 października 2025 r. (II FPS 3/25) „jedynie” potwierdziła pogląd od dawna obecny w doktrynie i postulowany.

Co uchwała oznacza dla podatników?

• Możliwość wznowienia na wniosek strony także wtedy, gdy podatnik wiedział o dowodzie/okoliczności, lecz ich nie powołał – o ile materiał ten nie był znany organowi.
• Spójność z wykładnią językową i zasadami ogólnymi postępowania.
• Wzmocnienie ochrony praw podatnika w sporach, w których dotąd organy odmawiały wznowienia z powodu „wiedzy strony”.

Wymagane przesłanki

Podsumowując, aby można było skorzystać ze wznowienia postępowania w przypadku omawianego przepisu muszą nastąpić łącznie poniższe przesłanki:

• Nowość dla organu – fakty lub dowody nie były znane organowi w dacie decyzji.
• Istnienie w dacie decyzji – materiał istniał już w chwili wydania decyzji ostatecznej.
• Istotność dla sprawy – materiał mógł mieć wpływ na treść rozstrzygnięcia.
• Ujawnienie po decyzji – okoliczności/dowody „wyszły na jaw” po wydaniu decyzji (tj. zostały organowi ujawnione/udostępnione).

Granice postępowania wznowieniowego

Wniosek o wznowienie postępowania musi w sposób jednoznaczny i precyzyjny wskazywać konkretne fakty lub dowody, które – zdaniem strony – spełniają przesłanki z art. 240 § 1 pkt 5 Ordynacji podatkowej. To wnioskodawca zakreśla granice przedmiotowe postępowania wznowieniowego, a zatem organ podatkowy jest związany treścią tego wniosku i obowiązany do zbadania wyłącznie wskazanych w nim okoliczności.

Postępowanie wznowieniowe nie ma charakteru nowego postępowania dowodowego. Celem tego trybu nie jest ponowna ocena całokształtu materiału dowodowego, lecz wyłącznie ustalenie, czy w sprawie zaistniała ustawowa przesłanka wznowienia w postaci ujawnienia istotnych dla sprawy nowych faktów lub dowodów nieznanych organowi w dacie wydania decyzji.

W konsekwencji organ nie może w tym trybie samodzielnie poszukiwać nowych dowodów ani uzupełniać materiału dowodowego poza zakresem wyznaczonym przez wniosek strony – jego zadaniem jest jedynie ocena, czy wskazane przez podatnika okoliczności spełniają przesłanki określone w art. 240 § 1 pkt 5 Ordynacji podatkowej.

Wsparcie ze strony Accace

Uchwała II FPS 3/25 NSA jednoznacznie potwierdza, że wiedza strony o dowodach/okolicznościach nie wyklucza wznowienia na jej wniosek, jeśli materiał tennie był znany organowi w chwili wydania decyzji i spełnia pozostałe warunki ustawowe. To rozstrzygnięcie porządkuje praktykę, wzmacnia pozycję podatnika oraz zbliża stosowanie art. 240 § 1 pkt 5 do jego literalnego brzmienia i zasad ogólnych postępowania.

Nasz zespół ekspertów wspiera podatników w analizie spraw zakończonych decyzją ostateczną – zarówno pod kątem przesłanki z art. 240 Ordynacji podatkowej, jak i innych trybów nadzwyczajnych. Pomagamy w audycie, sformułowaniu argumentacji oraz przygotowaniu skutecznego wniosku o wznowienie postępowania.

Niezależnie od zaistniałych trudności w sytuacji politycznej, Accace niezmiennie koncentruje się na rozwoju i podnoszeniu jakości świadczonych usług. Naszym celem jest zapewnianie klientom dostępu do najlepszych praktyk i kompleksowego wsparcia. Dlatego z dumą witamy w naszym zespole Artema Narodenko, który objął stanowisko Head of Advisory w Ukrainie i będzie odpowiadał za dalszy rozwój usług doradczych w regionie.

---

Accace działa w ponad 60 lokalizacjach na świecie, wspierając firmy w zakresie podatków, prawa i BPO. Naszą misją jest zapewnienie klientom bezpieczeństwa regulacyjnego i skutecznych rozwiązań biznesowych.

Artem Narodenko to doświadczony doradca, specjalizujący się w prawie korporacyjnym, podatkach, restrukturyzacjach, M&A, nieruchomościach, własności intelektualnej, bankowości i finansach. Wspierał zarówno międzynarodowe koncerny, jak i lokalne przedsiębiorstwa, pomagając im podejmować strategiczne decyzje i skutecznie działać w dynamicznym otoczeniu.

Dzięki tym zmianom Accace w Ukrainie jeszcze mocniej rozwija swoje kompetencje w obszarze doradztwa podatkowego, prawnego i korporacyjnego.

Zapraszamy do zapoznania się z naszymi usługami doradczymi w Ukrainie i do kontaktu z naszymi ekspertami.