Outsourcing – nowoczesna metoda zarządzania

Mówi się, że outsourcing to nowoczesna strategia zarządzania polegająca na oddaniu na zewnątrz zadań niezwiązanych bezpośrednio z podstawową działalnością firmy (outside-resource-using).

Ale czy na pewno jest to nowoczesna metoda?

Patrząc na zacytowaną powyżej wypowiedź Henry’ego Forda, zdajemy sobie sprawę, że ta koncepcja biznesowa powstała już ponad 90 lat temu. Jestem skłonny podgrzać atmosferę dyskusji, wskazując, że z tym procesem spotkaliśmy się już dużo wcześniej w formie mniej rozwiniętej, którą obecnie postrzega się jako ciemiężenie drugiej osoby.
Czymże wszak był system feudalny i czym tzw. renta feudalna? Można uznać, że był namiastką dzisiejszego outsourcingu. Albo weźmy przykład z jeszcze wcześniejszych czasów –  kolon  w starożytnym Rzymie w czyimś imieniu utrzymywał działkę. Pójdę krok dalej, kim był więzień-galernik w czasie Wojen Punickich?
Zapewne pojawią się głosy sprzeciwu, ale w jednym będziemy zgodni – oficjalnie pojęcie outsourcingu zostało użyte w 1979 r. w odniesieniu do kupna niemieckich projektów przez brytyjski przemysł motoryzacyjny. Obecnie w jego ramach znajdują się między innymi takie usługi, jak:

• usługi prawnicze, 
• usługi księgowe, 
• usługi informatyczne,
• prowadzenie list płac, 
• usługi transportowe,
• usługi sprzątania,
• call centre itp.

Oczywiście obszarów działania jest znacznie więcej i wszystkie zależą od potrzeb i decyzji klienta.
W outsourcingu możemy wyodrębnić trzy zasadnicze obszary:

• Outsourcing procesów biznesowych (BPO – Business Process Outsourcing).
• Outsourcing procesów wiedzy (KPO – Knowledge Process Outsourcing).
• Centra usług wspólnych (SSC – Shared Services Centers).

Outsourcing Procesów Biznesowych

Outsourcing procesów biznesowych (BPO) to przede wszystkim zlecanie zewnętrznym dostawcom obsługi wybranych procesów biznesowych, które dotychczas były tradycyjnie realizowane przy zaangażowaniu zasobów wewnętrznych. Dotyczą one obszarów  o charakterze strategicznym dla przedsiębiorstwa, ale nie są jego główną działalnością biznesową. Przykładem takiego zlecenia jest powierzenie firmom zewnętrznym przez koncern Coca-Cola części swojej działalności związanej z łańcuchem dostaw. To także sytuacja, gdy firma z branży nowych technologii może outsourcować sprzedaż swoich produktów, by móc skupić się na rozwijaniu wiedzy i poszukiwaniu nowych rozwiązań technologicznych.

Obecnie BPO to przede wszystkim usługi realizowane przez zewnętrzne podmioty, które posiadają własne zaplecze administracyjne.
Zatem zalicza się do nich także usługi kadrowo-płacowe, finansowe i księgowe oraz te związane z bezpośrednim kontaktem z klientem, tzw. call center.
Przeniesienie wykonania konkretnego procesu na zewnątrz powoduje, że zlecający nie musi ponosić dodatkowych kosztów za dany proces, zyskując zarazem na jakości, ponieważ zleceniodawca ma większą wiedzę, doświadczenie, a także zasoby do obsługi zleconego procesu.
Do outsourcingu procesów biznesowych włącza się również rekrutacje pracowników przez firmy zewnętrze, szeroko rozumiany marketing, prowadzenie usług związanych z budowaniem wizerunku firmy (public relations), usługi związane z audytem, kontrolingiem, interim managementem, leasingiem pracowniczym, a ostatnio także modne pojęcie zewnętrznego dyrektora finansowego (external CFO).

Dzisiaj BPO nie istniałby bez:

• back-office, czyli procesów, które mogą być realizowane w miejscu innym niż główna siedziba firmy i wiążą się z odbieraniem telefonów, korespondencji, utrzymaniem serwerów, serwisem komputerów,
• front-office, bezpośredniego kontaktu
• z klientem, czyli obsługi klientów bądź serwisów zewnętrznych dużych korporacji.

Efektywność BPO oparta jest na skali procesów i ich powtarzalności, ale również na równym standardzie danej usługi.

Outsourcing procesów wiedzy

Outsourcing procesów wiedzy (KPO) to centra zaawansowanych usług z zakresu analiz
i ekspertyz. To wysoko wykwalifikowani pracownicy umysłowi, którzy wspierają klientów w podejmowaniu decyzji, interpretując dostępne wskaźniki oraz prowadząc analizy rynku. To wiedza przekładająca się na zaawansowane ekspertyzy, oceny,  badania naukowe.

Ponieważ spółki chcą mieć jak najniższe koszty związane z prowadzaniem własnych badań, bieżącą współpracą z instytutami naukowymi,
to bardzo drogie przedsięwzięcia zlecają zewnętrznym, wyspecjalizowanym podmiotom.

Centra usług wspólnych

Centra usług wspólnych (SSC) to wyodrębnione organizacyjnie jednostki świadczące konkretny rodzaj usług na rzecz innych podmiotów w ramach jednej grupy kapitałowej (księgowe, finansowe, IT, HR). Powszechnie znanym przykładem centrum usług wspólnych z polskiego podwórka może być Kancelaria Prezesa Rady Ministrów. Jest to bowiem aparat pomocniczy Prezesa Rady Ministrów, który zapewnia obsługę merytoryczną, prawną, organizacyjną, techniczną i kancelaryjno-biurową Rady Ministrów, Prezesa Rady Ministrów, wiceprezesów Rady Ministrów, Kolegium do Spraw Służb Specjalnych oraz Rady Legislacyjnej. Kancelaria Prezesa Rady Ministrów zapewnia także obsługę pełnomocników rządu, komitetów, komisji wspólnych, rad, zespołów oraz innych kolegialnych organów pomocniczych, doradczych i opiniodawczo-doradczych.
Z ciekawostek, już w okresie międzywojennym w Polsce funkcjonowało Prezydium Rady Ministrów, które w roku 1997 zmieniło nazwę na Kancelarię Prezesa Rady Ministrów.

To tylko część głównych nurtów związanych z pojęciem „outsourcing”. Gdyby chcieć je dalej zgłębiać, moglibyśmy jeszcze wymienić takie obszary, jak:

• outsourcing procesów badawczo-rozwojowych (R&D – Research & Development)
• outsourcing procesów IT (ITO – Information Technology Outrsourcing)
• outsourcing procesów prawnych (LPO – Legal Process Outsoucring)

Korzyści z outsourcingu

Przede wszystkim będzie to budowanie przewagi konkurencyjności. Stanie się
to możliwe dzięki zewnętrznym zasobom i kompetencjom.

Jednakże lista korzyści jest dużo dłuższa, bowiem będą to również:

• redukcja kosztów,
• oszczędność czasu,
• możliwość skoncentrowania się na kluczowej działalności przedsiębiorstwa, budowaniu przewagi konkurencyjnej,
• uwolnienie zasobów i możliwość oddelegowania ich do innych zadań,
• dostęp do nowych technologii,
• podniesienie jakości usług i produktów,
• zwolnienie firmy z konieczności pogłębiania know-how z dziedziny, która nie jest kluczową kompetencją przedsiębiorstwa,
• poprawa efektywności operacyjnej i elastyczności wewnętrznych komórek organizacyjnych,
• poprawa procesów planowania i kontroli kosztów,
• korzystanie z unikalnej wiedzy usługodawcy oraz zupełnie nowa ocena funkcjonalności rozwiązań stosowanych dotychczas w firmie,
• wsparcie wysoko wykwalifikowanych specjalistów bez konieczności tworzenia dla nich etatów w przedsiębiorstwie.

Ukryte wady?

Outsourcing – tak jak każda innowacyjność – ma także swoje wady, których przykładami mogą być poniżej wymienione trzy sytuacje:

• redukcja wydatków realizowana za wszelką cenę może doprowadzić wykonawcę do działania na granicy opłacalności, co bezsprzecznie przełoży się na niższą jakość projektu,
• brak odpowiedniego nadzoru wewnętrznego nad zleceniobiorcą może sprawić, że projekt w ogóle pozostanie bez kontroli, zatem nie należy delegować całej odpowiedzialności za prawidłowy przebieg współpracy wg. powiedzenia “zleciliśmy to na zewnątrz i problem mamy z głowy”,
• zdarza się, że firmy oferują swoje usługi bez odpowiedniego przygotowania merytorycznego lub nie dysponują odpowiednio wykwalifikowaną kadrą bądź nie mają jeszcze praktycznego doświadczenia w przeprowadzaniu projektów znajdujących się w ich ofercie, wówczas wszystkie te czynniki stają się realnym zagrożeniem dla realizacji projektu zgodnie z założeniami.

Czym się kierować

Biorąc zatem pod uwagę wszystko, co powyżej, przed podjęciem decyzji o wyborze właściwej firmy outsourcingowej warto pamiętać, by kierować się nie tylko ceną, ale także:

• referencjami i doświadczeniem,
• kompetencjami, uprawnieniami i wysokością ubezpieczenia, a także rozwiązaniami techniczno-organizacyjnymi oraz usługami dodatkowymi, które są nam proponowane.

Norbert Sołtysiak

Accounting Manager

Skontaktuj się z nami