Aby ustosunkować się do żądania pracownika pracodawca powinien ustalić, czy pracownik w rzeczywistości wykonywał pracę, którą można uznać za pracę w godzinach nadliczbowych.
Za pracę w godzinach nadliczbowych uważa się jedynie pracę, która wykonywana była w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej lub, co częstsze, wynikała ze szczególnych potrzeb pracodawcy.
Co do zasady, kwestia co stanowi szczególną potrzebę pracodawcy należy do niego. Tym samym by praca mogła zostać uznana za pracę w godzinach nadliczbowych wymagane jest polecenie pracodawcy lub jego milcząca, czy też dorozumiana, zgoda. Jeżeli pracownik z własnej inicjatywy zostaje po godzinach, by wykonać pracę, a pracodawca nawet o tym nie wie, to takiej pracy nie można uznać za pracę wykonaną w godzinach nadliczbowych. Tym samym pracownikowi nie będzie przysługiwała rekompensata pieniężna, ani rekompensata w postaci czasu wolnego.
Nawet jednak, gdyby pracownik faktycznie wypracował nadgodziny, to pracodawca nie ma obowiązku udzielenia czasu wolnego na życzenie pracownika. Niemniej jednak, jeżeli pracownik wystąpi z takim żądaniem, to może być to z korzyścią dla pracodawcy.
Jeżeli pracownik złoży wniosek o udzielenie czasu wolnego w zamian za przepracowane nadgodziny, to pracodawca może udzielić mu wolnego w proporcji 1:1, tzn. za każdą godzinę pracy ponad obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy udziela 1 godziny wolnego.
Jeżeli jednak udzielenie wolnego odbywa sie z inicjatywy pracodawcy, to udzielony czas wolny winien być większy o 50% procent (90 minut wolnego za każdą 1 nadgodzinę).
Oczywiście pracodawca może również nie udzielać wolnego, a za przepracowane nadgodziny zapłacić.
