Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) niedługo stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT. Jest to zmiana mająca wpływ zarówno na sposób fakturowania, jak i obieg dokumentów, ewidencjonowanie dokumentów w systemach księgowych oraz sprzedażowych. Brak odpowiedniego przygotowania do KSeF może zdestabilizować funkcjonowanie firmy i doprowadzić do wielu trudności i problemów.

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, jak najlepiej przygotować się do nadchodzących obowiązków związanych z KSeF. Aby ułatwić to zadanie, przygotowaliśmy praktyczną publikację „KSeF – pytania i odpowiedzi”, w której zebraliśmy pojawiające się pytania uczestników podczas naszych webinarów i szkoleń.

Jak w praktyce działa KSeF? Co zrobić, gdy w systemie pojawi się błędna faktura, a jak – gdy KSeF nie działa? Czy konieczne jest wysyłanie wizualizacji e-faktur i kiedy można wystawiać dokumenty w trybie offline24?

Pobierz publikację “KSeF – pytania i odpowiedzi” w formie PDF

---

Zapraszamy również do pobrania publikacji „KSeF: Moduł Certyfikatów i Uprawnień”, która w praktyczny sposób wyjaśnia, jak zarządzać dostępami i certyfikatami w Krajowym Systemie e-Faktur. Przewodnik pomoże Państwu sprawnie korzystać z nowych funkcjonalności modułu oraz bezpiecznie organizować pracę w KSeF.

---

1. Jeżeli jesteśmy dużym przedsiębiorstwem, a nasz odbiorca Klientem, który do KSeF zobowiązany jest od 1 kwietnia, czy możemy przekazywać faktury tylko przez KSeF?

Tak. Dodatkowe udostępnianie poza KSeF jest obowiązkowe wyłącznie w przypadkach wskazanych w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT.

2. Czy przewidziane są wyjątki od obowiązku wystawiania faktur w KSeF? 

Tak, niektóre faktury nie będą musiały być wystawiane w KSeF. Przykładem są bilety jednorazowe za przejazd autostradą.
Dodatkowo, do końca 2026 roku nie będzie obowiązku wystawiania w KSeF tzw. faktur uproszczonych ani faktur drukowanych z kas fiskalnych.

3. Czy przewidziano sankcje za niewystawianie faktur w KSeF? 

Tak, jednak sankcje za niewystawianie faktur w KSeF zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2027 r.

4. Czy faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C) będą musiałby być wystawiane w KSeF? 

Nie, nie będzie takiego obowiązku. Faktury dla osób fizycznych nieprowadzących działalności (B2C) będą mogły być wystawiane w KSeF dobrowolnie, jeśli przedsiębiorca się na to zdecyduje.

5. Co jeśli dostanę fakturę bez numeru KSeF (np. przy zakupie online) i kontakt ze sprzedającym się urwie – jak w takim przypadku będzie wyglądało księgowanie kosztów?

Brak wystawienia przez sprzedawcę faktury w KSeF (pomimo takiego obowiązku) nie będzie skutkowało brakiem prawa do odliczenia VAT lub ujęcia faktury jako kosztu uzyskania przychodu.

6. Czy podatnicy zwolnieni z VAT (z art. 43) też muszą korzystać z KSeF?

Tak, chyba że dana transakcja jest objęta wyłączeniem (np. sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.

7. Czy firmy zagraniczne muszą wystawiać faktury w KSeF?

Nie, taki obowiązek dotyczy jedynie firm zagranicznych, które są zarejestrowane do VAT w Polsce i mają tu tzw. stałe miejsce prowadzenia działalności. Dodatkowo faktury muszą być wystawiane w KSeF tylko wtedy, gdy sprzedaż jest realizowana przez to stałe miejsce prowadzenia działalności.

8. Czy faktury dla firm zagranicznych będą musiały być wystawiane w KSeF? 

Tak, faktury dla firm zagranicznych będą musiały być wystawiane w KSeF. Jeśli jednak zagraniczna firma nie ma polskiego numeru NIP, nie będzie miała dostępu do systemu. W takiej sytuacji przedsiębiorca będzie musiał udostępnić jej fakturę w formie wizualnej, np. w formacie PDF, wraz z odpowiednim kodem QR.

9. Czyli jeśli siedziba główna (headquarter) firmy jest za granicą – i uczestniczy w transporcie towarów – to musi wystawić fakturę w KSeF?

Firmy zagraniczne (np. opisywana „headquarter”) będą miały obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF, tylko gdy:

• będą miały w Polsce tzw. stałe miejsce prowadzenia działalności oraz
• dana sprzedaż będzie realizowana przez to stałe miejsce prowadzenia działalności.

10. Czy faktura wystawiona w formacie XML, która nie została wysłana do KSeF, jest uznawana za fakturę ustrukturyzowaną? 

Nie. Faktura ustrukturyzowana to taka, która została nie tylko przygotowana w formacie XML, ale także wysłana do KSeF, przeszła weryfikację systemu i otrzymała numer KSeF. Dopiero wtedy uznaje się ją za prawidłowo wystawioną fakturę ustrukturyzowaną.

11. Co w sytuacji, gdy fakturę wystawię pierwszego dnia miesiąca, a wyślę ją do KSeF dopiero na jego końcu?

Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawioną przy użyciu KSeF wraz przydzielonym numerem KSeF.

Oznacza to, że samo wystawienie faktury w aplikacji do wystawiania faktur, bez wysłania jej do KSeF, nie będzie skutkowało wystawieniem e-faktury, a jedynie stworzeniem „projektu” faktury.

Dopiero w momencie wysyłki faktury do KSeF i nadaniu jej numeru KSeF dojdzie do wystawienia faktury ustrukturyzowanej.

12. Jaka jest „data wystawienia” faktury?

Przez datę wystawienia faktury ustrukturyzowanej (w trybie online) rozumie się datę przesłania pliku elektronicznego z danymi (faktury w formacie XML i odpowiedniej strukturze) do KSeF.

Przy czym data wskazana w polu (P_1) – data wystawienia faktury – musi być zgodna z datą wysyłki do KSeF.

13. Faktury „z przełomu miesiąca” – jak postępować? Np. podatkowo faktury dotyczą września, ale dane do wystawienia faktury otrzymujemy dopiero w pierwszych dniach października. Czy możemy je wysyłać z P_1 30.09.2025, ale np. przekazać do KSeF dopiero 05.10.2025 r.?

Wysyłka faktur do KSeF 05.10.2025 r. z datą P_1 30.09.2025 r. będzie skutkowała wystawieniem faktury w trybie offline24 i wysyłką ich do KSeF po terminie – od początku 2027 roku będzie to groziło nałożeniem sankcji.

Faktura powinna być wysłana do KSeF w tym samym dniu, co data wskazana w polu P_1 (tryb online) lub najpóźniej następnego dnia roboczego (tryb ofliine24).

W opisywanej sytuacji będzie można wysłać fakturę do KSeF 05.10.2025 r. i taką datę wpisać w polu P_1, ale wskazać na dokumencie, że faktura dotyczy sprzedaży wrześniowej.

14. Jak wygląda zapis kwot – przecinek czy kropka? Ma zostać to ustawione na poziomie programu?

Kwoty na e-fakturze muszą być zapisane z kropką (np. 100.01 zł), w formacie XML wysyłanym do KSeF.

W programie do wystawiania faktur będą mogły być wpisywane kwoty w formacie z przecinkiem (np. 100,01 zł), jednak podczas tworzenia pliku XML program księgowy powinien dokonywać automatycznej konwersji zapisu na zgodny ze strukturą FA(3).

15. Czy cena jednostkowa może być podana z 5 miejscami po kropce?

• W przypadku pól P_8B, P_12_XII, P_8BZ, P_12Z_XII, KursWaluty, KursWalutyZK, KursWalutyZW, KursWalutyZ, KursUmowny, Udzial, wartości podawane będą z dokładnością do 6 miejsc po kropce – o ile występują.
• Cenę jednostkową w polach P_9A, P_9B, P_9AZ oraz kwoty opustów lub obniżek prezentowane w polu P_10 będzie można podawać z dokładnością do 8 miejsc po kropce.

16. Czy KSeF będzie miał funkcję listy klientów?

Na chwilę obecną brak oficjalnych informacji w tym zakresie.

17. Czy faktura będzie dostępna jedynie w polskiej wersji językowej?

Nie będzie przeszkód, aby plik XML faktury przesyłany do KSeF zawierał dane w języku obcym.

Ponadto wizualizacja e-faktury będzie mogła zawierać informacje w języku obcym. Możliwe będzie również wystawienie faktury w języku polskim (tj. plik XML w języku polskim), a następnie jej zwizualizowanie w języku obcym lub w dwóch językach równocześnie.

Kluczowe będzie jednak, aby dane umieszczone na wizualizacji (w języku obcym) pod względem merytorycznym odpowiadały zawartości pliku XML faktury w języku polskim.

18. Jak korygować błędne faktury?

• Błędy w kwotach: korekta do właściwej wartości.
• Błędny NIP: korekta do zera i nowa e-faktura z prawidłowym NIP.

19. Czy będzie można anulować fakturę wystawioną w KSeF? 

Nie, w KSeF nie ma możliwości anulowania wystawionej faktury. W przypadku błędu można ją jedynie skorygować – np. do zera – i wystawić nową fakturę. Wszystkie dokumenty pozostaną w systemie przez 10 lat.

20. Co w przypadku, gdy na moim koncie w KSeF zobaczę fakturę na zakup, którego nie dokonywałem (ktoś podał dane mojej firmy)? Czy MF przewiduje procedurę zgłoszenia nieprawidłowości?

Nie należy uwzględniać takiej faktury w rozliczeniach dla celów VAT i CIT. Ministerstwo Finansów planuje udostępnić funkcję zgłaszania faktur, w stosunku do których istnieje uzasadnione przypuszczenie, że są one np. wynikiem oszustwa („faktura scamowa”).

Usługa ta zostanie udostępniona w niedługim czasie po uruchomieniu nowej wersji produkcyjnej KSeF 2.0.

21. Co się stanie, jeżeli faktura zostanie odrzucona przez KSeF? 

Odrzucenie faktury oznacza, że przygotowany plik XML nie spełnia wymagań systemu. Taka faktura jest traktowana, jakby w ogóle nie została wystawiona – nie trzeba jej ani anulować, ani korygować. Należy poprawić plik XML i wysłać fakturę ponownie do KSeF.

22. Czy będzie można dodać załącznik do faktury wystawionej w KSeF? 

Tak, ale taki załącznik musi spełniać określone warunki. Może dotyczyć jedynie jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług oraz cen jednostkowych towarów lub usług bez kwot podatku (cen jednostkowych netto). Dodatkowo musi mieć format XML i stanowić element faktury ustrukturyzowanej.
Dodawanie załączników do faktur wystawianych w KSeF będzie możliwe po uprzednim złożeniu odpowiedniego zawiadomienia do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

23. Czy załącznik do faktury wystawionej w KSeF będzie mógł zawierać informacje handlowe czy marketingowe?

Nie, załącznik może zawierać jedynie dane o jednostkach miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług oraz cenach jednostkowych towarów lub usług bez kwot podatku (cenach jednostkowych netto).

24. W jaki sposób należy przesyłać załączniki, takie jak na przykład protokół odbioru, karta pracy sprzętu, wykaz wykonanych usług prawniczych, itp.?

Tylko do faktur dotyczących czynności o złożonej liczbie danych będzie można dodać załącznik i to jedynie w zakresie:

• jednostek miary i ilości (liczby) dostarczanych towarów lub wykonywanych usług
• cen jednostkowych towarów lub usług bez kwot podatku (cen jednostkowych netto).

Wszystkie pozostałe informacje będą musiały być wysłane do kontrahentów innym kanałem komunikacji, przykładowo za pomocą wiadomości e-mail.

25. Co się stanie, jeśli faktura będzie za „duża”? 

Jeżeli faktura będzie miała zbyt dużą wielkość – ponad 1 MB bez załącznika i 3 MB z załącznikiem – zostanie odrzucona przez KSeF. Limity wielkości dla faktur wystawianych w KSeF są nieprzekraczalne.

26. Ile trwa weryfikacja faktury przez KSeF?

Na chwilę obecną brak jest oficjalnych wytycznych. Założeniem KSeF jest możliwie szybka, automatyczna obsługa, ale praktyka będzie znana dopiero po pełnym wdrożeniu systemu.

27. Czy trybu offline24 używamy, gdy nie działa KSeF, ale i tak trzeba się zalogować do KSeF, aby uzyskać certyfikat?

Tryb offline24 jest przewidziany jako ułatwienie dla podatników i będzie mógł być używany przy pełnej dostępności KSeF.

Wystawiając e-fakturę w trybie offline24 podatnik nie będzie musiał logować się do KSeF, a e-fakturę będzie mógł wysłać do KSeF do końca następnego dnia roboczego następującego po jej wystawieniu.

Jednak przed rozpoczęciem korzystania z trybu offline 24 podatnik będzie zobowiązany zalogować się do KSeF i uzyskać certyfikat KSeF, który będzie potwierdzać tożsamość wystawcy faktury.

28. Jak zdobyć certyfikat KSeF i ile będzie to trwało?

Certyfikat KSeF będzie się uzyskiwało poprzez złożenie wniosku za pośrednictwem Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU).

Będzie to możliwe od 1 listopada 2025 r.
Na chwilę obecną brak jest oficjalnych informacji, ile będzie trwało uzyskiwanie certyfikatu KSeF.

29. Czy podczas awarii KSeF możemy i tak zalogować się, aby uzyskać certyfikat?

Nie, certyfikat KSeF będzie należało uzyskać wcześniej, przed wystąpieniem awarii.

30. Czy każdy będzie mógł korzystać z trybu offline24? 

Tak, każdy podatnik będzie mógł korzystać z trybu offline24. Dzięki niemu można przygotować fakturę w formacie XML, a wysłać ją do KSeF później — najpóźniej następnego dnia roboczego. Korzystanie z tego trybu zależy od decyzji samego podatnika.

31. Czy tryb offline24 i okres awarii – to jakieś ogólne założenia w razie problemów, czy już teraz istnieją realne obawy problemów?

• Tryb offline24 jest przewidziany jako ułatwienie dla podatników i będzie używany przy pełnej dostępności KSeF.
• Tryb offline jest przewidziany dla krótkotrwałych niedostępności KSeF koniecznych do przeprowadzenie prac serwisowych (głównie w godzinach nocnych).
• Tryby awarii przewidywane są dla nieprzewidzianych niedostępności KSeF.

32. Czyli tryb offline nie jest jednoznaczny z dostępnością KSeF?

Nie, tryb offline jest przewidziany dla krótkotrwałych niedostępności KSeF koniecznych do przeprowadzenie prac serwisowych (głównie w godzinach nocnych).

33. Czy w przypadku awarii KSeF Odbiorcy dostają fakturę bez numeru KSeF?

Tak, chyba że nabywca otrzyma fakturę od wystawcy dopiero po usunięciu awarii i wcześniejszym przesłaniu wystawionych podczas awarii faktur przez wystawcę do KSeF.

34. Czy biuro księgowe może w moim imieniu wystawiać faktury w KSeF lub pobierać je z KSeF? 

Tak, KSeF przewiduje możliwość nadania różnych rodzajów uprawnień dostępu, zarówno dla osób fizycznych, jak i podmiotów (np. biur rachunkowych).
Możliwe jest np. nadanie biuru księgowemu uprawnienia do wystawiania faktur w KSeF, odbioru faktur z KSeF lub do obu tych czynności.

35. Czy kilka osób może mieć te same uprawnienia?

Tak.

36. Kilka osób wystawia faktury, a tylko jedna ma uprawnienia do wysyłki do KSeF – jak to działa?

Osoba posiadająca odpowiednie uprawnienia wysyła do KSeF przygotowane wcześniej „projekty” faktur (przygotowane w formie ustrukturyzowanej) w celu nadania im numeru KSeF, a co za tym idzie skutecznego wystawienia.

37. Czy w programie do fakturowania można sprawdzić nadane uprawnienia?

Zależy od programu. W Aplikacji Podatnika KSeF taka funkcjonalność będzie dostępna.

38. Gdzie będzie można uzyskać token?

40. Czy członek zarządu bez PESEL może być administratorem w KSeF?

Tak.

 41. Faktury trzeba ściągnąć z KSeF – nie przyjdą na maila? Czy jest opcja ustawienia takiej funkcji?

Nie. KSeF nie wysyła powiadomień o otrzymaniu e-faktury. Konieczne będzie samodzielne sprawdzanie w systemie lub korzystanie z programów zintegrowanych z KSeF, które mogą pobierać faktury automatycznie.

42. Czy trzeba udostępniać wizualizację faktury?

Tylko w przypadkach określonych w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT.

42. Czy w trybie online wystawiania faktur sprzedawca ma obowiązek przekazania nabywcy wizualizacji faktury, czy obowiązek ten jest tylko w trybach offline?

W trybie online sprzedawca będzie miał obowiązek udostępniania faktur dodatkowo poza KSeF jedynie w przypadkach określonych w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT.

43. W normalnym trybie faktura będzie miała tylko jeden kod QR?

Tak, na wizualizacji faktury wystawionej w trybie online zamieszczony będzie jeden kod QR, a pod tym kodem powinno znaleźć się oznaczenie w postaci numeru KSeF e-faktury.

44. Kod QR dla nabywcy zagranicznego, gdzie faktura elektroniczna jest przesyłana do klienta i wprowadzona do KSeF – po co mu kod QR jak i tak się nie może włączyć do KSeF?

Kod QR (Quick Response) to graficzna postać linku prowadzącego do faktury w KSeF umożliwiająca:

• weryfikację, czy dana faktura znajduje się w KSeF
• pobranie jej z systemu bez konieczności logowania oraz
• w przypadku faktur wystawianych w trybie offline, pozwalająca potwierdzić tożsamość wystawcy faktury.

Używając kodu QR zagraniczny nabywca faktury będzie mógł pobrać fakturę z KSeF bez konieczności logowania.

45. Kod QR do certyfikatu będziemy pobierać tylko raz, czy za każdym razem kiedy zajdzie taka potrzeba?

Certyfikat KSeF, wymagany do oznaczenia faktury przy wystawianiu faktur w trybach offline24, offline i awarii KSeF, będzie pobierać się raz w celu potwierdzania tożsamości wystawcy faktur i jego prawa do wystawienia faktury.

46. Gdzie na fakturze widoczny będzie identyfikator (numer KSeF)?

Numer KSeF nie będzie umieszczany na fakturach ustrukturyzowanych. Będzie mógł być jednak umieszczany na wizualizacjach e-faktur.

47. Czy Accace może Ci pomóc w przygotowaniu do KSeF?

Tak, nasi eksperci z przyjemnością pomogą kompleksowo przygotować się do KSeF.

Wsparcie obejmuje między innymi dostosowanie systemów księgowych, opracowanie procedur i instrukcji współpracy z KSeF oraz automatyzację procesów, które można usprawnić dzięki wprowadzeniu KSeF.

---

Źródła: : https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12391205/katalog/13092660#13092660
https://ksef.podatki.gov.pl/
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu20040540535