Podczas organizowania zagranicznych podróży służbowych firmy coraz częściej sięgają po wynajem samochodu za granicą, aby zwiększyć mobilność i elastyczność działań. Choć na pierwszy rzut oka jest to standardowa usługa, w praktyce może wiązać się z obowiązkami podatkowymi w Polsce, w tym konieczność rozliczenia podatku u źródła (WHT).

Zgodnie z przepisami ustawy o PIT oraz ustawy o CIT, ryczałtowemu opodatkowaniu na terytorium Polski podlegają przychody osiągane przez nierezydentów, m.in. za użytkowanie urządzeń przemysłowych – w tym środków transportu.

W niniejszym artykule przyjrzymy się, kiedy podatek u źródła (WHT) będzie należny w przypadku wynajmu samochodu za granicą, a w jakich sytuacjach taki podatek nie będzie pobierany.

Wynajem samochodu z zagranicznej wypożyczalni przez spółkę lub podatnika prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą

Jeżeli firma lub podatnik prowadzący jednoosobową działalność decyduje się na wynajem samochodu za granicą z zagranicznej wypożyczalni, konieczne jest pozyskanie certyfikatu rezydencji kontrahenta.

W zależności od zapisów poszczególnych umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, taki wynajem może być zakwalifikowany jako zyski przedsiębiorstw – co oznacza, że przychód będzie opodatkowany w kraju rezydencji wypożyczalni – lub jako należność licencyjna, w efekcie czego powstaje obowiązek pobrania podatku u źródła (WHT).

Kluczową rolę w rozstrzygnięciu odgrywa definicja „należności licencyjnej” w danej umowie.

Zgodnie z art. 12 ust. 4 umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO) pomiędzy Polską a Francją:

„Określenie “należności licencyjne” użyte w niniejszym artykule oznacza wszelkiego rodzaju należności, które są płacone za użytkowanie lub prawo do użytkowania prawa autorskiego do dzieła literackiego, artystycznego lub naukowego, włącznie z filmami i dziełami zarejestrowanymi dla radia i telewizji, do patentu, znaku przemysłowego lub handlowego, rysunku, modelu, planu, formuły, technologii produkcyjnej i za informacje związane z doświadczeniem zdobytym w dziedzinie przemysłowej, handlowej lub naukowej albo z umiejętnością (know-how).”

Zgodnie z art. 12 ust. 3 polsko- włoskiej UPO:

3. Określenie „należności licencyjne”, użyte w niniejszym artykule, oznacza wszelkiego rodzaju należności uzyskiwane z tytułu użytkowania lub prawa do użytkowania każdego prawa autorskiego do dzieła literackiego, artystycznego lub naukowego, włącznie z filmami dla kin oraz filmami i taśmami dla telewizji lub radia, patentu, znaku towarowego, wzoru lub modelu, planu, tajemnicy receptury lub procesu produkcyjnego albo za użytkowanie lub prawo do użytkowania urządzenia przemysłowego, handlowego lub naukowego oraz za informacje związane ze zdobytym doświadczeniem w dziedzinie przemysłowej, handlowej lub naukowej.

Jak wynika z interpretacji podatkowej z dnia 19 maja 2017 r. (sygn. 0114-KDIP2-1.4010.38.2017.1.PW), jeśli definicja należności licencyjnych w danym UPO nie obejmuje użytkowania lub prawa do użytkowania urządzeń przemysłowych, handlowych lub naukowych, wówczas wynajem samochodu za granicą jest traktowany jako zysk przedsiębiorcy. W konsekwencji przychód ten podlega opodatkowaniu w kraju rezydencji kontrahenta, bez obowiązku pobrania podatku u źródła (WHT).

W praktyce oznacza to, że najem samochodu we Francji nie jest uznawany za należność licencyjną, natomiast we Włoszech taki obowiązek WHT może powstać.

Kalkulacje i obowiązki sprawozdawcze

Jeżeli przedsiębiorca nie posiada certyfikatu rezydencji kontrahenta, niezależnie od tego, czy dokonuje wynajmu samochodu za granicą we Francji, czy we Włoszech, powinien pobrać podatek u źródła (WHT) według podstawowej stawki 20% wynikająca z polskiej ustawy.

Sytuacja zmienia się, gdy przedsiębiorca posiada certyfikat rezydencji wypożyczalni. W przypadku Francji nie będzie obowiązku pobrania podatku u źródła (WHT) – po zakończeniu roku przedsiębiorca zobowiązany jest jedynie do złożenia deklaracji IFT.

W przypadku Włoch, obowiązek pobrania podatku u źródła powstaje zgodnie ze stawką określoną w UPO dla należności licencyjnych (w tym przypadku 10%) Po zakończeniu roku konieczne będzie złożenie deklaracji IFT oraz PIT-8AR lub CIT-10Z. Przy wynagrodzeniu 5.000 zł netto (z ubruttowieniem), przedsiębiorca wpłaca 5.000 zł do wypożyczalni oraz 556 zł do urzędu skarbowego.

Wynajem samochodu przez pracownika spółki w zagranicznej wypożyczalni

W praktyce rynkowej zdarza się, że podczas zagranicznych delegacji służbowych pracownicy dokonują wynajmu samochodu za granicą bezpośrednio na siebie, a następnie zwracają się do spółki o refundację poniesionych kosztów. W takiej sytuacji, jeśli faktura jest wystawiona na pracownika i to on ze swoich środków dokonuje wynajmu, a pracodawca jedynie zwraca wydatki, nie powstaje obowiązek poboru podatku u źródła (WHT).

Brak obowiązku wynika z faktu, że najemcą jest pracownik – osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, która nie pełni roli płatnika WHT.

Takie stanowisko zostało potwierdzone w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 4 grudnia 2023 r. (sygn. 0111-KDIB2-1.4010.447.2023.1.BJ).

Wsparcie ze strony Accace

Jeżeli potrzebujesz pomocy w prawidłowym rozliczeniu wynajmu samochodu za granicą oraz obowiązku poboru podatku u źródła (WHT), zespół Accace Poland oferuje kompleksowe wsparcie. Nasi eksperci pomogą w analizie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, ustaleniu właściwej kwalifikacji przychodów, przygotowaniu deklaracji podatkowych oraz procedur związanych z ubruttowieniem wynagrodzeń dla zagranicznych kontrahentów. Zapraszamy do kontaktu.

Anna Kołakowska

Tax Supervisor

Skontaktuj się z nami

Jakub Czerski

Tax Director

Skontaktuj się z nami