UZYSKAJ BEZPŁATNY DOSTĘP DO
Otrzymuj nasze artykuły, opinie, porady, aktualności branżowe, aktualności ze stron lokalnych, ebooki, informacje o najnowszych wydarzeniach i jeszcze więcej, bezpośrednio na swoją skrzynkę pocztową.
Sprawdź sekcję Newsroom i zobacz co zawiera!
Prześlemy Ci tylko istotne informacje, które naszym zdaniem mogą Cię zainteresować i będziemy traktować Twoje dane osobowe zgodnie z naszą polityką prywatności i oświadczeniem RODO.
Nie możesz zasubskrybować? Wypróbuj tę stronę.
Wielkimi krokami zbliża się rewolucja dotycząca dokumentowania transakcji dla celów VAT. Zmiany stanowią ogromne wyzwanie zarówno od strony technologicznej, jak i organizacyjnej dla większości przedsiębiorców.
Nowe regulacje wykraczają znacznie poza jedynie narzucanie podatnikom obowiązku wystawiania faktur poprzez Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF) zgodnie z określoną strukturą i formatem. To zmiana całej procedury związanej z wystawianiem i otrzymywaniem faktur.
Wprowadzenie KSeF wymusza również szereg zmian organizacyjnych w strukturach całych przedsiębiorstw, nowe zasady fakturowania i dokumentowania transakcji mają niebagatelne znaczenie dla funkcjonowania nie tylko działów księgowych, ale również sprzedażowych czy też zakupowych, które przy ustaleniach komercyjnych z partnerami muszą brać pod uwagę powszechnie obowiązujące regulacje podatkowe w zakresie VAT.
Wprowadzenie KSeF z jednej strony jest szansą na audyt i automatyzację, a z drugiej strony wyzwaniem, a nawet zagrożeniem przy braku należytego przygotowania.
W niniejszym przewodniku przedstawiamy najważniejsze informacje dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur licząc, że będą pomocne w dostosowaniu procedur i systemów w Państwa firmie do nadchodzącej rewolucji.
Podkreślamy przy tym, że przewodnik sporządzony jest na podstawie projektu nowelizacji przepisów wprowadzających KSeF.
Zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami – z przyjemnością przedstawimy szczegółowo wszelkie kwestie związane z KSeF i zagwarantujemy pełne wsparcie we wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur. Zapoznaj się z naszą pełną ofertą >>
Krajowy System e-Faktur to ogólnopolski system teleinformatyczny umożliwiający wystawianie, udostępnianie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych (czyli tzw. e-faktur). KSeF zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury ustrukturyzowanej.
W uproszczeniu, KSeF jest swego rodzaju chmurą danych z fakturami. Użytkownicy tego systemu wprowadzają do niego informacje w celu wystawienia faktury oraz odbierają faktury wystawione w tym systemie przez innych podatników.
Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą dobrowolnie korzystać z KSeF i wystawiać w KSeF faktury ustrukturyzowane. Równolegle istnieje możliwość wystawiania faktur w dotychczasowej formie (papierowej lub elektronicznej).
Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF jedyną dopuszczalną formą fakturowania większości transakcji będzie wystawianie faktur VAT za pośrednictwem KSeF. Faktury zakupowe podatnicy również będą odbierać za pomocą KSeF.
Krajowy System e-Faktur służy przede wszystkim do wystawiania, dostępu, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych.
Dodatkowo KSeF służy między innymi do:
Faktura ustrukturyzowana, czyli tzw. e-Faktura powinna być wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym (tzw. numer KSeF).
Faktura ustrukturyzowana wystawiana będzie w formacie XML (Extensible Markup Language) zgodnym ze strukturą logiczną e-Faktury FA(3) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.
Format XML strukturyzuje dane w formie przypominającej drzewo, złożonej z zagnieżdżonych elementów. Ten format jest powszechnie wykorzystywany do przesyłania danych w ustrukturyzowanej formie, jednak dla użytkowników jest mało czytelny.
Dla wizualizacji faktur ustrukturyzowanych przydatne są specjalnie do tego zaprojektowane programy lub odpowiednie aktualizacje posiadanych programów księgowych.
Na zasadzie wyjątku najmniejsi podatnicy, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (o łącznej wartości sprzedaży wraz z podatkiem do 10 tys. zł miesięcznie) będą objęci tym obowiązkiem od 1 stycznia 2027 r.
Obowiązek fakturowania za pomocą KSeF obejmie czynności, które podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT w Polsce. Dotyczy to krajowych dostaw towarów i świadczenia usług dokonywanych pomiędzy przedsiębiorcami (czyli B2B) i na rzecz organów publicznych (czyli B2G).
Z e-fakturowania wyłączone zostały faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) – możliwe będzie e-fakturowanie transakcji B2C na zasadzie dobrowolności.
Dodatkowo obowiązkowy KSeF nie będzie dotyczył podatników zagranicznych nieposiadających stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce lub gdy takie stałe miejsce nie uczestniczy w dokumentowanej transakcji. Mogą oni jednak korzystać z KSeF na zasadzie dobrowolności.
Ponadto obowiązek wystawiania e-faktur za pomocą KSeF nie będzie dotyczył faktur:
Jak już wczesnej wskazano, nie będzie obowiązku wystawiania faktur na rzecz osób prywatnych przy użyciu KSeF. Jeżeli jednak podatnik zdecyduje się wystawiać faktury za pomocą KSeF na rzecz osób prywatnych to będzie miał taką możliwość. Będzie jednak dodatkowo zobowiązany zapewnić kupującemu dostęp do tej faktury (chyba że nabywca zwolni go z tego obowiązku).
Jeśli nabywca będzie chciał mieć dostęp do tej faktury w KSeF lub będzie chciał jej używać poza KSeF, sprzedawca będzie musiał oznaczyć fakturę kodem QR lub podać nabywcy ten kod oraz dane umożliwiające zidentyfikowanie tej faktury.
Wystawianie faktury na rzecz zagranicznych podatników nie będzie zwolnione z obowiązku korzystania z KSeF. Dozwolone będzie natomiast dostarczanie tych faktur poza KSeF. W przypadku, gdy:
faktura ustrukturyzowana powinna być udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
Polski podatnik VAT będzie zobowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem QR umożliwiającym dostęp do niej w KSeF oraz umożliwiającym weryfikację uwzględnionych danych.
Z Krajowego Systemu e-Faktur mogą korzystać:
W praktyce, z KSeF może korzystać każdy podatnik VAT lub osoby (podmioty) przez niego wskazane, które będą odpowiednio uwierzytelnione, czyli zweryfikowane.
Uwierzytelnienia w KSeF dokonuje się za pomocą:
W przypadku podatników lub podmiotów niebędących osobami fizycznymi, nieposiadających możliwości uwierzytelnienia się w jeden z powyższych sposobów, nadawanie lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF jest dokonywane przez złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF poprzez druk ZAW-FA.
Faktury VAT RR (oraz faktury VAT RR korekta) będą funkcjonować na specyficznych zasadach. Faktury te będą mogły być wystawiane przy użyciu KSeF, ale tylko za zgodą dostawcy (czyli za zgodą rolnika ryczałtowego). Jeśli rolnik będzie chciał dostawać faktury VAT RR w KSeF, musi na to wyrazić zgodę w relacjach z konkretnym nabywcą produktów rolnych.
Jeżeli zgoda nie zostanie wyrażona to faktury VAT RR będą wystawiane na dotychczasowych zasadach.
Należy podkreślić, że wejście w życie obligatoryjnego KSeF spowoduje zupełną zmianę sposobu fakturowania i będzie wymagało zmiany podejścia do tego procesu.
Podatnicy będą generować i wysyłać do KSeF dane, które mają znajdować się na fakturze. Dane te będą miały określoną formę oraz strukturę (w formacie XML). KSeF po odebraniu danych i sprawdzeniu ich kompletności oraz struktury wystawi fakturę i nada jej numer identyfikujący (tzw. numer KSeF).
Oznacza to, że faktura wygenerowana przez podatnika, która nie została wysłana do KSeF nie stanowi faktury VAT, a jedynie zbiór danych, które powinny się na fakturze znaleźć. Wysyłka tego zbioru danych (w formacie XML) do KSeF skutkuje wystawieniem faktury VAT przez KSeF na podstawie otrzymanych danych.
Należy podkreślić, że fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Nie ma zatem znaczenia data wygenerowania czy data wskazana jako data wystawienia przy generowaniu pliku XML.
Faktura może zostać wysłana do KSeF tego samego dnia lub kolejnego dnia po jej wygenerowaniu.
Możliwe będzie dołączanie załączników do faktur ustrukturyzowanych, jednak będą one stanowiły integralną część dokumentu sprzedaży, a ich treść będzie ustrukturyzowana i opisana w strukturze logicznej FA(3).
KSeF umożliwia dwa rodzaje wysyłki wygenerowanych faktur:
W przypadku gdy faktura zawiera błędy (np. nie wszystkie wymagane pola zostaną wypełnione), faktura zostaje odrzucona. Podobnie w sytuacji wysłania faktury do KSeF przez osobę bez odpowiednich uprawnień.
Podatnicy mogą wystawiać e-faktury w bezpłatnych programach udostępnianych przez Ministerstwo Finansów (użyteczne dla małej liczby faktur) lub poprzez specjalnie przygotowane do tego systemy finansowo-księgowe (użyteczne przy dużej liczbie dokumentów).
KSeF jest systemem służącym nie tylko do wystawiania faktur, ale również do ich odbierania.
W momencie, w którym faktura skutecznie trafia do KSeF i dostaje swój unikalny numer KSeF, to uznaje się, że nabywca ją otrzymał.
KSeF nie informuje podatników o otrzymaniu „nowych” faktur. Oznacza to, że podatnicy za pomocą swoich programów wykorzystywanych do generowania faktur powinni sprawdzać, czy nie otrzymali faktury zakupowej. Dla ułatwienia tego procesu przewidziana jest możliwość masowego pobierania faktur z KSeF, jednak wyłącznie w postaci XML.
Dla podatników korzystających z KSeF przewidziano szereg korzyści. Do najważniejszych z nich należą:
W przypadku niedostępności KSeF, w Biuletynie Informacji Publicznej będzie umieszczany odpowiedni komunikat, wskazujący okres trwania niedostępności. W okresie trwania niedostępności KSeF, podatnik będzie wystawiał faktury ustrukturyzowane zgodnie z odpowiednim wzorem w formacie XML.
Podatnik będzie zobowiązany przesłać wystawione faktury do KSeF w celu przydzielenia numeru KSeF, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu niedostępności KSeF.
W przypadku awarii KSeF w Biuletynie Informacji Publicznej będzie umieszczany odpowiedni komunikat o wystąpieniu i zakończeniu awarii.
W okresie awarii koniecznym będzie wystawianie faktury ustrukturyzowanej zgodnie z odpowiednim wzorem w formacie XML. Faktury te będą udostępniane nie za pomocą KSeF, a w sposób uzgodniony z odbiorcą.
W terminie 7. dni roboczych od dnia kończącego okres awarii KSeF, podatnik będzie zobowiązany do przesłania do KSeF wystawionych w okresie awarii faktur w celu przydzielenia numerów identyfikujących te faktury w KSeF.
W przypadku „poważnej” awarii i braku możliwości zamieszczenia komunikatów w Biuletynie Informacji Publicznej, w środkach społecznego przekazu zostaną zamieszczone komunikaty o wystąpieniu awarii KSeF. W przypadku takiej „poważnej” awarii, podatnik w okresie jej trwania będzie wystawiał faktury w postaci papierowej lub faktury elektroniczne (np. w formacie pdf).
Jeśli podatnik nie będzie miał możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej z innego powodu (z przyczyn leżących po jego stronie, tzw. tryb offline), będzie mógł wystawić fakturę w postaci elektronicznej zgodnie z odpowiednim wzorem w formacie XML. Podatnik będzie następnie zobowiązany przesłać tak wystawione faktury do KSeF w celu przydzielenia numeru identyfikującego, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu ich wystawienia.
Jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi:
naczelnik urzędu skarbowego nałoży na podatnika karę pieniężną do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze.
Należy podkreślić, że kary będą obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2027 r. podatku wykazanego na tej fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną do 18,7 % wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze.
Wprowadzona została na stałe możliwość wystawiana faktur w trybie „offline24”. Początkowo miał to być tryb stosowany wyłącznie w okresie przejściowym, do końca 2026 r. Celem trybu off-line jest ułatwienie wywiązania się z obowiązków, gdy podatnik napotka trudności z wystawianiem i przesłaniem e-faktur do systemu lub specyfika działalności podatnika uzasadnia stosowanie tego trybu.
W praktyce wprowadzenie trybu off-line oznacza, iż faktura wystawiona zgodnie ze wzorem może być przesłana do KSeF następnego dnia roboczego.
Takie rozwiązanie w jednoznaczny sposób zredukuje rozbieżności między datą wystawienia wskazaną na fakturze a datą wystawienia rozumianą jako data przesłania do KSeF.
Nabywcy towaru lub usługi zarejestrowani jako podatnicy VAT, dokonujący płatności na rzecz innych podatników VAT za faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem usługi polecenia zapłaty, polecenia przelewu lub innego instrumentu płatniczego umożliwiającego podanie tytułu transferu środków pieniężnych, będą zobowiązani do podania numeru KSeF (lub identyfikatora zbiorczego KSeF). Obowiązek ten będzie dotyczył również podatników innych niż nabywca towaru lub usługi, dokonujących płatności za faktury wystawione na rzecz tego nabywcy.
Wskazany powyżej obowiązek będzie dotyczył płatności dokonanych od dnia 1 stycznia 2027 r.
Oznacza to, że od 1 stycznia 2027 r. obowiązek podawania w poleceniu przelewu numeru KSeF (lub identyfikatora zbiorczego KSeF) będzie dotyczył wszystkich płatności (nie tylko dokonywanych w mechanizmie podzielonej płatności) za transakcje dokonywane pomiędzy czynnymi podatnikami VAT.
W udostępnionej przez Ministerstwo Finansów Aplikacji Podatnika KSeF, oprócz samego wystawiania, odbierania i przeglądania e-Faktur czy zarządzania uprawnieniami, możliwe jest również wygenerowanie podglądu faktury bez konieczności logowania (tzw. anonimowy dostęp do e-faktury).
1. Czy KSeF będzie przyjmował faktury bez elementów nieobowiązkowych (inne niż z ustawy o VAT), ale wynikające ze struktury?
Przesyłana faktura musi być zgodna ze strukturą logiczną FA(3). W przypadku gdy faktura będzie zawierała błędy, np. nie wszystkie wymagane przez strukturę pola zostaną wypełnione, faktura zostanie odrzucona. Należy podkreślić, że w strukturze istnieją pola, które stają się obowiązkowe w momencie wypełniania węzłów lub sekwencji o charakterze fakultatywnym, w których pola te są zawarte, mimo że dotyczą elementów niewymaganych Ustawą o VAT. W tego typu sytuacjach fakultatywność osiągana jest na poziomie węzła lub sekwencji.
Zatem w przypadku wypełniania fakultatywnych węzłów zawartych w fakturze, pola obowiązkowe w tym węźle muszą zostać wypełnione dla skuteczności wysyłki pliku faktury.
2. Czy papierowa forma faktury lub pdf formalnie będą całkowicie zbędne?
Czy będą jedynie uprzejmością sprzedawcy względem nabywcy?
Tak, papierowa forma faktury będzie zbędna. Obecnie nabywca może zażądać przekazania faktury w inny sposób, np. papierowo lub elektronicznie.
3. Co należy rozumieć pod pojęciem wysłania faktury?
Co jeżeli faktura nie zostanie prawidłowo zwalidowana?
Przez pojęcie wysłania należy rozumieć zainicjowanie wysyłki e-Faktury w ramach otwartej sesji. W przypadku odrzucenia faktury przez system nie zostanie ona przesłana do KSeF. W takim wypadku należy zweryfikować poprawność wprowadzonych danych i ponowić wysyłkę.
4. Czy w KseF można wystawić faktury dla osób prywatnych?
Tak, KSeF przewiduje możliwość wystawiania faktur dla podatników (B2B), jak również na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) oraz umożliwia dostęp do tych faktur, m.in. poprzez tzw. dostęp anonimowy.
5. Czy faktury od dostawców zagranicznych bez polskiego NIP będą musiały być raportowane do KSeF?
Nie, KSeF nie służy do raportowania faktur od dostawców zagranicznych.
6. Czy odbiorca dostanie informację z KSeF, że któryś podmiot wystawił dla niego fakturę?
Nie. Taka funkcjonalność nie jest zakładana z uwagi na to, że dla podatników otrzymujących bardzo duże liczby faktur mogłoby to być utrudnieniem, a nie ułatwieniem. W celu uzyskania informacji o dostępnych fakturach program wykorzystywany przez podatnika będzie musiał „odpytywać” KSeF.
7. Czy wystawca faktury otrzyma zwrotnie numer KSeF?
Tak, numer KSeF jest zwracany w urzędowym poświadczeniu odbioru (UPO).
8. Czy numery nadane przez KSeF do wystawianych faktur będą musiały być przesłane do odbiorców, aby ci mogli pobrać faktury z KSeF?
Nie, odebranie faktury przez nabywcę nie wymaga posiadania przez niego numeru KSeF faktury. Wyjątkiem jest tzw. anonimowy dostęp do faktury.
9. Jak się mają data i czas wystawienia dokumentu e-faktury do pola data wystawienia (P_1)?
Data podana w polu P_1 to wskazana przez wystawcę faktury data jej wystawienia. Natomiast pole DataWytworzeniaFa ma jedynie charakter techniczny – to generowana przez system data i czas wytworzenia faktury.
10. Czy dokument musi zostać wysłany do KSeF w dniu wystawienia?
Dokument może zostać wysłany kolejnego dnia, przy zachowaniu ustawowo określonych terminów dotyczących wystawiania faktur. Wskazanie w polu P_1 konkretnej daty nie obliguje podatnika do wysłania w tym dniu faktury do KSeF.
11. Czy faktury „proforma” mogą być wystawiane w KSeF?
Tzw. „proforma” nie jest fakturą w rozumieniu ustawy VAT. Zatem wystawianie takich dokumentów nie jest przewidziane w KSeF.
12. Faktura została przesłana do KSeF i został jej nadany numer KSeF. Sprzedawca chciałby dodatkowo przesłać nabywcy wydruk z tej faktury. Czy na wydruku należy zawrzeć numer KSeF?
Nie ma konieczności umieszczania numeru identyfikującego fakturę w KSeF na wydruku faktury.
13. Jak i czy przesłać korektę błędnego NIP-u u nabywcy?
W przypadku przesłania do systemu KSeF faktury z błędnym NIP nabywcy, w celu skorygowania zaistniałej sytuacji należy przesłać fakturę korygującą „do zera” z tym błędnym NIP nabywcy i dodatkowo przesłać odrębną fakturę (pierwotną) z prawidłowym numerem NIP nabywcy.
Wynika to z uwarunkowań systemowych. Faktura z błędnym NIP nabywcy zostanie po przetworzeniu udostępniona podmiotowi o takim numerze NIP.
14. Czy istnieje możliwość dołączenia do e-faktury załączników (np. protokołów odbioru)?
Nie jest możliwe dołączanie do faktur ustrukturyzowanych załączników. Natomiast istnieje możliwość zawarcia w treści faktury stosownego linka do takiej dokumentacji.
Dodatkowe informacje można wpisać w polach: DodatkowyOpis, DodatkoweInfo lub ewentualnie w stopce faktury. Załączniki mogą być również przekazywane w sposób odrębny poza KSeF.
15. Co się stanie jeśli wystawca prześle fakturę z błędami rachunkowymi?
Faktura zostanie przyjęta do KSeF – system nie weryfikuje błędów rachunkowych zawartych w fakturze. W przypadku wystąpienia takich błędów konieczne jest wystawienie faktury korygującej.
16. Czy KSeF pozwala na odrzucenie faktury w przypadku błędnie wystawionej faktury przez podatnika, np. na niewłaściwego nabywcę?
Nie, w takim wypadku wystawca faktury będzie zobligowany do wystawienia korekty faktury.
17. Czy będzie możliwość masowego pobierania faktur kosztowych z KSeF?
Tak, jest przewidziana możliwość masowego pobierania faktur, ale wyłącznie w postaci XML.
18. Co się dzieje w przypadku gdy wysłana faktura do KSeF jest odrzucona? Czy taką fakturę należy poprawić i wysłać ponownie? Czy fakturę, która została odrzucona w KSeF można anulować lub wystawić korektę?
Faktura, która została odrzucona nie jest uznawana za wystawioną, zatem nie można do niej wystawić korekty, ani jej anulować. W przypadku odrzucenia faktury przez system do decyzji podatnika należy, czy będzie chciał ją poprawić i wysłać ponownie do KSeF.
Odrzucenie faktury przez system może wystąpić jedynie z powodu niezgodności struktury pliku z wzorem logicznym lub z powodu wprowadzania jej do systemu przez osobę nieuprawnioną.
19. Czy numer faktury nadany przez KSeF powinien być przechowywany w systemach księgowych?
W przypadku sprzedawcy istnieje konieczność przechowywania numeru KSeF z uwagi na wymóg podawania go w ewentualnie wystawianych fakturach korygujących. W przypadku nabywcy przepisy nie zakładają takiego obowiązku, jednak w celach dowodowych warto ten numer przechowywać, gdyż fakt nadania tego numeru przesądza o tym, że faktura została wystawiona.
Nie przewiduje się dodatkowych obowiązków związanych z raportowaniem numerów KSeF.
20. Czy wysyłając faktury lub paczki faktur wymagane jest posiadanie podpisu?
Wysyłki można dokonać w ramach sesji interaktywnej lub wsadowej (paczki faktur). Wysyłka faktury bądź paczki faktur zostanie dokonana przez podatnika lub osobę uprawnioną, po prawidłowo zakończonym procesie autoryzacji tego użytkownika np. za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
21. W jaki sposób jest nadawane pierwotne uprawnienie w KSeF w przypadku podatnika niebędącego osobą fizyczną?
W przypadku podatników niebędących osobami fizycznymi, którzy posiadają elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP, istnieje możliwość korzystania z KSeF na podstawie pierwotnych uprawnień właścicielskich bez zgłaszania w urzędzie skarbowym.
W pozostałych przypadkach podatnik niebędący osobą fizyczną w celu korzystania z KSeF musi za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA wskazać osobę fizyczną uprawnioną w imieniu podatnika do korzystania z KSeF. Osoba ta będzie miała także możliwość nadawania dalszych uprawnień drogą elektroniczną w ramach KSeF.
22. Jak technicznie nadać uprawnienie innej osobie do wystawiania faktur w imieniu podatnika/firmy?
W celu umożliwienia wystawienia faktury w imieniu podmiotu lub innej osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą należy udzielić dedykowanego w tym zakresie uprawnienia do wystawiania faktur. Udzielenie uprawnienia będzie możliwe za pomocą programów komercyjnych, jak również w przygotowywanej przez Ministerstwo Finansów webowej aplikacji KSeF dla podatników.
23. Czy dla podmiotów zagranicznych, które działają w Polsce za pośrednictwem pełnomocników, ci pełnomocnicy będą mogli działać w imieniu podatnika w KSeF i udzielać dalszych pełnomocnictw?
Podmiot zagraniczny posiadający polski identyfikator NIP może działać za pośrednictwem pełnomocnika. W takim przypadku konieczne jest złożenie przez ten podmiot, zawiadomienia ZAW-FA, w którym podmiot wyznaczy określoną osobę fizyczną do korzystania z KSeF (w tym do nadawania uprawnień, odbierania uprawnień, wystawiania faktur w imieniu podmiotu oraz dostępu do faktur).
24. Jeśli faktury sprzedażowe wystawia biuro rachunkowe, to czy należy każdorazowo upoważnić do wystawienia faktur poszczególnych pracowników tego biura rachunkowego?
W KSeF przewidziana jest możliwość, aby podatnik wskazał podmiot uprawniony do wystawiania faktur np. biuro rachunkowe. W takim przypadku faktury podatnika mogą wystawiać osoby fizyczne uprawnione do wystawiania faktur w imieniu tego podmiotu, czyli pracownicy tego biura.
25. Od jakiego momentu nadanie osobie upoważnienia umożliwia jej uwierzytelnienie w systemie? Co w przypadku nadania zawiadomienia ZAW-FA drogą pocztową?
Aby uprawnienia zaczęły działać muszą zostać wprowadzone do systemu. W przypadku zgłoszeń elektronicznych uprawnienia będą skuteczne od razu po przetworzeniu dyspozycji.
Uprawnienie nadawane za pośrednictwem zawiadomienia ZAW-FA będzie wprowadzane do systemu przez właściwy urząd skarbowy, który w pierwszej kolejności zweryfikuje zawiadomienie pod względem formalnym, w szczególności czy zawiadomienie jest podpisane przez odpowiednią liczbę osób uprawnionych do reprezentacji. Właściwy urząd skarbowy będzie wprowadzał zawiadomienie niezwłocznie po jego otrzymaniu.
W przypadku wysyłki zawiadomienia drogą pocztową należy z przyczyn oczywistych brać pod uwagę opóźnienie wynikające z konieczności doręczenia przesyłki do urzędu skarbowego.
W ZAW-FA znajdują się pola dotyczące obowiązkowych adresów e-mail, na które wysyłane będą powiadomienia o nadaniu uprawnień.
26. Czy tokeny są bezterminowe czy wygasają?
KSeF nie określa czasu w jakim token jest ważny. Wygenerowany token pozostaje ważny do czasu jego unieważnienia przez użytkownika lub do dnia odebrania uprawnień użytkownikowi.
czerwiec 2025
lipiec 2025
Zakończenie legislacji
wrzesień 2025
Testy otwarte API KSeF 2.0
listopad 2025
luty 2026
Obligatoryjny KSeF 2.0 ETAP I
kwiecień 2026
Obligatoryjny KSeF 2.0 ETAP II
Obowiązkowe wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) stanowi istotny katalizator zmian w funkcjonowaniu obszaru finansowo-księgowego. Nowy model, oparty na ustandaryzowanym formacie XML i scentralizowanym przesyle danych do administracji skarbowej, w praktyce wymusza przeprojektowanie procesów i dostosowanie ich do środowiska zwiększonej digitalizacji.
Kluczowe obszary wpływu obejmują:
KSeF stanowi element cyfrowej transformacji obszaru finansowo-księgowego. Umożliwia ujednolicenie procesów, automatyzację przetwarzania danych oraz redukcję ryzyka niezgodności poprzez automatyczne mechanizmy walidacyjne działające w ramach procesu obiegu dokumentów.
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur wymaga spójnego podejścia projektowego, obejmującego zarówno dostosowanie infrastruktury technicznej, jak i gotowość organizacyjną i merytoryczną.
Proces ten powinien być realizowany etapowo, z uwzględnieniem uwarunkowań systemowych, przepisów prawa oraz specyfiki działalności operacyjnej danej firmy. Nieskoordynowane lub opóźnione działania wdrożeniowe zwiększają ryzyko błędów, zakłóceń operacyjnych oraz sankcji finansowych.
Etap 1: Audyt gotowości
Analiza procesów fakturowania, systemów informatycznych, struktury danych i podziału ról. Celem jest identyfikacja luk między stanem obecnym a wymaganiami KSeF oraz określenie zakresu niezbędnych zmian.
Etap 2: Wybór modelu integracji i dostawcy technologii
Decyzja o sposobie integracji (np. bezpośrednia integracja z ERP, zewnętrzny moduł, platforma pośrednia) oraz wybór dostawcy lub wykonawcy odpowiedzialnego za wdrożenie komponentu KSeF.
Etap 3: Dostosowanie ustawień systemów ERP i konfiguracji narzędzi KSeF
Konfiguracja schematów, mapowań danych, tokenów uwierzytelniających oraz logiki przetwarzania faktur. Upewnienie się, że system w pełni obsługuje strukturę FA (3) i odpowiada wymaganiom komunikacyjnym API KSeF.
Etap 4: Aktualizacja procedur i dokumentacji wewnętrznej
Rewizja polityk, instrukcji obiegu dokumentów, zasad archiwizacji i procedur kontrolnych. Zdefiniowanie trybu obsługi błędów, faktur korygujących i trybu offline.
Etap 5: Szkolenie użytkowników
Przygotowanie zespołów finansowo-księgowych, operacyjnych i technicznych do pracy w nowego modelu. Zakres szkoleń powinien obejmować zarówno aspekt techniczny, jak i merytoryczny.
Etap 6: Testy integracyjne w środowisku demo
Weryfikacja poprawności komunikacji z KSeF obejmuje zgodność struktury plików XML
z obowiązującą schemą logiczną, poprawność danych przesyłanych do systemu oraz ciągłość procesu od wystawienia faktury do jej rejestracji i zaimportowania do systemu finansowo-księgowego.
Etap 7: Uruchomienie produkcyjne i wsparcie powdrożeniowe
Uruchomienie komunikacji z systemem KSeF na środowisku produkcyjnym. Zapewnienie wsparcia operacyjnego na etapie powdrożeniowym.
Wprowadzenie obowiązkowego modelu fakturowania w formacie XML oraz centralnej rejestracji dokumentów w systemie KSeF wymusza na organizacjach przemodelowanie procesów księgowych. Kluczowe zmiany obejmują sposób przetwarzania faktur, integrację z systemami księgowymi oraz dostosowanie procesów operacyjnych.
Skutecznie przeprowadzone wdrożenie i integracja pozwalają nie tylko na zapewnienie zgodności z wymaganiami technicznymi Ministerstwa Finansów, ale także na osiągnięcie długoterminowych efektów w obszarze szybkości przetwarzania danych.
Kluczowe komponenty wdrożeniowe obejmują:
Implementacja KSeF wymusza standaryzację danych i rezygnację z formatów nieustrukturyzowanych w procesach fakturowania.
W zależności od skali działalności, struktury systemów oraz dostępnych zasobów wewnętrznych, organizacje powinny rozważyć optymalny sposób realizacji wdrożenia KSeF. W praktyce możliwe są różne podejścia. Dobór modelu operacyjnego powinien uwzględniać zarówno efektywność wdrożenia, jak i możliwość dalszego rozwoju systemu w zmieniającym się otoczeniu prawnym.
Zakres i sposób realizacji wdrożenia KSeF powinien być dostosowany do struktury organizacyjnej, charakteru procesów oraz dostępności zasobów technologicznych i operacyjnych. W wielu przypadkach efektywnym podejściem będzie zaangażowanie zewnętrznego partnera posiadającego doświadczenie w integracji systemów finansowo-księgowych.
Dobór modelu wdrożenia powinien zostać poprzedzony analizą ryzyk operacyjnych, dostępnych zasobów oraz realnego harmonogramu implementacji. Z perspektywy zgodności kluczowe jest, aby wybrane rozwiązanie zapewniało skalowalność, bezpieczeństwo oraz integralność danych między systemem finansowo-księgowym i KSeF.
Nasz zespół doradców podatkowych i ekspertów technologicznych wspiera organizacje na każdym etapie wdrożenia:
Bieżące doradztwo podatkowe | Doradztwo CIT | Doradztwo VAT | Doradztwo PIT | Raportowanie schematów podatkowych (MDR) | Ulgi i dotacje | Mobilność pracowników | Ceny transferowe | Doradztwo transakcyjne | Portal Doradztwo Online
Accace Poland
Accace to proaktywny partner zapewniający kompleksowe, oparte na holistycznym podejściu do biznesu, wsparcie w zakresie outsourcingu i doradztwa. W ramach globalnej grupy, lidera na rynkach Europy Środkowo – Wschodniej, łączymy inteligentne rozwiązania technologiczne z wiedzą i praktycznym doświadczeniem ponad 800 lokalnych ekspertów. Globalny potencjał i dbałość o najwyższą jakość pozwala nam przełamywać standardy i oferować innowacyjne usługi w obszarze podatków, prawa, księgowości oraz obsługi kadrowo-płacowej dla około 2 000 klientów, niezależnie od branży oraz skali ich biznesu.
Accace Circle
Accace działa na arenie międzynarodowej jako Accace Circle – społeczność biznesowa tworzona przez uznanych dostawców usług outsourcingowych i doradczych. Oparte na wspólnych wartościach podejście zapewnia zintegrowaną i profesjonalną obsługę, przewyższającą obowiązujące oczekiwania rynkowe. Dzięki zaangażowaniu ponad 7 000 specjalistów w ponad 60 krajach, przygotowujemy globalnie 800 000 pasków płacowych dla 80 000 klientów, głównie średnich i międzynarodowych firm z listy Fortune 500, reprezentujących różne sektory gospodarki.
Zarejestruj się i uzyskaj bezpłatny dostęp do wiedzy i doświadczenia naszych ekspertów. W każdej chwili możesz anulować subskrypcję. Sprawdź także, jak przetwarzamy Twoje dane: Polityka prywatności | Oświadczenie RODO
Jesteś już naszym subskrybentem? Potwierdź adres e-mail poniżej i pobierz PDF bezpośrednio ze swojego maila.
