Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) jest dostępny wyłącznie z poziomu przeglądarki internetowej pod tym adresem.

Należy zaznaczyć, że Moduł Certyfikatów i Uprawnień w systemie KSeF nie będzie posiadał udostępnionego API. Oznacza to, że nie będzie możliwości bezpośredniej integracji z MCU za pomocą zewnętrznych systemów lub aplikacji.

Dostęp do Modułu Certyfikatów i Usprawnień możliwy jest za pośrednictwem poniższych przeglądarek internetowych:

•  Google Chrome
•  Mozilla Firefox
•  Microsoft Edge
•  Opera
•  Safari.

Moduł Certyfikatów i Uprawnień stanowi jeden z kluczowych elementów Krajowego Systemu e-Faktur. W ramach funkcjonalności dostępnych w MCU możliwe jest:

• nadawanie uprawnień użytkownikom przyszłego systemu KSeF 2.0
• składanie wniosków o wydanie certyfikatów KSeF (1) oraz ich pobieranie.

Warto dodać, że poprzez Moduł Certyfikatów i Uprawnień możliwe jest również pobranie „odcisku palca certyfikatu kwalifikowanego”, w sytuacji, gdy ten nie zawiera identyfikatora NIP ani PESEL.

Po zalogowaniu się do MCU wyświetlana jest strona główna wraz z Menu widocznym po lewej stronie ekranu. Menu zawiera dwie pozycje rozwijane: „Uprawnienia” oraz „Certyfikaty”.

Pozycja „Uprawnienia” zawiera poniższe podzakładki:

• Dodaj administratora – umożliwia nadanie uprawnień administratora
• Nadaj uprawnienie – pozwala na nadanie uprawnień przyszłym użytkownikom KSeF
• Zarządzaj uprawnieniami – umożliwia przeglądanie lub odbieranie uprawnień
• Moje uprawnienia – pozwala na przeglądanie uprawnień otrzymanych w danym kontekście logowania (czyli dla konkretnego numeru NIP).

Pozycja „Certyfikaty” zawiera następujące podzakładki:

• Wnioskuj o certyfikat – umożliwia złożenie wniosku o wydanie certyfikatu
• Lista certyfikatów – pozwala na podgląd wygenerowanych certyfikatów, ich pobranie oraz unieważnienie.

Dostęp do poszczególnych funkcjonalności Modułu Certyfikatów i Uprawnień zależy od kontekstu, posiadanych uprawnień, roli użytkownika (np. komornik sądowy, JST) oraz zastosowanej metody uwierzytelnienia.

1) Certyfikat KSeF będzie stanowił jedną z metod uwierzytelnienia się w systemie i będzie wymagany do oznaczenia faktury kodem umożliwiającym potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktur w trybach szczególnych: offline24, offline (niedostępność systemu) oraz awaryjnym.

Aby zalogować się do Modułu Certyfikatów i Uprawień w systemie KSeF podatnicy mają do wyboru dwie możliwości:

• za pomocą profilu zaufanego
• za pomocą certyfikatu kwalifikowanego (czyli kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej).

Podręcznik użytkownika Modułu Certyfikatów i Uprawnień MCU

W przypadku logowania do Modułu Certyfikatów i Uprawnień za pomocą certyfikatu kwalifikowanego należy najpierw wskazać, czy używany certyfikat zawiera numer NIP lub PESEL. Następnie należy pobrać żądanie autoryzacyjne na dysk komputera i podpisać je podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią kwalifikowaną.

Kolejnym krokiem jest dodanie do MCU podpisanego żądania autoryzacyjnego. Załączany dokument musi mieć rozszerzenie .xml lub .xades. Po dodaniu pliku zostanie on wyświetlony na ekranie. Aby sfinalizować proces uwierzytelnienia, należy kliknąć przycisk „Dalej”.

W MCU możliwe jest nadawanie uprawnień administratora dla różnych typów podmiotów, w zależności od ich roli i struktury organizacyjnej. Uprawnienia mogą być nadawane:

• podmiotom kontekstu bieżącego – czyli dla danego numeru NIP
• jednostkom podrzędnym – identyfikowanym za pomocą identyfikatora wewnętrznego
• podmiotom unijnym uprawnionym do samofakturowania – identyfikowanymi numerem VAT UE
• podmiotom podrzędnym identyfikowanym przez NIP – opcja dostępna wyłącznie dla jednostek samorządu terytorialnego oraz grup VAT.

Podręcznik użytkownika Modułu Certyfikatów i Uprawnień MCU

Moduł Certyfikatów i Uprawnień umożliwia nadawanie różnego rodzaju uprawnień, które wybiera się z listy rozwijanej w polu „Rodzaj uprawnienia”. Dostępne są następujące opcje:

• osobie fizycznej do pracy w KSeF
• osobie fizycznej do pracy dla klienta (dostępne po otrzymaniu uprawnienia do wystawania i przeglądania faktur od klienta wraz z prawem do dalszego przekazywania uprawnień)
• osobie fizycznej do pracy dla wszystkich klientów (dostępne po otrzymaniu uprawnienia do wystawania i przeglądania faktur od klienta wraz z prawem do dalszego przekazywania uprawnień)
• podmiotowi do wystawiania faktur w trybie samofakturowania
• do wystawiania i przeglądania faktur jako przedstawiciel podatkowy
• podmiotowi do wystawiania faktur VAT RR
• podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur
• dostawcy usług Peppol do wystawiania faktur PEF.

Podczas nadawania uprawnień osobom fizycznym w MCU, konieczne jest wskazanie jednej z dwóch kategorii użytkowników:

• osoba fizyczna posługująca się Profilem Zaufanym lub certyfikatem zawierającym identyfikator NIP lub PESEL (w takim wypadku należy podać imię, nazwisko i numer NIP lub PESEL)
• osoba fizyczna posługująca się certyfikatem niezawierającym identyfikatora NIP ani PESEL (w takim wypadku należy podać imię, nazwisko, datę urodzenia, rodzaj dokumentu potwierdzającego tożsamość, numer i serię dokumentu potwierdzającego tożsamość, kraj wydania dokumentu oraz odcisk palca certyfikatu).

Podręcznik użytkownika Modułu Certyfikatów i Uprawnień MCU

W Module Certyfikatów i Uprawnień dla każdej osoby fizycznej lub podmiotu, któremu nadawane są uprawnienia, należy wskazać co najmniej jedno z poniższych uprawnień:

• wystawianie faktur
• przeglądanie faktur
• przeglądanie uprawnień
• przeglądanie historii sesji (generowania UPO)
• zarządzanie podmiotami podrzędnymi
• wykonywanie operacji egzekucyjnych (wyłącznie dla roli komornik sądowy oraz organ egzekucyjny).

Warto pamiętać, że nadając uprawnienia podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur, możliwe jest przyznanie uprawnień wyłącznie do jednej lub obu z tych funkcji – w zależności od potrzeb.

Po wyborze odpowiedniego uprawnienia w Module Certyfikatów i Uprawnień należy dodatkowo określić, czy może być ono przekazywane dalej, co pozwala danemu podmiotowi delegować otrzymane uprawnienia swoim pracownikom.

Podręcznik użytkownika Modułu Certyfikatów i Uprawnień MCU

Po wybraniu funkcji „Zarządzaj uprawnieniami” użytkownik uzyskuje dostęp do wszystkich uprawnień nadanych dla danego numeru NIP lub przypisanych bezpośrednio do niego. Dane prezentowane są w formie tabel, które umożliwiają filtrowanie i przeglądanie informacji w następujących kategoriach:

• obowiązujące uprawnienia
• nadane uprawnienia
• otrzymane uprawnienia podmiotowe
• nadane uprawnienia podmiotowe
• uprawnienia w jednostkach podrzędnych
• uprawnienia podmiotów unijnych
• role podmiotu
• podmioty podrzędne (dostępne wyłącznie dla jednostek samorządu terytorialnego oraz grup VAT).

Użytkownicy posiadający odpowiednie uprawnienia zobaczą pod tabelami przycisk „Odbierz uprawnienia”, który umożliwia odebranie wskazanych uprawnień dla wybranego numeru NIP.

Funkcjonalność „Moje uprawnienia” umożliwia użytkownikowi przeglądanie listy wszystkich uprawnień nadanych w bieżącym kontekście (dla danego numeru NIP). Dostępna jest również opcja filtrowania posiadanych uprawnień.

W Module Certyfikatów i Uprawnień udostępniono funkcjonalność umożliwiającą wnioskowanie o certyfikat KSeF. Użyty podczas logowania środek uwierzytelnienia oraz zawarty w nim identyfikator, decydują o tym, na jaki identyfikator zostanie wydany certyfikat. Po wybraniu opcji „Wnioskuj o certyfikat” użytkownik zostaje przekierowany do formularza „Generowanie klucza i wniosku o wydanie certyfikatu”. Na tym etapie generowana jest para kluczy: publiczny i prywatny.

• Klucz publiczny zostaje automatycznie dołączony do wniosku o wydanie certyfikatu. Klucz prywatny jest niezbędny do korzystania z certyfikatu KSeF i jest przypisany do jego właściciela
• Klucz prywatny jest automatycznie zapisywany na urządzeniu Użytkownika w formie pliku z rozszerzeniem .key, (np. moj_certyfikat.key).

W kolejnym kroku należy ustawić hasło, które zabezpieczy klucz prywatny. Hasło to należy zapamiętać lub zapisać w bezpiecznym miejscu – nie ma możliwości jego zresetowania.

Podręcznik użytkownika Modułu Certyfikatów i Uprawnień MCU

Po wygenerowaniu certyfikatu oraz otrzymaniu klucza prywatnego i publicznego należy określić jego przeznaczenie (np. do podpisywania linku weryfikacyjnego wystawcy lub do uwierzytelniania w systemie KSeF) oraz wskazać datę rozpoczęcia jego ważności.

Użycie przycisku „Wyślij wniosek o wydanie certyfikatu” uruchamia proces wydawania certyfikatu KSeF.

Podręcznik użytkownika Modułu Certyfikatów i Uprawnień MCU

Uzyskanie informacji o wydanych certyfikatach umożliwia funkcjonalność „Lista certyfikatów”. Jest to podzakładka dostępna w sekcji „Certyfikaty” z Menu głównego systemu. W przypadku większej liczby certyfikatów, Moduł Certyfikatów i Uprawnień oferuje możliwość filtrowania wyników, co ułatwia wyszukiwanie konkretnego dokumentu.

Plik z certyfikatem można pobrać bezpośrednio po zakończeniu procesu jego wydawania  
lub w dowolnym momencie z poziomu „Listy certyfikatów”. Certyfikat jest zapisywany pod nazwą zdefiniowaną w trakcie składania wniosku, a jego format to PEM z rozszerzeniem .crt (np. moj_certyfikat.crt).

Z poziomu „Listy certyfikatów” dostępna jest również funkcja unieważniania certyfikatu KSeF. Certyfikat można unieważnić tylko pojedynczo i wyłącznie w zakresie certyfikatów własnych. Podczas procesu unieważniania należy wybrać jeden z trzech powodów unieważnienia:

• Certyfikat został zastąpiony nowym – np. dotychczasowy certyfikat nie będzie już wykorzystywany, ponieważ został zastąpiony nowym, z innym okresem ważności
• Naruszenie bezpieczeństwa klucza prywatnego – np. właściciel utracił kontrolę nad kluczem prywatnym do certyfikatu lub doszło do jego ujawnienia
• Nieokreślony powód unieważnienia – np. decyzja o unieważnieniu nie wynika z zastąpienia certyfikatu ani z naruszenia bezpieczeństwa.

W MCU został również określony limit liczby posiadanych certyfikatów. W uproszczeniu:

• dla użytkowników posługujących się numerem PESEL oraz nieposiadających PESEL/NIP – limit to 2 certyfikaty aktywne + 2 zapasowe
• dla użytkowników posługujących się numerem NIP – limit wynosi 100 certyfikatów aktywnych + 100 zapasowych.