Odzyskiwanie należności to nieodłączny element odpowiedzialnego prowadzenia działalności gospodarczej. Opóźnienia w płatnościach mogą prowadzić do zaburzenia płynności finansowej, a w dalszej perspektywie – do utraty rentowności czy ograniczenia zdolności inwestycyjnych. Dlatego każda organizacja powinna mieć przemyślany plan działania w zakresie odzyskiwania należności.

W niniejszym artykule pokazujemy, jak krok po kroku zaplanować proces odzyskiwania należności – zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego, Kodeksu postępowania cywilnego oraz rozporządzeniami unijnymi. Omawiamy dostępne narzędzia: wezwania do zapłaty, negocjacje, mediacje, postępowania sądowe i elektroniczne oraz ścieżki transgraniczne w ramach UE.

Jak odzyskiwać należności zgodnie z prawem?

Zarządzanie wierzytelnościami stanowi istotny element odpowiedzialnego prowadzenia działalności gospodarczej. Opóźnienia w płatnościach mogą prowadzić do zaburzenia płynności finansowej, a w dalszej perspektywie – do utraty rentowności lub ograniczenia zdolności inwestycyjnych. Dlatego każda organizacja powinna być przygotowana na sytuacje, w których konieczne jest podjęcie działań windykacyjnych.

Polskie przepisy – w szczególności Kodeks cywilny oraz Kodeks postępowania cywilnego – przewidują szereg skutecznych instrumentów służących dochodzeniu roszczeń. W zależności od okoliczności sprawy możliwe jest skorzystanie z rozwiązań polubownych (wezwanie do zapłaty, zawezwanie do próby ugodowej, negocjacje, mediacje), a w razie potrzeby – z drogi sądowej, w tym postępowań nakazowych, upominawczych czy elektronicznych (EPU).

Profesjonalna windykacja – prowadzona zgodnie z obowiązującym stanem prawnym i z poszanowaniem relacji kontraktowych – pozwala nie tylko zwiększyć szansę na odzyskanie należności, ale także ograniczyć koszty oraz czas trwania sporu. Należy przy tym pamiętać, że zaniechanie działań może skutkować przedawnieniem roszczeń, a w niektórych przypadkach również odpowiedzialnością po stronie zarządzających podmiotem.

Jak rozpocząć proces odzyskiwania należności?

Skuteczne dochodzenie należności wymaga przemyślanego planu działania, dostosowanego do sytuacji dłużnika, rodzaju zobowiązania i dostępnych dokumentów. Pierwszym krokiem powinno być zebranie i uporządkowanie dowodów istnienia długu – umów, faktur, potwierdzeń płatności, korespondencji czy wcześniejszych wezwań do zapłaty.

Następnie, w zależności od okoliczności, warto rozpocząć postępowanie polubowne – umożliwiające odzyskanie środków bez angażowania sądu – lub podjąć działania sądowe, jeśli dłużnik unika współpracy.

Poniżej przedstawiamy dostępne ścieżki postępowania:

Windykacja polubowna – szybka i profesjonalna reakcja

Naszym celem jest odzyskanie należności bez konieczności kierowania sprawy do sądu – sprawnie, skutecznie i z poszanowaniem relacji biznesowych.

1. Wezwanie do zapłaty

Podstawowy krok – pismo zawierające dane stron, kwotę zadłużenia, termin płatności oraz informację o możliwych dalszych działaniach.

Wezwanie ma na celu nie tylko poinformowanie dłużnika, ale również udokumentowanie próby rozwiązania sporu na drodze pozasądowej.

2. Zawezwanie do próby ugodowej

W przypadku braku reakcji na wezwanie do zapłaty, wierzyciel może złożyć w sądzie wniosek o przeprowadzenie próby ugodowej. Jest to formalne postępowanie, które może zakończyć się zawarciem ugody zatwierdzonej przez sąd.

Korzyści:

• przerywa bieg przedawnienia,
• umożliwia uzyskanie tytułu egzekucyjnego bez pełnego procesu,
• wywiera presję bez konieczności składania pozwu.

3. Negocjacje

Alternatywą lub uzupełnieniem próby ugodowej są negocjacje między stronami. Bezpośrednie rozmowy mogą doprowadzić do wypracowania akceptowalnego porozumienia – np. harmonogramu spłat, umorzenia części długu, zabezpieczenia wierzytelności.

4. Mediacje

Jeśli rozmowy bezpośrednie są trudne lub zakończyły się niepowodzeniem, warto rozważyć mediację – z udziałem bezstronnego mediatora – szczególnie skuteczną w sprawach spornych lub wymagających zachowania dobrych relacji.

5. Rozłożenie na raty

Efektem udanych negocjacji lub mediacji może być ustalenie planu ratalnego, określającego nową wysokość i terminy rat, zasady naliczania odsetek, zabezpieczenia i sankcje za naruszenie warunków.

Rozłożenie długu na raty często zwiększa szanse na odzyskanie należności, minimalizując ryzyko dalszych kosztów.

Podsumowanie

Windykacja polubowna opiera się na konstruktywnym podejściu i elastycznym dopasowaniu narzędzi do konkretnej sytuacji. Dzięki takim działaniom jak wezwanie do zapłaty, próba ugodowa, negocjacje, mediacje czy rozłożenie długu na raty, można osiągnąć korzystne porozumienie dla obu stron. W każdej sprawie dobieramy odpowiednią ścieżkę postępowania, analizując charakter długu, postawę dłużnika oraz cele wierzyciela.

Windykacja sądowa – gdy polubownie się nie da

W przypadku odmowy współpracy ze strony dłużnika, kierujemy sprawę do sądu. Reprezentujemy Klienta na każdym etapie postępowania i nadzorujemy wykonanie wyroku. Poniżej przedstawiamy charakterystykę głównych form postępowań sądowych dotyczących zapłaty należności:

1. Powództwo o zapłatę

To formalne rozpoczęcie procesu sądowego, polegające na złożeniu pozwu przeciwko dłużnikowi. Wierzyciel przedstawia dowody potwierdzające istnienie roszczenia (np. faktury, umowy, wezwania), a sąd rozpoznaje sprawę zgodnie z obowiązującą procedurą. W zależności od rodzaju sprawy i dokumentacji możliwy jest wybór trybu: zwyczajnego, nakazowego, upominawczego lub EPU (Elektroniczne Postępowanie Upominawcze) – uproszczony, szybki tryb prowadzony online przez e-sąd w Lublinie, idealny dla niespornych roszczeń udokumentowanych fakturami.

2. Postępowanie zwyczajne

Ten tryb stosowany jest w sprawach bardziej skomplikowanych, gdzie spór między stronami jest wyraźny lub dokumentacja nie daje podstaw do uproszczonego rozpoznania. Postępowanie zwyczajne zakłada:

• pełną wymianę pism procesowych,
• postępowanie dowodowe (świadkowie, biegli, dokumenty),
• rozprawę sądową z udziałem stron.

Jest to proces zdecydowanie bardziej czasochłonny niż postępowania uproszczone (nakazowe, upominawcze czy EPU), ponieważ wymaga pełnej wymiany pism, przeprowadzenia postępowania dowodowego oraz osobistego zaangażowania stron. Czas trwania może sięgać od kilku miesięcy do nawet kilku lat – w zależności od stopnia skomplikowania sprawy oraz obciążenia sądu.

Postępowanie zwyczajne bywa jednak niezbędne w sytuacjach spornych, szczególnie gdy dłużnik kwestionuje roszczenie lub zgłasza zarzuty co do jego zasadności.

3. Postępowanie nakazowe

Ten tryb jest znacznie szybszy, ale wymaga spełnienia określonych warunków. Sąd może wydać nakaz zapłaty bez rozprawy, jeśli roszczenie zostało dobrze udokumentowane – np. wekslem, uznanym rachunkiem, zaakceptowaną fakturą czy potwierdzoną notą księgową. Atutem postępowania nakazowego jest:

• krótki czas oczekiwania na orzeczenie,
• niższa opłata sądowa (¼ opłaty w zwykłym postępowaniu),
• możliwość egzekucji po uprawomocnieniu się nakazu, jeśli dłużnik nie wniesie zarzutów.

4. Postępowanie upominawcze

W tym trybie sąd wydaje nakaz zapłaty na podstawie prostych dokumentów, takich jak faktura czy umowa, bez wzywania stron na rozprawę. Różni się od postępowania nakazowego tym, że nie wymaga tak silnych dowodów jak np. weksel. Jeśli dłużnik nie zareaguje w terminie 14 dni (poprzez wniesienie sprzeciwu), nakaz staje się prawomocny i stanowi tytuł egzekucyjny.

Jest to tryb często wykorzystywany w typowych sprawach gospodarczych, gdzie wierzytelność wynika z prostych, niekwestionowanych dokumentów.

5. EPU – Elektroniczne Postępowanie Upominawcze

EPU to cyfrowa forma postępowania upominawczego, prowadzona przez e-sąd w Lublinie. Pozwala na szybkie i tanie dochodzenie należności przez Internet. Charakterystyka EPU:

• brak obowiązku dołączania dokumentów na etapie składania pozwu,
• niższa opłata sądowa (¼ standardowej opłaty),
• możliwość uzyskania nakazu zapłaty w ciągu kilku dni.

EPU sprawdza się w przypadku nieskomplikowanych, jednoznacznych roszczeń. Jeżeli pozwany wniesie sprzeciw, powód musi złożyć pozew w sądzie właściwym miejscowo. Sprawa będzie wówczas rozpoznawana w zwykłym trybie.

Windykacja transgraniczna – działania w UE

Europejskie Postępowanie Nakazowe (EPN)

Jest to uproszczona procedura służąca dochodzeniu niespornych roszczeń pieniężnych w relacjach transgranicznych, prowadzona na podstawie Rozporządzenia (WE) nr 1896/2006. Ma zastosowanie w sprawach cywilnych i handlowych między podmiotami z różnych państw członkowskich Unii Europejskiej (z wyjątkiem Danii).

Kiedy się sprawdza:

• Gdy wierzyciel posiada jednoznacznie udokumentowaną, wymagalną należność pieniężną.
• Gdy sprawa ma charakter transgraniczny – np. wierzyciel z Polski, dłużnik z Niemiec.

Jak przebiega:

• Wierzyciel wypełnia odpowiedni formularz i składa wniosek do sądu.
• Sąd bez rozprawy wydaje europejski nakaz zapłaty.
• Dłużnik ma 30 dni na zgłoszenie sprzeciwu – w przeciwnym razie nakaz staje się prawomocny i wykonalny w całej UE (poza Danią).

Korzyści:

• Szybkość i brak konieczności obecności na rozprawie.
• Prosty formularz i jednolita procedura obowiązująca we wszystkich państwach członkowskich.
• Prawomocny nakaz można zrealizować w innym kraju UE bez dodatkowych formalności (brak wymogu klauzuli wykonalności).

Ograniczenia:

• Jeśli dłużnik wniesie sprzeciw, europejski nakaz zapłaty traci moc. Sprawa zostaje automatycznie przekazana do sądu właściwego miejscowo, który rozpoznaje ją w trybie krajowym, z wyłączeniem przepisów o postępowaniu nakazowym i upominawczym (art. 505¹⁹ §1 k.p.c.). Nie jest wymagane ponowne wnoszenie pozwu.

Europejskie Postępowanie w Sprawie Drobnych Roszczeń

To procedura przeznaczona do dochodzenia wierzytelności transgranicznych w obrębie Unii Europejskiej, jeśli wartość przedmiotu sporu nie przekracza 5 000 euro (bez odsetek i kosztów). Została stworzona z myślą o uproszczeniu i przyspieszeniu dochodzenia należności w relacjach międzynarodowych.

Główne cechy:

• ujednolicone formularze obowiązujące we wszystkich krajach UE,
• brak konieczności stawiennictwa w sądzie (postępowanie odbywa się pisemnie),
• możliwość wykonania orzeczenia w innym kraju UE bez potrzeby uzyskania klauzuli wykonalności.

Przewidywane koszty postępowania

Tryb postępowania	Podstawa prawna	Koszty [PLN]
Zwyczajny/Upominawczy/Europejskie postępowanie nakazowe	Art. 13 ust. 2 u.k.s.s.c.	WPS <500 | Opłata 30 WPS 500-1500 | Opłata 100 WPS 1500-4000 | Opłata 200 WPS 4000-7500 | Opłata 400 WPS 7500-10000 | Opłata 500 WPS 10000-15000 | Opłata 750 WPS 15000-20000 | Opłata 1000 WPS >20000 | 5% WPS; max 200 tys.
Nakazowy/EPU	Art. 19 ust. 2 u.k.s.s.c.	1/4 opłaty w postępowaniu zwyczajnym; min. 30 zł
Europejskie postępowanie w sprawach drobnych roszczeń	Art. 27b u.k.s.s.c.	100
Zawezwanie do próby ugodowej	Art. 23a u.k.s.s.c.	WPS <20000 | Opłata 120 WPS >20000 | Opłata 300

Podsumowanie i wsparcie kancelarii Accace Legal

Skuteczne odzyskiwanie należności wymaga znajomości przepisów prawa, strategicznego podejścia oraz umiejętnego doboru środków. Dzięki instrumentom takim jak wezwanie do zapłaty, postępowania sądowe, EPU czy procedury unijne, przedsiębiorcy mają do dyspozycji zestaw narzędzi pozwalających odzyskać dług szybko, zgodnie z prawem i przy możliwie niskim ryzyku.

W każdej sytuacji warto przeanalizować postawę dłużnika, wartość roszczenia i możliwe konsekwencje, aby dobrać najbardziej efektywną ścieżkę działania.

Potrzebujesz wsparcia w odzyskiwaniu należności? Skontaktuj się z zespołem kancelarii prawnej Accace Legal – nasi prawnicy pomogą Ci dobrać właściwe rozwiązania, przygotują niezbędną dokumentację i poprowadzą sprawę, zarówno na etapie polubownym, jak i sądowym – także w relacjach międzynarodowych. Postaw na skuteczność i bezpieczeństwo prawne.