W procedurze OSS dostępne są dwie procedury: unijna oraz nieunijna.

Z procedury unijnej mogą korzystać m.in. podatnicy mający siedzibę w UE, którzy:

• świadczą usługi na rzecz osób fizycznych w państwie członkowskim, w którym nie mają siedziby działalności gospodarczej, lub
• dokonują wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów na odległość (WSTO), czyli dostawy towarów dokonanej na rzecz osób fizycznych z innych krajów Unii Europejskiej.

Rejestracji do procedury OSS dokonuje się w jednym kraju członkowskim, tzw. państwie członkowskim identyfikacji. Zasdniczo państwem członkowskim identyfikacji jest państwo członkowskie, w którym podatnik posiada siedzibę działalności gospodarczej.

Organem podatkowym właściwym w sprawie procedury OSS w Polsce jest Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Dla dokonania rejestracji do procedury OSS należy złożyć poniższe dokumenty:

• Formularz VIU-R w formie elektronicznej.
• Oryginał pełnomocnictwa PPS-1 (w przypadku działania przez pełnomocnika).
• Potwierdzenie w formularzu VIU-R, że dane adresowe są aktualne oraz wyrażenie zgody na otrzymywanie pism drogą elektroniczną.

Zarejestrowanie w procedurze OSS będzie skuteczne dla podatnika od pierwszego dnia kwartału kalendarzowego następującego po kwartale, w którym zostanie złożone zgłoszenie VIU-R.

Po zgłoszeniu do procedury OSS należy deklarować i rozliczać podatek VAT od wszystkich dostaw towarów lub każdego świadczenia usług objętych tą procedurą.

Oznacza to, że po dokonaniu zgłoszenia poprzez procedurę OSS będzie należało raportować VAT należny z tytułu dostaw towarów na rzecz osób fizycznych z innych krajów Unii Europejskiej. Dotyczy to również świadczenia usług na rzecz osób fizycznych z innych krajów Unii Europejskiej tj.:

• usług zakwaterowania w hotelach lub obiektach o podobnej funkcji;
• usług w dziedzinie kultury, sztuki, sportu, nauki, edukacji, rozrywki oraz podobnych usług, takich jak targi i wystawy oraz usług pomocniczych do tych usług;
• usług transportowych;
• usług wyceny rzeczowego majątku ruchomego oraz na rzeczowym majątku ruchomym;
• usług pomocniczych do usług transportowych, takich jak załadunek, rozładunek, przeładunek lub podobnych czynności;
• usług związanych z nieruchomościami;
• usług wynajmu środków transportu;
• usług restauracyjnych i cateringowych;
• usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych.

Po dokonaniu zgłoszenia do procedury OSS należy prowadzić dodatkową ewidencję transakcji objętych tą procedurą. Ewidencję ma formę elektroniczną i musi być przechowywana przez okres 10 lat od zakończenia roku, w którym dokonano transakcji.

Ewidencja ta powinna zawierać poniższe dane:

• państwo członkowskie konsumpcji, w którym dokonywane są dostawy towarów lub świadczone są usługi;
• rodzaj świadczonych usług lub opis i ilość towarów będących przedmiotem dostawy;
• datę świadczenia usług lub dokonania dostawy towarów;
• podstawę opodatkowania ze wskazaniem zastosowanej waluty;
• wszelkie kolejne kwoty podwyższające lub obniżające podstawę opodatkowania;
• zastosowaną stawkę VAT;
• kwotę należnego VAT ze wskazaniem zastosowanej waluty;
• datę i kwotę otrzymanych płatności;
• wszelkie płatności zaliczkowe otrzymane przed dostawą towarów lub świadczeniem usług;
• w przypadku gdy wystawiono fakturę – informacje zawarte na fakturze;
• w przypadku usług – informacje wykorzystywane do określenia miejsca, w którym usługobiorca ma siedzibę lub stałe miejsce zamieszkania, lub zwykłe miejsce pobytu, natomiast w przypadku towarów – informacje wykorzystywane do określenia miejsca rozpoczęcia i zakończenia wysyłki lub transportu towarów do nabywcy;
• wszelkie dowody dotyczące możliwych zwrotów towarów, w tym podstawę opodatkowania i zastosowaną stawkę VAT.

Należy podkreślić, że podmioty zgłoszone do OSS zobowiązane są przekazywać prowadzoną ewidencję w formie elektronicznej na każde żądanie administracji podatkowej zarówno państwa członkowskiego identyfikacji, jak i konsumpcji.

La Makeup zamierza zgłosić się do procedury OSS i wykazywać w deklaracji VAT (VIU-DO) sprzedaż wysyłkową towarów dla osób fizycznych z różnych krajów Unii Europejskiej.

W celu prawidłowego wypełnienia deklaracji dla powyższych transakcji należy:

• w sekcji C2 wykazywać dostawy towarów z magazynów w Polsce do nabywców z innych krajów UE;
• w sekcji C3 wykazywać dostawy towarów z magazynów w innych krajach UE niż Polska do nabywców z krajów UE innych niż kraj wysyłki.

Dodatkowo w sekcji C5 należy wykazać korekty kwot podatku VAT wskazanych w deklaracjach za poprzednie okresy, wynikające z korekt dostaw towarów lub świadczonych usług (nie później niż w ciągu 3 lat od dnia, w którym należało złożyć deklarację pierwotną).

W sekcji C.6. należy wykazać saldo należnego podatku dla każdego państwa członkowskiego konsumpcji. Pole to wypełnia się automatycznie i stanowi sumę kwot podatku VAT z sekcji C.2, C.3, C.4 oraz C.5 dla wskazanych państw członkowskich konsumpcji. Należy podkreślić, że wartość kwoty należnego podatku VAT dla poszczególnych państw członkowskich konsumpcji może być wartością ujemną (w przypadku korekt in minus).

Sekcja C2 – dostawa towarów z Polski do nabywców z innych krajów UE

W tej sekcji należy wykazać dostawy towarów z magazynów w Polsce do nabywców z innych krajów UE. W każdej z części tej sekcji należy wykazać wartości całościowej sprzedaży w danym okresie rozliczeniowym do konkretnego kraju UE.

Poszczególne pozycje należy wypełnić w następujący sposób:

• Państwo członkowskie konsumpcji – należy wskazać nazwę państwa członkowskiego konsumpcji, na terytorium którego w danym okresie rozliczeniowym było dokonywane świadczenie usług i dostawa towarów.
• Rodzaj dostaw – należy wskazać czy dotyczy świadczenia usług czy dostaw towarów wysyłanych lub transportowanych.
• Rodzaj stawki VAT – należy podać właściwy rodzaj stawki VAT – podstawowa lub obniżona.
• Stawka podatku VAT – należy podać stawkę właściwą dla danego państwa członkowskiego konsumpcji.
• Podstawa opodatkowania według danej stawki VAT – należy podać podstawę opodatkowania dla stawki (podstawowa, obniżona) wskazanej w polu „Rodzaj stawki VAT”.
• Kwota podatku VAT według danej stawki VAT– należy podać kwotę podatku według stawki (podstawowa, obniżona) dla danego państwa członkowskiego konsumpcji. Wyrażona kwota powinna być podana w walucie EUR.

Przykład:

Podatnik zarejestrowany do procedury unijnej w Polsce w trzecim kwartale 2022 r. dokonał dostaw towarów na Cypr na kwotę 20.000 euro (stawka VAT 19%).

Transakcje dostaw do tego kraju powinny zostać wykazane w deklaracji VAT (VIU-DO) w następujący sposób:

Sekcja C3 – dostawa towarów z magazynów z innych krajów UE niż Polska do nabywców z krajów UE innych niż kraj wysyłki

W tej sekcji należy wykazać dostawy towarów z magazynów w innych krajach niż Polska do nabywców z innych krajów UE niż kraj wysyłki. W każdej z części tej sekcji należy wykazać wartości całościowej sprzedaży w danym okresie rozliczeniowym do konkretnego kraju UE.

Poszczególne pozycje należy wypełnić w następujący sposób:

• Państwo członkowskie konsumpcji – należy wskazać nazwę właściwego państwa członkowskiego konsumpcji, na terytorium którego w okresie rozliczeniowym były świadczone usługi i dokonywane dostawy towarów.
• Państwo miejsca prowadzenia działalności – należy wskazać nazwę państwa, gdzie znajduje się stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, inne niż państwo członkowskie identyfikacji, z terytorium którego było dokonywane świadczenie usług lub dostawa towarów.
• Numer identyfikacyjny VAT – należy podać krajowy numer identyfikacyjny dla celów VAT, który został podany w zgłoszeniu rejestracyjnym (pole 20. w sekcji B.4 w VIU-R (3)), w przypadku gdy podatnik posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej poza państwem członkowskim identyfikacji.
• Numer Identyfikacji Podatkowej – należy podać numer identyfikacji podatkowej, który został podany w zgłoszeniu rejestracyjnym (pole 21 w sekcji B.4 w VIU-R (3)), w przypadku braku numeru identyfikacyjnego VAT.
• Rodzaj dostaw – należy wskazać czy dotyczy świadczenia usług czy dostaw towarów wysyłanych lub transportowanych.
• Rodzaj stawki VAT – należy podać właściwy rodzaj stawki VAT – podstawowa lub obniżona.
• Stawka podatku VAT – należy podać stawkę właściwą dla danego państwa członkowskiego konsumpcji.
• Podstawa opodatkowania według danej stawki VAT – należy podać podstawę opodatkowania dla stawki (podstawowa, obniżona) wskazanej w polu „Rodzaj stawki VAT”.
• Kwota podatku VAT według danej stawki VAT – należy podać kwotę podatku według stawki (podstawowa, obniżona) dla danego państwa członkowskiego konsumpcji. Wyrażona kwota powinna być podana w walucie EUR.

Przykład:

Podatnik zarejestrowany do procedury unijnej w Polsce w trzecim kwartale 2022 r. dokonał dostaw towarów z magazynu w Belgii do Polski na kwotę 15.000 euro (stawka VAT 23%).

Transakcje dostaw do tego kraju powinny zostać wykazane w deklaracji VAT (VIU-DO) w następujący sposób: