UZYSKAJ BEZPŁATNY DOSTĘP DO
Otrzymuj nasze artykuły, opinie, porady, aktualności branżowe, aktualności ze stron lokalnych, ebooki, informacje o najnowszych wydarzeniach i jeszcze więcej, bezpośrednio na swoją skrzynkę pocztową.
Sprawdź sekcję Newsroom i zobacz co zawiera!
Prześlemy Ci tylko istotne informacje, które naszym zdaniem mogą Cię zainteresować i będziemy traktować Twoje dane osobowe zgodnie z naszą polityką prywatności i oświadczeniem RODO.
Nie możesz zasubskrybować? Wypróbuj tę stronę.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) już wkrótce stanie się obowiązkowym narzędziem w obrocie gospodarczym. Od 1 lutego 2026 r. dla dużych firm i od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników, wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych będzie możliwe wyłącznie przez system KSeF. To nie tylko zmiana technologiczna, ale pełna transformacja procesów fakturowania, obiegu dokumentów i zgodności z przepisami podatkowymi.
Nie ryzykuj kosztownych błędów – skorzystaj z kompleksowego wsparcia ekspertów.
Wdrożenie KSeF to skomplikowany i czasochłonny proces, wiążący się z koniecznością dostosowania systemów informatycznych, przeszkolenia personelu oraz reorganizacji wewnętrznych procesów biznesowych. Firmy muszą zapewnić integrację swoich systemów ERP z API KSeF, co może stanowić wyzwanie, zwłaszcza dla przedsiębiorstw korzystających z rozbudowanych lub niestandardowych rozwiązań informatycznych. Ponadto, brak odpowiedniego przygotowania może prowadzić do błędów w fakturowaniu, co z kolei może skutkować sankcjami podatkowymi po 1 stycznia 2027 r.
Aby uniknąć potencjalnych problemów, przedsiębiorstwa powinny już teraz rozpocząć przygotowania do wdrożenia KSeF. Obejmuje to analizę obecnych procesów fakturowania, identyfikację obszarów wymagających zmian, a także zaplanowanie szkoleń dla pracowników. Warto również skorzystać z dostępnych narzędzi testowych udostępnionych przez Ministerstwo Finansów, które umożliwiają weryfikację poprawności integracji z systemem KSeF .
Przygotowanie do KSeF to nie tylko obowiązek, ale także szansa na optymalizację procesów biznesowych i zwiększenie efektywności operacyjnej firmy. Wczesne działania pozwolą na płynne przejście do nowego systemu i uniknięcie zakłóceń w działalności przedsiębiorstwa.
Obowiązkowy KSeF – daty wdrożenia
Integracja z systemami ERP
Wiele przedsiębiorstw korzysta z systemów ERP, które nie są natywnie przystosowane do obsługi KSeF. Integracja wymaga budowy dedykowanych interfejsów API, dostosowania formatów danych oraz aktualizacji logiki fakturowania. Często konieczne jest również dostosowanie architektury systemowej, co wiąże się z dodatkowymi kosztami i ryzykiem błędów implementacyjnych.
Zarządzanie dostępem i bezpieczeństwem
Obsługa KSeF wymaga wdrożenia systemów zarządzania tożsamością i dostępem. Konieczne jest stosowanie podpisów kwalifikowanych, tokenów autoryzacyjnych oraz ról użytkowników z precyzyjnie określonymi uprawnieniami. Niewłaściwa konfiguracja może skutkować brakiem dostępu do systemu lub nieuprawnionym dostępem do danych.
Przebudowa procesów biznesowych
Przejście na faktury ustrukturyzowane w formacie XML FA(2)/FA(3) zmienia dotychczasowy model operacyjny. Wymusza modyfikację procedur zatwierdzania, wysyłki, archiwizacji oraz obsługi faktur korygujących. Działy księgowości, sprzedaży i zakupów muszą dostosować swoje działania do nowych reguł funkcjonowania w środowisku KSeF.
Obsługa wyjątków i awarii systemowych
System musi być przygotowany na przypadki niedostępności KSeF, błędów w transmisji danych, braku połączenia z API lub błędów autoryzacyjnych. Wymaga to zaprojektowania rozwiązań awaryjnych: buforowania danych, kolejkowania komunikacji oraz automatycznego ponawiania operacji z zachowaniem logiki biznesowej.
Spełnienie wymogów technicznych MF
Ministerstwo Finansów określa ścisłe wymogi dotyczące formatu faktur oraz komunikacji z API KSeF. Każda faktura musi przejść walidację zgodnie ze schematem XSD. Błędy techniczne (np. niepoprawny format danych) skutkują odrzuceniem dokumentu przez system. Niezbędne jest więc wdrożenie mechanizmów kontroli poprawności danych jeszcze przed ich wysyłką do KSeF.
Koordynacja z partnerami zewnętrznymi
Pełne wdrożenie KSeF wymaga gotowości nie tylko wewnętrznej, ale także po stronie kontrahentów. Brak ich przystosowania do nowego modelu fakturowania może prowadzić do zakłóceń w wymianie dokumentów, opóźnień w rozliczeniach oraz konieczności stosowania tymczasowych obejść (np. wersji roboczych PDF). Wymaga to aktualizacji umów handlowych i ustalenia nowych zasad współpracy.
Z doświadczenia wiemy, że skuteczne wdrożenie KSeF wymaga kilku miesięcy działań przygotowawczych. Zwlekanie może prowadzić do paraliżu procesów, błędów w fakturowaniu i ryzyka sankcji podatkowych. Eksperci podatkowi i technologiczni Accace Poland oferują wsparcie obejmujące:
Nie czekaj na ostatnią chwilę. KSeF to zmiana systemowa, która wymaga precyzyjnego planu działania.
Wdrożenie KSeF to projekt międzydziałowy, który obejmuje nie tylko księgowość, ale także sprzedaż, zakupy, IT, compliance i podatki. Wsparcie specjalistów pozwala na:
Accace Poland
Accace to proaktywny partner zapewniający kompleksowe, oparte na holistycznym podejściu do biznesu, wsparcie w zakresie outsourcingu i doradztwa. W ramach globalnej grupy, lidera na rynkach Europy Środkowo – Wschodniej, łączymy inteligentne rozwiązania technologiczne z wiedzą i praktycznym doświadczeniem ponad 800 lokalnych ekspertów. Globalny potencjał i dbałość o najwyższą jakość pozwala nam przełamywać standardy i oferować innowacyjne usługi w obszarze podatków, prawa, księgowości oraz obsługi kadrowo-płacowej dla około 2 000 klientów, niezależnie od branży oraz skali ich biznesu.
Accace Circle
Accace działa na arenie międzynarodowej jako Accace Circle – społeczność biznesowa tworzona przez uznanych dostawców usług outsourcingowych i doradczych. Oparte na wspólnych wartościach podejście zapewnia zintegrowaną i profesjonalną obsługę, przewyższającą obowiązujące oczekiwania rynkowe. Dzięki zaangażowaniu ponad 7 000 specjalistów w ponad 60 krajach, przygotowujemy globalnie 800 000 pasków płacowych dla 80 000 klientów, głównie średnich i międzynarodowych firm z listy Fortune 500, reprezentujących różne sektory gospodarki.
