UZYSKAJ BEZPŁATNY DOSTĘP DO
Otrzymuj nasze artykuły, opinie, porady, aktualności branżowe, aktualności ze stron lokalnych, ebooki, informacje o najnowszych wydarzeniach i jeszcze więcej, bezpośrednio na swoją skrzynkę pocztową.
Sprawdź sekcję Newsroom i zobacz co zawiera!
Prześlemy Ci tylko istotne informacje, które naszym zdaniem mogą Cię zainteresować i będziemy traktować Twoje dane osobowe zgodnie z naszą polityką prywatności i oświadczeniem RODO.
Nie możesz zasubskrybować? Wypróbuj tę stronę.
W sierpniu 2023 roku firma Yokohama CEE Sp. z o.o., działająca w sektorze importu i sprzedaży opon, zdecydowała się na powierzenie obsługi kadrowo-płacowej zewnętrznemu dostawcy usług outsourcingowych. Kluczowym motywatorem tej decyzji była potrzeba wydzielenia procesów kadrowo-płacowych poza struktury organizacyjne oraz wdrożenie nowoczesnych narzędzi usprawniających zarządzanie zasobami ludzkimi. W odpowiedzi na te wyzwania, eksperci Accace Poland, specjalizujący się w elastycznym outsourcingu kadr i płac oraz automatyzacji procesów administracji kadrowej, zaproponowali kompleksowe rozwiązanie obejmujące migrację danych z systemu Comarch Optima do systemu enova365 oraz integrację enova365 z autorską platformą samoobsługową Tulip. Platforma Tulip służy do ewidencji absencji i pracy zdalnej, komunikacji z działem kadr oraz elektronicznego zarządzania dokumentacją.
Usprawnienie komunikacji między działem kadr a pracownikami
Digitalizacja obiegu dokumentów kadrowych
Zapewnienie zgodności z RODO w zakresie wymiany i przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Etap 1: Migracja danych kadrowych i historii wynagrodzeń
Przeprowadziliśmy szczegółową analizę systemu źródłowego oraz mapowanie danych zgodnie z wymaganiami pomiędzy Comarch Optima a enova365
W środowisku docelowym skonfigurowaliśmy strukturę organizacyjną, zasady naliczania wynagrodzeń oraz system uprawnień
Testowa migracja objęła próbny import danych, walidację poprawności oraz testy funkcjonalności podczas tzw. równoległego naliczania płac. Dzięki temu możliwa była optymalizacja konfiguracji oraz weryfikacja poprawności danych
W lutym 2025 roku przeprowadziliśmy końcową migrację danych – w tym za okres styczeń–luty, z zachowaniem ciągłości rozliczeń podatkowych (PIT), ubezpieczeniowych (ZUS) i pracowniczych (PPK)
Etap 2: Wdrożenie platformy samoobsługowej Tulip
System Tulip został wdrożony jako intuicyjna i bezpieczna platforma wspierająca:
Zarządzanie absencjami i pracą zdalną
– formularze z obiegiem akceptacyjnym, integracja z enova365
Tulip Hotline
– system zgłoszeń do działu HR z kategoryzacją, statusowaniem i SLA
File Manager
– cyfrowa wymiana dokumentów: umowy, listy płac, zaświadczenia, aneksy
Panele samoobsługowe
– dostęp do pasków wypłat i dokumentów dla pracowników i kierowników, zgodny z RODO
Bieżący dostęp do limitów urlopowych
– wgląd w wykorzystane i zaplanowane nieobecności
W ramach wdrożenia skonfigurowaliśmy workflow, nadaliśmy odpowiednie uprawnienia i uruchomiliśmy środowisko produkcyjne. Integracja Tulip z enova365 zapewniła pełną synchronizację danych oraz dwukierunkowy przepływ informacji.
Projekt pokazał, że możliwe jest skuteczne i bezpieczne przejęcie pełnej obsługi kadrowo-płacowej w trakcie roku podatkowego na systemie Klienta, a następnie przeniesienie danych historycznych na docelowy system kadrowo płacowy, o ile proces migracji zostanie starannie zaplanowany i zrealizowany etapowo.
Dzięki integracji systemu ERP enova365 z platformą Tulip, Klient uzyskał:
Outsourcing kadr i płac z Accace Poland oraz wdrożenie enova365 i Tulip to modelowe podejście do nowoczesnego zarządzania zasobami ludzkimi w sektorze handlu i produkcji.
Sylwia Wilk pełni funkcję Payroll Supervisor w Accace Poland, gdzie odpowiada za kompleksową obsługę procesów płacowych klientów krajowych i zagranicznych. Z branżą kadrowo-płacową związana jest od ponad 10 lat. Posiada doświadczenie zarówno w outsourcingu płac, jak i w doradztwie z zakresu prawa pracy oraz ubezpieczeń społecznych. W Accace uczestniczy w projektach migracji płacowych, wdrożeń systemowych i wsparcia operacyjnego. Jako liderka zespołu specjalistów koordynuje realizację projektów payrollowych, dbając o najwyższe standardy jakości oraz zgodność z obowiązującymi przepisami.
Monika Wiśniewska pełni funkcję Payroll Specialist w Acacce Poland, gdzie odpowiada za kompleksową obsługę kadrowo-płacową klientów z Polski i z zagranicy. Z branżą outsourcingu związana jest od 6 lat, a jej doświadczenie obejmuje zarówno bieżącą obsługę procesów płacowych, jak i wsparcie w zakresie rozpoczynania działalności przez klientów czy migracji danych z systemów wewnętrznych oraz innych biur rachunkowych.
Na co dzień zapewnia merytoryczne wsparcie w realizacji procesów kadrowo-płacowych, dbając o zgodność działań z obowiązującymi przepisami prawa pracy i ubezpieczeń społecznych. Bierze udział w projektach wdrożeniowych i migracyjnych, wspierając klientów na każdym etapie ich współpracy z firmą.
Accace Poland
Accace to proaktywny partner zapewniający kompleksowe, oparte na holistycznym podejściu do biznesu, wsparcie w zakresie outsourcingu i doradztwa. W ramach globalnej grupy, lidera na rynkach Europy Środkowo – Wschodniej, łączymy inteligentne rozwiązania technologiczne z wiedzą i praktycznym doświadczeniem ponad 800 lokalnych ekspertów. Globalny potencjał i dbałość o najwyższą jakość pozwala nam przełamywać standardy i oferować innowacyjne usługi w obszarze podatków, prawa, księgowości oraz obsługi kadrowo-płacowej dla około 2 000 klientów, niezależnie od branży oraz skali ich biznesu.
Accace Circle
Accace działa na arenie międzynarodowej jako Accace Circle – społeczność biznesowa tworzona przez uznanych dostawców usług outsourcingowych i doradczych. Oparte na wspólnych wartościach podejście zapewnia zintegrowaną i profesjonalną obsługę, przewyższającą obowiązujące oczekiwania rynkowe. Dzięki zaangażowaniu ponad 7 000 specjalistów w ponad 60 krajach, przygotowujemy globalnie 800 000 pasków płacowych dla 80 000 klientów, głównie średnich i międzynarodowych firm z listy Fortune 500, reprezentujących różne sektory gospodarki.
