UZYSKAJ BEZPŁATNY DOSTĘP DO
Otrzymuj nasze artykuły, opinie, porady, aktualności branżowe, aktualności ze stron lokalnych, ebooki, informacje o najnowszych wydarzeniach i jeszcze więcej, bezpośrednio na swoją skrzynkę pocztową.
Sprawdź sekcję Newsroom i zobacz co zawiera!
Prześlemy Ci tylko istotne informacje, które naszym zdaniem mogą Cię zainteresować i będziemy traktować Twoje dane osobowe zgodnie z naszą polityką prywatności i oświadczeniem RODO.
Nie możesz zasubskrybować? Wypróbuj tę stronę.
Niezależnie od zaistniałych trudności w sytuacji politycznej, Accace niezmiennie koncentruje się na rozwoju i podnoszeniu jakości świadczonych usług. Naszym celem jest zapewnianie klientom dostępu do najlepszych praktyk i kompleksowego wsparcia. Dlatego z dumą witamy w naszym zespole Artema Narodenko, który objął stanowisko Head of Advisory w Ukrainie i będzie odpowiadał za dalszy rozwój usług doradczych w regionie.
Accace działa w ponad 60 lokalizacjach na świecie, wspierając firmy w zakresie podatków, prawa i BPO. Naszą misją jest zapewnienie klientom bezpieczeństwa regulacyjnego i skutecznych rozwiązań biznesowych.
Artem Narodenko to doświadczony doradca, specjalizujący się w prawie korporacyjnym, podatkach, restrukturyzacjach, M&A, nieruchomościach, własności intelektualnej, bankowości i finansach. Wspierał zarówno międzynarodowe koncerny, jak i lokalne przedsiębiorstwa, pomagając im podejmować strategiczne decyzje i skutecznie działać w dynamicznym otoczeniu.
– Dołączenie do Accace to dla mnie szansa na rozwój nowoczesnej praktyki doradczej w Ukrainie. Moim celem jest wspieranie przedsiębiorstw w tworzeniu bezpiecznego i konkurencyjnego środowiska biznesowego, które przyciąga inwestorów zagranicznych – podkreśla Artem Narodenko.
Dzięki tym zmianom Accace w Ukrainie jeszcze mocniej rozwija swoje kompetencje w obszarze doradztwa podatkowego, prawnego i korporacyjnego.
Zapraszamy do zapoznania się z naszymi usługami doradczymi w Ukrainie i do kontaktu z naszymi ekspertami.
Etap cyfryzacji w rozliczeniach podatkowych nie ominie podatników CIT. Jednolity Plik Kontrolny JPK CIT będzie składać się z dwóch nowych struktur: JPK_KR_PD dla ksiąg rachunkowych i JPK_KR_ST dla środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. W związku ze zmianami coroczne pliki JPK_CIT będą musiały być przesyłane do organów podatkowych w formacie XML bez wcześniejszego wezwania z ich strony. Od 2026 roku obowiązek JPK_CIT obejmie także podatników CIT składających pliki JPK_V7.
Obecnie niektóre struktury JPK muszą być wysyłane na żądanie organów podatkowych w ramach kontroli podatkowych, kontroli celno-skarbowych, postępowania podatkowego lub czynności sprawdzających. Jedną z takich struktur JPK, którą należy wysłać na żądanie, jest JPK_KR (dotyczący ksiąg rachunkowych). Wejście w życie JPK_CIT spowoduje powstanie obowiązku raportowania nowej struktury JPK_KR_PD rozbudowanej względem JPK_KR o dodatkowe informacje. Wprowadzenie JPK_KR_PD nie likwiduje jednak JPK_KR na żądanie. JPK_KR będzie funkcjonować nadal, m.in. dla okresów sprzed obowiązkowego raportowania w formie JPK_KR_PD.
Od 1 stycznia 2025 r. został wprowadzony obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych wyłącznie w formie elektronicznej i corocznego przesyłania danych do organów podatkowych – konkretnie za pośrednictwem struktury JPK_CIT. Raportowanie JPK_CIT wprowadzi dwie nowe struktury:
W porównaniu do istniejącej struktury JPK_KR, nowa struktura JPK_CIT nałoży obowiązek gromadzenia i raportowania nowych danych, takich jak:
JPK_CIT będzie wprowadzany etapami zgodnie z harmonogramem określonym przez Ministerstwo Finansów. W pierwszej kolejności (tj. dla roku podatkowego lub obrotowego rozpoczynającego się po 31 grudnia 2024 r.) objął:
W pierwszym roku zakres obowiązkowych danych został zmniejszony. Jednak już od lat podatkowych rozpoczynających się po 31 grudnia 2025 r. zostanie on rozszerzony o m.in. numery identyfikacyjne kontrahentów, numery faktury w KSeF (Krajowy System e-Faktur), rodzaju kwoty oraz typu różnicy między wynikiem bilansowym a podatkowym.
Etapy obowiązkowego JPK CIT wprowadzane będą stopniowo, za lata podatkowe rozpoczynające się:
Zgodnie z treścią ustawy o CIT, która wejdzie w życie 1 stycznia 2025 r., co roku podatnicy CIT będą zobowiązani do złożenia JPK_CIT bez uprzedniego wezwania organów podatkowych. Termin złożenia JPK_CIT jest taki sam jak termin złożenia zeznania CIT-8 (dla podatnika, którego rok podatkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin złożenia JPK_CIT przypada na koniec marca następnego roku).
Przygotowanie do wdrożenia JPK_CIT wymaga podjęcia wielu kompleksowych kroków. Aby zapewnić zgodność z nowymi przepisami, warto podjąć już dziś działania, takie jak:
Wejście w życie przepisów dotyczących JPK CIT będzie wymagało dostosowania systemów finansowo-księgowych do nowych standardów raportowania. Brak odpowiedniego dostosowania może skutkować trudnościami w realizacji obowiązków nałożonych przez ustawodawcę, co grozi poważnymi sankcjami i karami.
Kluczowym elementem w procesie przygotowań będzie ocena, czy obecnie używany system finansowo-księgowy spełnia nowe wymagania. W przypadku ryzyka, że system nie zapewni pełnej zgodności, na przykład z uwagi na brak kompleksowego pakietu lokalizacyjnego, konieczne mogą być dodatkowe modyfikacje. W przypadku starszych wersji systemów lub zagranicznych rozwiązań bez dedykowanej lokalizacji, adaptacja do nowych wymogów może wiązać się z wysokimi kosztami. Alternatywą w takiej sytuacji może być aktualizacja do nowszej wersji systemu lub jego wymiana.
Oprócz dostosowania technologicznego, z uwagi na złożoność nowej struktury i konieczność zbierania dodatkowych danych, może być także potrzebna modyfikacja planu kont oraz procesów związanych z kalkulacją CIT i rejestrowaniem środków trwałych.
Nasz zespół ekspertów posiada głęboką wiedzę i doświadczenie w automatyzacji podatkowej oraz obsłudze i wdrażaniu plików JPK, co pozwala nam oferować wsparcie dostosowane do indywidualnych potrzeb organizacji. Nasze podejście jest kompleksowe – od analizy stanu obecnego, przez wsparcie w implementacji i konfiguracji, po dostosowanie procesów organizacyjnych do licznych wymagań wynikających ze zmian regulacyjnych. Nasze wsparcie obejmuje m.in.:
Z początkiem 2025 roku weszła w życie nowelizacja podatku od nieruchomości, czyli zmiana ustawy o podatkach i opłatach lokalnych. Jej celem było uporządkowanie i doprecyzowanie definicji obiektów budowlanych oraz zasad ich opodatkowania. Nowelizacja stanowiła odpowiedź na wyrok Trybunału Konstytucyjnego, który zakwestionował zgodność dotychczasowych przepisów z Konstytucją. Wprowadziła m.in. nowe definicje budynku, budowli i obiektu budowlanego, określiła przesłanki trwałego związania z gruntem, a także wskazała, że dla uznania obiektu za budowlę kluczowe jest jego „wzniesienie w wyniku robót budowlanych”.
Choć deklarowanym celem zmian było uproszczenie i ujednolicenie zasad opodatkowania, pierwsze miesiące obowiązywania nowych regulacji przyniosły liczne wątpliwości interpretacyjne. Wydawane interpretacje indywidualne wyraźnie pokazują profiskalne podejście organów podatkowych, które często nie uwzględniają wykładni celowościowej prawa. Coraz częściej obserwujemy rozszerzającą interpretację nowych przepisów, niekorzystną dla podatników – zwłaszcza w zakresie klasyfikacji budowli i urządzeń technicznych.
W niniejszej broszurze prezentujemy przegląd najnowszych interpretacji podatkowych dotyczących nowelizacji podatku od nieruchomości, wraz z praktycznymi wnioskami. Każdy z opisanych przypadków ilustruje, jak literalna wykładnia przepisów może odbiegać od intencji ustawodawcy oraz realiów prowadzenia działalności gospodarczej.
Zachęcamy Państwa do wykorzystania tej okazji do przeprowadzenia przeglądu środków trwałych oraz ponownej oceny obowiązków podatkowych. Zmienione przepisy i rozbieżne interpretacje mogą wiązać się z istotnym ryzykiem. Zespół Accace Poland pozostaje do Państwa dyspozycji – oferujemy kompleksowe wsparcie w zakresie klasyfikacji obiektów, analizy ryzyk oraz przygotowania do ewentualnych sporów z organami podatkowymi.
Zapraszamy również do zapoznania się z kompleksowym e-bookiem “Podatek od nieruchomości 2025”, opracowanym przez ekspertów Accace Poland.
Stanowisko wnioskodawcy:
Stanowisko organu (Prezydent Miasta Rzeszowa):
Argumenty organu:
Do 31.12.2024 r.:
Od 1.01.2025 r.:
Interpretacja budzi poważne wątpliwości i wydaje się mocno naciągana, zwłaszcza w odniesieniu do pojęcia „trwałego związania z gruntem”. Trudno uznać, że mobilny kontener, który jedynie stoi na betonowych bloczkach czy kostce brukowej, spełnia wymogi ustawowej definicji. Przepisy wskazują wyraźnie, że obiekt musi być połączony z gruntem w sposób zapewniający mu trwałą stabilność – czyli nie tylko odporny na wiatr, lecz także realnie związany z podłożem. Samo postawienie ciężkiego elementu na ziemi nie oznacza jeszcze „połączenia”.
Równie kontrowersyjne jest stwierdzenie, że ustawienie kontenera na budowie stanowi „wzniesienie w wyniku robót budowlanych”. W praktyce nie dochodzi tu do żadnego budowania – kontener przyjeżdża gotowy, bez wylewania fundamentów czy prowadzenia prac w terenie. Takie podejście całkowicie ignoruje realia budowlane oraz sens pojęcia „roboty budowlane”.
Co istotne, organ całkowicie pominął treść uzasadnienia do nowelizacji podatku od nieruchomości. Wprost wskazano tam, że obiektami trwale związanymi z gruntem nie są kontenery, które nie mają żadnego fizycznego połączenia z podłożem. Co więcej, podano przykład dokładnie tej sytuacji – kontenerów ustawionych jedynie na gruncie. Trudno zrozumieć, dlaczego organ zignorował ten fragment, skoro jasno odzwierciedla intencję ustawodawcy.
Dodatkowo takie stanowisko jest sprzeczne z dotychczasowym orzecznictwem sądów administracyjnych oraz wcześniejszym podejściem Ministerstwa Finansów, zgodnie z którym mobilne kontenery nie powinny podlegać podatkowi od nieruchomości, jeśli nie są trwale związane z gruntem.
Wszystko to pokazuje, że interpretacja prezentowana przez Prezydenta Rzeszowa zmierza raczej do maksymalizacji wpływów podatkowych niż do rzetelnej i zgodnej z prawem wykładni. W efekcie przedsiębiorcy pozostają w niepewności, a mobilny kontener traktowany jest jak budowla, choć trudno go za taką uznać. Taka praktyka rodzi poważne problemy dla biznesu i zwiększa ryzyko kolejnych sporów sądowych.
Stanowisko wnioskodawcy:
Stanowisko organu:
Argumenty organu:
Interpretacja przepisów dotyczących doków przeładunkowych budzi obecnie istotne wątpliwości, szczególnie w świetle nowelizacji podatku od nieruchomości oraz dotychczasowej praktyki organów podatkowych. W okresie obowiązywania wcześniejszych regulacji doki przeładunkowe nie były klasyfikowane jako urządzenia budowlane, co potwierdził wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 13 września 2011 roku (sygn. akt P 33/09). Organy podatkowe generalnie akceptowały takie stanowisko, a sporadyczne próby jego kwestionowania były oddalane już przez wojewódzkie sądy administracyjne.
Choć na gruncie nowych przepisów można rozważać uznanie doków za urządzenia budowlane, to jednak każdorazowa decyzja powinna być poprzedzona analizą, czy dany dok nie stanowi integralnej części budynku. W omawianej sprawie Prezydent Tarnowa nie przeprowadził takiej oceny, co rodzi poważne wątpliwości co do zasadności podjętego rozstrzygnięcia.
Stanowisko wnioskodawcy (Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad Oddział w Katowicach):
Stanowisko organu:
Argumenty organu:
Choć organ podatkowy w pełni zaakceptował stanowisko podatnika, trudno uznać wydaną interpretację za prawidłową. Magazyn opisany we wniosku – wykonany z drewnianych bali i stalowej konstrukcji oraz posadowiony na żelbetowych fundamentach ławowych – budzi uzasadnione wątpliwości co do kwalifikacji jako budynku. Taka konstrukcja sugeruje, że obiekt powinien być klasyfikowany właśnie jako budynek, a nie budowla, co pozostaje w sprzeczności zarówno ze stanowiskiem organu, jak i samego podatnika.
Organ nie przeprowadził jednak szczegółowej analizy ani nie zwrócił się do podatnika o dodatkowe wyjaśnienia, ograniczając się do pełnej akceptacji przedstawionego stanowiska. Utrzymanie takiego podejścia może prowadzić do błędnego opodatkowania budynków magazynowych jako budowli, co jest niezgodne z celem nowelizacji podatku od nieruchomości, obowiązującej od 1 stycznia 2025 roku.
Stanowisko Wnioskodawcy:
Stanowisko organu:
Argumenty organu:
Cmentarz jest obiektem złożonym; jednak na gruncie nowelizacji podatku od nieruchomości należy go traktować jako zbiór poszczególnych elementów, które podlegają odmiennym zasadom opodatkowania. Samorządowy zakład budżetowy zarządzający nieruchomością i obiektami znajdującymi się na cmentarzu posiada trwały zarząd nad tym majątkiem i w związku z tym powinien być uznany za podatnika podatku od nieruchomości. Zaskakujące jest natomiast stanowisko organu podatkowego, który uznał, że zakład ten prowadzi działalność gospodarczą o charakterze zarobkowym, ponieważ świadczy odpłatne usługi pogrzebowe na rzecz podmiotów zewnętrznych. Taka interpretacja jest sprzeczna z utrwaloną linią orzeczniczą sądów administracyjnych. Sądy wielokrotnie podkreślały, że samorządowe zakłady budżetowe realizują zadania własne gminy na rzecz społeczności lokalnej i nie działają w celu osiągnięcia zysku – nawet jeśli ich działalność generuje określone przychody.
Stanowisko wnioskodawcy:
Stanowisko organu:
Argumenty organu:
Organ podatkowy przyjął wyjątkowo niekorzystną dla podatników wykładnię pojęcia „procesu budowlanego”. Co prawda w jego zakresie mieści się montaż, jednak organ uznał, że będzie nim nawet samo ustawienie obiektu na podłożu – bez jakiegokolwiek podłączenia czy dodatkowych prac. Takie stanowisko stanowi istotne odejście od potocznego rozumienia terminu „montaż”, który zwykle zakłada określony zakres prac technicznych oraz integrację obiektu z infrastrukturą lub jego docelowym otoczeniem. Przyjęcie tak szerokiej definicji może prowadzić do rozszerzenia opodatkowania na obiekty, które w rzeczywistości nie zostały zamontowane w sensie technicznym, lecz jedynie ustawione w wyznaczonym miejscu bez dodatkowych czynności.
Kontrowersje budzi również kwalifikacja węzłów cieplnych. Organ konsekwentnie uznaje je za elementy znajdujące się poza instalacją, stanowiące część sieci przesyłowej spółki. Trudno się z tym zgodzić, ponieważ instalacja ciepłownicza jest integralnym elementem budynku, a bez węzłów cieplnych nie mogłaby prawidłowo funkcjonować – brakowałoby systemu grzewczego i podstawowych warunków bytowych. Z tego względu stanowisko organu, według którego węzły cieplne należy traktować jako budowle, pozostaje nieprzekonujące. Co więcej, nie zostało ono należycie uzasadnione, co stoi w sprzeczności z celem nowelizacji podatku od nieruchomości, która miała uporządkować zasady kwalifikacji obiektów budowlanych.
Stanowisko wnioskodawcy:
Stanowisko organu:
Argumenty organu:
Organ podatkowy doszedł do błędnej konkluzji przy kwalifikacji transformatorów i rozdzielnic. Przedstawione stanowisko wydaje się sztuczne i nakierowane przede wszystkim na maksymalizację efektu fiskalnego. Organ uznał bowiem, że transformatory i rozdzielnice służą budowli, jaką jest sieć elektroenergetyczna. Tymczasem sama sieć może funkcjonować zgodnie z przeznaczeniem nawet bez konkretnych transformatorów czy rozdzielnic. Właściwsze byłoby stwierdzenie, że urządzenia te służą zapewnieniu zasilania sprzętom wykorzystywanym przez podatnika w prowadzonej działalności gospodarczej.
W praktyce organ arbitralnie, posługując się własnym uznaniem zamiast przepisów, przesądził o służebności transformatorów i rozdzielnic nie wobec urządzeń pozostających w posiadaniu podatnika, lecz wobec obiektu liniowego – linii elektroenergetycznej. Brakuje jednak niezbitych argumentów, że to właśnie linia wymaga zastosowania tych urządzeń. Bardziej prawdopodobne jest, że transformatory i rozdzielnice są niezbędne do prawidłowego działania sprzętów korzystających z energii elektrycznej o odpowiednio regulowanym napięciu. Bez dostarczonej energii urządzenia te nie mogłyby bowiem spełniać swojej funkcji.
Takie podejście stoi w sprzeczności z celem nowelizacji podatku od nieruchomości, której intencją było uporządkowanie klasyfikacji obiektów budowlanych i uniknięcie arbitralnych, fiskalnych interpretacji.
Stanowisko wnioskodawcy:
Stanowisko organu:
Argumenty organu:
Powyższa interpretacja jest korzystna dla podatników i potwierdza, że mikroinstalacja fotowoltaiczna wykorzystywana wyłącznie do potrzeb własnych będzie opodatkowana wraz z budynkiem. Stanowisko organu rozwiewa wątpliwości dotyczące kwalifikacji podatkowej takich instalacji, co ma znaczenie, biorąc pod uwagę rozbieżne stanowiska pojawiające się w tym temacie po wejściu w życie nowych przepisów. W efekcie, interpretacja stanowi krok w stronę jednoznacznej klasyfikacji podatkowej mikroinstalacji fotowoltaicznych. Należy jednak pamiętać, że w sytuacji mniej jednoznacznego stanu faktycznego, wskazującego na produkcję energii nie tylko na potrzeby własne, istnieje ryzyko odmiennej kwalifikacji takiego obiektu.
Stanowisko wnioskodawcy:
Stanowisko organu:
Argumenty organu:
Powyższa interpretacja jest korzystna dla podatników i potwierdza, że mikroinstalacja fotowoltaiczna wykorzystywana wyłącznie do potrzeb własnych będzie opodatkowana wraz z budynkiem. Stanowisko organu rozwiewa wątpliwości dotyczące kwalifikacji podatkowej takich instalacji, co ma znaczenie, biorąc pod uwagę rozbieżne stanowiska pojawiające się w tym temacie po wejściu w życie nowych przepisów. W efekcie, interpretacja stanowi krok w stronę jednoznacznej klasyfikacji podatkowej mikroinstalacji fotowoltaicznych. Należy jednak pamiętać, że w sytuacji mniej jednoznacznego stanu faktycznego, wskazującego na produkcję energii nie tylko na potrzeby własne, istnieje ryzyko odmiennej kwalifikacji takiego obiektu.
Stanowisko wnioskodawcy:
Wnioskodawca (spółka prawa handlowego realizująca zadania mieszkaniowe Miasta Poznania) wskazał, że:
Stanowisko organu:
Prezydent Miasta Poznania uznał stanowisko Wnioskodawcy za prawidłowe.
Argumenty organu:
Organ przyjął następującą argumentację:
Interpretacja Prezydenta Miasta Poznania ma dla podatników korzystny i potwierdzający charakter.
Organ jednoznacznie uznał, że infrastruktura techniczna przynależna do budynków mieszkalnych – taka jak przyłącza, parkingi, chodniki, oświetlenie zewnętrzne, ogrodzenia, śmietniki czy wiaty – nie podlega opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości, o ile nie jest wykorzystywana do prowadzenia działalności gospodarczej.
W praktyce oznacza to, że podatnicy (np. spółki zarządzające zasobem mieszkaniowym, wspólnoty, spółdzielnie) zyskali oficjalne potwierdzenie, iż obiekty te – mimo że formalnie stanowią budowle – pozostają poza zakresem opodatkowania, gdy służą wyłącznie celom mieszkaniowym.
Organ wprost odwołał się do utrwalonego orzecznictwa sądów administracyjnych oraz wyroków Trybunału Konstytucyjnego, potwierdzających, że sam fakt posiadania przez przedsiębiorcę budowli nie przesądza o powstaniu obowiązku podatkowego.
Stanowisko wnioskodawcy:
Wnioskodawcą była spółdzielnia mieszkaniowa, która wskazała, że:
Spółdzielnia argumentowała, że zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych opodatkowaniu podlegają tylko budowle lub ich części związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, a więc infrastruktura mieszkaniowa powinna być zwolniona z podatku od nieruchomości.
Stanowisko organu:
Prezydent Miasta Poznania uznał stanowisko Wnioskodawcy za prawidłowe.
Organ jednoznacznie potwierdził, że parkingi i pozostała infrastruktura techniczna należąca do zasobów mieszkaniowych nie podlegają opodatkowaniu podatkiem od nieruchomości, jeżeli służą wyłącznie mieszkańcom i nie są wykorzystywane w działalności gospodarczej.
Argumenty organu:
Organ przyjął następującą argumentację:
Prezydent Miasta Poznania potwierdził, że:
W efekcie podatnicy, zwłaszcza spółdzielnie mieszkaniowe, otrzymali jednoznaczne i korzystne potwierdzenie, że infrastruktura techniczna obsługująca budynki mieszkalne, w tym parkingi — pozostaje poza zakresem opodatkowania, o ile nie jest wykorzystywana do działalności gospodarczej.
W październiku 2024 r. Naczelny Sąd Administracyjny, w składzie siedmiu sędziów (sygn. akt III FPS 2/24), podjął uchwałę wyjaśniającą zasady opodatkowania budynków mieszkalnych lub ich części w przypadku, gdy są w posiadaniu przedsiębiorców. Uchwała była efektem wniosku Prokuratora Generalnego, mającego na celu usunięcie rozbieżności w orzecznictwie dotyczącym art. 5 ust. 1 pkt 2 lit. b u.p.o.l.. Istotą sporu była kwestia, kiedy lokal mieszkalny wynajmowany przez przedsiębiorcę na cele mieszkaniowe najemców powinien podlegać najwyższej stawce podatku, a kiedy może korzystać z preferencyjnej stawki niskiej, przewidzianej dla nieruchomości mieszkalnych.
NSA wyjaśnił, że kluczowe znaczenie ma rzeczywiste wykorzystanie lokalu – jego faktyczne „zajęcie na prowadzenie działalności gospodarczej”. Oznacza to, że samo posiadanie przez przedsiębiorcę nieruchomości mieszkalnej lub jej wynajem w ramach działalności gospodarczej nie automatycznie powoduje opodatkowania najwyższą stawką. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy lokal nie służy trwałemu zaspokajaniu potrzeb mieszkaniowych, np. w przypadku najmu krótkoterminowego, prowadzenia usług hotelarskich, wynajmu mieszkania w celach inwestycyjnych lub pozostawienia go jako trwały pustostan. Natomiast wynajem długoterminowy służący zaspokojeniu potrzeb mieszkaniowych najemcy zachowuje preferencyjną stawkę podatku.
Uchwała ma zatem charakter abstrakcyjny – nie rozstrzyga konkretnej sprawy podatkowej, lecz określa reguły interpretacyjne mające zapewnić jednolitość orzecznictwa i pewność prawa dla podatników i organów podatkowych. Wyrażenie „budynki mieszkalne lub ich części zajęte na prowadzenie działalności gospodarczej” należy interpretować dwuwymiarowo: z uwzględnieniem charakteru budynku jako mieszkalnego (zgodnie z ewidencją gruntów i budynków) oraz faktycznego wykorzystania nieruchomości w celu realizacji funkcji mieszkaniowej lub gospodarczej.
Konsekwencje uchwały NSA już odczuwają niektóre samorządy.
Przykładowo:
Praktyka nadinterpretacji uchwały NSA (np. w Katowicach) może prowadzić do sporów sądowych. Kluczowe warunki stosowania preferencyjnej stawki to:
Wnioskiem płynącym z uchwały jest podkreślenie znaczenia funkcji społecznej mieszkania, która determinuje niższą stawkę podatku, oraz wyraźne oddzielenie działalności inwestycyjnej czy komercyjnej od opodatkowania nieruchomości mieszkalnych według maksymalnej stawki.
Uchwała wprowadza większą przejrzystość, choć pozostawia organom samorządowym i podatnikom obowiązek indywidualnej oceny faktycznego wykorzystania nieruchomości.
Zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami.
Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) niedługo stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT. Jest to zmiana mająca wpływ zarówno na sposób fakturowania, jak i obieg dokumentów, ewidencjonowanie dokumentów w systemach księgowych oraz sprzedażowych. Brak odpowiedniego przygotowania do KSeF może zdestabilizować funkcjonowanie firmy i doprowadzić do wielu trudności i problemów.
Wielu przedsiębiorców zastanawia się, jak najlepiej przygotować się do nadchodzących obowiązków związanych z KSeF. Aby ułatwić to zadanie, przygotowaliśmy praktyczną publikację „KSeF – pytania i odpowiedzi”, w której zebraliśmy pojawiające się pytania uczestników podczas naszych webinarów i szkoleń.
Jak w praktyce działa KSeF? Co zrobić, gdy w systemie pojawi się błędna faktura, a jak – gdy KSeF nie działa? Czy konieczne jest wysyłanie wizualizacji e-faktur i kiedy można wystawiać dokumenty w trybie offline24?
Zachęcamy do pobrania e-booka poświęconemu Krajowemu Systemowi e-Faktur, który w przystępny sposób wyjaśnia najważniejsze zasady działania systemu. Przewodnik pomoże Państwu sprawnie przygotować organizację do korzystania z KSeF i uniknąć problemów związanych z wdrożeniem nowych obowiązków.
1. Jeżeli jesteśmy dużym przedsiębiorstwem, a nasz odbiorca Klientem, który do KSeF zobowiązany jest od 1 kwietnia, czy możemy przekazywać faktury tylko przez KSeF?
Tak. Dodatkowe udostępnianie poza KSeF jest obowiązkowe wyłącznie w przypadkach wskazanych w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT.
2. Czy przewidziane są wyjątki od obowiązku wystawiania faktur w KSeF?
Tak, niektóre faktury nie będą musiały być wystawiane w KSeF. Przykładem są bilety jednorazowe za przejazd autostradą.
Dodatkowo, do końca 2026 roku nie będzie obowiązku wystawiania w KSeF tzw. faktur uproszczonych ani faktur drukowanych z kas fiskalnych.
3. Czy przewidziano sankcje za niewystawianie faktur w KSeF?
Tak, jednak sankcje za niewystawianie faktur w KSeF zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2027 r.
4. Czy faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) będą musiałby być wystawiane w KSeF?
Nie, nie będzie takiego obowiązku. Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności (B2C) będą mogły być wystawiane w KSeF dobrowolnie, jeśli przedsiębiorca się na to zdecyduje.
5. Co jeśli dostanę fakturę bez numeru KSeF (np. przy zakupie online) i kontakt ze sprzedającym się urwie – jak w takim przypadku będzie wyglądało księgowanie kosztów?
Brak wystawienia przez sprzedawcę faktury w KSeF (pomimo takiego obowiązku) nie będzie skutkowało brakiem prawa do odliczenia VAT lub ujęcia faktury jako kosztu uzyskania przychodu.
6. Czy podatnicy zwolnieni z VAT (z art. 43) też muszą korzystać z KSeF?
Tak, chyba że dana transakcja jest objęta wyłączeniem (np. sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
7. Czy firmy zagraniczne muszą wystawiać faktury w KSeF?
Nie, taki obowiązek dotyczy jedynie firm zagranicznych, które są zarejestrowane do VAT w Polsce i mają tu tzw. stałe miejsce prowadzenia działalności. Dodatkowo faktury muszą być wystawiane w KSeF tylko wtedy, gdy sprzedaż jest realizowana przez to stałe miejsce prowadzenia działalności.
8. Czy faktury dla firm zagranicznych będą musiały być wystawiane w KSeF?
Tak, faktury dla firm zagranicznych będą musiały być wystawiane w KSeF. Jeśli jednak zagraniczna firma nie ma polskiego numeru NIP, nie będzie miała dostępu do systemu. W takiej sytuacji przedsiębiorca będzie musiał udostępnić jej fakturę w formie wizualnej, np. w formacie PDF, wraz z odpowiednim kodem QR.
9. Czyli jeśli siedziba główna (headquarter) firmy jest za granicą – i uczestniczy w transporcie towarów – to musi wystawić fakturę w KSeF?
Firmy zagraniczne (np. opisywana „headquarter”) będą miały obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF, tylko gdy:
10. Czy faktura wystawiona w formacie XML, która nie została wysłana do KSeF, jest uznawana za fakturę ustrukturyzowaną?
Nie. Faktura ustrukturyzowana to taka, która została nie tylko przygotowana w formacie XML, ale także wysłana do KSeF, przeszła weryfikację systemu i otrzymała numer KSeF. Dopiero wtedy uznaje się ją za prawidłowo wystawioną fakturę ustrukturyzowaną.
11. Co w sytuacji, gdy fakturę wystawię pierwszego dnia miesiąca, a wyślę ją do KSeF dopiero na jego końcu?
Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawioną przy użyciu KSeF wraz przydzielonym numerem KSeF.
Oznacza to, że samo wystawienie faktury w aplikacji do wystawiania faktur, bez wysłania jej do KSeF, nie będzie skutkowało wystawieniem e-faktury, a jedynie stworzeniem „projektu” faktury.
Dopiero w momencie wysyłki faktury do KSeF i nadaniu jej numeru KSeF dojdzie do wystawienia faktury ustrukturyzowanej.
12. Jaka jest „data wystawienia” faktury?
Przez datę wystawienia faktury ustrukturyzowanej (w trybie online) rozumie się datę przesłania pliku elektronicznego z danymi (faktury w formacie XML i odpowiedniej strukturze) do KSeF.
Przy czym data wskazana w polu (P_1) – data wystawienia faktury – musi być zgodna z datą wysyłki do KSeF.
13. Faktury „z przełomu miesiąca” – jak postępować? Np. podatkowo faktury dotyczą września, ale dane do wystawienia faktury otrzymujemy dopiero w pierwszych dniach października. Czy możemy je wysyłać z P_1 30.09.2025, ale np. przekazać do KSeF dopiero 05.10.2025 r.?
Wysyłka faktur do KSeF 05.10.2025 r. z datą P_1 30.09.2025 r. będzie skutkowała wystawieniem faktury w trybie offline24 i wysyłką ich do KSeF po terminie – od początku 2027 roku będzie to groziło nałożeniem sankcji.
Faktura powinna być wysłana do KSeF w tym samym dniu, co data wskazana w polu P_1 (tryb online) lub najpóźniej następnego dnia roboczego (tryb ofliine24).
W opisywanej sytuacji będzie można wysłać fakturę do KSeF 05.10.2025 r. i taką datę wpisać w polu P_1, ale wskazać na dokumencie, że faktura dotyczy sprzedaży wrześniowej.
14. Jak wygląda zapis kwot – przecinek czy kropka? Ma zostać to ustawione na poziomie programu?
Kwoty na e-fakturze muszą być zapisane z kropką (np. 100.01 zł), w formacie XML wysyłanym do KSeF.
W programie do wystawiania faktur będą mogły być wpisywane kwoty w formacie z przecinkiem (np. 100,01 zł), jednak podczas tworzenia pliku XML program księgowy powinien dokonywać automatycznej konwersji zapisu na zgodny ze strukturą FA(3).
15. Czy cena jednostkowa może być podana z 5 miejscami po kropce?
16. Czy KSeF będzie miał funkcję listy klientów?
Na chwilę obecną brak oficjalnych informacji w tym zakresie.
17. Czy faktura będzie dostępna jedynie w polskiej wersji językowej?
Nie będzie przeszkód, aby plik XML faktury przesyłany do KSeF zawierał dane w języku obcym.
Ponadto wizualizacja e-faktury będzie mogła zawierać informacje w języku obcym. Możliwe będzie również wystawienie faktury w języku polskim (tj. plik XML w języku polskim), a następnie jej zwizualizowanie w języku obcym lub w dwóch językach równocześnie.
Kluczowe będzie jednak, aby dane umieszczone na wizualizacji (w języku obcym) pod względem merytorycznym odpowiadały zawartości pliku XML faktury w języku polskim.
18. Jak korygować błędne faktury?
19. Czy będzie można anulować fakturę wystawioną w KSeF?
Nie, w KSeF nie ma możliwości anulowania wystawionej faktury. W przypadku błędu można ją jedynie skorygować – np. do zera – i wystawić nową fakturę. Wszystkie dokumenty pozostaną w systemie przez 10 lat.
20. Co w przypadku, gdy na moim koncie w KSeF zobaczę fakturę na zakup, którego nie dokonywałem (ktoś podał dane mojej firmy)? Czy MF przewiduje procedurę zgłoszenia nieprawidłowości?
Nie należy uwzględniać takiej faktury w rozliczeniach dla celów VAT i CIT. Ministerstwo Finansów planuje udostępnić funkcję zgłaszania faktur, w stosunku do których istnieje uzasadnione przypuszczenie, że są one np. wynikiem oszustwa („faktura scamowa”).
Usługa ta zostanie udostępniona w niedługim czasie po uruchomieniu nowej wersji produkcyjnej KSeF 2.0.
21. Co się stanie, jeżeli faktura zostanie odrzucona przez KSeF?
Odrzucenie faktury oznacza, że przygotowany plik XML nie spełnia wymagań systemu. Taka faktura jest traktowana, jakby w ogóle nie została wystawiona – nie trzeba jej ani anulować, ani korygować. Należy poprawić plik XML i wysłać fakturę ponownie do KSeF.
22. Czy będzie można dodać załącznik do faktury wystawionej w KSeF?
Tak, ale taki załącznik musi spełniać określone warunki. Może dotyczyć jedynie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług oraz cen jednostkowych towarów lub usług bez kwot podatku (cen jednostkowych netto). Dodatkowo musi mieć format XML i stanowić element faktury ustrukturyzowanej.
Dodawanie załączników do faktur wystawianych w KSeF będzie możliwe po uprzednim złożeniu odpowiedniego zawiadomienia do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
23. Czy załącznik do faktury wystawionej w KSeF będzie mógł zawierać informacje handlowe czy marketingowe?
Nie, załącznik może zawierać jedynie dane o jednostkach miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług oraz cenach jednostkowych towarów lub usług bez kwot podatku (cenach jednostkowych netto).
24. W jaki sposób należy przesyłać załączniki, takie jak na przykład protokół odbioru, karta pracy sprzętu, wykaz wykonanych usług prawniczych, itp.?
Tylko do faktur dotyczących czynności o złożonej liczbie danych będzie można dodać załącznik i to jedynie w zakresie:
Wszystkie pozostałe informacje będą musiały być wysłane do kontrahentów innym kanałem komunikacji, przykładowo za pomocą wiadomości e-mail.
25. Co się stanie, jeśli faktura będzie za „duża”?
Jeżeli faktura będzie miała zbyt dużą wielkość – ponad 1 MB bez załącznika i 3 MB z załącznikiem – zostanie odrzucona przez KSeF. Limity wielkości dla faktur wystawianych w KSeF są nieprzekraczalne.
26. Ile trwa weryfikacja faktury przez KSeF?
Na chwilę obecną brak jest oficjalnych wytycznych. Założeniem KSeF jest możliwie szybka, automatyczna obsługa, ale praktyka będzie znana dopiero po pełnym wdrożeniu systemu.
27. Czy trybu offline24 używamy, gdy nie działa KSeF, ale i tak trzeba się zalogować do KSeF, aby uzyskać certyfikat?
Tryb offline24 jest przewidziany jako ułatwienie dla podatników i będzie mógł być używany przy pełnej dostępności KSeF.
Wystawiając e-fakturę w trybie offline24 podatnik nie będzie musiał logować się do KSeF, a e-fakturę będzie mógł wysłać do KSeF do końca następnego dnia roboczego następującego po jej wystawieniu.
Jednak przed rozpoczęciem korzystania z trybu offline 24 podatnik będzie zobowiązany zalogować się do KSeF i uzyskać certyfikat KSeF, który będzie potwierdzać tożsamość wystawcy faktury.
28. Jak zdobyć certyfikat KSeF i ile będzie to trwało?
Certyfikat KSeF będzie się uzyskiwało poprzez złożenie wniosku za pośrednictwem Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU).
Będzie to możliwe od 1 listopada 2025 r.
Na chwilę obecną brak jest oficjalnych informacji, ile będzie trwało uzyskiwanie certyfikatu KSeF.
29. Czy podczas awarii KSeF możemy i tak zalogować się, aby uzyskać certyfikat?
Nie, certyfikat KSeF będzie należało uzyskać wcześniej, przed wystąpieniem awarii.
30. Czy każdy będzie mógł korzystać z trybu offline24?
Tak, każdy podatnik będzie mógł korzystać z trybu offline24. Dzięki niemu można przygotować fakturę w formacie XML, a wysłać ją do KSeF później — najpóźniej następnego dnia roboczego. Korzystanie z tego trybu zależy od decyzji samego podatnika.
31. Czy tryb offline24 i okres awarii – to jakieś ogólne założenia w razie problemów, czy już teraz istnieją realne obawy problemów?
32. Czyli tryb offline nie jest jednoznaczny z dostępnością KSeF?
Nie, tryb offline jest przewidziany dla krótkotrwałych niedostępności KSeF koniecznych do przeprowadzenie prac serwisowych (głównie w godzinach nocnych).
33. Czy w przypadku awarii KSeF Odbiorcy dostają fakturę bez numeru KSeF?
Tak, chyba że nabywca otrzyma fakturę od wystawcy dopiero po usunięciu awarii i wcześniejszym przesłaniu wystawionych podczas awarii faktur przez wystawcę do KSeF.
34. Czy biuro księgowe może w moim imieniu wystawiać faktury w KSeF lub pobierać je z KSeF?
Tak, KSeF przewiduje możliwość nadania różnych rodzajów uprawnień dostępu, zarówno dla osób fizycznych, jak i podmiotów (np. biur rachunkowych).
Możliwe jest np. nadanie biuru księgowemu uprawnienia do wystawiania faktur w KSeF, odbioru faktur z KSeF lub do obu tych czynności.
35. Czy kilka osób może mieć te same uprawnienia?
Tak.
36. Kilka osób wystawia faktury, a tylko jedna ma uprawnienia do wysyłki do KSeF – jak to działa?
Osoba posiadająca odpowiednie uprawnienia wysyła do KSeF przygotowane wcześniej „projekty” faktur (przygotowane w formie ustrukturyzowanej) w celu nadania im numeru KSeF, a co za tym idzie skutecznego wystawienia.
37. Czy w programie do fakturowania można sprawdzić nadane uprawnienia?
Zależy od programu. W Aplikacji Podatnika KSeF taka funkcjonalność będzie dostępna.
38. Gdzie będzie można uzyskać token?
Wygenerowanie tokena będzie mogło nastąpić w Aplikacji Podatnika KSeF lub przy użyciu komercyjnych programów finansowo-księgowych zintegrowanych z KSeF.
39. Jak osoba fizyczna działająca w imieniu spółki może się uwierzytelnić?
Podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym – o ile wcześniej została zgłoszona w ZAW-FA lub otrzymała odpowiednie uprawnienie w KSeF przez osobę posługującą się pieczęcią kwalifikowaną spółki.
40. Czy członek zarządu bez PESEL może być administratorem w KSeF?
Tak.
41. Faktury trzeba ściągnąć z KSeF – nie przyjdą na maila? Czy jest opcja ustawienia takiej funkcji?
Nie. KSeF nie wysyła powiadomień o otrzymaniu e-faktury. Konieczne będzie samodzielne sprawdzanie w systemie lub korzystanie z programów zintegrowanych z KSeF, które mogą pobierać faktury automatycznie.
42. Czy trzeba udostępniać wizualizację faktury?
Tylko w przypadkach określonych w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT.
42. Czy w trybie online wystawiania faktur sprzedawca ma obowiązek przekazania nabywcy wizualizacji faktury, czy obowiązek ten jest tylko w trybach offline?
W trybie online sprzedawca będzie miał obowiązek udostępniania faktur dodatkowo poza KSeF jedynie w przypadkach określonych w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT.
43. W normalnym trybie faktura będzie miała tylko jeden kod QR?
Tak, na wizualizacji faktury wystawionej w trybie online zamieszczony będzie jeden kod QR, a pod tym kodem powinno znaleźć się oznaczenie w postaci numeru KSeF e-faktury.
44. Kod QR dla nabywcy zagranicznego, gdzie faktura elektroniczna jest przesyłana do klienta i wprowadzona do KSeF – po co mu kod QR jak i tak się nie może włączyć do KSeF?
Kod QR (Quick Response) to graficzna postać linku prowadzącego do faktury w KSeF umożliwiająca:
Używając kodu QR zagraniczny nabywca faktury będzie mógł pobrać fakturę z KSeF bez konieczności logowania.
45. Kod QR do certyfikatu będziemy pobierać tylko raz, czy za każdym razem kiedy zajdzie taka potrzeba?
Certyfikat KSeF, wymagany do oznaczenia faktury przy wystawianiu faktur w trybach offline24, offline i awarii KSeF, będzie pobierać się raz w celu potwierdzania tożsamości wystawcy faktur i jego prawa do wystawienia faktury.
46. Gdzie na fakturze widoczny będzie identyfikator (numer KSeF)?
Numer KSeF nie będzie umieszczany na fakturach ustrukturyzowanych. Będzie mógł być jednak umieszczany na wizualizacjach e-faktur.
47. Czy Accace może Ci pomóc w przygotowaniu do KSeF?
Tak, nasi eksperci z przyjemnością pomogą kompleksowo przygotować się do KSeF.
Wsparcie obejmuje między innymi dostosowanie systemów księgowych, opracowanie procedur i instrukcji współpracy z KSeF oraz automatyzację procesów, które można usprawnić dzięki wprowadzeniu KSeF.
Źródła: : https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12391205/katalog/13092660#13092660
https://ksef.podatki.gov.pl/
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu20040540535
Podatek minimalny CIT od 2024 r. stał się istotnym obowiązkiem dla wielu firm w Polsce. Z danych Ministerstwa Finansów wynika jednak, że w 2025 r. minimalny podatek dochodowy zapłaciło jedynie 656 podmiotów. Trudno stwierdzić, czy tak mała liczba wynika z braku świadomości podatników odnośnie nowych obowiązków, czy z szerokiego zakresu zwolnień. Pierwszym krokiem spółek jest bowiem weryfikacja czy spółka może skorzystać z dostępnych zwolnień z nowej daniny.
W tym artykule wyjaśniamy:
Podatek minimalny CIT może być dotkliwym, dodatkowym zobowiązaniem. Dlatego ustawodawca przewidział szeroki katalog zwolnień.
Podatku minimalnego nie zapłaci podatnik, który spełnia choć jeden z poniższych warunków, m.in.:
Część zwolnień dotyczy konkretnych branż, ale inne – np. dla małych podatników – mają charakter ogólny.
Szczególne znaczenie w praktyce ma zwolnienie grupowe z podatku minimalnego. Dotyczy ono podmiotów, które osiągnęły stratę podatkową lub ich dochodowość nie przekroczyła 2%, ale jednocześnie wchodzą w skład grupy spełniającej określone warunki.
Przepisy wskazują, że przy obliczaniu dochodowości należy uwzględnić wszystkie spółki z grupy posiadające nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce lub wchodzące w skład podatkowej grupy kapitałowej.
Zwolnienie grupowe może być korzystnym rozwiązaniem, ale wymaga szczegółowej analizy struktury kapitałowej, udziałów i rentowności. Niespełnienie choć jednego z warunków może skutkować obowiązkiem zapłaty podatku minimalnego.
W przypadku wątpliwości dotyczących przepisów w zakresie podatku minimalnego lub chęci analizy sytuacji własnej spółki pod kątem podatku minimalnego za 2024 lub za rok bieżący zachęcamy do kontaktu.
Podstawa prawna: Art. 24 ca ust. 14 pkt 6 ustawy o CIT
System kaucyjny w Polsce jest już faktem – z dniem 1 października weszły w życie nowe zasady. Wprowadzenie nowelizacji przepisów nie obyło się jednak bez komplikacji.
Od dłuższego czasu zapowiadano, że z początkiem 2025 roku zacznie obowiązywać w Polsce nowy system kaucyjny dotyczący butelek i innych opakowań po napojach. Jego wielkość i zakres, a także ekstremalnie krótki czas na wdrożenie spowodowały jednak duży sprzeciw ze strony rynku producentów i sprzedawców napoi. W obliczu skali negatywnych reakcji, ze strony rządowej ogłoszono odroczenie wprowadzenia systemu aż do 1 października 2025 roku.
Ten nieuchronny termin właśnie nastąpił i przyniósł ze sobą wiele wątpliwości na temat zakresu systemu kaucyjnego. Z pewnością nowe porządki będą stanowić dla producentów i sprzedawców napoi poważne wyzwanie. W związku z tym przybliżamy główne założenia planowanego systemu kaucyjnego z perspektywy podatku VAT.
System kaucyjny będzie systemem, w którym przy sprzedaży produktów w poniższych opakowaniach (na napoje) jednorazowego albo wielokrotnego użytku pobierana jest kaucja, która jest zwracana użytkownikowi końcowemu w momencie zwrotu odpowiednio opakowania objętego systemem kaucyjnym albo odpadu opakowaniowego powstałego z opakowania objętego systemem kaucyjnym.
Nowy system kaucyjny obejmie:
Kaucja będzie pobierana na każdym etapie dystrybucji.
Co ważne VAT od pobranych kaucji będzie rozliczany rocznie. Oznacza to, że samo pobranie kaucji nie będzie zwiększać podstawy opodatkowania VAT. Jednak na ostatni dzień roku będzie należało powiększyć podstawę opodatkowania o wysokość kaucji od niezwróconych opakowań.
Dodatkowo należy wskazać, że według nowego rozwiązania podatnikiem VAT (czyli podmiotem wykazującym w pliku JPK_VAT wysokości VAT od niezwróconych kaucji) będzie podmiot wprowadzający na rynek produkty w opakowaniach (producent lub podmiot sprowadzający produkty w opakowania do Polski).
Jednak płatnikiem podatku (czyli podmiotem, który będzie wpłacał VAT od kaucji do urzędu skarbowego) będzie podmiot reprezentujący, czyli podmiot odbierający i przekazujący opakowania do recyklingu. Podmiot reprezentujący będzie wpłacał podatek do 31 stycznia następnego roku.
Powyższe zasady skutkują rozdzieleniem funkcji podatnika VAT (podmiot wprowadzający na rynek produkty w opakowaniach) od funkcji płatnika podatku (podmiot odbierający i przekazujący opakowania do recyklingu).
Będziemy informować o dalszym przebiegu prac legislacyjnych, jednak już teraz warto zweryfikować, czy jest się podmiotem wprowadzającym na rynek opakowania objęte systemem kaucyjnym, które z oferowanych opakowań będą podlegały kaucji, a także nawiązać współpracę z podmiotem odbierającym i przekazującym opakowania do recyklingu.
Z przyjemnością pomożemy Państwu odpowiednio przygotować się do nowego sposobu rozliczania VAT w ramach systemu kaucyjnego.
Źródło: https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12384703/katalog/13056553#13056553
https://www.pap.pl/aktualnosci/start-systemu-kaucyjnego-w-polsce-szef-rzadu-podal-date
Wielkimi krokami zbliża się rewolucja dotycząca dokumentowania transakcji dla celów VAT. Zmiany stanowią ogromne wyzwanie zarówno od strony technologicznej, jak i organizacyjnej dla większości przedsiębiorców.
Nowe regulacje wykraczają znacznie poza jedynie narzucanie podatnikom obowiązku wystawiania faktur poprzez Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF) zgodnie z określoną strukturą i formatem. To zmiana całej procedury związanej z wystawianiem i otrzymywaniem faktur.
Wprowadzenie KSeF wymusza również szereg zmian organizacyjnych w strukturach całych przedsiębiorstw, nowe zasady fakturowania i dokumentowania transakcji mają niebagatelne znaczenie dla funkcjonowania nie tylko działów księgowych, ale również sprzedażowych czy też zakupowych, które przy ustaleniach komercyjnych z partnerami muszą brać pod uwagę powszechnie obowiązujące regulacje podatkowe w zakresie VAT.
Wprowadzenie KSeF z jednej strony jest szansą na audyt i automatyzację, a z drugiej strony wyzwaniem, a nawet zagrożeniem przy braku należytego przygotowania.
W niniejszym przewodniku przedstawiamy najważniejsze informacje dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur licząc, że będą pomocne w dostosowaniu procedur i systemów w Państwa firmie do nadchodzącej rewolucji.
Podkreślamy przy tym, że przewodnik sporządzony jest na podstawie projektu nowelizacji przepisów wprowadzających KSeF.
Zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami – z przyjemnością przedstawimy szczegółowo wszelkie kwestie związane z KSeF i zagwarantujemy pełne wsparcie we wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur. Zapoznaj się z naszą pełną ofertą >>
Krajowy System e-Faktur to ogólnopolski system teleinformatyczny umożliwiający wystawianie, udostępnianie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych (czyli tzw. e-faktur). KSeF zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury ustrukturyzowanej.
W uproszczeniu, KSeF jest swego rodzaju chmurą danych z fakturami. Użytkownicy tego systemu wprowadzają do niego informacje w celu wystawienia faktury oraz odbierają faktury wystawione w tym systemie przez innych podatników.
Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą dobrowolnie korzystać z KSeF i wystawiać w KSeF faktury ustrukturyzowane. Równolegle istnieje możliwość wystawiania faktur w dotychczasowej formie (papierowej lub elektronicznej).
Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF jedyną dopuszczalną formą fakturowania większości transakcji będzie wystawianie faktur VAT za pośrednictwem KSeF. Faktury zakupowe podatnicy również będą odbierać za pomocą KSeF.
Krajowy System e-Faktur służy przede wszystkim do wystawiania, dostępu, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.
Dodatkowo KSeF służy między innymi do:
Faktura ustrukturyzowana, czyli tzw. e-Faktura powinna być wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym (tzw. numer KSeF).
Faktura ustrukturyzowana wystawiana będzie w formacie XML (Extensible Markup Language) zgodnym ze strukturą logiczną e-Faktury FA(3) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.
Format XML strukturyzuje dane w formie przypominającej drzewo, złożonej z zagnieżdżonych elementów. Ten format jest powszechnie wykorzystywany do przesyłania danych w ustrukturyzowanej formie, jednak dla użytkowników jest mało czytelny.
Dla wizualizacji faktur ustrukturyzowanych przydatne są specjalnie do tego zaprojektowane programy lub odpowiednie aktualizacje posiadanych programów księgowych.
Na zasadzie wyjątku najmniejsi podatnicy, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (o łącznej wartości sprzedaży wraz z podatkiem do 10 tys. zł miesięcznie) będą objęci tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.
Obowiązek fakturowania za pomocą KSeF obejmie czynności, które podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT w Polsce. Dotyczy to krajowych dostaw towarów i świadczenia usług dokonywanych pomiędzy przedsiębiorcami (czyli B2B) i na rzecz organów publicznych (czyli B2G).
Z e-fakturowania wyłączone zostały faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) – możliwe będzie e-fakturowanie transakcji B2C na zasadzie dobrowolności.
Dodatkowo obowiązkowy KSeF nie będzie dotyczył podatników zagranicznych nieposiadających stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce lub gdy takie stałe miejsce nie uczestniczy w dokumentowanej transakcji. Mogą oni jednak korzystać z KSeF na zasadzie dobrowolności.
Ponadto obowiązek wystawiania e-faktur za pomocą KSeF nie będzie dotyczył faktur:
Jak już wczesnej wskazano, nie będzie obowiązku wystawiania faktur na rzecz osób prywatnych przy użyciu KSeF. Jeżeli jednak podatnik zdecyduje się wystawiać faktury za pomocą KSeF na rzecz osób prywatnych to będzie miał taką możliwość. Będzie jednak dodatkowo zobowiązany zapewnić kupującemu dostęp do tej faktury (chyba że nabywca zwolni go z tego obowiązku).
Jeśli nabywca będzie chciał mieć dostęp do tej faktury w KSeF lub będzie chciał jej używać poza KSeF, sprzedawca będzie musiał oznaczyć fakturę kodem QR lub podać nabywcy ten kod oraz dane umożliwiające zidentyfikowanie tej faktury.
Wystawianie faktury na rzecz zagranicznych podatników nie będzie zwolnione z obowiązku korzystania z KSeF. Dozwolone będzie natomiast dostarczanie tych faktur poza KSeF. W przypadku, gdy:
faktura ustrukturyzowana powinna być udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
Polski podatnik VAT będzie zobowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem QR umożliwiającym dostęp do niej w KSeF oraz umożliwiającym weryfikację uwzględnionych danych.
Z Krajowego Systemu e-Faktur mogą korzystać:
W praktyce, z KSeF może korzystać każdy podatnik VAT lub osoby (podmioty) przez niego wskazane, które będą odpowiednio uwierzytelnione, czyli zweryfikowane.
Uwierzytelnienia w KSeF dokonuje się za pomocą:
W przypadku podatników lub podmiotów niebędących osobami fizycznymi, nieposiadających możliwości uwierzytelnienia się w jeden z powyższych sposobów, nadawanie lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF jest dokonywane przez złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF poprzez druk ZAW-FA.
Faktury VAT RR (oraz faktury VAT RR korekta) będą funkcjonować na specyficznych zasadach. Faktury te będą mogły być wystawiane przy użyciu KSeF, ale tylko za zgodą dostawcy (czyli za zgodą rolnika ryczałtowego). Jeśli rolnik będzie chciał dostawać faktury VAT RR w KSeF, musi na to wyrazić zgodę w relacjach z konkretnym nabywcą produktów rolnych.
Jeżeli zgoda nie zostanie wyrażona to faktury VAT RR będą wystawiane na dotychczasowych zasadach.
Należy podkreślić, że wejście w życie obligatoryjnego KSeF spowoduje zupełną zmianę sposobu fakturowania i będzie wymagało zmiany podejścia do tego procesu.
Podatnicy będą generować i wysyłać do KSeF dane, które mają znajdować się na fakturze. Dane te będą miały określoną formę oraz strukturę (w formacie XML). KSeF po odebraniu danych i sprawdzeniu ich kompletności oraz struktury wystawi fakturę i nada jej numer identyfikujący (tzw. numer KSeF).
Oznacza to, że faktura wygenerowana przez podatnika, która nie została wysłana do KSeF nie stanowi faktury VAT, a jedynie zbiór danych, które powinny się na fakturze znaleźć. Wysyłka tego zbioru danych (w formacie XML) do KSeF skutkuje wystawieniem faktury VAT przez KSeF na podstawie otrzymanych danych.
Należy podkreślić, że fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Nie ma zatem znaczenia data wygenerowania czy data wskazana jako data wystawienia przy generowaniu pliku XML.
Faktura może zostać wysłana do KSeF tego samego dnia lub kolejnego dnia po jej wygenerowaniu.
Możliwe będzie dołączanie załączników do faktur ustrukturyzowanych, jednak będą one stanowiły integralną część dokumentu sprzedaży, a ich treść będzie ustrukturyzowana i opisana w strukturze logicznej FA(3).
KSeF umożliwia dwa rodzaje wysyłki wygenerowanych faktur:
W przypadku gdy faktura zawiera błędy (np. nie wszystkie wymagane pola zostaną wypełnione), faktura zostaje odrzucona. Podobnie w sytuacji wysłania faktury do KSeF przez osobę bez odpowiednich uprawnień.
Podatnicy mogą wystawiać e-faktury w bezpłatnych programach udostępnianych przez Ministerstwo Finansów (użyteczne dla małej liczby faktur) lub poprzez specjalnie przygotowane do tego systemy finansowo-księgowe (użyteczne przy dużej liczbie dokumentów).
KSeF jest systemem służącym nie tylko do wystawiania faktur, ale również do ich odbierania.
W momencie, w którym faktura skutecznie trafia do KSeF i dostaje swój unikalny numer KSeF, to uznaje się, że nabywca ją otrzymał.
KSeF nie informuje podatników o otrzymaniu „nowych” faktur. Oznacza to, że podatnicy za pomocą swoich programów wykorzystywanych do generowania faktur powinni sprawdzać, czy nie otrzymali faktury zakupowej. Dla ułatwienia tego procesu przewidziana jest możliwość masowego pobierania faktur z KSeF, jednak wyłącznie w postaci XML.
Dla podatników korzystających z KSeF przewidziano szereg korzyści. Do najważniejszych z nich należą:
W przypadku niedostępności KSeF, w Biuletynie Informacji Publicznej będzie umieszczany odpowiedni komunikat, wskazujący okres trwania niedostępności. W okresie trwania niedostępności KSeF, podatnik będzie wystawiał faktury ustrukturyzowane zgodnie z odpowiednim wzorem w formacie XML.
Podatnik będzie zobowiązany przesłać wystawione faktury do KSeF w celu przydzielenia numeru KSeF, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu niedostępności KSeF.
W przypadku awarii KSeF w Biuletynie Informacji Publicznej będzie umieszczany odpowiedni komunikat o wystąpieniu i zakończeniu awarii.
W okresie awarii koniecznym będzie wystawianie faktury ustrukturyzowanej zgodnie z odpowiednim wzorem w formacie XML. Faktury te będą udostępniane nie za pomocą KSeF, a w sposób uzgodniony z odbiorcą.
W terminie 7. dni roboczych od dnia kończącego okres awarii KSeF, podatnik będzie zobowiązany do przesłania do KSeF wystawionych w okresie awarii faktur w celu przydzielenia numerów identyfikujących te faktury w KSeF.
W przypadku „poważnej” awarii i braku możliwości zamieszczenia komunikatów w Biuletynie Informacji Publicznej, w środkach społecznego przekazu zostaną zamieszczone komunikaty o wystąpieniu awarii KSeF. W przypadku takiej „poważnej” awarii, podatnik w okresie jej trwania będzie wystawiał faktury w postaci papierowej lub faktury elektroniczne (np. w formacie pdf).
Jeśli podatnik nie będzie miał możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu (z przyczyn leżących po jego stronie, tzw. tryb offline), będzie mógł wystawić fakturę w postaci elektronicznej zgodnie z odpowiednim wzorem w formacie XML. Podatnik będzie następnie zobowiązany przesłać tak wystawione faktury do KSeF w celu przydzielenia numeru identyfikującego, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu ich wystawienia.
Jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi:
naczelnik urzędu skarbowego nałoży na podatnika karę pieniężną do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze.
Należy podkreślić, że kary będą obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 r. podatku wykazanego na tej fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną do 18,7 % wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze.
Wprowadzona została na stałe możliwość wystawiana faktur w trybie „offline24”. Początkowo miał to być tryb stosowany wyłącznie w okresie przejściowym, do końca 2026 r. Celem trybu off-line jest ułatwienie wywiązania się z obowiązków, gdy podatnik napotka trudności z wystawianiem i przesłaniem e-faktur do systemu lub specyfika działalności podatnika uzasadnia stosowanie tego trybu.
W praktyce wprowadzenie trybu off-line oznacza, iż faktura wystawiona zgodnie ze wzorem może być przesłana do KSeF następnego dnia roboczego.
Takie rozwiązanie w jednoznaczny sposób zredukuje rozbieżności między datą wystawienia wskazaną na fakturze a datą wystawienia rozumianą jako data przesłania do KSeF.
Nabywcy towaru lub usługi zarejestrowani jako podatnicy VAT, dokonujący płatności na rzecz innych podatników VAT za faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem usługi polecenia zapłaty, polecenia przelewu lub innego instrumentu płatniczego umożliwiającego podanie tytułu transferu środków pieniężnych, będą zobowiązani do podania numeru KSeF (lub identyfikatora zbiorczego KSeF). Obowiązek ten będzie dotyczył również podatników innych niż nabywca towaru lub usługi, dokonujących płatności za faktury wystawione na rzecz tego nabywcy.
Wskazany powyżej obowiązek będzie dotyczył płatności dokonanych od dnia 1 stycznia 2027 r.
Oznacza to, że od 1 stycznia 2027 r. obowiązek podawania w poleceniu przelewu numeru KSeF (lub identyfikatora zbiorczego KSeF) będzie dotyczył wszystkich płatności (nie tylko dokonywanych w mechanizmie podzielonej płatności) za transakcje dokonywane pomiędzy czynnymi podatnikami VAT.
W udostępnionej przez Ministerstwo Finansów Aplikacji Podatnika KSeF, oprócz samego wystawiania, odbierania i przeglądania e-Faktur czy zarządzania uprawnieniami, możliwe jest również wygenerowanie podglądu faktury bez konieczności logowania (tzw. anonimowy dostęp do e-faktury).
1. Czy KSeF będzie przyjmował faktury bez elementów nieobowiązkowych (inne niż z ustawy o VAT), ale wynikające ze struktury?
Przesyłana faktura musi być zgodna ze strukturą logiczną FA(3). W przypadku gdy faktura będzie zawierała błędy, np. nie wszystkie wymagane przez strukturę pola zostaną wypełnione, faktura zostanie odrzucona. Należy podkreślić, że w strukturze istnieją pola, które stają się obowiązkowe w momencie wypełniania węzłów lub sekwencji o charakterze fakultatywnym, w których pola te są zawarte, mimo że dotyczą elementów niewymaganych Ustawą o VAT. W tego typu sytuacjach fakultatywność osiągana jest na poziomie węzła lub sekwencji.
Zatem w przypadku wypełniania fakultatywnych węzłów zawartych w fakturze, pola obowiązkowe w tym węźle muszą zostać wypełnione dla skuteczności wysyłki pliku faktury.
2. Czy papierowa forma faktury lub pdf formalnie będą całkowicie zbędne?
Czy będą jedynie uprzejmością sprzedawcy względem nabywcy?
Tak, papierowa forma faktury będzie zbędna. Obecnie nabywca może zażądać przekazania faktury w inny sposób, np. papierowo lub elektronicznie.
3. Co należy rozumieć pod pojęciem wysłania faktury?
Co jeżeli faktura nie zostanie prawidłowo zwalidowana?
Przez pojęcie wysłania należy rozumieć zainicjowanie wysyłki e-Faktury w ramach otwartej sesji. W przypadku odrzucenia faktury przez system nie zostanie ona przesłana do KSeF. W takim wypadku należy zweryfikować poprawność wprowadzonych danych i ponowić wysyłkę.
4. Czy w KseF można wystawić faktury dla osób prywatnych?
Tak, KSeF przewiduje możliwość wystawiania faktur dla podatników (B2B), jak również na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) oraz umożliwia dostęp do tych faktur, m.in. poprzez tzw. dostęp anonimowy.
5. Czy faktury od dostawców zagranicznych bez polskiego NIP będą musiały być raportowane do KSeF?
Nie, KSeF nie służy do raportowania faktur od dostawców zagranicznych.
6. Czy odbiorca dostanie informację z KSeF, że któryś podmiot wystawił dla niego fakturę?
Nie. Taka funkcjonalność nie jest zakładana z uwagi na to, że dla podatników otrzymujących bardzo duże liczby faktur mogłoby to być utrudnieniem, a nie ułatwieniem. W celu uzyskania informacji o dostępnych fakturach program wykorzystywany przez podatnika będzie musiał „odpytywać” KSeF.
7. Czy wystawca faktury otrzyma zwrotnie numer KSeF?
Tak, numer KSeF jest zwracany w urzędowym poświadczeniu odbioru (UPO).
8. Czy numery nadane przez KSeF do wystawianych faktur będą musiały być przesłane do odbiorców, aby ci mogli pobrać faktury z KSeF?
Nie, odebranie faktury przez nabywcę nie wymaga posiadania przez niego numeru KSeF faktury. Wyjątkiem jest tzw. anonimowy dostęp do faktury.
9. Jak się mają data i czas wystawienia dokumentu e-faktury do pola data wystawienia (P_1)?
Data podana w polu P_1 to wskazana przez wystawcę faktury data jej wystawienia. Natomiast pole DataWytworzeniaFa ma jedynie charakter techniczny – to generowana przez system data i czas wytworzenia faktury.
10. Czy dokument musi zostać wysłany do KSeF w dniu wystawienia?
Dokument może zostać wysłany kolejnego dnia, przy zachowaniu ustawowo określonych terminów dotyczących wystawiania faktur. Wskazanie w polu P_1 konkretnej daty nie obliguje podatnika do wysłania w tym dniu faktury do KSeF.
11. Czy faktury „proforma” mogą być wystawiane w KSeF?
Tzw. „proforma” nie jest fakturą w rozumieniu ustawy VAT. Zatem wystawianie takich dokumentów nie jest przewidziane w KSeF.
12. Faktura została przesłana do KSeF i został jej nadany numer KSeF. Sprzedawca chciałby dodatkowo przesłać nabywcy wydruk z tej faktury. Czy na wydruku należy zawrzeć numer KSeF?
Nie ma konieczności umieszczania numeru identyfikującego fakturę w KSeF na wydruku faktury.
13. Jak i czy przesłać korektę błędnego NIP-u u nabywcy?
W przypadku przesłania do systemu KSeF faktury z błędnym NIP nabywcy, w celu skorygowania zaistniałej sytuacji należy przesłać fakturę korygującą „do zera” z tym błędnym NIP nabywcy i dodatkowo przesłać odrębną fakturę (pierwotną) z prawidłowym numerem NIP nabywcy.
Wynika to z uwarunkowań systemowych. Faktura z błędnym NIP nabywcy zostanie po przetworzeniu udostępniona podmiotowi o takim numerze NIP.
14. Czy istnieje możliwość dołączenia do e-faktury załączników (np. protokołów odbioru)?
Nie jest możliwe dołączanie do faktur ustrukturyzowanych załączników. Natomiast istnieje możliwość zawarcia w treści faktury stosownego linka do takiej dokumentacji.
Dodatkowe informacje można wpisać w polach: DodatkowyOpis, DodatkoweInfo lub ewentualnie w stopce faktury. Załączniki mogą być również przekazywane w sposób odrębny poza KSeF.
15. Co się stanie jeśli wystawca prześle fakturę z błędami rachunkowymi?
Faktura zostanie przyjęta do KSeF – system nie weryfikuje błędów rachunkowych zawartych w fakturze. W przypadku wystąpienia takich błędów konieczne jest wystawienie faktury korygującej.
16. Czy KSeF pozwala na odrzucenie faktury w przypadku błędnie wystawionej faktury przez podatnika, np. na niewłaściwego nabywcę?
Nie, w takim wypadku wystawca faktury będzie zobligowany do wystawienia korekty faktury.
17. Czy będzie możliwość masowego pobierania faktur kosztowych z KSeF?
Tak, jest przewidziana możliwość masowego pobierania faktur, ale wyłącznie w postaci XML.
18. Co się dzieje w przypadku gdy wysłana faktura do KSeF jest odrzucona? Czy taką fakturę należy poprawić i wysłać ponownie? Czy fakturę, która została odrzucona w KSeF można anulować lub wystawić korektę?
Faktura, która została odrzucona nie jest uznawana za wystawioną, zatem nie można do niej wystawić korekty, ani jej anulować. W przypadku odrzucenia faktury przez system do decyzji podatnika należy, czy będzie chciał ją poprawić i wysłać ponownie do KSeF.
Odrzucenie faktury przez system może wystąpić jedynie z powodu niezgodności struktury pliku z wzorem logicznym lub z powodu wprowadzania jej do systemu przez osobę nieuprawnioną.
19. Czy numer faktury nadany przez KSeF powinien być przechowywany w systemach księgowych?
W przypadku sprzedawcy istnieje konieczność przechowywania numeru KSeF z uwagi na wymóg podawania go w ewentualnie wystawianych fakturach korygujących. W przypadku nabywcy przepisy nie zakładają takiego obowiązku, jednak w celach dowodowych warto ten numer przechowywać, gdyż fakt nadania tego numeru przesądza o tym, że faktura została wystawiona.
Nie przewiduje się dodatkowych obowiązków związanych z raportowaniem numerów KSeF.
20. Czy wysyłając faktury lub paczki faktur wymagane jest posiadanie podpisu?
Wysyłki można dokonać w ramach sesji interaktywnej lub wsadowej (paczki faktur). Wysyłka faktury bądź paczki faktur zostanie dokonana przez podatnika lub osobę uprawnioną, po prawidłowo zakończonym procesie autoryzacji tego użytkownika np. za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
21. W jaki sposób jest nadawane pierwotne uprawnienie w KSeF w przypadku podatnika niebędącego osobą fizyczną?
W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, istnieje możliwość korzystania z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez zgłaszania w urzędzie skarbowym.
W pozostałych przypadkach podatnik niebędący osobą fizyczną w celu korzystania z KSeF musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną w imieniu podatnika do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach KSeF.
22. Jak technicznie nadać uprawnienie innej osobie do wystawiania faktur w imieniu podatnika/firmy?
W celu umożliwienia wystawienia faktury w imieniu podmiotu lub innej osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą należy udzielić dedykowanego w tym zakresie uprawnienia do wystawiania faktur. Udzielenie uprawnienia będzie możliwe za pomocą programów komercyjnych, jak również w przygotowywanej przez Ministerstwo Finansów webowej aplikacji KSeF dla podatników.
23. Czy dla podmiotów zagranicznych, które działają w Polsce za pośrednictwem pełnomocników, ci pełnomocnicy będą mogli działać w imieniu podatnika w KSeF i udzielać dalszych pełnomocnictw?
Podmiot zagraniczny posiadający polski identyfikator NIP może działać za pośrednictwem pełnomocnika. W takim przypadku konieczne jest złożenie przez ten podmiot, zawiadomienia ZAW-FA, w którym podmiot wyznaczy określoną osobę fizyczną do korzystania z KSeF (w tym do nadawania uprawnień, odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu oraz dostępu do faktur).
24. Jeśli faktury sprzedażowe wystawia biuro rachunkowe, to czy należy każdorazowo upoważnić do wystawienia faktur poszczególnych pracowników tego biura rachunkowego?
W KSeF przewidziana jest możliwość, aby podatnik wskazał podmiot uprawniony do wystawiania faktur np. biuro rachunkowe. W takim przypadku faktury podatnika mogą wystawiać osoby fizyczne uprawnione do wystawiania faktur w imieniu tego podmiotu, czyli pracownicy tego biura.
25. Od jakiego momentu nadanie osobie upoważnienia umożliwia jej uwierzytelnienie w systemie? Co w przypadku nadania zawiadomienia ZAW-FA drogą pocztową?
Aby uprawnienia zaczęły działać muszą zostać wprowadzone do systemu. W przypadku zgłoszeń elektronicznych uprawnienia będą skuteczne od razu po przetworzeniu dyspozycji.
Uprawnienie nadawane za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA będzie wprowadzane do systemu przez właściwy urząd skarbowy, który w pierwszej kolejności zweryfikuje zawiadomienie pod względem formalnym, w szczególności czy zawiadomienie jest podpisane przez odpowiednią liczbę osób uprawnionych do reprezentacji. Właściwy urząd skarbowy będzie wprowadzał zawiadomienie niezwłocznie po jego otrzymaniu.
W przypadku wysyłki zawiadomienia drogą pocztową należy z przyczyn oczywistych brać pod uwagę opóźnienie wynikające z konieczności doręczenia przesyłki do urzędu skarbowego.
W ZAW-FA znajdują się pola dotyczące obowiązkowych adresów e-mail, na które wysyłane będą powiadomienia o nadaniu uprawnień.
26. Czy tokeny są bezterminowe czy wygasają?
KSeF nie określa czasu w jakim token jest ważny. Wygenerowany token pozostaje ważny do czasu jego unieważnienia przez użytkownika lub do dnia odebrania uprawnień użytkownikowi.
czerwiec 2025
lipiec 2025
Zakończenie legislacji
wrzesień 2025
Testy otwarte API KSeF 2.0
listopad 2025
luty 2026
Obligatoryjny KSeF 2.0 ETAP I
kwiecień 2026
Obligatoryjny KSeF 2.0 ETAP II
Obowiązkowe wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanowi istotny katalizator zmian w funkcjonowaniu obszaru finansowo-księgowego. Nowy model, oparty na ustandaryzowanym formacie XML i scentralizowanym przesyle danych do administracji skarbowej, w praktyce wymusza przeprojektowanie procesów i dostosowanie ich do środowiska zwiększonej digitalizacji.
Kluczowe obszary wpływu obejmują:
KSeF stanowi element cyfrowej transformacji obszaru finansowo-księgowego. Umożliwia ujednolicenie procesów, automatyzację przetwarzania danych oraz redukcję ryzyka niezgodności poprzez automatyczne mechanizmy walidacyjne działające w ramach procesu obiegu dokumentów.
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur wymaga spójnego podejścia projektowego, obejmującego zarówno dostosowanie infrastruktury technicznej, jak i gotowość organizacyjną i merytoryczną.
Proces ten powinien być realizowany etapowo, z uwzględnieniem uwarunkowań systemowych, przepisów prawa oraz specyfiki działalności operacyjnej danej firmy. Nieskoordynowane lub opóźnione działania wdrożeniowe zwiększają ryzyko błędów, zakłóceń operacyjnych oraz sankcji finansowych.
Etap 1: Audyt gotowości
Analiza procesów fakturowania, systemów informatycznych, struktury danych i podziału ról. Celem jest identyfikacja luk między stanem obecnym a wymaganiami KSeF oraz określenie zakresu niezbędnych zmian.
Etap 2: Wybór modelu integracji i dostawcy technologii
Decyzja o sposobie integracji (np. bezpośrednia integracja z ERP, zewnętrzny moduł, platforma pośrednia) oraz wybór dostawcy lub wykonawcy odpowiedzialnego za wdrożenie komponentu KSeF.
Etap 3: Dostosowanie ustawień systemów ERP i konfiguracji narzędzi KSeF
Konfiguracja schematów, mapowań danych, tokenów uwierzytelniających oraz logiki przetwarzania faktur. Upewnienie się, że system w pełni obsługuje strukturę FA (3) i odpowiada wymaganiom komunikacyjnym API KSeF.
Etap 4: Aktualizacja procedur i dokumentacji wewnętrznej
Rewizja polityk, instrukcji obiegu dokumentów, zasad archiwizacji i procedur kontrolnych. Zdefiniowanie trybu obsługi błędów, faktur korygujących i trybu offline.
Etap 5: Szkolenie użytkowników
Przygotowanie zespołów finansowo-księgowych, operacyjnych i technicznych do pracy w nowego modelu. Zakres szkoleń powinien obejmować zarówno aspekt techniczny, jak i merytoryczny.
Etap 6: Testy integracyjne w środowisku demo
Weryfikacja poprawności komunikacji z KSeF obejmuje zgodność struktury plików XML
z obowiązującą schemą logiczną, poprawność danych przesyłanych do systemu oraz ciągłość procesu od wystawienia faktury do jej rejestracji i zaimportowania do systemu finansowo-księgowego.
Etap 7: Uruchomienie produkcyjne i wsparcie powdrożeniowe
Uruchomienie komunikacji z systemem KSeF na środowisku produkcyjnym. Zapewnienie wsparcia operacyjnego na etapie powdrożeniowym.
Wprowadzenie obowiązkowego modelu fakturowania w formacie XML oraz centralnej rejestracji dokumentów w systemie KSeF wymusza na organizacjach przemodelowanie procesów księgowych. Kluczowe zmiany obejmują sposób przetwarzania faktur, integrację z systemami księgowymi oraz dostosowanie procesów operacyjnych.
Skutecznie przeprowadzone wdrożenie i integracja pozwalają nie tylko na zapewnienie zgodności z wymaganiami technicznymi Ministerstwa Finansów, ale także na osiągnięcie długoterminowych efektów w obszarze szybkości przetwarzania danych.
Kluczowe komponenty wdrożeniowe obejmują:
Implementacja KSeF wymusza standaryzację danych i rezygnację z formatów nieustrukturyzowanych w procesach fakturowania.
W zależności od skali działalności, struktury systemów oraz dostępnych zasobów wewnętrznych, organizacje powinny rozważyć optymalny sposób realizacji wdrożenia KSeF. W praktyce możliwe są różne podejścia. Dobór modelu operacyjnego powinien uwzględniać zarówno efektywność wdrożenia, jak i możliwość dalszego rozwoju systemu w zmieniającym się otoczeniu prawnym.
Zakres i sposób realizacji wdrożenia KSeF powinien być dostosowany do struktury organizacyjnej, charakteru procesów oraz dostępności zasobów technologicznych i operacyjnych. W wielu przypadkach efektywnym podejściem będzie zaangażowanie zewnętrznego partnera posiadającego doświadczenie w integracji systemów finansowo-księgowych.
Dobór modelu wdrożenia powinien zostać poprzedzony analizą ryzyk operacyjnych, dostępnych zasobów oraz realnego harmonogramu implementacji. Z perspektywy zgodności kluczowe jest, aby wybrane rozwiązanie zapewniało skalowalność, bezpieczeństwo oraz integralność danych między systemem finansowo-księgowym i KSeF.
Nasz zespół doradców podatkowych i ekspertów technologicznych wspiera organizacje na każdym etapie wdrożenia:
W tym roku Accace obchodzi 19-lecie działalności – to nie tylko okazja do świętowania, ale też do podkreślenia wartości, które od zawsze nas prowadzą. Zaczynaliśmy jako niewielkie biuro z ambitną wizją. Dziś jesteśmy obecni na wielu rynkach, a tym, co konsekwentnie towarzyszyło nam w całej drodze, była odpowiedzialność – wobec Klientów, wobec realizowanych projektów, wobec siebie nawzajem i wobec firmy, którą wspólnie tworzymy.
Odpowiedzialność to dla nas coś więcej niż hasło. To fundament wzajemnego zaufania i jakości, którą oferujemy. Dlatego z okazji jubileuszu nasi liderzy dzielą się tym, jak tę wartość rozumiemy w codziennej pracy.
„Odpowiedzialność w naszej skoncentrowanej na człowieku kulturze to podstawa” wyjaśnia Mihaela Pašek-Virlan, CEO Accace. “Elastyczność daje swobodę, ale ta działa tylko wtedy, gdy towarzyszy jej odpowiedzialność. W naszym zespole „odpowiedzialność” oznacza, że wiemy, iż musimy dowieźć wyniki, dotrzymywać obietnic, szanować czas – swój i innych – i wybierać życzliwość, nawet wtedy, gdy praca jest intensywna, poprzez nieustanną komunikację z zespołem i Klientami. Prawdziwym „szefem” jest zadanie, które mamy do zrealizowania, nawet jeśli każdy pracuje w innym tempie. To właśnie dzięki temu elastyczność jest możliwa, a każdy z nas ma szansę na sukces.
Dla mnie odpowiedzialność oznacza: dotrzymywanie obietnic, terminów i szanowanie czasu – własnego i wszystkich wokół. Kalendarze są naszymi cichymi kontraktami: pracuj po swojemu, ale efektywnie, i upewnij się, że jesteś dostępny zarówno dla Klientów, jak i dla współpracowników. Mniej spotkań, krótsze, ale efektywniejsze agendy, jasna odpowiedzialność. To sposób, byśmy wspólnie osiągali sukces w świecie pełnym rozpraszaczy.”
“Dla mnie odpowiedzialność wobec Klientów oznacza przede wszystkim działanie w sposób otwarty i przejrzysty, dotrzymywanie słowa i konsekwentne dbanie o zgodność z zapisami umów oraz innymi zobowiązaniami” dodaje Jana Vasilenková Global Lead usług BPO. „To również szacunek dla wymagań Klienta, połączony ze zdolnością zaproponowania lepszej alternatywy. Odpowiedzialność to także uważne słuchanie – zarówno Klientów, jak i zespołów wewnętrznych – odbieranie informacji zwrotnej i szukanie sposobów na ulepszenie współpracy. Czasem oznacza to bezpośrednie podejście do problemów, gdy współpraca nie przebiega idealnie. W dłuższej perspektywie to budowanie stabilnych, wiarygodnych relacji z Klientami, opartych nie tylko na osobistych kontaktach czy kompetencjach jednostek, ale na zapewnieniu wysokiej jakości usług w całej organizacji Accace.
Odpowiedzialność staram się też realizować wobec współpracowników: w każdej decyzji biorę pod uwagę jej krótkoterminowe i długoterminowe skutki. Dążę do tego, by tworzyć środowisko, w którym zespoły mogą się rozwijać zawodowo i osobiście, z właściwą motywacją i poczuciem stabilności. Odpowiedzialność to także otwartość i transparentność, przestrzeń do regularnego feedbacku i szczerej komunikacji. To cierpliwość, gotowość do słuchania i – co najważniejsze – dawanie przykładu własnym działaniem.”
Petr Neškrábal, Global Lead usług Advisory, również jednoznacznie definiuje odpowiedzialność w Accace: „Odpowiedzialność oznacza, że dbamy o wpływ naszych działań – na nas samych i na ludzi wokół. Bez poczucia odpowiedzialności nie można zbudować zaufania.”
W ciągu ostatnich 19 lat rozszerzyliśmy działalność na nowe rynki, wdrożyliśmy innowacyjne technologie, zbudowaliśmy trwałe partnerstwa i powiększyliśmy nasz zespół o setki utalentowanych osób. Nic z tego nie byłoby jednak możliwe bez wspólnego poczucia odpowiedzialności: za dotrzymywanie obietnic, wspieranie się nawzajem i podnoszenie standardów tego, jak pracujemy i jak prowadzimy biznes.
19 lat Accace pokazało nam jasno: firmy rozwijają się dzięki ludziom, ale utrzymują się dzięki wartościom. Dla nas tą wartością jest odpowiedzialność.
Śledź nasze dalsze losy. Obserwuj Accace na LinkedIn lub zapisz się do newslettera, aby być na bieżąco z aktualnościami, inspiracjami i historiami naszych zespołów z całego świata.
25 sierpnia 2025 roku Prezydent RP Karol Nawrocki podjął decyzję o wecie wobec specustawy ukraińskiej, nie podpisując tym samym ustawy przedłużającej jej obowiązywanie. Specustawa obowiązuje obecnie tylko do 30 września 2025 r. i reguluje kwestie przekraczania granicy RP, legalności pobytu oraz prawa do pracy i prowadzenia działalności gospodarczej przez obywateli Ukrainy.
Choć powszechnie uważa się, że przepisy dotyczą przede wszystkim osób, które przybyły do Polski po 24 lutego 2022 r., specustawa obejmuje także obywateli Ukrainy, którzy zalegalizowali swój pobyt i pracę jeszcze przed wybuchem wojny. W związku z tym wygaśnięcie przepisów może dotknąć szerszą grupę osób niż mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka. W dalszej części artykułu omówimy, jakie konsekwencje niesie ze sobą weto dla specustawy ukraińskiej i jakie ma to znaczenie dla legalności pobytu i pracy obywateli Ukrainy w Polsce.
W pierwszej kolejności należy uspokoić osoby posiadające status UKR. Brak przedłużenia specustawy, wynikający z weta dla specustawy ukraińskiej, nie spowoduje utraty prawa do pobytu ani do wykonywania pracy w Polsce. Uprawnienia te wynikają z unijnego mechanizmu ochrony czasowej, przewidzianego w dyrektywie 2001/55/WE i wdrożonego do polskiego porządku prawnego ustawą z 13 czerwca 2003 r. o udzielaniu cudzoziemcom ochrony na terytorium RP.
Rada Unii Europejskiej, działając na wniosek Komisji Europejskiej, może wprowadzić ochronę tymczasową w przypadku masowego napływu uchodźców. W odniesieniu do obywateli Ukrainy decyzja ta została kolejny raz przedłużona, obecnie obowiązuje do 4 marca 2027 r. Oznacza to, że obywatele Ukrainy korzystający z ochrony czasowej w Polsce mogą nadal legalnie mieszkać i pracować, niezależnie od dalszych losów specustawy.
Warto podkreślić, że powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy, stosowane w ramach specustawy, nie mają ograniczenia czasowego. Z tego względu praca wykonywana na ich podstawie pozostanie legalna również po 30 września 2025 r.
Sytuacja komplikuje się w odniesieniu do obywateli Ukrainy, którzy mieszkali w Polsce przed wybuchem wojny i których dokumenty pobytowe utraciły ważność, a następnie zostały automatycznie przedłużone w ramach specustawy.
W przypadku tej grupy, jeśli do 30 września 2025 r. nie uzyskają nowych, ważnych tytułów pobytowych lub zezwoleń na pracę, ich sytuacja prawna stanie się niepewna, ponieważ od tego momentu automatyczne przedłużenie wygasłych dokumentów pobytowych przestanie obowiązywać. W konsekwencji dalszy pobyt i wykonywanie pracy będą możliwe wyłącznie po uzyskaniu aktualnych decyzji administracyjnych legalizujących status cudzoziemca w Polsce, a znaczenie weta dla specustawy ukraińskiej w tym kontekście staje się szczególnie istotne.
Weto dla specustawy ukraińskiej nie pozbawia praw osób objętych ochroną czasową (status UKR). Jednakże obywatele Ukrainy przebywający w Polsce na podstawie nieaktualnych dokumentów, korzystający z mechanizmu automatycznego przedłużenia, powinni podjąć działania w celu uregulowania swojej sytuacji prawnej i zminimalizowania potencjalnego ryzyka braku tytułu legalizującego pobut po wygaśnięciu ochrony przewidzianej przez ustawę.
Z praktycznego punktu widzenia oznacza to konieczność:
W przypadku gdy nie korzysta się ze specjalnego mechanizmu ochrony czasowej w Polsce, tylko posiadanie aktualnych, standardowych tytułów pobytowych i pracowniczych zapewnia pełną niezależność oddecyzji politycznych i gwarantuje stabilność zatrudnienia oraz pobytu w Polsce.
Po powrocie z przerwy wakacyjnej Rząd nadał szybkie tempo pracom nad nową wersją projektu specustawy, uwzględniając także postulaty Prezydenta zgłoszone w związku z wetem wobec specustawy ukraińskiej. Już 8 września 2025 r. projekt zmian ustaw trafił pod obrady Rady Ministrów, a planowane jest jego możliwie szybkie uchwalenie.
Do najważniejszych modyfikacji należy m.in.:
Przedłużający się proces legislacyjny pokazuje, jak istotne jest dla obywateli Ukrainy przebywających w Polsce bieżące śledzenie zmian w prawie, aby w porę reagować i dostosować swój status pobytowy i uniknąć ryzyka utraty legalności pobytu oraz pracy.
W obliczu zmian wynikających z weta dla specustawy ukraińskiej przedsiębiorcy muszą szczególnie uważnie monitorować status prawny swoich pracowników z Ukrainy. Kancelaria prawna Accace Legal oferuje kompleksowe wsparcie dla firm, w tym:
Skontaktuj się z naszymi ekspertami.
Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie istotne zmiany w zakresie amortyzacji i leasingu samochodów osobowych. Nowe przepisy, wynikające z ustawy z 2 grudnia 2021 roku nowelizującej ustawę o elektromobilności i paliwach alternatywnych, mają wspierać rozwój transportu nisko- i zeroemisyjnego. Jednocześnie oznaczają one duże konsekwencje podatkowe dla przedsiębiorców, szczególnie tych, którzy korzystają z samochodów spalinowych i klasycznych hybryd.
Do końca 2025 roku obowiązują obecne limity amortyzacji:
W przypadku amortyzacji i leasingu oznacza to, że koszty przekraczające te limity nie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. W leasingu operacyjnym ograniczenie dotyczyło głównie rat kapitałowych i było stosunkowo mniej problematyczne.
Od 2026 r. zasady rozliczeń staną się bardziej restrykcyjne. Kluczowym kryterium, oprócz rodzaju napędu, będzie poziom emisji CO₂ pojazdu.
W praktyce oznacza to, że większość samochodów spalinowych oraz część hybryd plug-in zostanie objęta znacznie niższym limitem podatkowym niż dotychczas.
Jak ustalana będzie emisja CO₂?
Wartość emisji CO₂ dla danego pojazdu będzie określana w Centralnej Ewidencji Pojazdów i Kierowców (CEPiK) na podstawie dokumentów homologacyjnych. Dane te są również dostępne w dowodzie rejestracyjnym oraz w rejestrach online.
Nowelizacja przewiduje ochronę praw nabytych dla samochodów, które zostaną wprowadzone do ewidencji środków trwałych przed 1 stycznia 2026 roku:
W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy planujący zakup auta w 2025 roku mogą zabezpieczyć się przed mniej korzystnymi zasadami.
Warto jednak pamiętać, że w przypadku leasingu operacyjnego, najmu i dzierżawy przepisy przejściowe nie obowiązują. Od 2026 roku raty leasingowe będą rozliczane według nowych limitów, nawet jeśli umowa została zawarta wcześniej.
Przyspieszony zakup samochodu wyłącznie ze względów podatkowych może zostać uznany przez organy skarbowe za schemat podatkowy (MDR). Obowiązek raportowania powstanie, jeśli:
Celem zmian jest przyspieszenie wymiany flot na pojazdy niskoemisyjne. Jednak z punktu widzenia podatników przepisy mogą budzić wątpliwości interpretacyjne i komplikować rozliczenia.
Przedsiębiorcy powinni:
Zmiany w zakresie amortyzacji i leasingu samochodów osobowych od 2026 roku oznaczają istotne ograniczenia kosztów podatkowych dla aut spalinowych i hybryd. Przedsiębiorcy powinni odpowiednio wcześnie przygotować się do nowych zasad – zarówno poprzez analizę planowanych zakupów, jak i dostosowanie systemów raportowania księgowego.
Eksperci Accace chętnie przygotują dla Państwa przegląd sytuacji i odpowiedzą na wszystkie nurtujące pytania związane z amortyzacją i leasingiem samochodów osobowych. Kontakt może pomóc w bezpiecznym i optymalnym rozliczeniu kosztów oraz w uniknięciu ryzyk podatkowych.
Źródło: Ustawa z dnia 2 grudnia 2021 r. o zmianie ustawy o elektromobilności i paliwach alternatywnych oraz niektórych innych ustaw
Accace Poland
Accace to proaktywny partner zapewniający kompleksowe, oparte na holistycznym podejściu do biznesu, wsparcie w zakresie outsourcingu i doradztwa. W ramach globalnej grupy, lidera na rynkach Europy Środkowo – Wschodniej, łączymy inteligentne rozwiązania technologiczne z wiedzą i praktycznym doświadczeniem ponad 800 lokalnych ekspertów. Globalny potencjał i dbałość o najwyższą jakość pozwala nam przełamywać standardy i oferować innowacyjne usługi w obszarze podatków, prawa, księgowości oraz obsługi kadrowo-płacowej dla około 2 000 klientów, niezależnie od branży oraz skali ich biznesu.
Accace Circle
Accace działa na arenie międzynarodowej jako Accace Circle – społeczność biznesowa tworzona przez uznanych dostawców usług outsourcingowych i doradczych. Oparte na wspólnych wartościach podejście zapewnia zintegrowaną i profesjonalną obsługę, przewyższającą obowiązujące oczekiwania rynkowe. Dzięki zaangażowaniu ponad 7 000 specjalistów w ponad 60 krajach, przygotowujemy globalnie 800 000 pasków płacowych dla 80 000 klientów, głównie średnich i międzynarodowych firm z listy Fortune 500, reprezentujących różne sektory gospodarki.
