Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) niedługo stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT. Jest to zmiana mająca wpływ zarówno na sposób fakturowania, jak i obieg dokumentów, ewidencjonowanie dokumentów w systemach księgowych oraz sprzedażowych. Brak odpowiedniego przygotowania do KSeF może zdestabilizować funkcjonowanie firmy i doprowadzić do wielu trudności i problemów.

Wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie, jak przygotować się do nowych obowiązków. Dlatego zebraliśmy najczęściej pojawiające się wątpliwości i stworzyliśmy praktyczny przewodnik: „KSeF – pytania i odpowiedzi”.

Zapraszamy do zapoznania się z bezpłatnym e-bookiem przygotowanym przez ekspertów Accace Poland, w którym przedstawiamy najważniejsze informacje dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur. Mamy nadzieję, że materiały te okażą się pomocne w dostosowaniu procedur i systemów Państwa firmy do nadchodzącej rewolucji.

Czy wiemy już wszystko o KSeF? Czy znamy jego ostateczną wersję i wiemy jak i kiedy wejdzie w życie? W naszym zestawieniu „KSeF – pytania i odpowiedzi” znajdziesz rzetelne i aktualne informacje, które pomogą Ci zrozumieć zasady działania systemu oraz przygotować firmę na nadchodzące zmiany.

Na ten moment – nie. Przedstawiciele Ministerstwa Finansów konsekwetnie podkreślają, że daty 1 lutego 2026 r. oraz 1 kwietnia 2026 r. jako terminy wejścia w życie obligatoryjnego KSeF, nie zostaną przesunięte.

4. Czy podatnicy, których sprzedaż nie przekracza 200 mln zł mogą w ogóle nie logować się do KSeF do 1 kwietnia 2026 roku?

Nie, do 1 kwietnia 2026 r. zostanie przesunięty obowiązek wystawiania faktur sprzedaży w KSeF przez podatników, których sprzedaż nie przekracza 200 mln zł. Będę oni jednak zobowiązani do odbierania e-faktur wystawionych przez tych przedsiębiorców, którzy do KSeF muszą dołączyć wcześniej.

5. Czy podatnicy zwolnieni z VAT również muszą mieć dostęp do KSeF?

Tak, ponieważ faktury wystawiane dla nich przez czynnych podatników VAT będą wystawiane w KSeF.

6. Czy faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) będą musiałby być wystawiane w KSeF?

Nie, nie będzie takiego obowiązku. Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności (B2C) będzie można wystawiać w KSeF dobrowolnie, jeśli przedsiębiorca się na to zdecyduje.

7. Czy faktury dla firm zagranicznych będą musiały być wystawiane w KSeF?

Tak, wszystkie faktury dla firm zagranicznych będą musiały być wstawiane w KSeF. Jeśli jednak zagraniczna firma nie ma polskiego numeru NIP, nie będzie miała dostępu do systemu. W takiej sytuacji przedsiębiorca będzie musiał udostępnić jej fakturę w formie wizualnej, np. w formacie PDF, wraz z odpowiednim kodem QR.

8. Czy firmy zagraniczne muszą wystawiać faktury w KSeF?

Nie, taki obowiązek dotyczy jedynie firm zagranicznych, które są zarejestrowane do VAT w Polsce i mają tu tzw. stałe miejsce prowadzenia działalności. Dodatkowo faktury muszą być wystawiane w KSeF tylko wtedy, gdy sprzedaż jest realizowana przez to stałe miejsce prowadzenia działalności.

9. Czy faktury od firm zagranicznych należy „wgrywać” do KSeF?

Nie, KSeF służy do wystawiania faktur sprzedażowych i nie wprowadza się do KSeF żadnych faktur zakupowych, również tych otrzymanych od firm zagranicznych.

10. Czy przewidziane są wyjątki od obowiązku wystawiania faktur w KSeF?

Tak, niektóre faktury nie będą musiały być wystawiane w KSeF. Przykładem są bilety jednorazowe za przejazd autostradą.
Dodatkowo do końca 2026 roku nie będzie obowiązku wystawiania w KSeF tzw. faktur uproszczonych oraz faktur drukowanych z kas fiskalnych.

11. Czy przewidziano sankcje za niewystawianie faktur w KSeF?

Tak, jednak sankcje za niewystawianie faktur w KSeF zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku.

12. Czy biuro księgowe może w moim imieniu wystawiać faktury w KSeF lub pobierać je z KSeF ?

Tak, KSeF przewiduje możliwość nadania różnego rodzaju uprawnień dostępu do KSeF, zarówno dla osób fizycznych, jak i dla podmiotów.
Możliwe będzie przykładowo nadanie uprawnienia dla biura księgowego do wystawiania faktur w KSeF, do odbioru faktur z KSeF lub do obu tych czynności.

13. Czy faktura wystawiona w formacie XML, która nie wysłana do KSeF, jest uznawana za fakturę ustrukturyzowaną?

Nie. Faktura ustrukturyzowana to taka, która została nie tylko przygotowana w formacie XML, ale również wysłana do KSeF, przeszła weryfikację systemu i otrzymała numer KSeF. Dopiero wtedy uznaje się ją za prawidłowo wystawioną fakturę ustrukturyzowaną.

14. Czy będzie można anulować fakturę wystawioną w KSeF?

Nie, w KSeF nie ma możliwości anulowania wystawionej faktury. Jeśli pojawi się błąd, można ją jedynie skorygować – na przykład do zera – i wystawić nową fakturę. Wszystkie wystawione dokumenty pozostaną w systemie przez 10 lat.

15. Czy będzie można poprawić fakturę wystawioną w KSeF?

Nie, w KseF nie da się bezpośrednio poprawić faktury. Jeś. li na fakturze pojawi się błąd, trzeba go poprawić wystawiając fakturę korygującą.

16. Co się stanie, jeżeli faktura zostanie odrzucona przez KSeF?

Odrzucenie faktury oznacza, że przygotowany plik XML nie spełnia wymagań systemu. Taka faktura jest traktowana, jakby w ogóle nie została wystawiona — nie trzeba jej anulować ani korygować. Trzeba poprawić plik XML i wysłać fakturę jeszcze raz do KSeF.

17. Czy będzie można dodać załącznik do faktury wystawionej w KSeF?

18. Czy załącznik do faktury wystawionej w KSeF będzie mógł zawierać informacje handlowe czy marketingowe?

Nie, załącznik będzie mógł zawierać jedynie dane o jednostkach miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług oraz cen jednostkowych towarów lub usług bez kwot podatku (cen jednostkowych netto).

19. Co się stanie, jeśli faktura będzie za „duża”?

Jeżeli faktura będzie miała za dużą wielkość – 1MB bez załącznika i 3MB z załącznikiem – to zostanie odrzucona przez KSeF. Limity wielkości określone dla faktur wystawianych w KSeF będą nieprzekraczalne.

20. Czy każdy będzie mógł korzystać z trybu offline24?

Tak, każdy podatnik będzie mógł korzystać z trybu offline24. Dzięki niemu można przygotować fakturę w formacie XML, a wysłać ją do KSeF później – najpóźniej następnego dnia roboczego. Korzystanie z tego trybu będzie zależało od decyzji samego podatnika.

21. Czy Accace może Ci pomóc w przygotowaniu do KSeF?

Tak, nasi eksperci z przyjemnością pomogą kompleksowo przygotować się do KSeF.
Wsparcie obejmuje między innymi dostosowanie systemów księgowych, opracowanie procedur i instrukcji współpracy z KSeF oraz automatyzację procesów, które można usprawnić dzięki wprowadzeniu KSeF.

---

Źródła: : https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12391205/katalog/13092660#13092660
https://ksef.podatki.gov.pl/
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu20040540535